La incorporación y la desvinculación desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento fluido de cada empresa. Estas experiencias tienen efectos duraderos en los empleados, por lo que es importante hacer que estos procesos sean atractivos y memorables.
La experiencia de desvinculación a menudo se pasa por alto, pero no menos importante que la experiencia de desvinculación, ya que salir de una nota amarga puede tener consecuencias a largo plazo. Según una encuesta de Glassdoor , el 70 por ciento de las personas que buscan empleo investigan las revisiones de la compañía, muchas de las cuales son escritas por exempleados, antes de tomar decisiones profesionales.
En un entorno de trabajo remoto, la creación de un programa estructurado de incorporación y desvinculación tiene una complejidad adicional; existen desafíos distintos, como brechas en la comunicación, diferentes zonas horarias, así como entornos culturales contrastantes, por lo que es importante ajustar sus procesos existentes a esta nueva forma de trabajar.
Un aspecto fundamental a tener en cuenta al diseñar programas de incorporación y desvinculación es el cumplimiento. Gestionar equipos globales significa hacer malabares con diversas leyes y regulaciones, por lo que el cumplimiento debe seguir siendo una prioridad principal durante cada etapa del ciclo de vida del empleado para proteger los activos y la información de su empresa, evitar problemas legales y mantener su reputación intacta. En este artículo, explicaremos cómo garantizar el cumplimiento de los equipos remotos durante las etapas de incorporación y desvinculación.
¿Qué es la incorporación?
Normalmente, la primera semana de un nuevo empleado se dedica a la incorporación, que consiste en actividades que lo familiarizan con la visión, la misión, los valores y la cultura de la compañía. Esto ayuda a los nuevos empleados a conocer la estructura organizativa y las particularidades de su función. En pocas palabras, es la primera impresión que su nuevo talento tendrá de su empresa.
A pesar de su importancia, un estudio de Gallup demostró que solo el 12 por ciento de los empleados piensa que su empleador hace un excelente trabajo al incorporar nuevos miembros del equipo. La incorporación no debe reducirse a reuniones de presentación y revisiones de gerentes. Puede hacer un esfuerzo adicional asignando un empleado sénior a cada nuevo empleado; esto les dará un compañero de trabajo al que recurrir si tienen preguntas durante su primera semana en el trabajo.
Un proceso de incorporación estructurado es clave para hacer que los empleados remotos se sientan conectados con una empresa, incluso si están dispersos por todo el mundo. También ayuda a acelerar el tiempo de productividad y reduce el margen de error a largo plazo.
Puede garantizar un proceso de incorporación que cumpla con los requisitos completando las siguientes tareas:
Verificar y recopilar la documentación requerida: la documentación puede ser extremadamente tediosa, pero la documentación, como los contratos de empleo, son vitales para cumplir con los estándares del país, así como para describir claramente las expectativas laborales para su nuevo talento.
Para que este proceso cumpla plenamente, asegúrese de que sus nuevos empleados comprendan los términos de empleo y firmen acuerdos de confidencialidad, políticas contra el acoso, formularios de seguro médico y cláusulas de despido. Para que este proceso cumpla plenamente, asegúrese de que sus nuevos empleados comprendan los términos de empleo y firmen acuerdos de confidencialidad, políticas contra el acoso, formularios de seguro médico y cláusulas de despido.
Un punto importante a tener en cuenta durante esta fase inicial es la privacidad de los empleados. Las obligaciones y los derechos relacionados con la relación empleador-empleado pueden variar significativamente de un país a otro, y estos matices deben tenerse en cuenta al crear políticas para equipos internacionales.
Si bien los empleadores generalmente tienen acceso a información sobre equipos propiedad de la compañía, sigue siendo importante contar con el consentimiento de sus empleados. Una empresa generalmente puede monitorear los siguientes aspectos:
- Correos electrónicos comerciales
- Plataformas de gestión de trabajo
- Historial de navegación web
- Ubicación geográfica
Comunique los procesos de flujo de trabajo: Según SHRM, una mala comunicación puede provocar relaciones dañadas, confianza rota y niveles más altos de enojo y hostilidad en el lugar de trabajo.
Por lo tanto, comunicar los procesos de flujo de trabajo de su empresa de manera clara y dinámica ayudará a agilizar las asignaciones, aumentar la moral del equipo y, sobre todo, ayudar a los empleados a comprender las expectativas laborales.
Puede comunicar y reafirmar los procesos de la empresa a través de reuniones virtuales, manuales y correos electrónicos. Toda la información debe compartirse y responderse a través del correo electrónico de la empresa y un servidor seguro para reducir las filtraciones de información.
Proporcionar capacitación específica para el trabajo: Un estudio realizado por Upwork predijo que en los próximos cinco años, 36.2 millones de empleados trabajarán de forma remota. Eso representa un aumento 87 porcentual en comparación con las estadísticas previas a la pandemia. Por lo tanto, los programas de capacitación tradicionales deben reevaluarse para ayudar a que prosperen las fuerzas de trabajo remotas.
Si una empresa no examina adecuadamente a un empleado o no proporciona capacitación específica para el trabajo, puede dar lugar a costosas demandas por negligencia en el lugar de trabajo.
Por ejemplo, si se le pide a un trabajador que use un equipo pero carece de las habilidades técnicas necesarias, el empleador podría ser considerado responsable de cualquier daño que el empleado le cause a sí mismo o a otras personas en el lugar de trabajo por no proporcionar los procedimientos de capacitación adecuados con anticipación.
¿Qué es la desvinculación?
Finalizar una relación laboral nunca es algo agradable, ya sea una renuncia voluntaria o un despido. Sin embargo, puede hacer que esta sea una transición sin problemas al crear un programa de desvinculación estructurado; esto no solo ayuda a evitar problemas legales futuros, sino que nutre la marca de su empleador.
Un informe de People Path y Cornell University descubrió que alrededor de un tercio de los exempleados mantienen conexiones con empleadores anteriores; y el 15 por ciento de los nuevos empleados provienen de referencias de exempleados. Por lo tanto, dejar una buena impresión en los empleados que se van puede hacer que su empresa se destaque y ayudar a atraer futuros talentos globales.
Puede garantizar un proceso de desvinculación que cumpla con las siguientes acciones:
Notificar la finalización de la relación laboral: al despedir a un empleado remoto, es mejor hacerlo cara a cara en una videollamada. De esa manera, puede tener una conversación privada y explicar con calma las razones detrás del despido.
Las políticas de despido son diferentes en cada país, lo que hace que el cumplimiento sea vital para evitar futuras consecuencias legales para su empresa.
Por ejemplo, en los Estados Unidos, el empleo a voluntad permite a los empleadores despedir libremente a los trabajadores en cualquier momento sin previo aviso.
En el Reino Unido, por otro lado, los empleadores deben notificar con una semana de anticipación cada año de servicio, o con 12 semanas de anticipación si están empleados durante 12 años o más. Mantenerse al tanto de estas regulaciones específicas del país ayudará a garantizar el cumplimiento durante el proceso de desvinculación.
En el Reino Unido, por otro lado, los empleadores deben dar aviso con una semana de anticipación por cada año de servicio, o con 12 semanas de anticipación si están empleados durante 12 años o más. Mantenerse al tanto de estas regulaciones específicas del país ayudará a garantizar el cumplimiento durante el proceso de desvinculación.
Proteger la propiedad intelectual: ¿Sabía que el 20 por ciento de las empresas han experimentado violaciones de datos de ex empleados?
Estos son algunos consejos prácticos para mantener los datos seguros:
- Impulsar la colaboración interdisciplinaria entre los departamentos de RR. HH. y TI.
- Evite usar cuentas compartidas.
- Cambie las contraseñas regularmente.
- Desactive de inmediato los inicios de sesión y la cuenta de correo electrónico de los empleados que salen.
- Programar copias de seguridad de datos periódicas.
Las fuerzas de trabajo remotas son más susceptibles a las filtraciones de datos porque el flujo de datos no se puede monitorear de la misma manera que los equipos in situ. Algunos factores contribuyentes adicionales son:
- Usar dispositivos personales para acceder a información confidencial de la empresa.
- Conexión a redes Wi-Fi públicas.
- Almacenamiento de datos de la empresa en la nube.
Las consecuencias legales de las filtraciones de datos pueden ser desastrosas tanto para su reputación como para sus finanzas. Por ejemplo, British Airways tuvo que pagar una multa 20 de millones de GBP 2020 por fallas de seguridad que facilitaron un ataque cibernético, lo que resultó en la filtración de datos personales de clientes y personal.
Proporcione la indemnización y compensación adecuadas por despido: el pago final de indemnización por despido al que tiene derecho un empleado se calcula en función de los motivos de la finalización de la relación laboral y la duración del servicio; es importante investigar las reglamentaciones del país para evitar problemas legales, como demandas por pago injusto.
Por ejemplo, no hay indemnización legal en Alemania; sin embargo, muchos empleadores proporcionan el 50 por ciento del salario mensual por año de servicio. En China, por otro lado, la indemnización por despido es equivalente al salario completo de un mes por cada año de servicio.
Cualquier error en el proceso de rescisión, particularmente en términos de obligaciones de pago de indemnización, puede plantear problemas de cumplimiento graves y costosos.
La clave para una experiencia de incorporación y salida exitosa
Recuerde que la primera impresión de un empleado es tan importante como la despedida final. Si estos procesos se ignoran, no solo afecta el desempeño de sus empleados, sino que también puede empañar su reputación, lo que dificulta retener y adquirir futuros talentos.
El cumplimiento le ayuda a evitar problemas legales y a proteger los activos de la compañía. A largo plazo, un programa estructurado de incorporación y desvinculación puede ayudarlo a convertirse en un empleador preferido y destacarse a escala global.
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