La Chine est la deuxième plus grande économie au monde en termes de produit intérieur brut (PIB), et une grande partie de ce succès provient de la main-d’œuvre talentueuse du pays. Que vous développiez votre entreprise sur un nouveau territoire ou que vous recherchiez des travailleurs internationaux qualifiés pour un projet à venir, vous disposez de deux options : sécuriser les employés à long terme ou embaucher des entrepreneurs en Chine. Bien que chacun puisse jouer un rôle essentiel dans votre entreprise, il existe des différences importantes entre les deux que vous devez connaître pour éviter toute ramification juridique.
Cet article explique plus en détail l’embauche d’entrepreneurs indépendants en Chine, y compris la manière dont ils diffèrent des employés et les conseils pour les payer.
Employés vs sous-traitants
De nombreuses entreprises réussissent avec un modèle d’emploi hybride où les employés permanents sont responsables des opérations de base de l’entreprise et où les entrepreneurs indépendants réalisent des projets à court terme. Voici les principales différences entre les deux positions.
1. Employés
Toutes les entreprises doivent avoir une présence locale en Chine pour y embaucher des employés, sauf si elles travaillent avec un employeur officiel (EOR) pour agir en tant qu’employeur officiel sans avoir besoin d’une filiale chinoise. La circulaire du ministère du Travail et de la Sécurité sociale sur l’établissement des relations de travail définit une relation légale employé-employeur comme une relation où :
- La partie qui recrute et l’employé sont tous deux légalement qualifiés pour agir en tant que tels.
- L’employé est soumis aux réglementations légales de l’entreprise.
- L’employé effectue une tâche essentielle pour l’entreprise qui le paie en échange.
Certaines provinces ou régions peuvent avoir des critères supplémentaires pour définir la relation. Les employés font partie de la paie de votre entreprise et ont droit à des avantages sociaux, y compris une assurance et des congés payés. Étant donné qu’ils sont soumis à vos réglementations, vous déterminez leur horaire de travail, les tâches dont ils sont responsables et le montant qu’ils reçoivent pour leur salaire. La cessation d’une relation employé-employeur nécessite un préavis et souvent une indemnité de licenciement spéciale.
Embaucher des employés est la meilleure option si vous recherchez des professionnels dans lesquels vous pouvez investir grâce à une formation continue et à des primes pour les aider à développer leurs compétences et à gérer plus de projets au fur et à mesure de leur croissance. En plus de gérer tous les documents juridiques, votre entreprise est également responsable de la retenue d’impôts sur les chèques de paie, de la fourniture d’un ensemble d’avantages sociaux et du remboursement des dépenses liées au travail.
2. Sous-traitants
Un entrepreneur indépendant en Chine est la bonne option si vous avez besoin d’un travailleur qualifié pour répondre à un besoin à court terme pour votre entreprise, comme un projet spécial ou un rôle temporaire. Les sous-traitants en Chine n’ont pas droit à l’assurance, à la réserve de logement ou aux congés payés comme le font les employés. A ce titre, l’entrepreneur existe au-delà de la réglementation de l’entreprise et des règles de planification — le produit fini est plus important que la méthode utilisée pour le produire tant que l’entrepreneur maintient sa fin de contrat en termes de qualité et de date d’achèvement.
L’avantage de travailler avec des sous-traitants est qu’ils sont très qualifiés dans leur domaine d’expertise et que vous pouvez choisir les meilleurs candidats pour le projet en fonction de leur expérience, de leur portefeuille et de leurs anciens clients. De même, l’entrepreneur est libre de poursuivre d’autres clients et industries à la fin de votre projet, sans obligation pour l’une ou l’autre des parties.
Où embaucher des entrepreneurs en Chine
Les employés sont un atout essentiel et précieux pour les entreprises, mais travailler avec des sous-traitants peut être nécessaire pour des projets spécifiques, y compris la localisation de votre entreprise sur un nouveau marché et le besoin d’aide pour la marque, le marketing et l’étiquetage conformément aux lois de votre région choisie.
Voici comment obtenir des entrepreneurs en Chine pour votre prochain projet ou votre prochaine transition d’entreprise :
- Recherchez des candidats qualifiés dans les bases de données en ligne des travailleurs indépendants.
- Publiez une offre d'emploi sur un tableau d'emploi virtuel pour les sous-traitants.
- Analyser les ressources de recrutement spécifiques au secteur.
- Contactez les sociétés d’externalisation locales dans la région d’activité que vous avez choisie.
Exigences légales pour l’embauche de sous-traitants en Chine
Vous êtes tenu de signer un contrat de travail formel à durée indéterminée avec vos sous-traitants s’ils travaillent pour votre entreprise depuis des 10 années ou plus ou si vous avez signé deux contrats à durée déterminée. La chose la plus importante à retenir lorsque vous embauchez et payez des sous-traitants en Chine est que vous devez prendre des mesures actives pour éviter les erreurs de classification. Une erreur de classification se produit lorsque vous sollicitez l’aide d’entrepreneurs indépendants, mais que vous les gérez en tant qu’employés, éliminant ainsi l’obligation de leur payer des salaires ou des avantages sociaux obligatoires. Cela est illégal et très surveillé dans toute la Chine.
Selon le droit du travail chinois, un entrepreneur pourrait être mal classé comme employé de fait si :
- Votre entreprise paie à la personne un salaire fixe et fournit une assurance ou d’autres avantages sociaux.
- L’entrepreneur est tenu de respecter toutes les réglementations de votre entreprise et est sous votre contrôle.
- L’entrepreneur remplit une fonction essentielle pour les opérations commerciales de base de votre entreprise.
S’il est prouvé que votre entreprise a mal classé un entrepreneur, vous devrez payer des frais et des responsabilités juridiques. Étant donné que chaque ville et chaque tribunal en Chine ont leurs propres lois locales sur le travail, contactez l’organe directeur de la région de votre choix pour plus d’informations sur la manière d’éviter les erreurs de classification de facto.
1. Contrat écrit
L’un des moyens les plus simples d’éviter les erreurs de classification est d’avoir un contrat écrit avec chaque entrepreneur et employé indépendant. Le contrat doit énumérer toutes les informations nécessaires sur la nature de votre relation de travail et les attentes mutuelles, y compris les suivantes :
- La portée du projet
- Une liste des tâches attendues pour que le projet soit considéré comme terminé
- La date de début et de fin du projet
- Le montant, le mode de livraison et la structure de paiement de la rémunération
- Droits sur toute propriété intellectuelle (PI) créée au cours du partenariat
- Qui est responsable des tâches et des ressources
- Déclarations de non-divulgation (NDA) ou clauses de non-concurrence, le cas échéant
- Directives pour la résiliation du contrat pour chaque partie
Des contrats de travail écrits sont requis pour les employés permanents et fortement conseillés pour toutes les relations avec les sous-traitants. Contrairement aux contrats de travail à durée indéterminée, les contrats basés sur des projets sont valables pour la tâche en cours plutôt que pour une durée indéterminée. Le contrat est considéré comme exécuté à la fin du projet.
2. Prestations et assurance
Les entrepreneurs indépendants n’ont pas le droit de recevoir une assurance, une pension ou des prestations, y compris la retraite, les soins médicaux, l’indemnisation des travailleurs, le congé maternité et l’assurance-vie. Les entrepreneurs sont responsables de la garantie de leur propre assurance en dehors d’un contrat de travail. Évitez d’étendre les forfaits d’avantages aux sous-traitants, ce qui pourrait vous exposer à un risque de mauvaise classification.
3. Résiliation et indemnité de départ
Que votre entreprise décide de changer de direction au milieu du projet ou que les entrepreneurs que vous avez choisis ne respectent pas leurs obligations contractuelles, il peut arriver que vous ayez besoin de résilier un accord. Les sous-traitants travaillent projet par projet, de sorte que le licenciement est plus facile et plus flexible que le licenciement d’un employé permanent. Votre contrat employeur-entrepreneur doit inclure une section pour une résiliation raisonnable et volontaire, y compris tous les frais nécessaires qui peuvent en résulter.
Selon les conditions que vous avez convenues, votre société peut être tenue de payer tout ou partie du montant dû à l’entrepreneur. Aucune indemnité de départ n’est requise à moins que vous et l’entrepreneur n’y ayez tous les deux consenti par écrit. Si l’entrepreneur subit une perte en raison de la violation du contrat par votre entreprise, il peut être éligible pour recevoir une indemnisation supplémentaire ou poursuivre une action en justice.
4. Propriété intellectuelle
La loi chinoise exige qu’une personne qui crée une œuvre protégée par le droit d’auteur soit le propriétaire légitime de ladite œuvre, sauf si la circonstance est un « travail sur commande » ou télétravail. Le télétravail comprend les articles commandés par une société pour qu’un employé ou un entrepreneur indépendant puisse les créer dans le cadre d’un accord écrit établi entre les deux parties. Dans le cas de projets WFH, l’auteur et le titulaire du droit d’auteur est la partie payante, telle que la société qui a commandé ladite œuvre. La loi chinoise sur le télétravail comprend des stipulations supplémentaires, notamment :
- L’employeur peut avoir une utilisation prioritaire du télétravail par rapport à l’employé auquel il appartient s’il utilise le projet dans le cadre d’opérations commerciales normales.
- L’employé ou le sous-traitant mandaté pour réaliser le télétravail ne peut pas permettre l’utilisation du projet par un autre tiers dans les deux ans suivant la fin sans demander l’autorisation de la société payante initiale. Si la société est d’accord, les deux parties partageront les frais de licence.
- Tous les dessins d’ingénierie ou de conception de produits, logiciels, cartes ou produits similaires créés par un employé mais payés par la société avec les ressources de la société sont légalement la propriété de la société.
- Dans la plupart des cas, l’employeur et l’entrepreneur ou l’employé doivent signer un accord mutuel dans le contrat écrit détaillant la propriété des droits d’auteur avant de commencer un projet de télétravail.
La protection IP WFH s’applique également à certaines inventions à louer. Dans la plupart des cas, l’employeur conservera la demande de brevet pour l’invention, mais l’employé aura la propriété du brevet de l’invention elle-même.
Pratiques et considérations fiscales
Les entreprises sont tenues de retenir les paiements d’impôts sur les salaires des employés pour déclarer et payer au gouvernement. Les entrepreneurs indépendants ne font pas partie de la paie de vos employés et sont responsables du calcul et du paiement de leurs propres impôts à temps. En fonction de votre pays d’origine, votre société peut toujours être responsable du calcul et du suivi de toutes les dépenses et de l’utilisation des informations lors du dépôt de vos impôts sur les sociétés.
Fonctionnement de la paie lors du paiement des sous-traitants en Chine
Lorsque vous payez un sous-traitant en Chine, vous pouvez accepter des conditions de paiement pratiques pour vous deux, comme un paiement par heure ou un paiement unique pour couvrir l’intégralité du coût du projet. Le salaire minimum de la Chine varie selon les provinces, et les gouvernements locaux doivent mettre à jour le montant régulièrement en fonction du coût de la vie local et du nouveau développement dans la région. Le salaire minimum le plus élevé par mois est actuellement à Shanghai à RMB元2 480. Le salaire minimum de Pékin est de RMB元24 l’heure.
Les structures de paiement populaires pour les entrepreneurs comprennent :
- Prépaiement : un plan de prépaiement est un plan dans lequel l’entreprise paie les entrepreneurs pour leurs services avant qu’ils ne commencent le projet. Bien que cela ne vous offre aucune garantie quant à la qualité du produit final ou au temps de réalisation, cela garantit aux entrepreneurs qu’ils seront payés pour leur temps. Dans de nombreux cas, les sous-traitants peuvent s’appuyer sur des frais de paiement anticipé pour fournir les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche pour laquelle vous les avez engagés.
- À la fin : Payer un sous-traitant à la fin est une méthode sûre pour s’assurer que le produit ou service final loué répond à vos normes et à toutes les conditions de votre accord écrit, mais certains sous-traitants peuvent hésiter à accepter cette structure de paiement sans assurance écrite qu’ils seront rémunérés pour leur temps.
- Dépôt partiel : protégez votre investissement et le temps des entrepreneurs en versant aux entrepreneurs un montant de dépôt convenu avant le début du projet. Ensuite, envoyez le paiement final après avoir terminé et que leur exécution ou leurs résultats ont satisfait à vos normes et à l’accord dans votre contrat écrit.
1. Devises et taux de change
Le RMB est le nom de la devise officielle de la Chine, tandis que le yuan chinois (CNY) fait référence à l’unité principale du RMB. Les frais de transfert de devises et les taux de change varient en fonction de votre province, de votre pays d’origine, de votre mode de paiement et de votre institution financière. Par exemple, les exemples de conversion actuels comprennent :
- CNY¥1 est égal à USD0.16
- CNY¥1 est égal à MXN$3.12
- CNY¥1 est égal à GBP£0.11
- CNY¥1 est égal à CHF₣0.14
2. Méthodes de gestion de la paie
La façon dont vous payez un prestataire indépendant dépend de vos préférences, de votre budget, de votre calendrier et de votre pays d’origine. Les options courantes pour les transactions non-salariés sont :
- Dépôts directs : les dépôts directs, ou virements bancaires, vous permettent de déposer le montant dû directement sur le compte de l’entrepreneur par l’intermédiaire de votre institution financière. Bien qu’il s’agisse d’un mode de paiement rapide, des frais de transfert et des taux de change s’appliquent.
- Chèques papier : les chèques papier sont la seule option de paiement dans de nombreuses régions du monde, mais ils ne sont pas la méthode la plus sûre ou la plus rapide disponible, car ils pourraient être perdus ou détruits pendant le transport. L’avantage le plus important d’un chèque papier est qu’il est plus facile d’arrêter le paiement sur le chèque avant qu’il ne soit encaissé, ce qui est plus difficile à faire avec un virement bancaire ou un mandat.
- Mandats : les mandats vous permettent de créer la documentation de votre paiement par un moyen de transfert sûr et vérifiable, mais il peut s’agir d’un moyen de paiement gênant si vous ou l’entrepreneur ne vivez pas dans une région avec un accès facile à une banque ou à un bureau de poste qui peut traiter la commande.
- Portefeuilles virtuels : les portefeuilles virtuels vous permettent de transférer des fonds du compte de votre entreprise vers la carte de débit ou le compte bancaire lié d’un entrepreneur. Bien que des frais s’appliquent toujours, il s’agit d’un mode de paiement rapide, sûr et reconnu à l’échelle mondiale.
Embaucher des employés talentueux en Chine avec l’aide de Globalization Partners
L’embauche d’un entrepreneur international en Chine pourrait être la solution idéale pour le projet à venir de votre entreprise tant que vous faites attention à éviter les erreurs de classification. Un EOR mondial comme Globalization Partners peut vous aider à naviguer dans le droit du travail local pour différencier vos entrepreneurs des employés permanents et éviter les litiges coûteux. Globalization Partners vous permet d’embaucher des employés talentueux en Chine sans avoir besoin d’une filiale locale. Nous nous occuperons de tout ce qui concerne l’emploi, y compris l’embauche, le change de devises, la paie et les ressources humaines, et nous vous aiderons à rester en conformité avec le droit du travail local.
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