Guide du recrutement en Chine

En tant que deuxième puissance économique mondiale, la Chine peut être un endroit attrayant pour les entreprises d’autres pays qui cherchent à se développer. Que vous souhaitiez ouvrir un nouveau bureau commercial, une usine de fabrication ou un centre de recherche, vous devrez embaucher des employés en Chine au sein de votre équipe. Nous allons vous expliquer les pratiques relatives à l’embauche en Chine pour vous aider dans votre démarche.

Veuillez noter que même si Hong Kong fait partie de la Chine, il s’agit d’une région administrative spéciale possédant son propre droit du travail et ses propres pratiques de travail. Si vous souhaitez embaucher des employés en Chine, consultez notre Guide pour embaucher des employés à Hong Kong. Pour toutes les autres villes et régions du pays, ce guide vous aidera à comprendre comment intégrer des employés chinois.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Chine

Pour commencer à embaucher de nouveaux employés en Chine, vous devez acquérir une meilleure compréhension du droit du travail en Chine. Regardons de plus près les éléments les plus importants dont les employeurs doivent avoir connaissance avant d’embaucher des employés chinois. Gardez à l’esprit que travailler avec une entreprise de portage salarial (Employer of Record, EOR) peut vous éviter d’avoir à comprendre les nuances du droit du travail chinois.

1. Langues parlées

La Chine est un pays abritant une grande diversité avec environ 56 groupes ethniques et près de 300 langues vivantes actuellement parlées. La langue officielle et la plus couramment parlée en Chine est le mandarin standard, également appelé le chinois simplifié, qui est basé sur la version pékinoise du mandarin. Après l’anglais, le mandarin est la deuxième langue la plus couramment parlée dans le monde.

Il s’agit de la langue que la plupart des entreprises chinoises utiliseront pour communiquer, même si les entreprises établies dans différentes régions peuvent utiliser leur propre dialecte régional. Par exemple, en Chine orientale, vous pouvez rencontrer le dialecte chinois « Wu ». Les entreprises des pays anglophones apprécieront le fait qu’environ 10 millions de personnes en Chine parlent anglais, même si cela ne représente qu’un faible pourcentage de la population totale. Vous devez mener des recherches sur la région dans laquelle vous prévoyez de recruter et identifier la langue ou le dialecte qui est le plus couramment parlé afin d’embaucher un interprète-traducteur si nécessaire.

2. Contrats de travail

Les contrats de travail constituent une obligation sur le plan légal en Chine. Lors de l’embauche d’une personne en Chine, vous devez lui présenter un contrat et vous assurer qu’elle l’accepte, puis le signe avant de commencer à travailler. Le contrat doit inclure les informations d’identification de l’employé et de l’entreprise, la description du poste et les conditions d’emploi, y compris la masse salariale en yuan chinois (Renminbi, RMB) ainsi que les avantages sociaux dont ils bénéficieront.

Veillez à consulter un expert sur le droit du travail en Chine pour vous assurer que votre contrat est constitué des dispositions nécessaires. Si vous travaillez par le biais d’une société intermédiaire, elle peut fournir son format pour créer un contrat ou travailler avec vous pour créer un  contrat conforme à la loi et vous aidera à définir des attentes claires pour vos employés.

3. Heures de travail et salaire minimum

Le droit du travail stipule que les employés ne doivent pas travailler en moyenne plus de huit heures par jour et plus de 44 heures par semaine. Un horaire standard pour la plupart des bureaux doit être ouvert de 8:00 a.m à 6:00 p.m., les employés faisant une pause de deux heures en milieu de journée pour le déjeuner. Lorsqu’un employé effectue des heures supplémentaires pendant la semaine de travail, il doit recevoir au moins 1.5 fois son salaire normal. Lors des jours de repos, ce minimum s’élève au double de leur salaire normal ; lors des jours fériés, il s’élève au triple de leur salaire normal.

Il n’existe aucun salaire minimum universel en Chine. En revanche, les provinces, les municipalités et les régions autonomes peuvent fixer leur propre salaire minimum. Pékin possède actuellement le salaire minimum le plus élevé en Chine, fixé à 24 yuan par heure. Les régions rurales ont tendance à avoir des exigences de salaire minimum inférieures à celles des centres urbains. Il n’existe aucune exigence légale d’offrir à vos employés chinois une prime annuelle, mais la plupart des employés s’y attendront. Il est courant de verser une prime sous la forme d’un 13e mois chaque année.

4. Avantages sociaux prévus par la loi

En Chine, les employés ont le droit de bénéficier de cinq types d’assurances :

• Assurance maladie
• Assurance chômage
• Assurance sur les accidents du travail
• Indemnité de maternité
• Plan de retraite

Un autre avantage social prévu par la loi est le fonds d’aide au logement qui permet aux employés d’épargner pour acheter une maison.

Les employés et les employeurs doivent verser leurs cotisations à ces fonds. Les taux de cotisation varient selon l’emplacement géographique de votre entreprise et les revenus de vos employés. Vous pouvez proposer des taux de cotisation plus élevés pour le fonds relatif au logement de fonction d’un employé ou d’autres avantages à un niveau supérieur aux exigences de base pour attirer les meilleurs talents que vous voulez recruter, en particulier si vous souhaitez les convaincre de quitter leur travail actuel afin de rejoindre votre entreprise.

5. Jours fériés et congés obligatoires

Il y a sept jours fériés au cours desquels les employés ont le droit à un jour de repos payé pour les célébrer. Si l’un de ces jours fériés est un samedi ou un dimanche, les employés doivent malgré tout bénéficier d’un jour de repos au cours de la semaine de travail. Outre ces jours fériés obligatoires, les employeurs accordent souvent à leurs employés des congés supplémentaires au cours du Nouvel An chinois. Un jour supplémentaire ou deux avant ou après un jour férié permet aux employés de voyager pour rendre visite à leur famille ou leurs amis.

La législation chinoise fixe également des exigences minimums pour que les employés disposent de congés, même si elles sont inférieures aux exigences de nombreux autres pays. Par conséquent, vous voudrez peut-être accorder un nombre de jours de congé supérieur aux exigences légales. Le montant des congés payés qu’un employé obtient  dépend du nombre d’années travaillées.

Après un an de service, les employés ont le droit à cinq jours supplémentaires de congés payés. Après 10 ans de service, ce minimum passe à 10 jours. Après 20 ans de service, un employé doit bénéficier d’au moins 15 jours de congé. Si au terme d’une année, un employé n’a pas utilisé tous ses congés et ne souhaite pas les reporter sur l’année suivante, vous devez lui verser le double de son salaire quotidien pour chaque jour de congé inutilisé. Les employés bénéficient également d’un congé maladie pouvant aller de quelques mois à deux ans en fonction des antécédents professionnels de l’employé et de son ancienneté au sein de votre entreprise.

Le coût d’embauche d’un employé en Chine

Le recrutement de nouveaux employés constitue un investissement financier, peu importe où vous embauchez. Il y a des coûts inévitables inhérents au processus de recrutement, mais ces coûts sont rentabilisés si vous trouvez le candidat idéal pour rejoindre votre équipe. Si vous embauchez en Chine pour la première fois, vous aurez des coûts supplémentaires associés à l’embauche. Votre budget total doit intégrer les éléments suivants :

• Création de votre entreprise : vous ne pouvez pas embaucher directement des employés en Chine en tant qu’employeur étranger, vous devez donc y établir un bureau ou une filiale de votre entreprise. La solution la plus répandue pour les entreprises étrangères est une société à capitaux exclusivement étrangers (wholly foreign-owned enterprise, WFOE). Créer une WFOE implique généralement l’embauche d’un cabinet juridique pour gérer les complexités de ce processus.
• Partenariat avec un FESCO : si vous préférez ne pas créer d’entité commerciale légale en Chine, vous devrez alors vous associer à un employeur officiel ou, comme cela est jugé en Chine, à une société de services aux entreprises étrangères (FESCO). Établir un partenariat avec une entreprise de portage salarial (EOR) tierce a un coût, mais cela vous fera gagner beaucoup de temps, entre autres choses.
• Passer par une agence de recrutement : embaucher par l’intermédiaire d’une agence de recrutement peut vous aider à identifier des candidats de qualité en Chine et à accélérer le processus d’embauche, mais bien sûr, le partenariat avec une agence de recrutement entraîne un coût.
• Payer votre comité d’embauche : si vous ne travaillez pas avec une agence de recrutement, vous pouvez alors gérer l’embauche en interne avec un comité d’embauche. Le temps que votre comité consacre au processus de recrutement représentera une part importante de vos coûts d’embauche.
• Voyage en Chine : si vous envoyez un comité de recrutement ou d’autres membres de l’équipe en Chine pour y installer un bureau ou mener des entretiens, vous devrez budgétiser les frais de déplacement.
• Embaucher un traducteur : vous aurez probablement besoin d’un traducteur pour vous aider à réaliser plusieurs étapes du processus d’expansion et d’embauche. Afin de promouvoir une relation constante entre votre entreprise et vos employés chinois, vous devez envisager d’avoir recours à un employé polyglotte qui pourra aider les deux groupes à communiquer entre eux.
• Offres d’emploi publicitaires : publier votre annonce d’emploi sur divers sites d’emploi peut également ajouter un peu à vos coûts de recrutement. Sur certains sites, vous pouvez gratuitement publier une annonce.
• Vérification des antécédents : si vous devez effectuer des vérifications des antécédents de quelque nature que ce soit pour vérifier les identifiants d’un candidat, cela peut également s’ajouter à vos coûts totaux d’embauche.
  Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Chine ?

Vous devez avoir procédé à certaines formalités essentielles avant d’être en mesure d’embaucher de nouveaux employés en Chine. Cela comprend :

• Une présence juridique : vous devrez établir votre entreprise en Chine avant de pouvoir embaucher des employés. Les trois options principales à votre disposition sont une joint-venture, un bureau de représentation et une WFOE (société à capitaux exclusivement étrangers). La plupart des entreprises devront créer une WFOE, ce qui s’apparente à un processus quasiment interminable en Chine.
• Inscriptions : dans le cadre de l’établissement de votre WFOE, vous aurez besoin d’une licence d’entreprise, d’un code d’organisation, d’un enregistrement fiscal, d’un enregistrement de sécurité sociale et d’un enregistrement statistique.
• Licences ou permis : Comme dans de nombreux autres pays, en Chine, vous devrez peut-être obtenir des permis ou des licences spécialisés pour vous permettre d’opérer dans des secteurs spécifiques ou d’entreprendre certaines activités commerciales. Veillez à vous adresser à un expert local pour vérifier que vous êtes en possession de toutes les autorisations nécessaires.

Si vous vous associez à un employeur officiel  pour embaucher vos employés, vous n’aurez pas besoin de l’un d’entre eux en place et vous pourrez immédiatement embaucher.

Étapes pour embaucher en Chine

Regardons plus en détail comment embaucher en Chine. Ce processus comprend une série élémentaire d’étapes auxquelles vous êtes habitué dans votre pays d’origine. Toutefois, certains aspects du processus peuvent être légèrement différents lorsque vous embauchez en Chine depuis l’étranger.

1. Partager des annonces d’emploi

Tout d’abord, créez une annonce d’emploi pour un poste vacant que vous souhaitez pourvoir, puis publiez-la sur différents sites en ligne, y compris des sites généraux de tableau d’offres d’emploi et des tableaux d’offres d’emploi spécifiques à votre secteur d’activités. Le site de sites d’emploi le plus populaire en Chine s’appelle 51job. Zhaopin et ChinaHR sont deux autres options populaires. L’équivalent de LinkedIn en Chine a également pris beaucoup d’importance ces dernières années. Quels que soient les sites ou plateformes sur lesquels vous publiez votre annonce d’emploi, assurez-vous qu’elle est rédigée en chinois standard ou dans le dialecte local ou la langue locale pour les sites régionaux.

2. Évaluation des candidatures

Ensuite, vous devez évaluer les candidatures reçues pour créer une liste de présélection des candidats les plus qualifiés. Les demandeurs d’emploi chinois utilisent leur CV plutôt qu’un CV et une lettre de motivation. Ils peuvent donc inclure un plus grand nombre de détails sur leurs antécédents professionnels dans leurs CV. Les CV chinois incluent généralement de nombreuses informations personnelles qui ne figureraient pas dans le CV d’un pays occidental, comme la date de naissance d’un candidat, leur lieu de naissance ou leur état civil.

3. Mener les entretiens

Après avoir identifié les candidats possédant le meilleur profil, vous pouvez commencer à programmer des entretiens. Si vous embauchez des employés à distance en Chine, vous voudrez peut-être réaliser ces entretiens via une visioconférence. Gardez à l’esprit que le pare-feu de la Chine peut bloquer certaines applications ou certains sites Internet. Vous devrez veiller à utiliser un service de visioconférence qui est disponible dans votre pays et en Chine. Vous devrez également tenir compte du décalage horaire lors de la programmation d’entretiens virtuels. Malgré sa taille, toutes les Chines partagent un fuseau horaire: China Standard Time.

4. Faire des offres

Vous pouvez choisir d’effectuer plusieurs séries d’entretiens ou employer d’autres moyens pour identifier le meilleur candidat à un poste. Après avoir choisi les candidats possédant le meilleur profil, contactez-les pour leur offrir un poste au sein de votre entreprise. C’est le moment de négocier certains éléments comme le salaire et les avantages sociaux. Rappelez-vous que le contrat de travail est obligatoire en Chine. Vous devrez donc également créer un contrat de travail qui reflète toutes les conditions dont vous avez discuté, puis obtenir la signature de l’employé.

5. Intégrer votre candidat à l’embauche

Ce n’est qu’alors que vous pourrez accueillir vos candidats à l’embauche dans votre équipe et leur demander de remplir tous les documents nécessaires à la gestion de leur paie et les ajouter aux systèmes internes de votre entreprise. Si vous avez recours à une entreprise de portage salarial (EOR), vous n’aurez pas besoin de remplir toutes ces formalités, car l’entreprise de portage salarial (EOR) se chargera d’intégrer vos candidats à l’embauche et de la gestion de leur paie. L’entreprise de portage salarial (EOR) peut également s’assurer que tout s’effectue en toute légalité et respecte la législation chinoise.

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