Après avoir adopté une démocratie basée sur le marché en 1990s, la Pologne est devenue l’une des économies à la croissance la plus rapide en Europe. L’économie polonaise s’est régulièrement développée, avec un taux de croissance annuel moyen du PIB de 2.784 % au cours de la dernière décennie. La Pologne a également été le seul pays d’Europe à éviter d’entrer en récession pendant la crise financière 2008-2009 mondiale. Aujourd’hui, ce pays d’Europe centrale attire les entreprises internationales, car c’est une excellente destination pour investir, notamment en raison de son personnel qualifié et abordable.
Si vous voulez embaucher des employés en Pologne, commencez par lire notre guide qui aborde les éléments fondamentaux que les entreprises internationales doivent connaître avant de commencer à recruter des employés polonais.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Pologne
Un guide pour embaucher des employés en Pologne doit commencer par les informations de base que les employeurs internationaux doivent connaître sur la main-d’œuvre et les lois régissant la relation de travail.
1. Le marché du travail polonais
La main-d’œuvre de la Pologne est l’un des principaux avantages du pays qui attirent les investisseurs. La main-d’œuvre polonaise est ambitieuse, travailleuse, motive d’apprendre, loyale et entrepreneuriale. Le personnel polonais est également très instruit : 44 % des adultes polonais sont titulaires d’un diplôme de l’enseignement supérieur. Les actifs polonais sont nombreux à avoir suivi un cursus universitaire. Sept jeunes adultes sur des études 10 tertiaires ont un master, soit plus du double de la moyenne dans tous les pays de l’ Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE).
Le taux de chômage en Pologne a chuté chaque année au cours des huit dernières années et n’est actuellement que 6.5 pour cent. C’est considérablement plus bas que la moyenne de 8.3 % de la zone européenne. Le marché du travail tendu de la Pologne est une excellente chose pour l’économie, mais cela oblige peut-être les employeurs à déployer de plus grands efforts pour attirer les meilleurs talents dans leur organisation. Un autre constat utile : le taux de chômage varie considérablement d’une région à l’autre en Pologne, le nombre de chômeurs peut être plus élevé dans certaines régions.
Les plus grandes industries en Pologne sont l’agriculture, la fabrication, l’ énergie et le tourisme, mais les employeurs de divers secteurs peuvent trouver des travailleurs polonais qualifiés pour rejoindre leur entreprise.
2. Les langues en Pologne
Plus de 95 % des Polonais parlent le polonais, la langue officielle du pays. La deuxième langue la plus couramment parlée en Pologne est l’anglais, qui est parlé par 19.85 % de la population. Pour la grande majorité de ces personnes, l’anglais est leur deuxième langue. Après l’anglais, le russe et l’allemand sont les langues les plus couramment parlées dans le pays.
L’anglais est une deuxième langue couramment parlée, mais vous ne devriez pas vous attendre à trouver des employés qualifiés maîtrisant également l’anglais. Dès que vous commencerez le processus de recrutement, vous aurez besoin d’un traducteur qui vous aidera à parcourir les tableaux d’offres d’emploi polonais et à rédiger votre annonce d’emploi en polonais.
3. Les contrats de travail polonais
L’une des étapes clés de l’embauche en Pologne consiste à fournir aux candidats à l’embauche un contrat de travail conforme sur le plan légal à la date de début de l’emploi au sein de votre entreprise. Les contrats doivent être rédigés en polonais ou être accompagnés d’une traduction en polonais. Le contrat doit au minimum inclure les éléments suivants :
- Type de contrat de travail
- Noms de l’employeur et de l’employé
- Durée du contrat
- Date de signature et date de début de l’emploi
- Type de travail
- Lieu de travail
- Décomposition de la rémunération pour le poste
En plus des dispositions susmentionnées du contrat, vous devez également fournir des détails supplémentaires au cours des sept jours qui suivent la date de début de l’employé. Cela inclut l’emploi du temps quotidien et hebdomadaire, les périodes de paiement, les congés et la période de préavis. Si vous n’incluez pas ces détails dans le contrat initial que signent les employés, prenez le temps au cours du premier jour de travail des employés de passer en revue les détails de leur nouveau poste ainsi que leurs conditions de travail.
4. Exigences concernant les heures de travail et les salaires
Le droit du travail polonais fixe une semaine de travail à temps plein à 40 heures réparties en cinq journées de huit heures. Certains jours ou semaines peuvent dépasser ces limites, mais la moyenne au cours d’une période de référence de quatre mois doit respecter la limite. Les employés peuvent effectuer des heures supplémentaires, mais aucun employé ne doit travailler plus de 150 heures supplémentaires au cours d’une année calendaire, sauf si le contrat de travail ou la convention collective fixe une limite différente. En aucun cas, un employé ne doit travailler plus de 48 heures par semaine en moyenne.
De la même manière qu’il fixe des limites pour le temps de travail, le gouvernement polonais fixe également des seuils minimums pour les salaires. Début 2021, le salaire minimum a été porté au 2 800 zloty polonais (PLN) par mois, ce qui équivaut à environ 630 euros. Veillez à vérifier les taux actuels de salaire minimum et suivez les normes de salaire dans votre secteur d’activités afin de proposer des salaires justes et compétitifs à vos nouveaux employés.
5. Droit à bénéficier de congés payés
La Pologne a 13 des jours fériés où les employés doivent s’absenter du travail. Les employés polonais bénéficient également d’un droit minimum aux congés, dont le montant dépend du nombre d’années qu’ils ont passées dans l’enseignement secondaire ou post-secondaire, dans la main-d’œuvre ou dans une combinaison des deux. Pour les employés ayant moins de 10 années d’expérience, le nombre minimum de congés annuels est de 20 jours. Les employés ayant 10 années d’expérience ou plus doivent bénéficier de 26 jours de congé.
Les employés polonais ont également le droit de bénéficier d’un congé maladie lorsqu’il est garanti. Les employeurs doivent payer à leurs employés malades au moins 80 pour cent de leur rémunération pendant un certain nombre de jours avant que le Bureau polonais de la sécurité sociale (ZUS) ne prenne le relais. Pour les employés de moins de 50 ans, les employeurs paient un congé maladie dans une limite de 33 jours. Pour les employés plus âgés, les employeurs paient un congé maladie dans une limite de 14 jours.
6. Impôt sur le revenu et sécurité sociale
Le gouvernement polonais applique un impôt progressif sur le revenu des employés. La Pologne utilisant un modèle de prélèvement à la source, les employeurs sont donc chargés de retenir l’impôt sur le revenu des employés sur leurs bulletins de salaire.
Les employeurs doivent également déduire le montant correspondant aux cotisations de la sécurité sociale et réaliser leurs propres cotisations. Les cotisations à la sécurité sociale doivent être versées chaque mois à la caisse de sécurité sociale. La sécurité sociale comprend les assurances retraite, invalidité, accidents du travail et maladie. Les employés et les employeurs versent des parts de cotisation équivalentes au régime de retraite. Les employeurs effectuent la majeure partie des cotisations de l’assurance invalidité. Les employeurs paient en totalité l’assurance des accidents du travail et les employés paient en totalité l’assurance maladie. Le montant total des cotisations des employeurs peut s’élever à 18 % de la rémunération brute des employés. Pour les employés, ce montant s’élève à 14 % de leur rémunération brute.
En plus des cotisations de sécurité sociale, les employeurs doivent également verser 2.45 % de la rémunération brute mensuelle des employés au Fonds du travail et 0.1 % au Fonds d’avantages sociaux garantis des employés.
Sachez que la fiscalité générale finance le système de santé publique de la Pologne. Autrement dit, les employeurs n’ont pas l’obligation de fournir des polices privées d’assurance maladie. Cependant, les prestations d’assurance maladie supplémentaires sont devenues plus populaires ces dernières années, ce qui peut être un avantage intéressant à offrir à vos employés.
Le coût d’embauche d’un employé en Pologne
Le coût de la main-d’œuvre en Pologne constitue un véritable attrait pour les entreprises internationales qui veulent développer leur présence en Europe. Les données les plus récentes d'Eurostat montrent que le coût horaire moyen de la main-d'œuvre en Pologne, qui comprend à la fois les salaires et les coûts non salariaux, est de l'10.70euro. Ce chiffre est nettement inférieur à la moyenne de l’Union européenne (UE) qui s’élève à 27.70 euros et à peine un tiers plus élevé que la moyenne de 31.40 euros pour la zone euro.
Le coût de la main-d’œuvre en Pologne augmente de façon continue depuis 2008 et il s’agit de l’augmentation la plus rapide en comparaison avec la plupart des autres pays européens. Le coût de la main-d’œuvre en Pologne reste néanmoins relativement faible comparé à d’autres pays européens.
Mais ce n’est pas la seule dépense dont vous devez tenir compte lorsque vous embauchez. Le processus de recrutement en tant que tel peut représenter un coût important pour votre entreprise. Vous voudrez probablement tirer le meilleur parti de ce processus et trouver les employés les plus compétents pour accompagner la réussite de votre entreprise sur le long terme. Une part considérable des coûts de recrutement peut être destinée à une agence de recrutement ou à votre équipe de ressources humaines si vous décidez de gérer ce processus en interne. Dans les deux cas, le recrutement international peut entraîner des coûts supplémentaires auxquels vous n’êtes pas habitués dans votre pays, notamment :
- La constitution de votre entité légale en Pologne.
- La réalisation de voyages en Pologne pour créer votre entreprise et rencontrer des employés.
- L’embauche d’un traducteur pour vous aider à rédiger des annonces d’emploi et des documents en polonais, et à communiquer avec les candidats au poste.
- Le partenariat avec des experts locaux pour vous aider à comprendre le droit polonais en matière de travail, de commerce et de fiscalité.
- De nouveaux coûts généraux si vous créez une structure physique en Pologne.
Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Pologne ?
Vous voulez probablement vous concentrer sur le processus d’embauche en Pologne, mais avant d’embaucher qui que ce soit, votre entreprise doit disposer d’une entité légale en Pologne afin que vous puissiez employer en toute légalité des citoyens polonais. Selon l’Économie commerciale, il faut environ 37 jours pour lancer une entreprise en Pologne. Le processus peut toutefois prendre plus de temps si vous tenez compte des recherches effectuées et de la planification que nécessite une expansion internationale.
La plupart des entreprises internationales choisissent de créer une société à responsabilité limitée en tant que filiale polonaise. La création d’une société à responsabilité limitée polonaise implique plusieurs étapes, telles que :
- Exécuter les statuts de votre constitution via un avocat.
- Ouvrir un compte bancaire polonais.
- Payer le capital social nécessaire.
- Immatriculer votre entreprise auprès du Registre du Tribunal national.
- Nommer un comité de direction.
- Immatriculer votre entreprise auprès du registre du commerce.
Selon le secteur d’activités de votre entreprise et des activités que vous souhaitez exercer en Pologne, vous pouvez également avoir besoin de faire la demande de permis ou licences spéciaux. Vous devez également satisfaire toutes les exigences légales relatives à la création de votre entreprise avant de vous consacrer au recrutement d’employés polonais. Vous ne pourrez pas intégrer d’employés ni mettre en place la gestion de la paie avant d’avoir officiellement implanté votre entreprise.
Il existe une autre solution si vous souhaitez embaucher immédiatement de nouveaux employés en Pologne sans créer votre propre entité dans le pays : le recours à une entreprise d’externalisation des ressources humaines ou de portage salarial (EOR). Une entreprise polonaise de portage salarial (EOR) peut jouer le rôle de l’employeur officiel de votre personnel polonais. Vous pouvez toujours recruter vos propres employés et diriger le travail qu’ils effectuent, tandis que l’EOR gère les aspects techniques de l’emploi, notamment la gestion de l’intégration, de la paie, des avantages sociaux et de la conformité juridique.
Conseils pour embaucher en Pologne
En plus de comprendre les lois de base sur l’emploi que vous devez respecter, vous devez également garder à l’esprit quelques conseils lorsque vous recrutez en Pologne. Certains aspects des pratiques d’embauche en Pologne peuvent différer des pratiques de votre pays d’origine. Lorsque vous embauchez une personne en Pologne, veillez à suivre les conseils suivants :
- Publier des annonces d’emploi sur les sites d’offres d’emploi polonais les plus populaires : Olx.pl – praca est le site Web lié à l’emploi le plus populaire de Pologne, avec plus de 3 millions d’utilisateurs. Linkedin, avec 2.82 millions d’utilisateurs, et Pracuj.pl, avec 2.74 millions d’utilisateurs, sont également des sites populaires liés au travail en Pologne. D’autres sites sur lesquels vous pouvez envisager de publier des annonces d’emploi comprennent Gowork.pl, Indeed et Jooble. Vous pouvez également publier des annonces d’emploi dans les sections spéciales des journaux polonais.
- Soyez conscient des différences de CV polonais : Vous remarquerez peut-être que de nombreux programmes d’études polonais (CV) comprennent des informations personnelles, telles que la date et le lieu de naissance d’une personne, son état civil actuel, ainsi qu’un portrait du demandeur. Ces renseignements sont couramment inclus dans certains pays, mais vous pouvez ne pas y être habitué si dans votre pays les curriculum vitae, ou CV, ont tendance à être moins personnels.
- Interrogez les employés à distance virtuellement : De nombreux employeurs internationaux choisissent de mener des entretiens virtuellement, en particulier si vous embauchez des employés à distance en Pologne plutôt que d’y installer un bureau physique. Le taux de pénétration d’Internet est élevé en Pologne. Vous ne devriez pas avoir de problème à communiquer avec les candidats à un poste via des canaux de communication en ligne. Si vous programmez des entretiens virtuels, veillez à tenir compte du décalage horaire afin de programmer un horaire qui convient aussi bien au candidat qu’au recruteur.
- Respectez les lois sur la vérification des antécédents : Vous pouvez être habitué à effectuer des vérifications des antécédents dans le cadre de votre processus d’embauche avant de proposer officiellement des postes de candidats dans votre entreprise, mais en Pologne, la vérification des antécédents est principalement interdite. Vous pouvez demander le consentement des candidats pour vérifier les informations sur leur CV, mais les candidats peuvent refuser s’ils le souhaitent.
Commencer à embaucher en Pologne avec Globalization Partners
Si vous voulez embaucher des employés en Pologne sans avoir à gérer le temps, les frais et les formalités liés à une expansion internationale, adressez-vous à Globalization Partners. En tant qu’entreprise internationale de portage salarial (EOR) présente en Pologne, nous pouvons rationaliser le processus de recrutement international afin que vous puissiez commencer à recruter des employés polonais et nous déléguer toutes les questions de logistique. En savoir plus sur notre solution EOR en Pologne et déterminer si travailler avec un EOR est adapté à vos objectifs de recrutement internationaux.
