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À mesure que votre entreprise se développe à l’international, vous tirerez des bénéfices de l’intégration d’employés internationaux. L’embauche d’employés internationaux offre de nombreux avantages à votre entreprise, y compris des informations approfondies sur la culture locale et des connexions commerciales utiles dans le pays.
Votre entreprise devra répondre à plusieurs critères avant d’employer des employés internationaux à l’étranger, et les exigences peuvent souvent être complexes. C’est pourquoi nous avons créé ce guide pour vous aider à en savoir plus sur la façon d’embaucher des employés internationaux.
Filiales vs partenariats EOR
Avant que votre entreprise puisse embaucher des employés dans un nouveau pays, elle doit créer une entité pour faire des affaires ou s’associer à une équipe qui offre des alternatives juridiques pratiques.
Certaines entreprises créent une filiale, une entité dans le pays détenue ou contrôlée par la société mère la plus importante. Cependant, la création d’une filiale peut être un processus complexe et chronophage. Cela nécessite de faire des tas de tâches administratives, de sauter les obstacles juridiques et de vérifier les exigences bureaucratiques. Choisir cette voie signifie souvent que votre entreprise doit attendre des semaines, voire des mois, avant de pouvoir commencer à opérer dans le nouveau pays.
Travailler avec un employeur officiel (EOR) offre une alternative attrayante. Lorsque votre entreprise est partenaire d’un EOR, vous travaillez avec une équipe ayant une vaste expérience dans le recrutement d’employés dans le pays où vous avez choisi de vous développer. Vous pouvez commencer à embaucher en quelques jours et vous bénéficierez du soutien d’experts capables de gérer les exigences légales et fiscales pour embaucher des employés étrangers pour vous.
Les exigences légales ci-dessous sont généralement nécessaires si votre entreprise choisit d’établir une filiale dans un autre pays. Travailler avec un EOR, d’autre part, soulage une entreprise du fardeau d’un grand nombre de ces exigences.
10 exigences pour embaucher des employés internationaux
Voici quelques-unes des exigences que vous devrez satisfaire lorsque vous embaucherez pour votre expansion internationale.
1. Une structure d’entreprise
Si votre société crée une filiale dans un nouveau pays, elle devra souvent s’intégrer en tant que type d’entreprise spécifique et suivre les règles applicables. Par exemple, de nombreuses sociétés sont constituées en tant que sociétés à responsabilité limitée. Cette option présente une structure traditionnelle et largement familière, en particulier pour une agence recrutant des employés internationaux pour les États-Unis ou les pays qui utilisent des modèles commerciaux similaires. Dans cette structure, les fondateurs investissent du capital social, mais gardent leurs finances séparées de la structure financière de la société.
D’autres options peuvent inclure la constitution d’une petite société par actions, d’une société à responsabilité limitée entrepreneuriale, d’une succursale ou d’une coentreprise. Ces options varient selon les pays, vous devrez donc rechercher les options locales et choisir celles qui correspondent le mieux à vos objectifs commerciaux.
2. Inscription
Dans la plupart des pays, votre entreprise doit s’inscrire auprès des autorités compétentes avant de pouvoir commencer à faire des affaires. Par exemple, au Pérou, vous devez enregistrer le nom de votre société auprès du Registre public péruvien, puis obtenir un certificat d’enregistrement. En Allemagne, vous devez vous constituer en société avec un notaire, puis déposer les documents d’enregistrement auprès du registre du commerce, du bureau d’imposition et de tout organisme commercial local pertinent. D’autres pays sont susceptibles d’avoir des exigences similaires et des stipulations uniques. L’Espagne, par exemple, exige des déclarations de lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme ainsi que les documents d’enregistrement.
Pour enregistrer une entreprise, vous devrez probablement présenter des documents officiels comme ceux-ci :
- Attestation du nom de votre société à partir du registre public
- Une description écrite des activités proposées par la société
- Adresses du siège social
- Liste des noms des parties prenantes et des directeurs
- Statuts
- Informations sur le compte bancaire
- Preuve de paiement du capital au montant requis
La liste des exigences variera selon le lieu. Votre entreprise doit donc consulter les autorités compétentes de votre nouveau pays pour en savoir plus sur vos obligations d’enregistrement.
3. Informations sur les contrats
L’une des exigences légales les plus courantes en matière d’embauche mondiale consiste à rédiger des contrats formels. De nombreux pays n’ont pas d’emploi de gré à gré, votre entreprise devra donc probablement se familiariser avec les structures et les exigences contractuelles dans le pays dans lequel vous prévoyez de vous développer.
Par exemple, en Allemagne, la loi exige que vous développiez un contrat de travail conforme localement pour chaque employé. Le contrat doit préciser les informations suivantes :
- Masse salariale
- Avantages
- Exigences en matière de licenciement
Votre nouveau pays peut également exiger que vous rédigiez le contrat dans la langue locale et que vous spécifiiez les informations sur le salaire et les avantages sociaux dans la devise locale. En Égypte, par exemple, les entreprises doivent copier le contrat en trois exemplaires, l’écrire en arabe et inclure les montants de la rémunération en livres égyptiens. Ces exigences protègent vos nouveaux employés et les aident à comprendre les détails essentiels contenus dans leurs contrats de travail.
4. Connaissance des exigences en matière de licenciement et de licenciement
Sans emploi de gré à gré, les entreprises ne peuvent pas licencier leurs employés quand elles le souhaitent. Lorsque vous employez des employés internationaux à l’étranger, vous devrez maintenir une connaissance détaillée des exigences en matière de licenciement et d’indemnités de départ afin de pouvoir effectuer des changements de personnel si nécessaire sans enfreindre la loi.
De nombreuses entreprises exigent que les employeurs aient des motifs raisonnables de licencier un employé. Au Pérou, un employeur doit démontrer des motifs objectifs ou une cause de licenciement avec des documents. Les entreprises doivent également accorder à l’employé au moins cinq jours pour élaborer une défense écrite et jusqu’à 30 jours si l’employé a la possibilité de démissionner ou de démontrer des améliorations de performance.
Un employeur qui licencie un employé sans motif valable peut faire l’objet de sanctions financières. Dans certains cas, l’employeur peut avoir la possibilité de verser une rémunération supplémentaire pour licencier l’employé légalement.
De nombreux pays exigent également que les employeurs accordent des périodes de préavis prolongées avant de licencier les employés. Les durées de ces périodes de préavis obligatoires varient souvent en fonction du poste ou de l’heure de l’employé dans l’entreprise.
Par exemple, en France, après la période d’essai d’un employé, la période de préavis varie généralement d’ un à trois mois. Trois mois sont particulièrement courants pour les responsables protégés par les conventions collectives (CBA). En Australie, les employés qui travaillent pour une entreprise depuis moins d’un an bénéficient d’un préavis d’une semaine. Une à trois années de service permet aux employés de recevoir un préavis de deux semaines, trois à cinq années de service leur donnent un préavis de trois semaines et plus de cinq années de service donnent droit à un préavis de quatre semaines.
5. Connaissance de la rémunération, des primes et des avantages sociaux typiques
Avant de commencer à embaucher, vous aurez également besoin d’une connaissance approfondie des salaires et avantages sociaux typiques pour les postes que vous prévoyez de pourvoir.
Connaître le salaire minimum dans votre nouveau pays est un excellent point de départ. Même si vous employez principalement des employés salariés, vous pouvez également embaucher des employés à salaire inférieur, et vous ne voulez pas les modifier à court terme ou violer la loi en payant moins de rémunération qu’ils ne sont admissibles à recevoir.
Dans de nombreux pays, les employeurs accordent habituellement à leurs employés des primes de 13e mois. Certains offrent un 14e mois ou même des 15th-month bonus chaque année, vous devrez donc consulter votre nouveau pays pour déterminer les normes. L’Allemagne, par exemple, n’impose pas de telles primes, bien que la loi des Philippines exige des primes de 13e mois, et de nombreux employeurs choisissent de donner des primes de 14e mois en décembre.
Les avantages sociaux des employés varient d’un pays à l’autre. Dans de nombreux pays, les employeurs doivent fournir des congés maladie payés, des congés de maternité et de paternité, des jours fériés payés et des congés payés. En Israël, par exemple, les employés doivent bénéficier 10 de jours de vacances 23 payés par an plus des montants variables de congés maladie payés, en fonction du secteur d’activité de l’employeur. Elles bénéficient également de sept à 14 semaines de congé maternité ou de huit jours de congé paternité.
Dans certains cas, vous devrez peut-être fournir une assurance maladie, bien que les employés de certains pays reçoivent leur assurance maladie d’un programme national, auquel votre entreprise paiera probablement. Même si un service de santé national existe, votre entreprise peut souhaiter offrir une assurance supplémentaire pour assurer une couverture santé complète à vos employés.
6. Compréhension des conditions de travail standard et des exigences de la convention collective
Avant d’embaucher dans un nouveau pays, vous devrez vous familiariser avec les aspects standard de l’entreprise, tels que les heures de travail, les heures supplémentaires et les politiques de congés payés. Aux Pays-Bas, par exemple, les heures de travail standard sont des 40 heures par semaine, mais peuvent aller jusqu’à 48 heures par semaine. Le droit du travail plafonne les heures de travail à 60 heures par semaine et 12 heures par quart.
Dans certains pays, certaines industries ont des conventions collectives qui réglementent les heures de travail et les conditions de travail de manière plus stricte que le gouvernement. Assurez-vous de vérifier si votre secteur a des exigences CBA et comment elles affecteront vos politiques de lieu de travail.
7. Connaissance des retenues et contributions salariales requises
Dans de nombreux pays, votre entreprise devra verser un pourcentage du salaire de chaque employé à divers fonds de sécurité sociale, tels que :
- Retraites de retraite
- Programmes de soins de santé
- Fonds de rémunération des employés
- Fonds de chômage
- Prestations d’invalidité
Les contributions varient considérablement selon les pays. Par exemple, en Indonésie, les cotisations salariales dans les programmes de santé de sécurité sociale représentent environ 5 pour cent des revenus, et l’employeur et l’employé répartissent les cotisations de manière égale. En France, cependant, les cotisations patronales à la sécurité sociale peuvent représenter jusqu’à 45 % du salaire de l’employé.
8. Personnel juridique et des ressources humaines
Une fois que vous avez pris soin de la documentation requise et appris ce que vous devez fournir à vos nouveaux employés, vous pouvez commencer les processus de recrutement et d’embauche. Au fur et à mesure, vous constaterez peut-être que vous avez besoin d’un personnel compétent des ressources humaines pour naviguer entre les tenants et les aboutissants de l’attraction et de la gestion de nouveaux employés.
Si vous travaillez avec un EOR, votre équipe dédiée peut faire une grande partie du travail des ressources humaines pour vous. Ces experts s’occuperont de la sélection des candidats, de la gestion de la paie et de l’intégration des nouveaux employés.
Au fur et à mesure que vous construisez votre équipe internationale, vous aurez besoin d’experts juridiques dévoués et expérimentés pour vous aider à naviguer dans les lois locales sur l’emploi, les taxes et autres exigences. Sans experts pour vous aider, vous pouvez facilement enfreindre la loi et courir le risque d’amendes et d’autres sanctions.
Votre entreprise devra probablement verser des pourcentages importants de sa paie aux programmes et services sociaux. Il peut s’agir de cotisations à la retraite, à la sécurité sociale et aux soins de santé, ou de contributions plus étendues, par exemple, pour les frais de logement et de garde d’enfants. Une équipe juridique compétente peut vous aider à rationaliser et accélérer ce processus.
Votre entreprise n’est peut-être pas bien informée des tenants et aboutissants juridiques des exigences de votre nouveau pays. Cependant, une équipe de professionnels expérimentés peut naviguer facilement dans les nuances et les complexités de la loi. Les experts juridiques peuvent également vous informer des exigences réglementaires et empêcher votre entreprise de violer par inadvertance les lois du travail.
Ici aussi, une équipe EOR est inestimable. Une bonne équipe EOR comprend les détails des exigences fiscales d’un pays, par exemple, pour s’assurer que vous restez en conformité lorsque vous embauchez de nouveaux employés.
9. Un moyen d’attirer des candidats qualifiés
Vous aurez également besoin de stratégies de recrutement éprouvées dans votre nouveau pays. Les stratégies d’annonce d’emploi qui touchent un large public dans votre pays d’origine peuvent s’avérer moins efficaces dans votre nouveau pays. Les demandeurs d’emploi dans votre nouveau pays peuvent être plus habitués à découvrir les postes vacants par le biais de leurs connexions sociales, en effectuant des recherches sur des sites Web spécifiques, ou en se rendant à des salons de l’emploi ou à des conventions. Vous voudrez travailler en étroite collaboration avec vos contacts locaux pour déterminer quelles stratégies publicitaires et de recrutement sont susceptibles de générer les candidats les plus qualifiés.
Tout comme votre entreprise recherche de nouvelles recrues avec la bonne combinaison de talents, de leadership, de travail acharné et de connaissances locales pour aider votre entreprise à se développer sur son nouveau site, vos candidats cherchent également à voir si votre entreprise correspond à leurs valeurs, objectifs de carrière et préférences de culture d’entreprise. Travailler en étroite collaboration avec des experts EOR vous permet de rendre votre lieu de travail plus attrayant pour les employés locaux tout en répondant aux besoins de votre entreprise.
10. Un processus d’intégration rationalisé
Une fois que vous avez trouvé les bonnes personnes, vous devez les faire des employés légaux et les aider à occuper leurs nouveaux postes. Vous aurez besoin de méthodes fiables pour des activités comme celles-ci :
- Collecte et traitement des informations juridiques nécessaires
- Ajouter les employés à votre paie
- Détermination des retenues requises
- Mettre en place les avantages nécessaires
- Orienter les nouveaux employés vers la culture de votre entreprise
- Former les nouveaux employés à leurs nouvelles responsabilités professionnelles
Travailler avec un EOR compétent est inestimable ici : ces processus sont la spécialité d’une équipe EOR. Lorsque vous collaborez avec un EOR, votre équipe disposera probablement d’une solution logicielle complète que votre entreprise peut utiliser pour automatiser et accélérer ces tâches, afin que vous puissiez commencer à établir de solides relations de travail avec vos nouveaux employés immédiatement.
5 étapes pour embaucher des employés internationaux
Avant de commencer le processus de recrutement international, vous devez passer par plusieurs agences gouvernementales, demandes et autorisations. Suivez ce guide pour embaucher des employés internationaux afin de garantir un processus fluide et réussi.
1. Acquérir la certification nécessaire
Le ministère du Travail des États-Unis protège les droits et les opportunités de travail des citoyens américains. Pour commencer à embaucher des employés internationaux, vous devrez soumettre des documents démontrant qu’il n’y a pas suffisamment de citoyens américains qualifiés disposés et capables de travailler pour votre entreprise. Pour ce faire, vous devez effectuer les étapes suivantes :
- Fournissez la preuve que votre entreprise doit embaucher un membre de l’équipe d’un autre pays pour pourvoir un poste vacant.
- Démontrer que le poste répond aux critères du programme de certification de la main- œuvre étrangère.
- Remplissez le bon formulaire ETA ( Employment and Training Administration) .
- Prouvez que votre entreprise peut payer au minimum le salaire en vigueur à un candidat.
- Envoyez le formulaire et toutes les pièces jointes nécessaires au bureau désigné.
2. Trouver et interroger les candidats
Après avoir reçu l’approbation du Département du travail pour embaucher un employé international, vous pouvez commencer votre recherche de talents. Gardez à l’esprit que les CV internationaux peuvent sembler différents et inclure des informations supplémentaires au-delà de ce qui est standard aux États-Unis. Si vous ne souhaitez pas que les candidats incluent des détails spécifiques sur leurs CV, tels que la race et l’état civil, indiquez-le dans la description du poste.
3. Obtenir des visas de travail
Les candidats auront besoin de temps pour demander un visa avant de commencer à travailler pour votre entreprise. S’ils sont déjà aux États-Unis, vous pouvez déposer un formulaire 1-9 pour vérifier leur autorisation de travail. Si votre candidat est en dehors du pays, vous devrez parrainer un visa, ce qui peut prendre plus de temps.
Vous pouvez suivre ces étapes pour parrainer un employé pour un visa de travail :
- Demandez une demande de condition de main-d'œuvre .
- Fournir les déclarations et autres documents requis par la société.
- Déposez la demande de visa pour votre employé potentiel.
4. Respecter les lois fiscales
Tous les employés internationaux travaillant aux États-Unis devront demander un numéro de sécurité sociale auprès de l’administration de la sécurité sociale. Les employés internationaux sont également soumis aux mêmes taxes sur la paie que les citoyens américains.
Tous les employés internationaux travaillant en dehors des États-Unis devront remplir le formulaire W-8 BEN . Les employés du monde entier doivent également remplir un W-2 formulaire afin que l’équipe chargée de l’immigration et des douanes (Immigration and Customs Enforcement, ICE) puisse vérifier leur formulaireI-9. En cas de divergence entre les informations, vous recevrez une lettre détaillant la manière de corriger le problème.
5. Assurez-vous que votre employé dispose de la bonne certification de main-d’œuvre
En fonction des exigences professionnelles du poste, vos embauches internationales devront remplir les documents nécessaires pour l’une des certifications suivantes :
- Certification de main-d’œuvre permanente
- H-1B H-1B1 et E-3 travailleurs spécialisés (professionnels)
- H-2A Certification du programme agricole temporaire
- Certification H-2B pour le travail non agricole temporaire
Simplifier le processus de recrutement international
Bien que le recrutement international nécessite une plus grande diligence et un délai plus long que le recrutement national, vous pouvez rationaliser le processus en :
- Former des partenariats stratégiques avec des alliés qui ont de l’expérience dans l’embauche d’employés internationaux
- Créer une stratégie de recrutement efficace pour attirer des candidats qualifiés
- Optimiser l’orientation et la formation en rationalisant votre processus d’intégration
Vous pouvez également améliorer la façon dont vous embauchez des employés internationaux en recherchant votre pays d’intérêt. Certaines informations que vous souhaiterez peut-être explorer comprennent :
- Masse salariale
- Avantages
- Bonus
- Conditions de travail standards
- Retenues et cotisations salariales
- Exigences en matière de licenciement et de fin de contrat
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