Employeur officiel (EOR) en Pologne

Contrats de travail en Pologne

Les contrats de travail doivent être écrits et signés avant ou le premier jour de travail du membre de votre équipe. 

Les contrats doivent indiquer la rémunération en PLN et être rédigés en polonais si l’employé vit et travaille en Pologne. Vous pouvez rédiger une version bilingue si un employé en demande une. Dans ce cas, informez l’employé que la version polonaise est la version juridiquement contraignante. 

Un contrat de travail standard comprend :

• Coordonnées de l’employeur et de l’employé

• Type de contrat

• Date d’exécution

• Conditions générales, y compris les tâches professionnelles, le lieu de travail, les heures de travail, la date de début et la rémunération

Les principaux types de contrats de travail sont :

• Durée déterminée, valable jusqu’à 33 mois et renouvelable jusqu’à trois fois

• Indéfini (ouvert), qui offrent le plus de protections aux employés

En Pologne, la durée de la période d’essai est fixée au début de l’emploi pour voir si l’employeur et l’employé conviennent. Lors de l’offre d’un contrat d’essai, l’employeur doit préciser quel type de contrat suivra si l’emploi se poursuit. S’il s’agit d’un contrat à durée déterminée, l’employeur doit également préciser sa durée prévue. Après la fin de la période d’essai, le nouveau contrat, appelé « contrat ultérieur », est signé. 

La durée de la période d’essai dépend du type de contrat ultérieur :

• Un mois pour un nouveau contrat à durée déterminée inférieur à six mois

• Deux mois pour un nouveau contrat à durée déterminée entre 6–12 mois

• Trois mois pour tous les autres cas, y compris les contrats à durée indéterminée

Vous n’avez pas besoin d’être un expert en droit des contrats polonais pour embaucher en Pologne. Un EOR Pologne rédige des contrats conformes au code du travail polonais et aux directives de l’UE pour vous. 

Droits aux congés en Pologne

Horaires de travail en Pologne

Les heures de travail ne peuvent pas dépasser huit heures par jour ou une moyenne de 40 heures sur cinq jours. Le travail au-delà de ces limites représente des heures supplémentaires. Les employés ne peuvent pas travailler plus de 150 heures supplémentaires au cours d’une année civile. Une convention collective (CBA) ou un contrat peut prolonger cette durée, mais les employés ne peuvent pas travailler plus de 48 heures par semaine. 

Les heures supplémentaires des jours de travail normaux sont payées à 50 % de plus que le salaire brut d’un employé. Les heures supplémentaires et le travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés sont payés à 100 % de plus que leur salaire, ou ils peuvent se voir accorder des congés à la place.  

Jours fériés en Pologne

Les employés basés en Pologne bénéficient de 14 jours fériés payés :

• Jour de l’An

• Épiphanie

• Dimanche de Pâques

• Lundi de Pâques

• La fête du Travail/le Jour de mai

• Jour de la Constitution

• Dimanche de la Pentecôte (le dimanche de la Pentecôte)

• Fête-Dieu

• Journée de l’armée polonaise/Hypothèse de Marie

• Tous les Saints

• Fête de l’Indépendance

• la veille de Noël

• Noël

• Le Lendemain de Noël

Si un jour férié tombe un samedi ou un jour chômé, les employeurs doivent accorder un autre jour de congé. 

Jours de vacances en Pologne

Les congés payés annuels sont basés sur l’ancienneté d’un employé, y compris tous les précédents emplois et études : 

• Les employés ayant moins de 10 ans d’ancienneté bénéficient de 20 jours

• Les employés ayant 10 ans d’ancienneté ou plus bénéficient de 26 jours

Les congés payés annuels comprennent quatre jours « à la demande » qui peuvent être pris avec un préavis court. 

Si le congé n’est pas utilisé au cours d’une année civile, les employeurs doivent s’assurer qu’il est accordé avant l 30 Septembre ’année suivante. Les employés peuvent demander un congé non utilisé pendant trois ans après la 30 Septembre date limite. Les employeurs sont passibles de sanctions s’ils n’accordent pas de congé dans ces délais.

Les autres types de congés comprennent :

• Congé de l’aidant : il s ’agit de cinq jours de congé sans solde par an pour des soins personnels ou pour soutenir un membre de la famille ou du foyer atteint d’une affection médicale grave.

• Congé pour cas de force majeure : il s’agit de deux jours ou 16 heures par an pour les questions urgentes de famille. Pendant ce congé, les employés reçoivent 50 % de leur salaire normal.

Les conventions collectives peuvent affecter les congés annuels des employés si un congé est en place. 

Congé maladie

Les employés reçoivent généralement 80 % de leur salaire lorsqu’ils disposent d’un certificat médical attestant qu’ils ne peuvent pas travailler. Cette aide au revenu est versée par l’employeur ou ZUS, en fonction de la durée de la maladie de l’employé.

*Se prolonge jusqu’à 270 jours si l’employé ne peut pas travailler en raison de la tuberculose ou d’une grossesse.

Les employeurs doivent tenir des registres exacts et soumettre les documents à temps pour éviter les pénalités.

Congé maternité, paternité et parental

La Pologne offre un congé maternité, paternité et parental étendu financé par la ZUS. 

Tous les employés, quel que soit leur type de contrat ou leur ancienneté, ont droit à 20 semaines de congé maternité pour la naissance d’un enfant. Jusqu’à six semaines peuvent être prises avant la date prévue, et 14 semaines doivent être prises après l’accouchement. Les employés sont protégés contre le licenciement pendant le congé maternité. Lorsqu’ils retournent au travail, ils doivent retourner à leur poste précédent ou similaire.

Les pères bénéficient de deux semaines de congé de paternité qui peuvent être prises en un seul bloc ou en deux périodes d’une semaine.

En plus du congé maternité et paternité, les parents bénéficient de 41 semaines de congé parental après la naissance ou l’adoption d’un enfant. Chaque parent doit prendre neuf semaines de congé, et les 23 semaines restantes peuvent être réparties entre eux.

Comment un employeur officiel aide à gérer les droits aux congés en Pologne

Vous n’avez pas besoin de gérer les heures de travail des employés et de partir conformément à la loi polonaise. Un EOR polonais s’en chargera pour vous. Les EOR traitent également des complexités du congé parental et des exigences ZUS. 

Assurance maladie en Pologne

Les employeurs enregistrent les employés auprès de ZUS dans les sept jours suivant le début du travail. 

Le National Health Fund (NFZ) administre le système d’assurance maladie publique qui donne aux employés et aux personnes à charge éligibles accès à une gamme de services. Les employeurs retiennent 9 % du salaire brut d’un employé et le remettent à ZUS.

Les employeurs doivent organiser et payer les examens de santé au travail, y compris les bilans de santé préalables à l’emploi, périodiques et de retour au travail. Il s’agit d’un avantage distinct de l’assurance maladie générale et il ne s’agit pas d’un avantage imposable.

Si les employeurs fournissent une assurance maladie privée, cela est généralement traité comme un avantage imposable pour l’employé.

Avantages et primes supplémentaires en Pologne

Avantages supplémentaires courants

De nombreux employeurs offrent des avantages supplémentaires pour attirer et retenir les talents, notamment :

• Assurance médicale privée : accès à des services de santé privés au-delà du système public

• Assurance vie collective : couverture vie supplémentaire

• Cartes multisports ou de fitness : accès subventionné aux salles de sport, installations sportives et programmes de bien-être

• Bons de repas ou cartes-repas : cartes prépayées ou bons pour les repas

• Cours de langue et développement professionnel t : Financement pour des leçons de langue ou une formation liée au travail

• Indemnité de voiture de société ou de transport : pour les rôles nécessitant un déplacement ou un avantage

• Subventions de vacances ou « wczasy pod grusz s » : soutien financier pour les vacances, souvent par l’intermédiaire du Fonds d’avantages sociaux de l’entreprise (ZF s)

• Aide à la garde d’enfants : contributions aux frais de garde d’enfants ou aux installations sur place

Primes des employés en Pologne

Les primes ne sont pas requises, sauf indication contraire dans un contrat ou une convention collective. Les employeurs fournissent des incitations pour rester compétitifs sur le marché du recrutement, telles que :

• Prime annuelle (premia roczna ou premia supra suprateczna) : souvent payée à la fin de l’année ou aux alentours de Noël

• Prime de performance : liée aux objectifs de performance individuels, d’équipe ou de l’entreprise

• Prime d’ancienneté : parfois attribuée pour un service de longue durée, en particulier dans les grandes entreprises ou les entreprises traditionnelles

• Prime discrétionnaire : payée à la discrétion de l’employeur, non contractuellement garantie

• Prime d’achèvement de projet ou de tâche : pour une réalisation réussie de projets ou de tâches spécifiques

• Prime de recommandation : pour la recommandation de candidats retenus pour un emploi

Comment un employeur officiel contribue aux avantages sociaux en Pologne

Un EOR comme G-P simplifie la gestion des avantages sociaux en Pologne en agissant en tant qu’employeur légal en votre nom. Grâce à son expertise dans le pays et à son assistance centralisée, G-P réduit les risques de conformité, rationalise l’administration et fournit un point de contact unique pour gérer votre main-d’œuvre conformément aux réglementations polonaises.

Consultez notre page Rémunération et avantages sociaux en Pologne pour plus de détails. 

Licenciement et indemnités en Pologne

La résiliation nécessite des délais de préavis stricts décrits dans le code du travail polonais ou une convention collective applicable. 

Les employeurs ont besoin d’une raison valable et légale pour résilier des contrats à durée indéterminée. 

Les contrats à durée déterminée ont des règles différentes. Une raison légale n’est nécessaire que si le contrat inclut la résiliation avec préavis. 

Les employeurs ne peuvent pas offrir de paiement à la place d’un préavis. Cependant, les employeurs peuvent « libérer » les employés du travail pendant la période de préavis tout en les payant. 

Les délais de préavis légaux pour les contrats à durée déterminée et à durée indéterminée sont :

• Deux semaines pour un emploi de moins de six mois

• Un mois pour un emploi d’au moins six mois

• Trois mois pour un emploi d’au moins 3 ans

L’indemnité de licenciement est un avantage pour les employés dont le contrat de travail est résilié pour des raisons indépendantes de leur volonté, telles que les licenciements, la restructuration ou la fermeture de l’entreprise. Les employeurs de moins de 20 employés n’ont pas besoin de payer d’indemnités de départ. 

Un EOR Pologne garantit un processus de départ fluide pour les membres de votre équipe. Les EOR gèrent tout, des périodes de préavis aux indemnités de licenciement, pour que vous n’ayez pas à le faire.

Paie et impôts sur la paie en Pologne

Les employeurs doivent retenir et verser toutes les cotisations de sécurité sociale et les impôts sur le revenu. 

Cela inclut les contributions à plusieurs fonds gérés par l’État au sein de ZUS, du Fonds du travail (fundusz pracy) et du Fonds des avantages sociaux garantis par les employés (fundusz gwarantowanych wiadcze sracowniczych, ou FG . P). 

Le Fonds du travail finance les allocations chômage et soutient les allocations maternité et parentales dans certains cas. Le FG .P protège les employés si leur employeur devient insolvable ou en faillite.

• Cotisations de sécurité sociale de l’employeur : environ 21 % du salaire brut de l’employé, couvrant les retraites, l’invalidité, l’assurance accident et d’autres fonds.

• Cotisations sociales des employés : environ 13.7 % du salaire brut.

• Plafond de cotisation : un montant annuel maximum s’applique aux cotisations de retraite et d’invalidité. Pour 2025, il s’agit de PLN 253 350.

L’assurance médicale privée complémentaire est devenue un avantage commun pour attirer et retenir les talents. Ces avantages sont considérés comme un revenu imposable pour l’employé.

Un EOR Pologne simplifie l’emploi mondial en gérant tous les aspects de la conformité en matière de paie et de fiscalité. Cela inclut la gestion des cotisations de sécurité sociale et des avantages imposables.

Comment choisir le bon EOR en Pologne

Tenez compte de ces facteurs lors de la sélection d’un EOR en Pologne :

• Expertise en matière de conformité : votre EOR polonais doit avoir une compréhension approfondie du droit du travail polonais et des exigences de la CBA. Un partenaire doté d’une équipe dédiée de professionnels locaux des RH et du droit peut gérer de manière proactive les changements afin de s’assurer que vous êtes toujours en conformité.

• Offre de services complète : le bon partenaire offre une gamme de produits d’emploi mondiaux et de solutions EOR. Notre global employment platform offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer le cycle de vie des employés, de la rédaction de contrats de travail conformes à la gestion de la paie à l'administration des avantages sociaux et au départ.

• Capacités technologiques : confirmez que l’EOR s’intègre à vos systèmes HCM, PEO ou de paie existants pour éviter les retards opérationnels. 

• Structure de coûts transparente : recherchez des coûts transparents afin de pouvoir budgétiser avec précision vos objectifs d’emploi mondiaux.

• Sécurité et conformité des données. Assurez-vous que votre EOR respecte des protocoles stricts de sécurité des données tels que le RGPD. Cela est essentiel pour protéger les informations sensibles des employés et maintenir la conformité.

• Réputation et leadership du secteur : faites des recherches sur la réputation du marché de l’EOR. G-P est le leader reconnu de l’emploi mondial et est classé n ° 1 selon tous les rapports d’analystes du secteur . Les témoignages de clients et les études de cas sont également importants lors du choix d’un EOR.

Utiliser G-P EOR pour l’embauche mondiale en Pologne

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