¿Qué es un Equivalente a tiempo completo (ETC)?

A medida que su empresa se expande más allá de las fronteras y los límites, llevar un registro del desempeño de los empleados puede ser un desafío. Comprender el equivalente a tiempo completo (Full-Time Equivalent, FTE) de su empresa es clave para evaluar el desempeño de los empleados a tiempo parcial y a tiempo completo, asignar recursos y crear plazos de proyectos precisos. 

¿Qué significa exactamente el equivalente a tiempo completo? Un empleador registrado (Employer of Record, EOR) de primera clase simplifica sin problemas las complejidades del empleo, al empoderar a los equipos con herramientas de informes y análisis para ayudar a calcular el FTE y gestionar a los miembros del equipo en cualquier parte del mundo, sin establecer nuevas entidades. 

Exploremos lo que significa el equivalente a tiempo completo (FTE) y por qué un desglose integral de FTE es clave para la planificación estratégica. 

¿Qué es el equivalente a tiempo completo (FTE)?

Equivalente a tiempo completo (Full-Time Equivalent, FTE), también conocido como equivalente a tiempo completo (WTE) o equivalente a año laboral (Work-Year Equivalent, WYE), es una unidad de medida utilizada por las empresas para calcular la cantidad de horas trabajadas por todos los empleados, incluidos los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, flexibles, temporales y según sea necesario.

Un FTE representa la carga de trabajo de un empleado en términos de horas de tiempo completo. Un FTE de 1.0 es el equivalente a un empleado de tiempo completo. Un FTE de 0.5, por otro lado, indica que el empleado es solo de medio tiempo o medio tiempo.

La mayoría de las empresas no solo emplean empleados de tiempo completo, sino que también aprovechan los empleados o trabajadores de tiempo parcial.1099 El FTE le permite calcular las horas trabajadas por estos miembros del equipo en comparación con una carga de trabajo de tiempo completo.

¿Cómo se calcula el FTE?

Para calcular el equivalente a tiempo completo (FTE), el primer paso es definir qué constituye una semana de trabajo a tiempo completo. Luego, enumere las horas de los empleados, sume el total de esas horas, calcule el FTE para los empleados de medio tiempo y sume el FTE. Siga estos pasos al calcular empleados equivalentes a tiempo completo:

1. Defina las horas de tiempo completo. Decida qué cuenta como una semana laboral de tiempo completo para su empresa. Por lo general, los empleados de tiempo completo trabajan 40 horas por semana u 2,080 horas por año (40 horas x 52 semanas), pero algunos países tienen estándares diferentes. Por ejemplo, las 40 horas a la semana en el Reino Unidodifieren de las 35 horas estándar en Francia; es importante usar una semana laboral unificada de tiempo completo en todos los países donde opera su empresa. Un enfoque unificado garantiza cálculos de FTE consistentes y precisos. 

2. Enumerar las horas de los empleados. Haga una lista de todos los empleados y el total de horas que cada persona trabajó durante el año. Cree listas separadas para los empleados de tiempo completo y de medio tiempo. Excluir contratistas.

3. Ajustar para la licencia. Reste las horas que los empleados no trabajaron debido a la licencia aprobada de sus horas trabajadas totales. Por ejemplo, días por enfermedad o vacaciones.

4. Sume todas las horas. Calcular el total de horas trabajadas por empleados de tiempo completo y de medio tiempo.

5. Calcular FTE para empleados de medio tiempo. Divida las horas trabajadas por los empleados de medio tiempo por las horas de tiempo completo que utiliza su empresa. Por ejemplo, si los empleados de medio tiempo trabajan 20 horas por semana y los de tiempo completo son 40 horas, cada empleado de medio tiempo sería igual a 0.5 FTE.

6. Total de empleados FTE. Para obtener la cantidad total de empleados de tiempo completo, agregue los empleados de tiempo parcial a la cantidad de empleados de tiempo completo.

Puede repetir este cálculo semanal, mensual, trimestral o anualmente para obtener información más específica. Los gerentes de negocios, jefes de departamento y equipos de RR. HH. pueden aprovechar el sistema de FTE para determinar la cantidad real de carga de trabajo y utilizar esa información para una mejor planificación financiera, preparación anual, gestión de recursos y programación.

¿Quién se considera un empleado de FTE?

No todos los empleados son empleados de FTE, ya que el estado de FTE solo incluye a los empleados que trabajan horas contribuyendo a una medición de 0.5 FTE 1.0 o . Un 1.0 FTE representa una semana completa de trabajo, mientras que un 0.5 FTE indica la mitad de esa cantidad.

Una unidad FTE completa es 1.0, que puede estar compuesta por una sola persona o varios empleados. Supongamos que una medición de tiempo completo para su empresa es de 40 horas por semana laboral. Un solo empleado de tiempo completo podría representar el 100% de esta unidad, o ocho empleados que trabajan cinco horas por semana podrían hacerlo. De manera similar, una 0.5 unidad puede ser conformada por un empleado de tiempo parcial que trabaja 20 horas o por cuatro empleados que trabajan cinco horas cada uno.

El FTE generalmente solo se aplica a aquellos días laborales 120 o más para su empresa, incluidos los trabajadores temporales o arrendados. Esto no incluye:

1. Los empleados de temporada que trabajan menos de 120 días, como los empleados que una firma de impuestos podría contratar durante la temporada de impuestos o una tienda minorista podría contratar durante las fiestas.
2. Horas que trabaja el propietario de la empresa, especialmente en contextos de pequeñas empresas.
3. Cualquier hora que trabajen los familiares del propietario de una pequeña empresa, incluidos los parientes políticos.

¿Por qué es importante calcular el FTE para su empresa?

Calcular el FTE ofrece varios beneficios para las empresas, como optimizar la planificación de la fuerza laboral, garantizar un presupuesto preciso y calificar para créditos fiscales. Las empresas pueden aprovechar el FTE de varias maneras, entre ellas:

1. Programación: FTE ayuda a las empresas a evitar la falta o el exceso de personal durante períodos de producción más lentos o más altos al determinar la cantidad necesaria de trabajadores de medio tiempo necesarios para proyectos especiales. FTE también ayuda a calcular la cantidad de semanas que un proyecto tardará en completarse, según la cantidad de empleados de FTE asignados a él.
2. Beneficios obligatorios: Conocer su FTE es fundamental para determinar si su compañía es responsable de ofrecer ciertos beneficios, como un seguro médico grupal asequible y de valor mínimo, según lo exige la Ley de Cuidado de Salud Asequible (Affordable Care Act, ACA). Este requisito se aplica a empleadores con 50 o más empleados. Se excluyen las 30 horas de trabajo de los empleados de medio tiempo o menos por semana.
3. Créditos fiscales: las pequeñas empresas en los EE. UU. necesitan su FTE para verificar la elegibilidad para el crédito fiscal para pequeñas empresas, lo que ayuda a las empresas con 25 o menos empleados a compensar los costos del seguro médico. Los empleadores pueden usar una calculadora equivalente a tiempo completo en línea para ver si su compañía califica.
4. Información sobre el personal: los cálculos de FTE revelan cuántos trabajadores de medio tiempo equivalen a un empleado de tiempo completo, lo que ayuda a evaluar la efectividad de cada empleado y a decidir quién debe ser de medio tiempo o de tiempo completo.
5. Elegibilidad para el programa federal: en los EE. UU., el FTE es necesario para determinar la elegibilidad para muchos programas federales, incluido el Programa de Protección de Cheques de Pago.
6. Plazos del proyecto: los cálculos de FTE ayudan a tomar decisiones sobre las necesidades de personal, la reestructuración y la gestión de proyectos.

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