Los últimos meses han provocado cambios importantes en el mundo laboral. La pandemia ha forzado tanto a las personas empleadas como a las entidades empleadoras a cambiar la percepción del modelo de trabajo remoto.
Si bien trabajar desde casa proporciona muchos beneficios claros para las empresas y sus equipos, la transición al trabajo remoto también conlleva desafíos, incluida una menor cantidad de oportunidades de interacción y gestión en persona.
Esto ha llevado a los líderes comerciales a hacer la pregunta clave: ¿cómo pueden los gerentes monitorear sus equipos remotos de manera eficiente y en cumplimiento?
Monitoreo de trabajo remoto: encontrar un equilibrio
Los empleadores se enfrentan a una variedad de desafíos a medida que consideran estrategias para monitorear equipos remotos. Estos incluyen una prevalencia creciente de silos organizacionales, un mayor riesgo de fugas de datos de la compañía, las horas extra adicionales trabajadasy la consiguiente remuneración requerida.
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Es importante que los gerentes encuentren un equilibrio entre monitorear y guiar a sus equipos remotos y asegurarse de que sus empleados tengan el espacio para aprender y perfeccionar sus habilidades individualmente. Es necesario respetar la privacidad de los empleados y el marco de las regulaciones legales relacionadas con el monitoreo de los empleados.
¿A qué regulaciones deben prestar atención las empresas?
En todo el mundo, muchos países están promulgando leyes que rigen la forma en que los empleadores deben abordar el monitoreo del trabajo remoto de manera conforme.
Polonia es un ejemplo de esto. La legislación de Polonia ha implementado un conjunto de regulaciones que los empleadores deben cumplir mientras monitorean a sus equipos en el nuevo mundo de los negocios remotos. Según el Código Laboral:
- “Cuando sea necesario para garantizar la organización adecuada del trabajo o para proporcionar el uso completo del tiempo de trabajo o el uso adecuado de las herramientas relacionadas con el trabajo puestas a disposición del empleado, el empleador puede introducir el monitoreo del correo electrónico relacionado con el trabajo del empleado (monitoreo del correo electrónico)” (Artículo 223 § 1 del Código Laboral).
- “El monitoreo de los correos electrónicos no puede afectar la seguridad de la privacidad de la correspondencia y otros derechos personales del empleado” (Artículo 223 § 2 del Código Laboral).
- “Las disposiciones anteriores (Artículo 223 § 4 del Código Laboral) pueden aplicarse a actividades de trabajo remoto fuera de la correspondencia por correo electrónico, incluido el uso de software relacionado con el trabajo o plataformas de TI.
Si bien el Código Laboral ha proporcionado orientación sobre el monitoreo del trabajo remoto, todavía hay muchas áreas grises. El objetivo del monitoreo del trabajo remoto debe ser estrictamente garantizar el uso adecuado de la propiedad comercial y las horas de trabajo.
Los empleadores deben informar a sus empleados con anticipación sobre la implementación del monitoreo remoto con información detallada sobre lo que deben esperar y exactamente lo que se monitoreará. Estas disposiciones pueden incluirse en un documento oficial que detalla las regulaciones generales de la compañía sobre el trabajo remoto. Los empleadores también deben considerar un documento separado que hable específicamente sobre la vigilancia remota. También es importante tener en cuenta que, de acuerdo con el Código Laboral:
“Los objetivos, el alcance y la forma de aplicación del monitoreo remoto deben indicarse en un acuerdo de trabajo colectivo, en las reglamentaciones laborales documentadas o en la declaración del empleador, si el empleador no está cubierto por el acuerdo de trabajo colectivo o no está obligado a establecer las reglamentaciones laborales”.
Los empleadores pueden documentar los detalles y las regulaciones de monitoreo remoto en una política oficial de trabajo remoto o en el convenio colectivo de trabajo, pero también se permiten legalmente documentos separados que cubran actividades específicas como la vigilancia.
¿Deben los empleadores usar software de monitoreo de trabajo remoto?
Los empleadores deben elegir cuidadosamente qué software utilizar para el monitoreo del trabajo remoto para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales. Como se mencionó anteriormente, la TI utilizada no debe infringir la privacidad de los empleados ni poner en riesgo la información confidencial.
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Sin embargo, los empleadores pueden tener problemas para implementar el monitoreo de software si los empleados (temporal o permanentemente) realizan trabajos utilizando sus propias computadoras. El monitoreo del equipo que el empleador confía a los empleados es menos complicado, ya que los empleados deben usar dicho equipo solo para fines relacionados con el trabajo. Si los empleados utilizan su propio equipo, el monitoreo remoto del trabajo debe limitarse a actividades relacionadas con el trabajo.
Existen numerosas compañías en el mercado que ofrecen software para monitorear el trabajo remoto. Sin embargo, el empleador debe recordar que es totalmente responsable de los riesgos relacionados con las soluciones de TI implementadas.
¿Qué mejores prácticas deben seguir los empleadores al implementar el monitoreo remoto del trabajo?
Algunos consejos para monitorear el trabajo remoto incluyen:
- Monitoreo de la productividad de los empleados, incluido el uso de ciertas aplicaciones: Los empleadores deben determinar cuidadosamente qué aplicaciones utilizan los empleados para fines relacionados con el trabajo y solo monitorear esas aplicaciones.
- Monitoreo de las actividades de los empleados: Esto puede incluir poner restricciones en los sitios web a los que los empleados pueden acceder y establecer alertas de seguridad para actividades específicas. Las empresas a menudo restringen los sitios web que inhiben la productividad, como los sitios de redes sociales o los sitios web que aumentan el riesgo de virus informáticos.
- Aclaración de las horas de trabajo remoto: esto es esencial para monitorear eficazmente la productividad de los empleados y mitigar los riesgos relacionados con las reclamaciones de horas extras de trabajo.
- Monitorear los descansos laborales: Los empleadores deben proporcionar detalles sobre la frecuencia y la duración de los descansos laborales diarios.
- Garantizar copias de seguridad de datos: Implemente software, como la nube en línea segura, que garantice el almacenamiento automático de datos.
- Administrar la privacidad y la seguridad: proteger los datos personales y comerciales a través de un acceso claramente definido y establecido a aplicaciones o documentos individuales.
- Monitoree el uso de puertos y dispositivos USB: utilice una verificación de identidad adicional para limitar quién puede usar puertos y dispositivos USB.
Por lo tanto, el monitoreo del trabajo remoto puede ser útil no solo para evaluar los niveles de productividad, sino también para garantizar el uso adecuado de las herramientas confiadas o, en última instancia, para proteger los datos personales y fortalecer la seguridad de la compañía.
¿Qué sucede con los derechos de privacidad personal y el RGPD?
En Polonia, el monitoreo de equipos y actividades privados (no relacionados con el trabajo) es inadmisible como se detalla en el artículo 223 § 1 del Código Laboral; se indica que el monitoreo puede cubrir “herramientas relacionadas con el trabajo confiadas al empleado por el empleador”. Sin embargo, el monitoreo puede implementarse para “garantizar la organización del trabajo que permite el uso completo del tiempo de trabajo”, lo que parece justificar el seguimiento limitado de las actividades del empleado relacionadas con el uso de equipos de TI privados.
Si el empleador decide monitorear el trabajo remoto realizado en el equipo personal de los empleados, es esencial implementar medidas técnicas adecuadas. De lo contrario, los empleadores se exponen a acusaciones relacionadas con violaciones de la privacidad y otros derechos personales de los empleados. Una solución simple es solo monitorear el software de los empleados durante su horario de trabajo. Esto se puede hacer proporcionando una red privada virtual (Virtual Private Network, VPN) para que los empleados la utilicen solo para actividades relacionadas con el trabajo.
Los empleadores deben cumplir con las reglamentaciones en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, GDPR) e informar a sus empleados sobre el proceso involucrado en el monitoreo de sus datos personales mientras trabajan de forma remota.
Crear un plan de monitoreo de trabajo remoto que se adapte a su empresa
Si bien definir claramente el proceso y las pautas detrás del monitoreo remoto del trabajo puede ser un desafío debido a la complejidad de las regulaciones involucradas, el objetivo subyacente debe ser adaptar las pautas a la compañía, los términos de empleo e incluso los puestos de trabajo específicos. También se aplican las reglas generales del RGPD sobre el procesamiento de datos; estas se relacionan con la limitación del almacenamiento de datos y los motivos del trabajo de monitoreo, así como la responsabilidad.
También es esencial hacer un seguimiento de otras leyes legislativas sobre el trabajo remoto. En Polonia, la base legal actual de esto sigue siendo el artículo 3 de la ley de propósito especial sobre soluciones específicas relacionadas con la prevención de Covid-19, que se implementó en marzo de 2020, inicialmente como una regulación temporal. La legislación polaca anunció recientemente que las reglas actuales sobre el trabajo remoto pretenden actuar como el nuevo código laboral. Los empleadores deben dar mayor importancia a seguir estas reglas sobre las disposiciones existentes relacionadas con el teletrabajo.
Además de consideraciones puramente legales, los empleadores deben considerar todas las circunstancias y el contexto que rodea el monitoreo de su compañía. Si bien es fundamental seguir las regulaciones formales, no deben reemplazar el “sentido común” durante la implementación de una solución eficaz y razonable.
Incluso las soluciones técnicas más excelentes no serán efectivas si el monitoreo se implementa sin suficiente comunicación con el equipo y comprensión de las necesidades mutuas. No hacerlo podría tener efectos contraproducentes y socavar la confianza necesaria entre el empleador y los empleados. La introducción de medidas excesivas podría dar lugar al riesgo de violar la privacidad y otros derechos personales de los empleados (que pueden exponer al empleador al presentar reclamaciones) y causar la desmovilización del equipo.
