בואו נודה בזה - לרוב החברות אין תוכניות קליטה מופתיות; גרוע עוד יותר כאשר מדובר בתוכנית קליטה מרחוק .
קליטה היא צעד ראשון קריטי בהקמת עובדים חדשים להצלחה בתפקידם, אך רוב תוכניות הקליטה מכסות רק רשימות תיוג מנהליות.
העובדים החדשים נרגשים, אבל גם כנראה עצבניים ויש להם שאלות רבות שהם אולי לא נוח לשאול. ואם תהליך הקליטה הוא סלוגן מנהלי קר, לא סביר שהם ידברו עם המנהל החדש שלהם מחשש שייראו שליליים מדי.
במקום זאת, הם יפתחו את התסכול שלהם על מקומות כמו Reddit:
אם רוב הקליטה לא הייתה גרועה מספיק, המעבר לעבודה מרחוק החמיר את המצב. קליטה מרחוק מאתגרת במיוחד עבור עובדים חדשים מכיוון שתקשורת, גיבוש צוות וקבלת תחושה של תרבות החברה קשים יותר באמצעות שיחות ופגישות וירטואליות.
ההשלכות של תוכניות קליטה גרועות גדולות מכדי להתעלם מהן.
[ציוץ ציוץ = "ההשלכות של תוכניות קליטה גרועות גדולות מכדי להתעלם מהן". שם משתמש = "גלובלפו"]
מחקר שנערך על ידי BambooHR מצא כי שליש מהעובדים עזבו את עבודתם החדשה בששת החודשים הראשונים לחייהם. זאת לאחר שחברות משקיעות את הזמן והמשאבים בהעסקתם מלכתחילה. עלויות אלה יכולות להוסיף עד שליש משכרו של עובד.
מאמר זה יחשוף כיצד מנהלים וחברות יכולים לתכנן תוכנית קליטה שמגדירה עובדים מרוחקים להצלחה.
במה שונה קליטת עובד מרוחק מעובד משרד?
קליטה מרחוק היא חוויה שונה לחלוטין מזו של קליטה מסורתית במשרד:
קליטה במשרד
כאשר עובדים חדשים מגיעים למשרד בפעם הראשונה, המנהל שלהם יכול לברך אותם, ללכת אותם לשולחן העבודה שלהם לאחר שהוצגו בפני עמיתים, ולענות על כל שאלה שעשויה להיות להם.
יש רמה גבוהה של מעורבות מהמנהל. אינטראקציה פנים אל פנים זו מסייעת לעובדים חדשים להקל על החרדות שהם עשויים להרגיש ולהתיישב בהן.
קליטה מרחוק
קליטת עובד מרוחק דורשת תקשורת רבה יותר מאשר תהליכי קליטה במשרד. ישנם רמזים חברתיים שעובדים במשרד יכולים לקלוט שלעובדים מרוחקים לא תהיה היכולת לעשות זאת.
במקום עבודה מרוחק, סביר להניח שהעובדים החדשים יקבלו שיחה וירטואלית מהמנהל שלהם ביומם הראשון. זו יכולה להיות שיחה ארוכה 1-2 בשעה שבה הם ידברו על כל דבר, החל מהגדרת המחשב שלהם ועד לקביעת יעדים והבהרת סדרי עדיפויות.
העובדים המרוחקים החדשים צפויים לקבל במהירות את מיסביהם כדי להבין את תפקידם החדש.
אתגרי קליטה וירטואלית
קליטה וירטואלית נושאת עמה אתגרים מיוחדים שצוותים במשרד לא יצטרכו לדאוג לגביהם. הנה שלושה אתגרים של קליטה מרחוק.
תקשורת
בין אם במשרד או מרחוק, המנהל צריך לתקשר לעתים קרובות עם העובדים החדשים שלו כדי לעזור להם להתיישב בתפקידם החדש. אך העובדים החדשים עשויים לחוש מהססים לשאול שאלות בשטח. הם לא רוצים להציק למנהלים שלהם אם הם עסוקים ולהשאיר רושם ראשוני רע. הדבר יכול להוביל את העובד לכישלון ללא יעדים יומיים.
תמיכה טכנית יכולה להיות מתסכלת עוד יותר
כאשר במשרד, סביר להניח שתהיה תמיכה טכנית כדי לוודא שדוא"ל, מחשב, טלפון וכו' מוגדרים כולם עבור העובדים ביומם הראשון. בסביבה מרוחקת שבה עזרה זו אינה זמינה באופן אישי, הגדרות טכניות יכולות להימשך זמן רב יותר ולהיות מתסכלות עוד יותר.
שילוב עובדים חדשים בתרבות
האתגר הגדול ביותר בקליטת עובדים מרחוק הוא שילובם בתרבות החברה. הכרת עובדים חדשים בחלקים שונים של הארגון היא המפתח כדי לגרום להם להרגיש מחוברים. אם הם לא מקבלים הזדמנות זו, בידוד יכול במהירות לזחול פנימה ולעכל את היכולת של העובדים להשתלב בתפקידיהם במהירות.
כיצד לבנות תוכנית קליטה לעובדים מרוחקים
קליטה מרחוק של עובדים אינה חייבת להיות השנייה הטובה ביותר לקליטה פנים אל פנים. קיימות שיטות עבודה מומלצות שחברות יכולות להשתמש בהן כדי להכין עובדים מרחוק באופן הולם במהירות ולשלב אותם עם החברה.
שלב 1: קליטה מוקדמת
תוכנית קליטה מצוינת מתחילה לפני היום הראשון. לעובדים חדשים יהיו הרבה שאלות ויהיו סקרנים לגבי תרבות הצוות. כדי למנף את ההתלהבות שלהם ולהקל על חלק מהעצבים שלהם, מנהלים יכולים לחלוק איתם משאבים המספקים הקשר ועונים על שאלותיהם.
על המנהלים להתחיל לשתף משאבים כגון:
- עם מי הם יעבדו.
- משאבים יקרי ערך על התעשייה או המוצר שלהם.
- מסמכי אסטרטגיה הקשורים לתפקידם
מנהלים מסוימים עשויים אפילו להרכיב שאלות נפוצות עבור עובדים חדשים שמספקים תשובות לשאלות נפוצות או לשקופית המציגה את עמיתיהם העתידיים. חבילת שקופיות היא כלי נהדר לתת להם תחושה של מי עוד בצוות ולספק הקשר לגבי האופן שבו תפקידם קשור לאחרים בתוך המחלקה או הארגון שלהם באופן כללי.
שלב 2: כסה את יסודות הקליטה
צור רשימת תיוג מנהלתית כדי להבטיח שלא תתעלם מצעדים חשובים כלשהם בתהליך הקליטה. כלול משימות כגון:
- הגדרת עובדים חדשים באמצעות תוכנה וציוד מתאימים.
- חתימה על מסמכי ההעסקה הדרושים.
- שליחת לוח זמנים של היום הראשון עם פגישות מבוא
חשוב שחברי צוות אחרים ידעו מה מופיע ברשימת תיוג זו, כך שיהיה להם מושג טוב יותר מה להכין לכל הקדמה שהם עשויים להיכלל בה.
שלב 3: התחל חזק עם היום הראשון
על המנהלים להפוך את לוח הזמנים היומי הראשון של העובדים החדשים שלהם למפורט ככל האפשר כדי להבטיח שהחוויה מרגשת, מרתקת ולהשאיר רושם ראשוני טוב.
מכיוון שלא יהיו להם עובדים אחרים להתבונן בהם או בסביבת עבודה לקחת מהם רמזים, חשוב לתת לעובדים חדשים מספיק לעבוד עליהם כך שלא יהיו להם תקופות ממושכות בשבוע הראשון שלהם עם מעט מה לעשות. עם זאת, אין להציף אותם עם יותר מדי פגישות או משימות, ותמיד להיות זמין לשאלות וצ'ק-אין.
קבלת פנים חמה
IDEO, חברת עיצוב בעלת שם עולמי, יישמה אסטרטגיה כדי להקל על העצבים של היום הראשון שעובדים רבים עשויים להרגיש: אלה שראיינו את העובד החדש ישלחו לו או לה מכתב קבלת פנים שמתחיל עם "אנחנו חושבים שאתה סוג של עניין גדול, והנה למה".
זה אולי נראה כמו פעולה קטנה, אבל מאמצים כאלה הולכים דרך ארוכה להראות לעובדים שהם מתקבלים בברכה חברים בצוות. זה גם עוזר לבעוט את היחסים שמקלים עליהם להגיע בעתיד.
הצגת עובדים חדשים בפני עמיתיהם
לאחר קבלת פנים חמה, לעובד חדש צריכות להיות פגישות אישיות שנקבעו מראש עם מנהיגיו ועמיתיו, איתם הוא יעבוד בשיתוף פעולה הדוק. אחד האתגרים הגדולים ביותר לעבודה מרחוק הוא בידוד. היכולת להיפגש פנים מול פנים הכרחית לשילוב עובדים חדשים בחברה.
פגישות אישיות אלה נועדו בעיקר להציג חברי צוות חדשים, אך הן גם הזדמנות נהדרת להתחיל בבניית מערכות היחסים החיוניות להתקדמותו של עובד חדש.
שלב 4: שייך עובדים מרחוק עם "חבר קליטה"
בנוסף לפגישות אחד על אחד עם חברי הצוות, זיווג עובדים מרחוק עם "חבר קליטה" יכול לעזור לעובדים חדשים להשתלב עם החברה.
Netapp, חברת שירותי ענן בקליפורניה, מכניסה 200מתמחים בכל קיץ. חלק מתוכנית הקליטה שלהם הוא לקשר אותם עם חבר להתמחות שלהם. אסטרטגיה זו בונה את תרבות הצוות ומעודדת שיתוף פעולה בין מתמחים חדשים.
במאמר HBR, מיקרוסופט משתפת את תוכנית פיילוט הקליטה שלהם, שמצמדת כל עובד חדש עם עמית שנמצא זמן מה בחברה. הם גילו שיש להם חבר קליטה:
- סופק הקשר חשוב עבור העובד החדש.
- לשפר את הפרודוקטיביות שלהם.
- מגביר את שביעות הרצון מהעבודה.
שלב 5: בניית אמון ושייכות 30-60-90 בימיהם הראשונים
במהלך 90 ימיהם הראשונים, עובדים חדשים צריכים לבנות מערכות יחסים באופן מספק עם עמיתיהם, להיטבל בעבודתם, להתחיל לשתף את רעיונותיהם ולקבל משוב בונה.
תיאורטיקן הניהול סיימון סינק מציע ב TedTalk שלו כי 2014 מנהיגים גדולים לגרום לעובדים שלהם להרגיש בטוחים. הוא שואב מניסיונו לראיין חוליות ימיות כדי להבין מדוע הן כל כך בקלות נתקלו בסכנה כדי להציל את חברי הצוות שלהן. "הם היו עושים את אותו הדבר בשבילי" היא התשובה שכולם נתנו.
המטרה העיקרית של קליטת עובדים היא לא לגרום לעובדים חדשים להתחיל לעבוד מהר ככל האפשר, אלא לבנות איתם אמון כדי שהם ירגישו חלק מצוות שעובד קשה.
שלב 6: מתן חונכות
בדומה למתן עובדים חדשים לעמיתים כדי לעזור להם להסתגל לתפקידם החדש ולחברה, חונכים חיוניים להמשך פיתוח העובדים. החונכים שונים מהמנהלים משום שהם מודאגים יותר מהשיפור והצמיחה ההוליסטיים של החניכים שלהם ולא ממדדי ביצועים ספציפיים. חונכים הם מדריכים ויועצים שעובדים יכולים להישען עליהם לקבלת נקודת מבט של צד שלישי, בלתי מוטה.
חונכות קשרים שנעשו בשלב מוקדם היו קשורים באופן חיובי לרמת הפרודוקטיביות והאמון של העובד חמש וחצי שנים מאוחר יותר. ההשפעה של תמיכה מסוג זה היא לא יסולא בפז.
המפתחות לקליטה מוצלחת של עובדים מרחוק
תוכניות קליטה מרחוק מציבות יותר אתגרים מאשר קליטה פנים אל פנים מכיוון שקשה יותר לתקשר וללמוד את תרבות הצוות תוך כדי עבודה מהבית. כדי לבנות תוכנית קליטת עובדים מוצלחת, המנהלים צריכים להתמקד בבניית תחושות אמון ושייכות בתוך הצוותים שלהם.
על ידי ביצוע השלבים המפורטים במאמר זה, חברות יכולות לבנות תוכנית קליטת עובדים מרחוק שהיא יותר מרשימת תיוג של משאבי אנוש, אך תהליך המשלב ביעילות עובדים חדשים בארגון ומגדיר אותם להצלחה.
