La clave para garantizar que el trabajo remoto se convierta en un activo para su empresa es tener una política clara, detallada e implementada de trabajo remoto. Esto también es fundamental para mejorar la productividad y el éxito general de su equipo.
Independientemente de si el estado actual del mundo ha forzado a su empresa a trabajar de forma remota, contar con una política de trabajo remoto preparada le ayudará a su empresa a ser más ágil y más adaptable.
Es importante saber que el trabajo remoto no solo es un concepto que nació durante la pandemia, era habitual antes y seguirá siendo algo que las empresas tendrán que adoptar.
Los datos de la Oficina del Censo de los Estados Unidos y la Oficina de Estadísticas Laborales demostraron que de 2017 a 2018, 4.7 millones de personas, que representan el 3.4 por ciento de la fuerza de trabajo estadounidense, trabajaban de forma remota. Esto demuestra un aumento del 1 por ciento, o de 800,000 personas, desde 2015.
Según Global Workplace Analytics (GWA), de 2005 a 2018, la cantidad de trabajadores remotos aumentó un 173 por ciento. GWA también halló que en todo el mundo, incluso antes de la pandemia, “las encuestas demostraron repetidamente que un 80 % de las personas empleadas desean trabajar desde casa al menos una parte del tiempo”.
Una política de trabajo remoto les brinda a sus empleados una comprensión clara de las expectativas de su empresa para los trabajadores remotos. Crear su política le ayudará a consolidar las pautas, transformar sus equipos remotos y atraer talento.
¿Qué es una política de trabajo remoto?
Una política de trabajo remoto es un conjunto de pautas para las personas empleadas que trabajan desde casa o desde lugares fuera de la oficina.
El propósito de una política de trabajo remoto es gestionar las expectativas de los empleados desde el principio y facilitar la promoción del compromiso y la productividad.
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¿Qué información debe incluirse en una política de trabajo remoto?
Según el sitio de publicación de puestos de trabajo Betterteam, una política de trabajo remoto debe incluir la siguiente información:
- Elegibilidad
¿Pueden todos en su empresa trabajar desde casa? ¿Solo algunos equipos? Es fundamental delinear claramente los departamentos, equipos o tipos de trabajadores que pueden trabajar desde casa y la frecuencia con la que se permitirá. Se espera que el trabajo desde casa aumente un 8 % entre la actualidad y 2025. Al definir la política de trabajo remoto desde casa, tenga en cuenta los puestos que serán solo en la oficina. Prepárese para proporcionar ejemplos de políticas de trabajo remoto cuando se solicite. - Reglas y política de la compañía
Trabajar desde casa no exime a nadie, independientemente del puesto o la responsabilidad, de seguir las mismas reglas y políticas que cumplirían en la oficina. Es importante recordarles a las personas empleadas que deben cumplir con el manual de la persona empleada, incluso cuando trabajan de forma remota. Todas las reglas y políticas de la empresa, como la licencia por enfermedad y los días de vacaciones, siguen aplicándose cuando se trabaja de forma remota. Entregar una copia nueva del manual de la persona empleada puede ser innecesario, pero es una parte fundamental de crear un documento de la política del trabajo desde casa. - Expectativas
Esta sección le explicará lo que desea de sus empleados con respecto al desempeño, la calidad, la productividad y los resultados. También debería explicar las herramientas y los recursos que les brindará para ayudarles a que cumplan con los estándares de la empresa. Debería incluir el horario laboral y las expectativas de desempeño. Es necesario un poco de flexibilidad, así como moderar sus expectativas mientras que las personas empleadas que estaban acostumbradas a la modalidad en la oficina se adapten a trabajar desde casa. - Comunicación
Aclarar cómo deben comunicarse los empleados. Explique las herramientas que estarán disponibles para la comunicación y cómo deberían usarlas. Detalle cómo se realizarán las reuniones y en qué plataformas se llevarán a cabo. Este es el momento en el que puede explicar si usará comunicación asincrónica o sincrónica. Las entidades empleadoras también deben proporcionar una forma de comunicación de emergencia en caso de dificultades técnicas, interrupciones de energía eléctrica u otras complicaciones imprevisibles.
- Seguridad
Asegúrese de que sus empleados comprendan qué tan seriamente toma la ciberseguridad su empresa. Diversos informes señalan que las filtraciones de datos tienen un costo de 3.92 millones USD al año. Al trabajar de forma remota, la información y los datos confidenciales se comparten por Internet. Las personas empleadas deben saber que sus datos estarán seguros y deben saber cómo deben manejar los materiales confidenciales y sensibles. Explique los pasos que tomará para garantizar la seguridad de la información protegida, desde varias VPN (redes privadas virtuales) hasta proteger redes, tener contraseñas seguras y autenticaciones de dos factores para los inicios de sesión. Explique si las personas empleadas pueden usar sus dispositivos para trabajar desde casa o si deben usar los de la empresa. - Seguro y responsabilidad
¿Qué sucede si sus empleados sufren un accidente mientras trabajan de forma remota? Usted debe saberlo y ellas también. ¿Cómo funcionan los reclamos al seguro? ¿Quién es responsable según las políticas de trabajo remoto? ¿Cómo maneja la carga probatoria cuando todo se hace remoto? Las personas empleadas que se lastiman durante el trabajo remoto necesitan probar que se han lastimado durante el horario de trabajo y en el trascurso de las tareas asignadas. Determine los pasos que deben seguir y con quién deben comunicarse.
Además de esta información, su empresa también deberá tratar temas como los siguientes:
- Derechos de los empleados
Una excelente manera de garantizar que los empleados felices definan claramente sus tiempos de descanso, horas de comida, el proceso para solicitar días libres, etc. Las personas necesitan comprender sus derechos, como personas empleadas y como trabajadores remotos, y si hay diferencias entre las dos condiciones. - Misión y visión de la empresa
Incluso trabajar desde casa, su equipo y el trabajo que hacen aún representan a su empresa. Tal vez las personas empleadas ya conocen la misión y visión de su empresa, pero también podría ser algo que se hayan olvidado con la mayoría de la capacitación de incorporación. Nunca es mala idea recordarles sobre los objetivos de la empresa y tomarse el tiempo de adaptar la declaración a un modelo de trabajo remoto. - Resolución de conflictos
Cuando las personas no interactúan cara a cara, los conflictos pueden reducirse porque se reduce la fricción. En cambio, la distancia hace que a las personas les cueste entenderse, lo que crea un nuevo conjunto de desafíos. Más del 80 % de los profesionales remotos informan algún tipo de conflicto en el lugar de trabajo que puede afectar las prácticas diarias. Informe a las personas empleadas con quién pueden hablar y cómo deben proceder cuando surgen conflictos. El beneficio de resolver conflictos entre trabajadores remotos es que es más sencillo mantener las partes en conflicto separadas sin dañar la dinámica de trabajo. - Equipo
Explicar el equipo requerido para cada función y si la compañía proporcionará estas herramientas. ¿Las personas empleadas recibirán reembolsos por las compras? ¿O deben esperar a recibir el equipo antes de comenzar a trabajar? Al crear una política de trabajo remoto, es posible que necesite flexibilidad si su equipo tiene problemas técnicos. Un equipo exclusivo de TI podría tener las respuestas, pero es más difícil diagnosticar los problemas de manera remota.
¿Cómo puede crear una política de trabajo remoto que se adapte a su empresa?
Cada empresa es diferente, y no existe una solución única para todas. Para adaptar su política de trabajo remoto, debe considerar los siguientes puntos clave:
1. Objetivos de la empresa
Crear una política que refleje la misión y visión de la empresa le ayudará a agregar singularidad a su enfoque de trabajo remoto. Puede tomar esta oportunidad para recordarles a las personas empleadas por lo que están trabajando y ampliar cómo alcanzar esos objetivos como empresa remota.
2. La cultura de su empresa
Tómese el tiempo para asegurarse de que la cultura se refleje en la política de trabajo remoto y cerciórese de que las personas empleadas puedan experimentar la cultura, incluso al trabajar de forma remota. Los beneficios como los eventos en línea, los juegos, el asesoramiento, etc., pueden ayudar a mejorar el bienestar general de las personas empleadas y agregar valor a su cultura.
3. Flexibilidad
Esto va de la mano de la cultura de su empresa. Decida cuán flexible desea ser con cosas como el horario laboral y la licencia remunerada. Es más fácil crear una política de trabajo remoto si ya ha decidido cuánta flexibilidad desea darles a las personas empleadas. Tenga en cuenta que las personas empleadas que trabajan de forma remota pueden tener dificultades para crear y mantener un equilibrio saludable entre la vida personal y el trabajo. Considere esta cuestión cuando decida el nivel de flexibilidad que está dispuesto a ofrecerles a los equipos remotos.
4. Conozca a su equipo
Usted sabe las condiciones con las que mejor se desempeña el equipo y los recursos que necesita para cumplir con sus objetivos. Asegúrese de tener esto en mente cuando crea su política y de pedirles a los gerentes información sobre los equipos. Esto es de suma importancia si está incorporando nuevas personas empleadas que, debido a la cuarentena, al aislamiento y al cierre de las oficinas, nunca tuvo la oportunidad de conocerlas en persona. Puede ser difícil llegar a conocer a alguien si sus interacciones son solo a través de mensajes de texto y correo electrónico.
Cada equipo trabaja de forma diferente, por lo que tener detalles del flujo de trabajo y del desempeño de todos los gerentes ayudará a crear una política que se adapte a cada persona empleada.
¿Cuáles son los beneficios de contar con una política de trabajo remoto?
Según un informe de Upwork, más del 57 por ciento de las empresas en EE. UU. operan sin una política de trabajo remoto. Antes de la pandemia, no era muy necesaria, solo el 6 % de las personas empleadas trabajaba completamente desde casa, y más del 75 % nunca tuvo la opción. Sin embargo, la realidad es que una política de trabajo remoto solo puede ayudar a su empresa.
A continuación, repasaremos algunos beneficios.
Claridad
No brindar la orientación adecuada sobre cómo proceder con los procesos diarios y los proyectos puede afectar la moral de las personas empleadas, nadie quiere tener que pedir constantemente instrucciones y esperar las respuestas. Cuando las personas empleadas son claras con respecto a la política de trabajo remoto, se vuelve más fácil resolver los desafíos, desde cómo usar determinadas plataformas de comunicación hasta superar los obstáculos durante los proyectos. La claridad puede ayudar a las personas empleadas a concentrarse y a desempeñarse mejor, es así de simple.
Comunicación simplificada
Las empresas que tienen guías para la comunicación remota se adaptan y crecen a un ritmo más acelerado. La comunicación es el primer paso para el éxito en cada aspecto de su negocio, y, si se interrumpe, puede provocar problemas importantes.
La mejor forma de crear inclusión y de impulsar el desempeño de la persona empleada en un mundo empresarial remoto es que todos se sientan una parte integral del equipo. Esto puede lograrse al brindarles a las personas empleadas las mejores herramientas y guías para comunicarse de manera efectiva y con respeto.
Paul Burrin, vicepresidente de Sage People, le explica a Workplace que “la comunicación recíproca, dirigida, regular, efectiva y personalizada es fundamental para que las organizaciones puedan mantener a las personas empleadas informadas. De esta forma, saben lo que está sucediendo, pueden hacer preguntas o dar comentarios en tiempo real”.
Cuando empodera a sus empleados para que trabajen desde cualquier lugar con estrategias de comunicación efectivas implementadas, está derribando barreras para su organización y garantizando que su empresa pueda superar desafíos futuros.
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Mayor flexibilidad y productividad
Según una encuesta mundial de International Workspace Group (IWG), el 85 por ciento de los trabajadores remotos informan que las políticas flexibles de trabajo remoto han aumentado su productividad general.
Como hemos mencionado anteriormente, si las personas empleadas tienen claras las reglas de la empresa en cuanto a la flexibilidad con factores como los cronogramas de trabajo y el tiempo libre remunerado, tendrán un mejor desempeño. Por ejemplo, los padres que trabajan y que entienden bien las políticas de trabajo remoto de la empresa podrán planificar sus días con menos estrés, lo que significa personas empleadas más productivas y más satisfechas.
Mejor compromiso de los empleados
Contar con una política de trabajo remoto les demuestra a las personas empleadas que está comprometido con crear un mejor entorno de trabajo. Cuando las personas empleadas ven esto, es más probable que repliquen el compromiso y se esfuercen todos los días.
A menudo, las empresas pasan por alto la importancia del compromiso de las personas empleadas. Promover el compromiso implica reducir la rotación del personal, lo que se traduce en menores gastos a largo plazo.
Un estudio llevado a cabo por USI Insurance Services reveló que la rotación de personal cuesta entre seis y nueve salarios mensuales en promedio. Cada vez que una empresa reemplaza una persona empleada que gana 60,000 USD al año, por ejemplo, puede gastar entre 30,000 USD y 45,000 USD en selección y capacitación.
Un mejor proceso de incorporación
En un mundo empresarial remoto, el proceso de incorporación se ha convertido en una parte fundamental, y más desafiante, del ciclo de vida de la persona empleada. Debe contar con un marco sólido para preparar a las personas empleadas de manera remota para el éxito, y establecer una política de trabajo remoto hará que crear este marco sea mucho más simple.
Según la Society for Human Resource Management (SHRM), las organizaciones con procesos de incorporación deficientes solo preparan personas empleadas para una salida temprana.
Amy Hirsh Robinson, directora de la consultora The Interchange Group en Los Ángeles, le expresa a SHRM: “la incorporación es un momento mágico donde las nuevas personas empleadas deciden si permanecen comprometidas o se desvinculan”. Si bien esto puede parecer difícil en un entorno remoto, es incluso más importante sin la interacción en persona que lo complementa.
Atraer a los mejores talentos globales
Contar con una política de trabajo remoto es señal de que es una empresa seria que se compromete con las personas empleadas. Estos detalles marcan la diferencia cuando el mejor talento está examinando a su empresa.
El talento internacional es cauteloso con las empresas globales y remotas porque sus empleos y éxito dependen de si la empresa tiene un enfoque estructurado y formal al trabajo remoto.
Crear una política de trabajo remoto es solo uno de los pasos para contratar internacionalmente personas empleadas y crecer globalmente. El enfoque correcto del trabajo remoto le permite crear una organización confiable y respetable sin fronteras.
¿Puede una política de trabajo remoto ayudar a su empresa a crecer a nivel mundial?
La respuesta breve es sí. En la actualidad, muchas empresas están aprovechando el mundo completamente remoto al contratar internacionalmente personas empleadas, incluso para trabajos locales. No tome la política de trabajo remoto como algo para superar la pandemia, en cambio, como un plan de acción para el futuro de la empresa.
Crear un marco para los trabajadores remotos puede ser el primer paso hacia una organización más ágil y adaptable donde los negocios pueden ocurrir en cualquier parte del mundo, independientemente de las diferencias de horario.
¿Cuál es la mejor forma de crear una empresa con personas empleadas en forma remota y que cumpla con la ley?
Muchas empresas aún ven la expansión global como una serie de obstáculos que implican registrarse ante las autoridades locales, establecer una entidad legal internacional y lidiar con el cumplimiento global. Sin embargo, existen soluciones que pueden potenciar el crecimiento global y remoto y agilizar el proceso, como un empleador registrado (Employer of Record, EOR).
El modelo de Plataforma global de empleo (Employer of Record) se creó para ayudar a empresas como la suya a crecer globalmente mediante la eliminación de los desafíos que se presentan entre el potencial local y el global. La Plataforma global de empleo (Employer of Record) tiene entidades globales que manejan la nómina, los impuestos, las prestaciones y los recursos humanos con un 100 por ciento de cumplimiento.
Usted mantiene un control total sobre la gerencia mientras contrata en cualquier parte del mundo, de manera rápida y fácil. Obtenga más información sobre cómo una EOR puede ayudar a su empresa a convertirse en una compañía global remota.
