Hay muchas razones por las que las personas empleadas dejan una empresa: se jubilan, encuentran un nuevo trabajo o se van involuntariamente por un despido o un cese de actividades. Independientemente de estos motivos, las empresas deben prepararse para hacer que la salida sea una transición fácil.
La salida de un empleado es parte del viaje de experiencia remota del empleado y las empresas deben prepararse con anticipación para el proceso de desvinculación. Esto incluye invertir recursos para hacer que el proceso sea fluido, porque pasar por alto el proceso de desvinculación puede dañar la marca del empleador mucho después de la salida del empleado. De hecho, según una encuesta realizada por Fractl , un tercio de los empleados estadounidenses espera un mes completo antes de dejar una revisión de su empresa.
La desvinculación es tan importante como la incorporación y es un elemento clave del ciclo del empleado. Muryel Dias, gerente de Operaciones de RR. HH. de América del Sur y Central en Globalization Partners, dice: “La desvinculación comienza en el momento en que se incorpora a un empleado y, sin un proceso de desvinculación adecuado, las empresas pueden destruir la experiencia general del empleado”. Preparar las salidas de los empleados puede ser un desafío cuando trabaja en una oficina, pero en un entorno de trabajo remoto, la desvinculación requiere aún más tiempo y atención.
4 motivos por los que la desvinculación efectiva es fundamental para su empresa
Se ha demostrado que un proceso de desvinculación detallado y eficaz conduce a una mejor retención de talento. Una desvinculación estructurada y bien pensada también garantiza que los equipos de RR. HH. puedan facilitar el proceso para empleadores y empleados.
Crear un proceso de desvinculación es crucial para:
N.o 1: Evitar problemas legales y financieros
Reunir y firmar todos los documentos necesarios como parte del proceso de desvinculación reducirá el riesgo de quejas o demandas del empleador. Esto es particularmente cierto durante las partidas involuntarias, como las desvinculaciones, cuando hay leyes específicas del país que los empleadores deben seguir para garantizar que sus acciones sean legales.
#2: Evite las filtraciones de datos
. Los equipos de RR. HH. deben asegurarse de que haya tiempo suficiente para desconectar a los empleados del sistema, desactivar sus cuentas y cortar el acceso a cualquier plataforma e información que ya no necesiten. Si los empleados tienen acceso a los datos de la compañía después de su partida, esto podría llevar a la difusión de información confidencial que ponga en peligro a la compañía.
#3: Mejorar la reputación de la empresa
Finalizar la relación empleado-empleador de la mejor manera posible garantiza que los empleados se vayan sintiéndose respetados y valorados por el tiempo que pasaron en la empresa. Las opiniones de los empleados tienen un impacto en la reputación de la compañía. De hecho, las revisiones son importantes para el 95 por ciento de las personas que buscan empleo, lo que significa que las revisiones negativas de la compañía pueden afectar las decisiones de los posibles candidatos con respecto a si se postulan o no para un puesto.
#4: Obtenga comentarios valiosos
Los empleados que abandonan la compañía voluntariamente son una fuente increíble de comentarios. Escuchar los motivos de su partida o simplemente su opinión honesta ayudará a la compañía a mejorar en el futuro.
Según Snapsurveys, “las empresas de mejor desempeño no solo son buenas para aceptar comentarios, sino que también piden comentarios deliberadamente. Y saben que los comentarios son útiles solo cuando resaltan las debilidades y las fortalezas”.
Desvinculación en un entorno de trabajo remoto
El trabajo remoto tiene muchas ventajas, pero aún puede haber algunas desventajas. Sin la posibilidad de tener interacciones cara a cara, las barreras a la conexión y la comunicación pueden convertirse en un gran desafío cuando se trata de la desvinculación remota.
“La falta de proximidad física hace que sea especialmente importante implementar un proceso de desvinculación reflexivo en el que la comunicación clara es clave para generar confianza y evitar malentendidos al momento de la salida de los empleados”, dice Camila Torres, especialista en RR. HH. de Globalization Partners.
El propósito de definir el proceso de desvinculación es crear una transición sin problemas para el empleado y proteger a la compañía de las filtraciones de datos y los riesgos de seguridad.
Factores que definen el proceso de desvinculación
Existen dos factores que determinan qué pasos tomar en el proceso de desvinculación: el motivo de la salida y el puesto del empleado.
Motivo de la salida
Según el motivo de la partida, algunas etapas del proceso pueden volverse más importantes que otras. Es por eso que el proceso de desvinculación debe adaptarse a las condiciones de cada caso. Existen cuatro razones principales para la salida:
1. Renuncia
Es importante que los equipos de RR. HH. definan un proceso que ayude a prevenir salidas inesperadas y que proporcione tiempo suficiente para cubrir el puesto vacante. Los empleados deben recibir pautas que establezcan los requisitos para garantizar una salida fácil. Estas pautas podrían hacer necesario un período mínimo de notificación, notas de entrega, informes y acceso a datos.
2. Los equipos de RR. HH. de jubilación
deben planificar la jubilación de los empleados con anticipación. Deben garantizar el cumplimiento de los planes de pensión y determinar el pago final a los empleados. Una de las mejores prácticas para garantizar una salida agradable es dar a los empleados que se jubilan una fiesta de despedida y un reconocimiento adecuados en forma de premio, o un regalo, especialmente si han trabajado para la compañía durante mucho tiempo.
3.
Despedir a los empleados es difícil, pero a veces inevitable. En estos casos, es mejor tratar al empleado con respeto y empatía, y dejar muy claro por qué es despedido.
4. Los
despidos son una de las tareas más difíciles de RR. HH. y, en estos casos, el proceso de desvinculación debe planificarse meticulosamente. El empleado debe recibir una notificación por escrito que indique los hechos que motivan el despido y los artículos legales en los que la compañía confía para tomar esta decisión a fin de evitar cualquier problema.
Tenga en cuenta que los componentes cruciales de cumplimiento, como los documentos requeridos y el período de prueba, varían según el país. Permitir que los empleados se despidan de sus colegas, atender sus últimas solicitudes y mostrar una imagen de unidad corporativa durante todo el proceso son algunas de las claves para garantizar un despido sin problemas.
Según Dias y Torres, independientemente del motivo de la partida, es crucial que los empleados se sientan cómodos. RR. HH. nunca debe olvidar que están tratando con seres humanos, por lo que la empatía, la comunicación y la solidaridad son fundamentales, especialmente cuando se trata de un proceso de desvinculación remota.
También es crucial asegurarse de que los empleados reciban todos los pagos y paquetes de indemnización a los que tienen derecho. Los empleadores deben tener en cuenta que las leyes y reglamentaciones locales con respecto a los paquetes de indemnización y los pagos durante los despidos varían según el país o la región.
Tipo de puesto
Los pasos involucrados en el proceso de desvinculación también varían según el puesto que ocupe el empleado. Por ejemplo, el despido de empleados contables puede requerir una verificación de registros financieros antes de su salida, mientras que los controles de seguridad pueden ser necesarios para que los miembros de TI eviten que se lleven datos confidenciales con ellos.
Cómo crear un proceso de desvinculación remota eficaz
Los equipos de RR. HH. deben crear un proceso de desvinculación personalizado basado en las necesidades específicas de su empresa. El proceso dependerá en gran medida del tipo de salida, en particular si el empleado se va voluntaria o involuntariamente, así como de aspectos básicos como el tamaño de la compañía.
En un entorno de trabajo remoto, el proceso de desvinculación requiere que las empresas realicen comunicaciones básicas en un entorno virtual, lo que probablemente requerirá nuevos pasos y consideraciones cuidadosas. Estos son algunos consejos para garantizar que el proceso de desvinculación remota se lleve a cabo de manera legal y exitosa.
1. Redactar un plan de comunicación
El proceso de desvinculación comienza en el momento en que el equipo de RR. HH. se entera de una salida, independientemente de si implica un despido o una renuncia. Es especialmente importante redactar un plan de comunicación remota que describa cómo se informará al resto del equipo. Establecer un canal común para la comunicación y programar reuniones y videollamadas con anticipación. Según Edwina Tan, Directora de Operaciones Globales de APAC en Globalization Partners, es esencial prestar atención al tono utilizado en los correos electrónicos y las conversaciones con los empleados.
El plan también debe considerar a los clientes del empleado y cómo notificarles adecuadamente. Este plan de comunicación debe contener información clara sobre la partida para evitar malentendidos.
2. Preparar la documentación
La documentación para la desvinculación de un empleado remoto no es diferente del proceso para las salidas cara a cara, excepto que debe hacerse digitalmente. Los equipos de RR. HH. deben reunir toda la documentación necesaria para asegurarse de que todo esté en orden y se lleve a cabo legalmente. Es necesario revisar los contratos y acuerdos de no divulgación para aclarar los términos de salida y responder cualquier pregunta. RR. HH. también debe preparar documentación sobre paquetes de compensación, beneficios, reembolsos e impuestos. Todos estos documentos se pueden compartir a través de sistemas de firma digital y gestión de documentos para garantizar que el proceso sea fluido y seguro.
3. Planificar el proceso de transición
El paso más importante en este punto del proceso es crear un plan para hacer que la transición del trabajo y las responsabilidades después de la salida del empleado remoto sea perfecta. Este plan debe incluir revisiones en línea regulares para revisar el estado de los proyectos, reasignar tareas que ya hayan sido iniciadas por el empleado y poner en marcha las bases para que el nuevo empleado pueda reanudar las tareas necesarias. RR. HH. debe ser claro con los equipos afectados sobre cómo será esta transición y dónde terminará el trabajo del empleado.
4. Programe sesiones
de transferencia de conocimientos en línea Esta es una de las partes más esenciales de la desvinculación remota efectiva para salidas voluntarias. Durante las sesiones de transferencia de conocimientos en línea, los empleados que se van comparten información con sus compañeros de trabajo o subordinados directos, y con el nuevo empleado, si es posible. Esta información debe incluir un registro de las responsabilidades y tareas, el estado de los proyectos y el acceso a información, software y documentos.
5. Recuperar los activos
de la compañía Si la compañía proporcionó equipos y activos a los empleados durante su mandato, es importante que estos se envíen por correo al empleador antes de la partida. Los equipos de RR. HH. deben hacer una lista de verificación digital y arreglos para recopilar estos activos en los últimos días antes de que el empleado se vaya. Esta lista de verificación puede incluir elementos como computadoras, teléfonos móviles, llaves, tarjetas de identificación y tarjetas de crédito corporativas, y debe enviarse al empleado que se retira junto con una carta de devolución digital de la propiedad de la compañía.
6. Eliminar cuentas
de usuario El trabajo remoto exige compartir información en línea. Por lo tanto, los empleados tienen acceso a herramientas internas como cuentas de correo electrónico, unidades, bases de datos y fuentes de información confidencial. Desaprovisionar el acceso de los empleados remotos a esta información y recuperar cualquier activo digital, incluidas las contraseñas y los códigos clave, ayuda a prevenir violaciones de seguridad. Independientemente de lo buena que sea la relación empleador-empleado, los empleados que se van no deben tener acceso a ninguna información una vez que ya no forman parte del equipo.
7. Realizar una entrevista
de salida virtual Si bien solo se aplica a salidas voluntarias, las entrevistas de salida virtuales son clave para garantizar una salida impactante. El objetivo de estas entrevistas es obtener comentarios valiosos sobre la experiencia del empleado dentro de la compañía. Esta será la última oportunidad para dejar a los empleados con una impresión positiva antes de su partida. También es un excelente medio para recopilar información que ayudará al departamento de RR. HH. a tomar mejores decisiones en el futuro. Aproveche la oportunidad para obtener información sobre la función, su aceptación del trabajo remoto y su experiencia general.
Crear un proceso de desvinculación remota eficaz es tan beneficioso para las empresas como lo es para los empleados. Sin embargo, puede ser difícil navegar por las complejidades involucradas en la salida de un empleado, especialmente cuando las comunicaciones en persona no son una opción.
La plataforma global de Global Employment Platform impulsada por IA de Globalization Partners le ayudará a garantizar la conformidad durante la desvinculación de sus colaboradores internacionales.
Para obtener más información sobre G-P Recruit, visite nuestro sitio web y háganos saber cómo podemos ayudarlo a encontrar el mejor talento, en la ubicación correcta, al costo correcto.
