Guide d’embauche en Pologne

La Pologne est l’une des économies à la croissance la plus rapide de l’UE. Son économie s’est régulièrement développée, avec un taux de croissance annuel moyen du PIB de 3.4 % au cours de la dernière décennie. 

La Pologne est une destination attrayante pour l’investissement direct étranger (IDE) en raison d’importants investissements prévus de la part des fonds de récupération de l’UE et des secteurs privés axés sur la fabrication avancée, l’informatique et la transformation énergétique.Le vivier de talents de la Pologne est hautement qualifié, bien formé (en particulier dans les domaines des STIM) et multilingue, ce qui représente un attrait majeur pour les entreprises mondiales.

Avant de vous développer en Pologne, vous devrez comprendre les contrats, les taxes, les salaires, les avantages sociaux et les autres lois sur l’emploi. Notre guide vous dira tout ce que vous devez savoir sur l’embauche en Pologne.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Pologne

Si vous développez votre activité en Pologne pour la première fois, il y a des exigences légales importantes à connaître. Ces normes et lois influencent les pratiques d’embauche en Pologne et de nombreux aspects de la relation employeur-employé, y compris la rémunération et les avantages sociaux. 

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Voici cinq choses à savoir sur l’embauche en Pologne.

1. Les langues en Pologne

Le polonais est la langue officielle. L’anglais est la langue non polonaise la plus courante. Le pays se classe dans le top 15-20 mondial pour sa maîtrise de l’anglais.

Les secteurs de l’externalisation des processus métier (BPO) et des  centres de services partagés (SSC) de Pologne sont alimentés par un grand nombre de talents qualifiés et multilingues.

2. Contrats de travail en Pologne

Les employeurs doivent fournir un contrat de travail écrit, ou une confirmation écrite des conditions principales, avant que l’employé ne commence à travailler. 

Le contrat doit être en polonais ou accompagné d’une traduction polonaise. Dans les contrats multilingues, la version polonaise est la version juridiquement contraignante. 

Le contrat doit comprendre au moins :

• Type de contrat de travail (essai, durée déterminée, indéfinie) 

• Noms et adresses de l’employeur et de l’employé 

• Durée du contrat (à durée déterminée ou essai) 

• Date de signature et date de début du travail 

• Intitulé et description du poste 

• Lieu(s) de travail 

• Répartition du salaire et des avantages sociaux

• Temps de travail (temps plein/temps partiel) 

S’ils ne sont pas inclus dans le contrat, les employeurs doivent fournir par écrit dans les sept jours suivant la date de début de l’employé :

• Horaires de travail quotidiens et hebdomadaires 

• Périodes de paie et mode de paiement 

• Droit aux congés 

• Période de préavis de résiliation 

• Règles pour les heures supplémentaires, les périodes de repos et les pauses 

• Toute convention collective applicable 

Ces détails doivent être examinés avec l’employé au plus tard le premier jour.

3. Heures de travail et salaires en Pologne

La semaine de travail en Pologne est de 40 heures, répartie sur cinq jours. Les heures supplémentaires sont limitées à 150 heures par an, à moins qu’une limite plus élevée ne soit fixée dans une convention collective, une réglementation sur le lieu de travail ou un contrat individuel. Indépendamment de tout accord, les heures de travail hebdomadaires moyennes (y compris les heures supplémentaires) ne peuvent pas dépasser 48 heures. Les employés bénéficient d’au moins 11 heures consécutives de repos par période de 24 heures et d’au moins 35 heures consécutives de repos par semaine.

À partir de 2025, le salaire minimum en Pologne est de 4 666 PLN par mois. 

4. Congés payés en Pologne

La Pologne compte 14 jours fériés nationaux. Les employés bénéficient de ces jours de congé avec rémunération.

Le calcul des années de service comprend tous les emplois précédents (indépendamment des pauses ou de l’employeur) et les périodes d’études créditées (p. ex., jusqu’à huit ans pour l’enseignement supérieur). Les employés ayant moins de 10 ans de service reconnu (y compris l’emploi et certaines périodes de formation) bénéficient de 20 jours de congé annuel payé. Les employés ayant 10 ans ou plus de service reconnu bénéficient de 26 jours. 

Les employeurs doivent payer au moins 80 % du salaire de l’employé pour les congés maladie. Le montant des jours de maladie financés par l’employeur dépend de l’âge de l’employé :

• Pour les employés de moins de 50 ans, l’employeur paie jusqu’à 33 jours de congé maladie par année civile.

• Pour les employés âgés de 50 ans ou plus, l’employeur paie jusqu’à 14 jours. 

• Après ces périodes (33 ou 14 jours, selon l’âge), l’ institution d’assurance sociale (ZUS) prend en charge l’indemnité de maladie.

5. Impôt sur le revenu et sécurité sociale en Pologne

Les employeurs doivent inscrire les employés auprès de ZUS dans les sept jours civils suivant le début de leur emploi. Les cotisations de sécurité sociale comprennent la retraite, l’invalidité, l’accident et l’assurance maladie, avec des taux spécifiques pour chaque type. Le taux de cotisation à l’assurance maladie est de 9 % du salaire. Les employeurs doivent transférer les cotisations de sécurité sociale à ZUS avant le 15 ou le 20 du mois suivant, en fonction de leur statut juridique.

La Pologne utilise un système progressif d’impôt sur le revenu. En 2025, les taux sont de 12 % sur le revenu annuel jusqu’à 120 000 PLN, et de 32 % sur le revenu supérieur à ce seuil. Les employeurs sont responsables du calcul, de la retenue et du versement de l’impôt sur le revenu personnel (PIT).

Les employeurs doivent déduire et transférer mensuellement les cotisations de sécurité sociale des employés et des employeurs à ZUS. La sécurité sociale couvre les assurances retraite, invalidité, accident et maladie, ainsi que l’assurance maladie.

• Assurance retraite : répartie à parts égales (9.76 %)

• Assurance invalidité : 6.5 % payée par l’employeur, 1.5 % par l’employé

• Assurance accident : payée par l’employeur, généralement 1.67 % pour les petits employeurs, mais le taux varie en fonction du risque

• Assurance maladie : payée par l’employé (2.45 %)

• Assurance maladie : payée par l’employé (9 %)

Au total, les cotisations patronales (y compris tous les fonds) sont d’environ 18–20 %, et les cotisations salariales sont de 13–14 %.

Les employeurs doivent verser 2.45 % de la rémunération brute des employés au fonds du travail (1.00 % au fonds du travail et 1.45 % au fonds de solidarité). Les employeurs contribuent également à hauteur de 0.1 % au fonds d’avantages sociaux garantis des employés.

Les soins de santé sont financés par des cotisations obligatoires à l’assurance maladie. Vous n’avez pas besoin de fournir une assurance maladie privée, mais l’assurance maladie supplémentaire est un avantage populaire.

Principaux centres de recrutement en Pologne

Certaines villes de Pologne sont connues pour des secteurs particuliers. Savoir ce que chaque ville a à offrir vous permet de concentrer vos efforts de recrutement au bon endroit et de pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux centres de talents en Pologne sont :

• Varsovie est la capitale et la plus grande ville de Pologne. Varsovie est le principal centre d’affaires, financier et technologique du pays. Elle accueille des entreprises multinationales, des institutions financières et des entreprises technologiques.

• Cracovie est connue pour ses services informatiques, commerciaux (BPO/SSC) et sa scène de startup. Cracovie est une destination de recrutement majeure pour les entreprises mondiales, en particulier dans les domaines de la technologie, de la finance et des services partagés.

• Wrocław est un centre de services informatiques, de R&D, de fabrication et d’entreprise, avec une forte présence d’entreprises technologiques et d’ingénierie mondiales.

• PoznaÆ est reconnu pour ses secteurs de la fabrication, de la logistique et des services aux entreprises, et est un site populaire pour les employeurs mondiaux.

• Gdaūsk dispose d’un vivier de talents qualifiés dans les domaines de l’informatique, de l’expédition, de la logistique et de la finance. La ville compte un nombre croissant de startups technologiques et de centres d’affaires mondiaux.

Principaux secteurs d’activité en Pologne

Comprendre les principales industries polonaises vous permet de comparer les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux quant à l’endroit où investir et développer votre main-d’œuvre. 

Les principales industries en Pologne comprennent :

• Externalisation des processus métier (BPO) et services partagés (SSC) : il s’agit de l’un des secteurs les plus modernes et à la croissance la plus rapide de Pologne. Les entreprises mondiales fondent leurs centres de services partagés pour la finance, la comptabilité, les RH et la R&D dans des villes comme Cracovie, Varsovie et Wrocław en raison de la main-d’œuvre hautement qualifiée, multilingue et éduquée.

• Services informatiques et numériques : la Pologne est un important centre de talents informatiques avec un grand nombre de développeurs de logiciels, d’ingénieurs et de spécialistes informatiques. Les entreprises mondiales établissent de plus en plus de centres de R&D et de technologie numérique ici. Le gouvernement investit également massivement dans les technologies numériques et l’IA.

• Automobile : il s'agit de l'un des plus grands secteurs industriels de Pologne. Elle se concentre sur la production de pièces et de composants (fourniture de fabricants mondiaux), ainsi que sur les véhicules utilitaires légers. La Pologne possède également la plus grande usine de batteries de véhicules électriques d’Europe.

• Électronique et appareils ménagers : la Pologne est l’un des principaux producteurs européens d’appareils électroniques et d’appareils ménagers. Des grandes entreprises mondiales y ont des centres de production et de R&D.

• Fabrication avancée : cela comprend des domaines tels que l’aérospatiale et la défense, en particulier dans des grappes telles que la vallée de l’aviation dans le sud-est.

Coût d’embauche d’un employé en Pologne

Que vous recrutiez un employé ou une équipe entière en Pologne, les dépenses sont inévitables. Budget pour les éléments suivants :

• Configuration de l’entité (sauf si vous collaborez avec un employeur officiel)

• Offres d’emploi

• Coûts de la main-d’œuvre pour l’examen des candidatures

• Gestion de la paie

• Impôts

• Salaires

• Avantages

• Bonus

• Les indemnités

• Assurances

• Voyage

• Traducteur (le cas échéant)

Selon G-P Verified Sources fromGia, le taux de charge de l’employeur en Pologne, qui comprend les coûts déclenchés en plus des salaires, est d’environ 20-21 %. 

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés en Pologne ?

Assurez-vous de couvrir ces éléments essentiels avant de développer votre équipe en Pologne :

• Enregistrez votre entreprise auprès du registre national des tribunaux (KRS).

• Obtenez un REGON (numéro statistique).

• Inscrivez-vous pour obtenir un numéro d’identification fiscale (NIP).

• Inscrivez-vous au ZUS.

• Ouvrez un compte bancaire local.

• Enregistrez chaque nouvel employé auprès de ZUS.

• S’inscrire pour la conformité en matière de santé et de sécurité (BHP).

• Notifier l’inspection du travail de l’État (si nécessaire).

• Configurer les systèmes de paie.

• S’immatriculer auprès des services de TVA.

La création d’une filiale en Pologne peut prendre des semaines ou des mois. Utilisez G-P EOR pour embaucher des employés à temps plein en Pologne sans créer votre propre entité. Construisez votre équipe en Pologne à moindre coût et en ayant l’esprit tranquille, en sachant que vous le faites en toute conformité.

Étapes pour embaucher en Pologne

Le processus de recrutement en Pologne est similaire à celui que vous connaissez probablement dans votre propre pays. Le processus de recrutement suit cinq étapes de base : la publicité du poste, l’évaluation des candidatures, l’entretien des candidats, l’envoi des offres d’emploi et l’intégration de nouveaux employés.

1. Faire la publicité des postes vacants en Pologne

Créez une description détaillée du poste et définissez le rôle en fonction des responsabilités et des qualifications. Assurez-vous que la description du poste est conforme au droit polonais de lutte contre la discrimination et le travail. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn et GoldenLine sont des sites d’emploi populaires en Pologne.

2. Évaluez les candidatures de vos candidats polonais

Recueillir les candidatures et examiner les CV. Sélectionnez les candidats en fonction de leurs qualifications, de leur expérience et de leur adéquation au poste. Vous avez besoin d’un consentement explicite pour effectuer une vérification des antécédents, contacter les employeurs précédents ou consulter les réseaux sociaux d’un professionnel.

3. Entretien avec les candidats en Pologne

Interrogez les candidats qui sont arrivés sur votre liste de présélection. Vous pouvez effectuer ces entretiens en personne ou virtuellement. Utilisez des questions d’entretien structurées et non discriminatoires. Gia peut vous aider à créer des questions qui respectent les lois anti-discrimination en Pologne, afin que vous puissiez trouver la meilleure solution pour le poste tout en respectant les réglementations locales. 

4. Faire des offres d’emploi en Pologne

Contactez le candidat que vous avez choisi pour lui proposer un poste dans votre entreprise. Préparer un contrat de travail conforme en polonais. Inclure toutes les conditions requises par la loi, telles que l’intitulé du poste, le salaire, les heures de travail, la date de début, etc. Les deux parties doivent signer le contrat avant que l’employé ne commence à travailler.

5. Intégration de nouveaux employés en Pologne

Vous pouvez désormais intégrer de nouveaux employés. Enregistrez votre nouvel employé auprès de ZUS dans les sept jours suivant le début de l’emploi. Organiser une formation obligatoire sur la santé et la sécurité au travail (BHP) et programmer un examen médical préalable à l’emploi. Recueillir et vérifier les documents nécessaires tels que la pièce d’identité, les diplômes et les permis de travail.

Si vous travaillez avec un EOR comme G-PÆ, vous n’aurez pas à vous soucier du fardeau administratif de l’intégration. Nous simplifierons le processus, afin que vous puissiez vous concentrer sur la formation de votre nouvel employé et l’intégrer à la culture de votre entreprise. 

Embaucher des sous-traitants en Pologne

Travailler avec des entrepreneurs indépendants en Pologne peut être un moyen rentable de tester le marché et de construire une présence, sans l’engagement des employés à temps plein. Les entrepreneurs basés en Pologne comprennent le comportement, les règles et les pratiques commerciales des consommateurs locaux. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et leurs processus de travail établis.

L'embauche de sous-traitants vous permet d'ajuster facilement votre main-d'œuvre en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts de l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un entrepreneur indépendant en Pologne, tenez compte des éléments suivants :

1. Employés par rapport aux entrepreneurs indépendants en Pologne

Il est important de comprendre la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants. En Pologne, les employeurs embauchent des employés pour travailler et, en retour, leur versent un salaire et des avantages sociaux réguliers. Les prestataires indépendants fournissent des services. Contrairement aux employés, les sous-traitants fixent leurs horaires, utilisent leur propre équipement et travaillent sur des projets spécifiques plutôt que d’avoir un rôle continu.

2. Pénalités pour erreur de classification en Pologne

Classer quelqu’un en tant qu’entrepreneur lorsqu’il ne l’est pas peut entraîner de lourdes sanctions. En cas d’erreur de classification, vous devrez :

• Payer toutes les cotisations ZUS en souffrance pour la période de classification erronée.

• Payer tout impôt sur le revenu impayé avec intérêts.

• Encourez des amendes pour violation du droit du travail, qui peuvent aller de 1,000–30 000 PLN par infraction.

3. Comment payer les sous-traitants en Pologne

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