Las personas ocupadas quieren instrucciones fáciles, y los ejecutivos ocupados quieren que usted implemente sus proyectos mientras les da actualizaciones e instrucciones concisas de lo que se necesita de sus equipos. Los profesionales de RR. HH. que comienzan a gestionar un nuevo proyecto necesitan que su plan sea claro y factible.
He recopilado mi experiencia en la dirección de equipos de RR. HH. y la gestión de proyectos internacionales en algunos consejos prácticos para la gestión de proyectos exitosos.
4 Principios importantes de la gestión de proyectos
Los aspectos básicos de la gestión de proyectos le ayudan a establecer una base firme. Si está iniciando un proyecto que involucra a varios equipos en diferentes ubicaciones, estos son algunos pasos a seguir para un proyecto exitoso y bien organizado:
#1: Enuncie lo que intenta lograr.
- Identificar la necesidad empresarial definitoria.
Lleva la pregunta de “por qué estamos haciendo esto” a un nivel superior hasta que ya no puedas. Por ejemplo, ¿medir el compromiso del empleado es la verdadera necesidad comercial O es la tarea necesaria para poder mejorar el compromiso del empleado? ¿Mejorar el compromiso satisface una necesidad aún mayor, como reducir la rotación de empleados? ¿La reducción de la rotación de personal es un mero elemento de una necesidad general de reducir los costos operativos? - Comparta la necesidad comercial.
Establecer claramente los objetivos comerciales procesables de un proyecto ayuda a todas las partes interesadas a reconocer por qué están involucradas y lo ayuda a obtener la aceptación.
#2: Disponga los pasos necesarios para llegar allí.
- Divida el proyecto en tareas digeribles.
Defina explícitamente las mejoras cuantificables o los resultados esperados, especialmente si los matices culturales pueden afectar la interpretación. Asegúrese de que cada tarea tenga un propietario claro y una fecha límite. - Definir hitos.
Los hitos indican momentos de finalización en pasos incrementales hacia el objetivo final del proyecto. Esto permite un monitoreo claro del progreso del equipo y le permite celebrar sus logros colectivos en el camino. - Programe reuniones en puntos de control.
Se ha demostrado que tanto los hitos como los puntos de control son útiles para aumentar la moral del equipo. Llaman la atención sobre los logros individuales, se aseguran de que todos los esfuerzos de los miembros del equipo sean reconocidos y valorados, y permiten que todos se alineen con lo que sigue. Nunca tenga una reunión simplemente con el fin de tener una, pero los puntos de control regulares ayudan a mantener al equipo del proyecto conectado.
#3: Comuníquese para conectar las contribuciones individuales con el panorama general.
- No deje espacio para malentendidos.
No asuma nada. Cuando trabaje en equipos multinacionales, la comunicación debe ser muy clara. Mientras toma en cuenta las sensibilidades culturales para recibir instrucciones y delegar, haga que los entregables de cada persona para el proyecto se anoten por escrito y ayude al equipo a comprender cómo las tareas se conectan entre sí y con su objetivo general. - Recopile toda la documentación en un solo lugar.
Toda la información de su proyecto debe estar en un lugar al que cualquier persona pueda acceder, en cualquier zona horaria. Esto podría incluir un cronograma del proyecto, una lista de miembros del equipo y una matriz RACI (responsable, responsable, consulta e informa) para mayor claridad de los roles.
#4: Involucre a su equipo de liderazgo.
- Involucre a los gerentes sénior para que lo ayuden a mantener a todos motivados.
Antes de que comience su proyecto, necesita la participación y la aceptación de las partes interesadas fuera de RR. HH. Considere los departamentos necesarios para su proyecto y los gerentes sénior adecuados para involucrarse en cada región; esto podría no ser el gerente directo de alguien en diferentes culturas. - Sea respetuoso con las bandejas de entrada de las partes interesadas de alto nivel.
Los gerentes de proyecto deben estar en comunicación regular con las partes responsables de cada tarea, mientras que las partes interesadas y los ejecutivos de alto nivel deben recibir actualizaciones breves y periódicas.
3 Ejemplos de proyectos internacionales de RR. HH.
Nuestros equipos gestionan proyectos a través de las fronteras todos los días. Como parte de una compañía internacional, tenemos amplios conocimientos sobre las mejores prácticas, pero estas varían según el tipo de proyecto. Estos son los aspectos destacados de algunos proyectos globales de RR. HH.:
Proyecto n.o 1: Implementación de una encuesta de compromiso transfronterizo
Globalization Partners se enorgullece de informar el 96 por ciento de satisfacción de los empleados. No podríamos manejar esto si no fuera por una encuesta de compromiso sólida y los esfuerzos posteriores de RR. HH. para mejorar continuamente la experiencia del empleado.
Medir el compromiso de los empleados puede automatizarse en gran medida una vez que se decidan la metodología y las preguntas. Los equipos de RR. HH. básicamente pueden hacer clic en “enviar” y utilizar los informes que vienen estándar en muchas herramientas para identificar tendencias y medir el progreso. En Globalization Partners, utilizamos 15five para la gestión del equipo y su función de encuesta ha sido un activo importante para comprender la carga de trabajo, la motivación y el compromiso de nuestro equipo.
N.o de proyecto2: Diseño de una experiencia de incorporación remota global
Debido a que contratamos a nivel mundial, Globalization Partners tuvo que planificar la incorporación remota mucho antes de la pandemia. Para nuestro equipo de RR. HH., esto significó crear una serie de videos para los nuevos miembros del equipo, establecer múltiples llamadas de encuentro con todas las funciones adyacentes del empleado y documentar formalmente las expectativas, los aprendizajes y las oportunidades.
[bctt tweet=”Debido a que contratamos a nivel mundial, Globalization Partners tuvo que planificar la incorporación remota mucho antes de la pandemia. Para nuestro equipo de RR. HH., esto significó crear una serie de videos para los nuevos miembros del equipo, establecer múltiples llamadas de encuentro y saludo con todas las funciones adyacentes del empleado, y documentar formalmente las expectativas, aprendizajes y oportunidades”. nombre de usuario=“globalpeo”]
En Globalization Partners, utilizamos Lessonly para generar la capacitación de una excelente experiencia de incorporación. Las empresas que contraten a nivel internacional también considerarán pagos oportunos, recopilación segura de datos y gestión transparente de horas y gastos. Nuestra plataforma de empleo de pila completahace que la contratación e incorporación global sea rápida y fácil para los equipos de RR. HH.
Proyecto n.o3: Escalamiento de los esfuerzos internacionales de reclutamiento
El tamaño de nuestra empresa se duplicó a pesar de Covid-19, y la mayoría de nuestros nuevos empleados NO tienen sede cerca de nuestra sede central en los EE. UU. Es importante saber esta distinción antes de comenzar su esfuerzo de reclutamiento: ¿está contratando en un mercado específico o simplemente encuentra a la mejor persona para el trabajo, dondequiera que viva? La pandemia ha demostrado que el trabajo remoto es altamente efectivo, y la creciente tendencia global es encontrar el mejor talento independientemente de su ubicación.
LinkedIn es una de las redes sociales más grandes para profesionales en los EE. UU., pero este no es el caso en todo el mundo. En China, por ejemplo, existe un concepto similar en Ushi, pero hay diferencias.
El concepto de LinkedIn no se traduce directamente en todos los mercados, por lo que deberá adaptar la promoción de vacantes de trabajo a cada región.
Su proyecto está completo : un paso más
Un informe del proyecto (o retrospectivo) debe considerarse el paso final de un proyecto. Permite que todas las partes interesadas celebren su éxito y que los propietarios de proyectos reflexionen sobre las mejores prácticas para el futuro. Las investigaciones también muestran que los equipos que llevan a cabo un informe tienen un rendimiento hasta un 20 por ciento mejor.
Tenga en cuenta la cultura en esta etapa de retroalimentación: puede ser el paso más sensible en la gestión global de proyectos. Harvard Business Review cita la cultura china que tiende a requerir un refuerzo positivo, pero una cultura corporativa alemana que solo destaca actos sobresalientes puede conducir a un desempeño negativo. Hay muchos matices dentro de la cultura corporativa de cada país e incluso dentro de diferentes compañías, por lo que en esta etapa, el conocimiento local es invaluable.
En cada hito, el equipo del proyecto debe preguntar:
- ¿Qué hicimos bien?
- ¿Qué podemos hacer de manera diferente?
El informe final del proyecto debe incluir aportes de todas las fases, una revisión del retorno de la inversión (ROI) del proyecto completado y un resumen de los cambios sugeridos para el próximo proyecto. Los cambios pueden ser cualquier cosa, desde el proceso de alcance hasta los departamentos que estuvieron involucrados en el equipo. Los propietarios de proyectos también son responsables de garantizar que toda la información recopilada en el informe se aplique a la siguiente iteración, de modo que el proceso se mejore continuamente.
Desde el alcance y la planificación del proyecto hasta la documentación de los hallazgos del informe, mi mayor conclusión de la gestión de proyectos transfronterizos es sobrecomunicarme. Rara vez puede exagerar lo obvio cuando hay muchos estilos de negocios involucrados.
¿Su empresa planea contratar a nivel mundial? Creamos esta Lista de verificación de expansión comercial internacional, una herramienta de gestión de proyectos para empresas que se vuelven globales.
