Globalization Partners fournit des services de portage salarial (EOR) pour les clients qui veulent embaucher des employés et assurer la gestion de la paie sans avoir à créer au préalable une succursale ou une filiale en Pologne. Votre candidat est embauché par l’intermédiaire de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines (PEO) polonaise de Globalization Partners, conformément au droit du travail local, et peut être intégré en quelques jours au lieu des mois que cela prend habituellement. La personne intègre votre équipe et travaille pour le compte de votre entreprise, exactement comme si elle était votre employée, pour répondre à vos besoins dans le pays.

Notre solution complète et notre service d’entreprise d’externalisation des ressources humaines à l’international permettent aux clients d’exécuter la gestion de la paie en Pologne, tout en nous déléguant les questions de gestion des ressources humaines, de la fiscalité et de la conformité. En tant qu’entreprise d’externalisation des ressources humaines experte mondiale, nous gérons les meilleures pratiques en matière de contrats de travail, les avantages sociaux légaux et conformes aux normes du marché, les dépenses des employés, ainsi que les indemnités de départ et de licenciement si nécessaire. Nous vous tenons également au courant des modifications apportées au droit du travail sur l’emploi en Pologne.

Votre nouvel employé est plus rapidement productif, son expérience d’embauche est meilleure et il est dévoué à 100 % à votre équipe. Vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vous disposez d’une équipe d’experts en emploi dévoués qui vous aident à chaque embauche. Globalization Partners vous permet d’exploiter le talent des personnes les plus brillantes dans plus de 185 pays du monde entier, rapidement et sans effort.

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Embaucher en Pologne

Le processus d’embauche et d’intégration en Pologne n’est pas différent de celui du reste de l’Union européenne, à quelques exceptions près, ou nuances. La Pologne est un pays membre de l’UE depuis 2004, mais elle ne fait pas encore partie de l’Union monétaire de l’UE. Par conséquent, sa monnaie locale est toujours le zloty polonais (PLN).

Lorsque vous négociez les termes d’un contrat de travail et d’une lettre d’offre avec un employé en Pologne, il peut être utile de garder les points suivants à l’esprit :

Les contrats de travail en Pologne

Les contrats de travail doivent être signés et enregistrés auprès du Bureau de la sécurité sociale au plus tard 7 jours avant le début du travail. Outre l’emploi signé, une série de déclarations et de formulaires spécifiques sont requis pour l’enregistrement auprès des autorités. Les contrats doivent être rédigés en polonais ou en anglais et comprendre, au minimum, les éléments ci-dessous :

Parties concernées par l’accord (c’est-à-dire un employeur et un employé)
Durée du contrat (voir ci-dessous pour les types de contrat)
Date d’exécution (c’est-à-dire date de signature)
Conditions d’emploi :

Type de travail (c’est-à-dire les tâches à accomplir)
Lieu de travail (c’est-à-dire bureau de travail ou bureau à domicile)
Détails de la rémunération (y compris la rémunération variable/bonus - traitée comme un salaire supplémentaire et imposable comme le revenu de base)
Type d’emploi (si le travail doit être effectué à temps plein ou à temps partiel)
Date de commencement (c’est-à-dire date de début)

Types de contrats (durée de service)

Il existe 3 types de contrats de travail en ce qui concerne la durée du contrat :

Court terme (« contrat d’essai »), qui peut consister entièrement en une période probatoire (jusqu’à 3 mois)
Contrat à durée déterminée de 33 mois (renouvelable jusqu’à 3 fois).
Indéfini (« ouvert »)

(les contrats à durée déterminée et les contrats à durée indéterminée peuvent également inclure des périodes d’essai)

En outre, l’employeur doit informer l’employé, par écrit et dans les 7 jours suivant la date d’exécution du contrat, des détails suivants (s’ils ne figurent pas déjà dans le contrat) :

Heures de travail
Fréquence des paiements
Droits au congé annuel
Période de préavis pour le licenciement

Heures de travail en Pologne

Les heures de travail sont normalement de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine. Tout ce qui dépasse les heures de travail convenues est considéré comme des « heures supplémentaires » et doit être approuvé par l’employeur. Le droit du travail stipule que les heures supplémentaires ne doivent pas dépasser 150 heures dans une année donnée. Les heures supplémentaires sont rémunérées sur la base d’un barème d’indemnités (50 à 100 % du salaire brut en plus du salaire normal, selon le moment où les heures supplémentaires ont été effectuées) ou avec des congés supplémentaires (1:1).

Jours fériés en Pologne

La Pologne compte 13 jours fériés :

Jour de l’an
Épiphanie
Dimanche de Pâques
Lundi de Pâques
Fêtes du Travail
Jour de la Constitution
Fête-Dieu
Jour de l’Assomption
Toussaint
Fête de l’Indépendance
Noël
Lendemain de Noël

Jours de congé en Pologne

En outre, les employés ont droit à entre 20 et 26 jours de congés payés ou de vacances (en fonction de leur ancienneté). L’ancienneté est prise en compte sur la base de toutes les périodes d’emploi et d’éducation (pas seulement l’employeur actuel). Les employés ayant moins de 10 ans d’ancienneté ont droit à 20 jours de congé, tandis que les employés ayant 10 années d’ancienneté ou plus ont droit à 26 jours.

Lorsque les congés ne sont pas utilisés, ils peuvent être reportés à l’année civile suivante (la période de report peut aller jusqu’à 3 années). Quatre jours de maladie « à la demande » sont inclus dans ce droit de congé.

Congé maladie en Pologne

Les employés ont également droit à des congés maladie payés supplémentaires « certifiés » pour les maladies de longue durée lorsqu’ils sont prescrits par un médecin (c’est-à-dire qu’ils nécessitent une déclaration officielle d’un médecin). Dans ce cas, l’employeur paie jusqu’à 33 jours de maladie (tout ce qui est supplémentaire est payé par le Bureau de la sécurité sociale).

Congé maternité/paternité en Pologne

En Pologne, les congés de maternité et de paternité sont payés par le Bureau de la sécurité sociale (ZUS) :

La durée du congé maternité dépend du nombre d’enfants nées d’une même grossesse. La durée maximale est de 37 semaines en cas de naissance de cinq enfants ou plus, tandis qu’elle est de 20 semaines en cas de naissance d’un seul enfant. Une employée femme, après avoir utilisé au moins 14 semaines de congé maternité après la naissance, a le droit de renoncer à la partie restante du congé. Dans ce cas, la partie non utilisée du congé maternité doit être utilisée par un employé homme qui élève un enfant.

Un employé masculin a droit à un congé de paternité de 2 semaines à prendre avant que l’enfant n’ait atteint l’âge de 24 mois. Il peut être pris en une ou deux fois (chaque partie doit durer au moins une semaine).

Une employée, après l’épuisement de son congé maternité, a également le droit à un congé maternité ou paternité d’une durée de 32 semaines (en cas de naissance unique) ou 34 semaines (en cas de naissances multiples). Les deux parents ont droit au congé maternité ou paternité et ils peuvent l’utiliser en même temps. Dans ces cas-là, la durée totale du congé ne doit pas excéder les montants précédés (32 ou 34 semaines).

Un employé ayant au moins 6 mois d’ancienneté à le droit de prendre un congé parental sans solde dont la durée ne doit pas dépasser 36 mois. Le congé est accordé avant que l’enfant atteigne l’âge de 6 ans.

Licenciement/cessation d’emploi en Pologne

Il est toujours possible de mettre fin aux contrats de travail, sans pénalité, par consentement mutuel entre l’employeur et l’employé.

Les contrats à durée indéterminée sont plus difficiles à résilier car ils exigent des motifs et une justification de la résiliation (ces motifs peuvent être contestés par l’employé devant le tribunal du travail, s’il n’est pas d’accord avec eux).
Les contrats à court terme et à durée déterminée ne nécessitent qu’un préavis approprié (la raison et la justification ne sont pas requises)
Les périodes de préavis dépendent de l’ancienneté (voir ci-dessous pour les Périodes de préavis)

Chaque type de contrat peut être résilié moyennant un préavis approprié :

Préavis obligatoire pour les contrats de courte durée (jusqu’à 3 mois)

3 journées de travail si la période d’essai n’excède pas 2 semaines
1 semaine si la période d’essai est supérieure à 2 semaines
2 semaines si la période d’essai est de 3 mois

Préavis requis pour les contrats à durée déterminée et indéterminée :

2 semaines si l’employé a moins de 6 mois d’ancienneté
1 mois si l’employé a au moins 6 mois d’ancienneté
3 mois si l’employé a au moins 3 ans d’ancienneté

Il est important de noter que l’employeur ne peut mettre fin à l’emploi qu’en donnant un préavis. Le paiement d’une indemnité de préavis n’est pas autorisé.

Remarque

L’employeur ne peut réduire le préavis de 3 mois (à 1 mois au minimum) qu’en cas de faillite ou de liquidation. Dans ce cas, l’employé conserve le droit à une indemnité égale à la rémunération de la partie restante de la période de préavis complète (« dispense de travail pendant le préavis »).

En outre, il est important de noter que, dans les cas où le licenciement est contesté par l’employé (en général, cela ne se produit que dans le cas d’un contrat à durée indéterminée), le tribunal du travail détermine le résultat (éventuellement en annulant le licenciement et en rétablissant l’emploi, ou en accordant des indemnités supplémentaires).

Payer ses impôts en Pologne

Les employés doivent être enregistrés auprès du Bureau de la sécurité sociale dans les 7 jours précédant leur prise de poste. Le système de sécurité sociale polonais comprend les éléments suivants :

Assurance retraite
Assurance médicale pour les maladies générales
Assurance maternité/paternité
Assurance invalidité
Assurance contre les accidents du travail
Assurance maternité/paternité
Assurance décès/funérailles

La cotisation sociale de l'employeur est 21% de rémunération. Les cotisations sociales de l’employé représentent environ 13,71 % de la rémunération brute mensuelle.

Il existe en outre un plafond annuel pour les cotisations de pension et d’invalidité (collectivement pour les employeurs et les employés). Dans 2023, ce montant total a été fixé à 208050 PLN.

L'employeur doit payer une cotisation obligatoire de 2,45% du salaire mensuel brut de l'employé au 'Fonds du travail' et un supplément 0,1% au 'Fonds de prestations garanties' de l'employé. Les deux concernent les allocations de chômage et sont des cotisations distinctes du système de la sécurité sociale.

Remarque

Bien que les prestations d’assurance maladie complémentaire (c’est-à-dire privée) ne soient pas obligatoires, elles sont devenues plus courantes ces dernières années (en particulier pour le personnel dirigeant dans les grandes villes). Si l'employé demande de tels avantages et que l'employeur choisit de les fournir, cela peut être facilité dans 1 des 2 façons; en combinant la police d'assurance complémentaire avec la provision de la visite médicale préventive (obligatoire) (voir ci-dessous pour Examens médicaux préventifs) dans le cadre d'un contrat unique avec un Centre de Médecine du Travail de son choix, ou l'employeur peut proposer au salarié une indemnité d'assurance privée (250 – 500 PLN par mois est recommandé, selon le centre médical).

Il est important de noter que l’assurance médicale complémentaire est considérée comme un revenu et est donc soumise aux cotisations sociales et à l’impôt normaux.

Examen médical préventif (REQUIS)

Tous les employés doivent passer un examen médical préventif avant de commencer à travailler, afin de s’assurer qu’ils sont suffisamment en forme pour exercer leurs fonctions (un certificat sera délivré par le médecin). Cet examen doit être facilité par l’employeur, c’est-à-dire qu’il doit être payé et commandé par le biais d’un processus formel de « recommandation ». Ces examens sont adaptés à un métier spécifique et sont réalisés par des médecins agréés. Les plus importants de ces centres médicaux sont les suivants : 1) Medicover, 2) Lux Med and 3) Enel-Med. Toutefois, les médecins du travail agréés dans les centres médicaux standard du pays peuvent également effectuer ces examens. Si l’employeur prévoit d’embaucher un grand nombre d’employées (>10), on conseille à l’employeur de signer un contrat avec un de ces centres médicaux agréés (une approche souvent plus rentable et efficace). Si certains centres médicaux demandent un contrat avec l’employeur, ce n’est généralement pas une obligation.

Le coût d’un examen médical préventif se situe entre 120 et 500 PLN (par employé) et dépend des tests demandés (combien) et du nombre de spécialistes impliqués (par exemple, un spécialiste des yeux pour un employé qui travaille sur ordinateur).

Formation sur la santé et la sécurité au travail (OBLIGATOIRE)

Tous les employés sont également tenus de suivre une formation sur la sécurité et la santé au travail avant de commencer à travailler afin de s’assurer que 1) ils sont informés des lois et des directives générales en matière de sécurité au travail et 2) ils reçoivent des instructions de sécurité spécifiques à l’entreprise et au poste (c’est-à-dire les conditions de santé au travail, les risques et les exigences de sécurité). Le programme global de « formation à la sécurité au travail » comporte 2 composantes, communément appelées « formation générale » et « discussions sur la boîte à outils » :

La « Formation générale » doit être effectuée par une entreprise spécialisée qui est agréée dans les dispositions fondamentales de la santé et de la sécurité au travail dans le cadre du Code du travail polonais élargi.
L’« exposé sur la boîte à outils » peut être réalisé par un représentant autorisé de l’entreprise (interne) qui a une connaissance approfondie du travail et de ce qui est nécessaire pour le faire en toute sécurité ; de l’environnement global, des risques pour la santé et des outils nécessaires pour les minimiser.

Le programme complet de sécurité et de formation au travail est estimé entre 90 et 120 PLN (par personne) et aucun contrat avec l’entreprise prestataire n’est nécessaire.

Il est important de noter que tous les employés doivent confirmer, par écrit, qu’ils connaissent les principes et les dispositions en matière de santé et de sécurité au travail.

Pourquoi Globalization Partners

L’établissement d’une succursale ou d’une filiale en Pologne pour engager une petite équipe est chronophage, coûteux et complexe. Le droit du travail polonais protège fortement les salariés et nécessite une grande attention portée aux détails et une compréhension des meilleures pratiques locales. Globalization Partners simplifie votre développement en Pologne et le rend aisé. Nous pouvons vous aider à recruter le candidat de votre choix, à traiter les questions des ressources humaines et de gestion de la paie, et à vous assurer de votre conformité avec la législation locale, sans avoir à assumer la charge d’une succursale étrangère ou d’une filiale. Notre entreprise d’externalisation des ressources humaines en Pologne et notre solution de portage salarial (EOR) internationale vous permettent de vous consacrer à la gestion de votre entreprise l’esprit tranquille.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Globalization Partners peut fournir une solution efficace de location des services d’employés ou d’entreprise d’externalisation des ressources humaines pour embaucher un employé en Pologne, veuillez nous contacter.

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