Sabemos que el futuro del trabajo es global. Pero la creación de equipos globales trae complejidad y oportunidades, especialmente al contratar y clasificar contratistas. Desde la evolución de las leyes laborales específicas de cada país hasta las políticas de compensación, las regulaciones de cumplimiento varían a nivel mundial.
El riesgo de clasificación errónea incluye multas y sanciones, pago retroactivo y otras repercusiones legales. Por eso es esencial clasificar correctamente a los trabajadores eventuales como contratistas frente a los empleados de tiempo completo.
No deje que el estrés del cumplimiento normativo demore sus planes para el éxito global. Exploremos cómo navegar por la clasificación de los trabajadores con productos de empleo globales confiables y una solución de empleador registrado (Employer of Record, EOR) implementada.
¿Qué es la clasificación errónea del trabajador?
La clasificación errónea de los trabajadores es la práctica ilegal de clasificar a un empleado como contratista independiente. Ya sea un contratista o un empleado de tiempo completo, la condición de empleo legal de un trabajador depende de algunos factores clave como el control conductual, el control financieroy cómo el trabajador y la empresa perciben su relación laboral.
En virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act, FLSA),un trabajador tiene derecho a un salario mínimo y protección de pago de horas extras cuando existe una relación laboral cubierta en virtud de la FLSA.
En general, las compañías deben retener y pagar impuestos sobre la renta, seguro social, impuestos por desempleo e impuestos de Medicare para los empleados. Si una empresa clasifica erróneamente a un empleado como contratista, la organización puede ser considerada responsable de los impuestos laborales de ese trabajador, incluidos los pagos retroactivos.
Cuando se trata de impuestos sobre la nómina, clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes afecta negativamente tanto a los trabajadores como a las empresas. Los empleados se ven afectados, ya que su parte de los impuestos sobre la nómina no se retiene, mientras que las empresas descuidan su obligación de pagar su parte de los impuestos, lo que conduce a problemas de cumplimiento.
¿Cuáles son los riesgos de clasificación errónea de contratistas independientes?
La clasificación errónea de los contratistas como empleados conlleva muchos riesgos. La clasificación errónea de contratistas y empleados independientes puede ser costosa y tener consecuencias legales. El incumplimiento de las leyes laborales locales puede provocar repercusiones significativas, entre ellas:
- Multas considerables.
- Pago retroactivo de impuestos impagos.
- Daño a la reputación que puede afectar la retención de trabajadores y las relaciones con los inversionistas.
- Cargos penales.
Principales 6 formas de evitar la clasificación errónea de contratistas
Solo en los Estados Unidos, entre el 10% y el 20% de los empleadores clasifican erróneamente al menos un trabajador como contratista independiente. Dado que las regulaciones de clasificación difieren entre países, asegúrese de examinar los matices de la contratación de contratistas independientes en su región objetivo para garantizar que su empresa maneje adecuadamente el cumplimiento y la clasificación.
Si no está seguro por dónde empezar, no está solo. Exploremos algunas maneras de evitar riesgos de clasificación errónea.
1. Comprender las diferencias clave entre los empleados y los contratistas.
Si está contratando en los EE. UU., primero debe conocer las diferencias entre W-2 empleados y 1099 trabajadores. Un W-2 empleado, o un empleado de derecho consuetudinario, es un trabajador con sede en los EE. UU. que forma parte de una dinámica tradicional de empleador-empleado. A diferencia de un 1099 trabajador con condición de contratista independiente y libertad relativa, el empleador controla cómo y dónde un W-2 empleado completa su trabajo.
Los contratistas independientes generalmente son expertos en áreas especializadas, lo que los convierte en activos valiosos para proyectos especializados. Además, este tipo de trabajador brinda a las empresas la flexibilidad de contratar trabajadores cuando más se necesitan y priorizar los recursos.
Algunas otras diferencias clave entre un contratista y un empleado incluyen:
| Contractor | Programa |
| Opera de manera independiente por proyecto | Trabaja a tiempo completo para una empresa |
| No forma parte de la nómina del empleador | Parte de la nómina del empleador |
| No recibe beneficios como seguro médico o pensión | Recibe beneficios obligatorios |
| Tiene la flexibilidad de decidir cuándo y dónde trabajar | Sigue las pautas del empleador y el horario de trabajo |
| Solo dada la información que requieren para completar un proyecto específico | Requiere procesos prolongados de incorporación y capacitación |
| Contratado para proyectos a corto o largo plazo | Contratado para empleo a largo plazo |
| A menudo tiene un conjunto de habilidades especializadas | Generalmente tiene un conjunto de habilidades amplio y completo |
2. Conozca la clasificación local y las leyes de empleo.
Si bien existen beneficios claros para la contratación de contratistas, las leyes locales pueden complicar el proceso de clasificación de contratistas. Las leyes de clasificación de los empleados varían entre países y estados. También existen reglas específicas del país sobre lo que califica a un trabajador para ser contratista frente a un empleado, así como sanciones severas por no cumplir.
Marcos legales maestros y regulaciones clave relacionadas con la movilidad global, la antidiscriminación, la protección de datos y la propiedad intelectual. ¿Desea expandir sus equipos en Europa, Medio Oriente o África? Explore nuestra Guía global para la contratación de contratistas (EMEA). Si está contratando contratistas independientes en América Latina, explore nuestra Guía global para contratar contratistas en América Latina.
3. Redactar acuerdos de contratistas independientes que cumplan con los requisitos.
Definir los términos de servicio y los detalles de la relación contratista/cliente es clave. Cualquier acuerdo de contratista debe seguir las regulaciones específicas del país y alinearse con los requisitos fiscales locales del contratista. Asegúrese de especificar las responsabilidades del contratista para el proyecto, las tareas principales y el alcance del trabajo.
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4. Mantenga registros detallados.
Los registros detallados son clave para demostrar que los empleados no fueron clasificados erróneamente como contratistas independientes. Actualizar y mantener regularmente registros precisos de las obligaciones laborales del contratista, resúmenes de transacciones de pagos y cualquier gasto que se reembolse. En caso de que necesite contrarrestar cualquier reclamación legal, tendrá toda la documentación que necesita, todo en un solo lugar.
5. Manténgase al tanto de los cambios en la ley y la relación laboral.
Las leyes y regulaciones de clasificación de empleados cambian con el tiempo. Manténgase actualizado sobre cualquier cambio legal que pueda afectar la forma en que clasifica a los trabajadores. Esto le ayudará a garantizar el cumplimiento y evitar cualquier problema legal. Con un socio confiable de EOR como G-P , puede mantener el cumplimiento local y minimizar el riesgo al permitirnos administrar todas las reglas y los cambios regulatorios por usted.
Reevalúe regularmente la relación con el contratista para confirmar que aún se alinea con su acuerdo de servicio original. Actualizar el acuerdo legal si la dinámica de trabajo cambia.
6. Transición correcta de los contratistas al estado de empleado.
A medida que su empresa crece, sus necesidades de contratación pueden cambiar. Si está considerando ofrecer empleo a un trabajador contingente, considere el proceso de transición de contratista a empleado para evitar la confusión del estado del trabajador y mitigar el riesgo de clasificación errónea.
Las empresas pueden enfrentar multas considerables que dañan su reputación si no se aborda el proceso de conversión con experiencia legal y preparación adecuada. El contratista tendrá acceso a beneficios más sustanciales y trabajo estable, pero gran parte de la autonomía que tenía como contratista cambiará a una experiencia gestionada y orientada al equipo. Del mismo modo, la compañía está asumiendo un compromiso financiero a largo plazo que debe considerarse cuidadosamente.
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