Form क्या हैW-9?

प्रमुख टेकअवे

• फॉर्म W-9 क्या है: फॉर्म W-9 का उपयोग ठेकेदार की कर जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता है। यह आपको सटीक 1099 फॉर्म दर्ज करने और बैकअप रोकथाम और दंड से बचने देता है।

• फॉर्म W-9 अन्य रूपों की तुलना कैसे करता है:  एक W-9 फॉर्म केवल रिकॉर्ड रखने के लिए है और अमेरिकी ठेकेदारों पर लागू है। W-8 फॉर्म गैर-अमेरिकी नागरिकों के लिए है। W-2 कर्मचारियों द्वारा अपने करों को तैयार करने के लिए फॉर्म का उपयोग किया जाता है। 1099 फॉर्म विभिन्न आय प्रकारों की रिपोर्ट करने के लिए हैं, जैसे ठेकेदारों को विविध भुगतान।

• फॉर्म W-9 कहां प्राप्त करें:  आप आईआरएस वेबसाइट पर W-9 फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं या G-P Contractor™ के साथ एक उत्पन्न कर सकते हैं।

• W-9 को भरने के लिए किसे आवश्यक है:  आपकी कंपनी के साथ काम करने वाले व्यक्तियों और व्यवसायों, जैसे स्वतंत्र ठेकेदारों और विक्रेताओं को फॉर्म W-9 भरना होगा।

स्वतंत्र ठेकेदारों को किराए पर लेना आपके व्यवसाय को  ऊपर या नीचे स्केल करना आसान बनाता है क्योंकि आपकी ज़रूरतें बदलती हैं। जबकि  ठेकेदार आपकी कंपनी के पेरोल पर नहीं हैं, फिर भी आपको इस कार्यकर्ता प्रकार के साथ जुड़ने के लिए  कुछ आवश्यकताओं का  पालन करने की आवश्यकता है।

अमेरिका में, पूर्णकालिक कर्मचारी I-9  फॉर्म भरते हैं, जबकि स्वतंत्र ठेकेदार या  1099 कर्मचारी W-9  फॉर्म भरते हैं। ये फॉर्म कर अनुपालन सुनिश्चित करने और गलत या लापता जानकारी के लिए दंड के जोखिम को कम करने में  मदद करते हैं। 

आइए  एक W-9 कर फॉर्म  क्या है,इसका उपयोग  क्या किया जाता है,इसे  कैसे भरें, और आम गलतियों से बचने के लिए।

W-9 फॉर्म क्या है?

A W-9 फॉर्म स्वतंत्र ठेकेदारों और व्यावसायिक संस्थाओं से  करदाता की जानकारी एकत्र करने के लिए है, ताकि आप सटीक रिटर्न दर्ज कर सकें। आप  आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) के साथ W-9 दर्ज नहीं करते हैं। लेकिन  आप इस फॉर्म की जानकारी का उपयोग  एक 1099  फॉर्म तैयार करने के लिए करते हैं  जिसे आप वर्ष के अंत में आईआरएस को प्रस्तुत करते हैं। 

W-9 व्यक्तियों और संस्थाओं से कर पहचान संख्या (टीआईएन) एकत्र करता है। व्यक्तियों के लिए, यह आम तौर पर सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) है, और व्यवसायों के लिए, यह नियोक्ता पहचान संख्या (EIN) है।

नोट: कर्मचारियों के लिए कोई  W-9 फ़ॉर्म नहीं है। एक W-9 केवल स्वतंत्र ठेकेदारों या व्यवसायों के लिए है।

फॉर्म W-9 अन्य रूपों की तुलना कैसे करता है

व्यवसायों के लिए एक W-9 फॉर्म केवल रिकॉर्ड रखने के लिए है यहां  बताया गया है  कि   W-9 अन्य आईआरएस रूपों से कैसे भिन्न है:

W-9 बनाम W-2 प्रपत्र

जबकि  स्वतंत्र ठेकेदार   W-9 फॉर्म भरते हैं, कंपनियां आईआरएस  को  W-2  फॉर्म पूरा करती हैं और भेजती हैं।

कर्मचारी कर तैयार करने के  लिए  W-2 फॉर्म का उपयोग करते हैं। इससे पहले कि वे W-2 प्राप्त करें, कर्मचारियों को फॉर्म W-4 भरने और अपनी कर जानकारी, स्थिति दर्ज करने और अन्य नौकरियों को इंगित करने की आवश्यकता है, यदि लागू हो। आप फॉर्म W-4 के आधार पर करों की गणना करेंगे, जबकि फॉर्म W-2 को इन करों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

एक W-9  फॉर्म  1099 फॉर्म तैयार करने के लिए  है। W-9 में ठेकेदार का नाम, पता और TIN शामिल है।कर्मचारियों के  विपरीत, ठेकेदार अपने करों की रिपोर्टिंग और भुगतान के लिए जिम्मेदार हैं। आम तौर पर, कुछ स्थितियों को छोड़कर, ठेकेदारों के लिए कोई कर रोक नहीं है, जैसे कि यदि वे सही टीआईएन  प्रदान करने  या प्रमाणित करने में विफल रहते हैं। 

W-9 बनाम 1099 प्रपत्र

1099 आईआरएस रूपों का एक सेट है जो अलग-अलग आय प्रकारों की रिपोर्ट करता है। कंपनियां सबसे अधिक उपयोग करती हैं:

• 1099-NEC:  यदि आप अपने स्वतंत्र ठेकेदारों को सालाना 600  अमरीकी डालर या उससे अधिक का भुगतान करते हैं तो इस फॉर्म का उपयोग करें।  

• 1099-MISC:  यदि वे प्रति वर्ष  USD 600 या अधिक की राशि के हैं, तो रॉयल्टी, स्वास्थ्य देखभाल भुगतान और किराए जैसे विविध भुगतानों की रिपोर्ट करने के लिए इस फॉर्म का उपयोग करें।

आपकी कंपनी IRS  को 1099 फॉर्म भरने और  भेजने के लिए जिम्मेदार है। इसके विपरीत, स्वतंत्र ठेकेदार  W-9  फॉर्म भरते हैं, जिन्हें आप अपने रिकॉर्ड में रखेंगे। आपको फॉर्म   1099 दाखिल करने के संदर्भ के  रूप में केवल W-9  फॉर्म की आवश्यकता है।

W-9 बनाम W-8 प्रपत्र

चाहे आप W-9 या W-8 फॉर्म का उपयोग करेंगे, स्वतंत्र ठेकेदार की नागरिकता की  स्थिति पर निर्भर करता है। W-9 फॉर्म अमेरिकी नागरिकों के लिए  हैं, जबकि गैर-अमेरिकी नागरिकों को W-8 की आवश्यकता होती है।  

W-9  फॉर्म का केवल एक प्रकार है। However, there are five types of W-8 Forms. The right form depends on whether the contractor is an individual or a business, the income type, and whether they qualify for a special tax treatment. 

अपना पहला भुगतान करने से पहले आपको W-8 फॉर्म  एकत्र करना  चाहिए।ठेकेदार  द्वारा कोई भी काम करने से पहले W-9 फॉर्म एकत्र करना सबसे अच्छा अभ्यास है।

फॉर्म W-9 कहां से प्राप्त करें

ठेकेदार सीधे आईआरएस वेबसाइट से  फॉर्म W-9 डाउनलोड कर सकते हैं या  आप  G-P Contractor का उपयोग पूरे ठेकेदार को जीवनचक्र को सरल बनाने के लिए कर सकते हैं - भुगतान से लेकर कागजी कार्रवाई के प्रबंधन तक। आसानी से W-9 फॉर्म उत्पन्न करें और एक डैशबोर्ड पर अपनी सभी कार्यबल जानकारी तक पहुंचें।

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W-9 को भरने के लिए कौन आवश्यक है?

आपकी कंपनी से आय प्राप्त करने वाले कुछ व्यक्तियों और  व्यावसायिक  संस्थाओं को फॉर्म W-9 भरने की आवश्यकता होती है। इनमें स्वतंत्र ठेकेदार, विक्रेता, साझेदारी, सीमित देयता कंपनियां (एलएलसी), निगम, ट्रस्ट और एस्टेट  शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं।

यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जहां W-9 आवश्यक है:

1. आप बड़ी इन-हाउस टीमों के बिना यू.एस. छोटी कंपनियों में ठेकेदारों को काम पर रखने वाली  एक छोटी कंपनी हैं , अक्सर स्वतंत्र ठेकेदारों को किराए पर लेते हैं। उदाहरण  के लिए, यदि आप ग्राफिक डिजाइन परियोजना के लिए ठेकेदारों को किराए पर लेने और भुगतान करने के लिए  G-P Contractor का उपयोग करते हैं, तो कार्यकर्ता फॉर्म को पूरा करने के लिए W-9 फॉर्म पीढ़ी सुविधा का उपयोग कर सकता है। 

2. बैंक  आईआरएस को ब्याज और अन्य आय की रिपोर्ट  करने के लिए आवश्यक करदाता की जानकारी एकत्र करने के लिए W-9  फॉर्म का उपयोग करते हैं।

3. आपने एक ऋण रद्द कर दिया है . कांसल्ड ऋण को अक्सर कर योग्य आय माना जाता है। फॉर्म W-9 आवश्यक जानकारी जमा करने में मदद करता है।

4. आप अपने  ग्राहकों से फॉर्म W-9 एकत्र करेंगे, और फिर उचित फॉर्म 1099 पर आईआरएस को अपनी कमाई की रिपोर्ट करेंगे।

W‑9 कब और क्यों मांगी जाती है

 W-9  फॉर्म  केवल उन विक्रेताओं के लिए आवश्यक है जिन्हें आप सेवाओं के लिए भुगतान करते हैं। इसमें निगम शामिल नहीं हैं, क्योंकि उन्हें आमतौर पर 1099 रिपोर्टिंग से छूट दी जाती है। आपको कार्ड द्वारा भुगतान किए जाने वाले किसी भी विक्रेता के लिए W-9 की भी आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उन भुगतानों की सूचना भुगतान प्रोसेसर द्वारा दी जाती है।

एक W-9 Form आपको IRS को ठेकेदार के भुगतानों की सटीक रिपोर्ट करने  देता है। जबकि आपको इस दस्तावेज़ को दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है, इसे हाथ में रखने से 1099 फॉर्म तैयार करना आसान हो जाता है। आप फ़ॉर्म एकत्र करने में विफल रहने पर गैर-अनुपालन जुर्माना और नागरिक या आपराधिक दंड से भी बचेंगे।

W-9 फॉर्म कैसे भरें

ठेकेदारों को अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए W-9 फॉर्म सटीक  रूप से भरना होगा। वे इन  W-9 निर्देशों का पालन कर सकते हैं:

1. ठेकेदार या व्यवसाय का नाम इंगित करें:  ठेकेदारों ने अपना नाम लाइन 1 पर रखा क्योंकि यह उनके कर रिटर्न पर दिखाई देता है। कानूनी संस्थाएं, जैसे कि साझेदारी, एलएलसी, या निगम, अपने "व्यवसाय को जानकारी के रूप में करने" का उपयोग करके लाइन 2 पर अपना नाम डालते हैं। यदि ठेकेदार किसी विशिष्ट व्यावसायिक नाम के तहत काम करता है, तो उन्हें यह जानकारी "व्यावसायिक नाम" लाइन पर दर्ज करनी चाहिए।

2. संघीय कर वर्गीकरण का चयन करें: ठेकेदार कर वर्गीकरण के लिए प्रासंगिक बॉक्स की जांच करता है। कुछ विकल्पों में व्यक्तिगत, सी निगम, एस निगम, साझेदारी, ट्रस्ट या संपत्ति, या एलएलसी शामिल हैं।

3. टीआईएन जोड़ें: ठेकेदारों को अपना एसएसएन जोड़ना चाहिए यदि वे एक व्यक्ति हैं। व्यवसायों को अपनी नागरिकता या इकाई की स्थिति के  आधार  पर अपना EIN जोड़ना चाहिए, ठेकेदार  TIN के लिए आवेदन कर सकते हैं और भाग I के तहत "लागू" लिख सकते हैं। वे तब तक बैकअप रोक के अधीन होंगे जब तक कि वे अपना TIN प्राप्त नहीं कर लेते। इसके बाद, उन्हें एक अद्यतन W-9 जमा करने की आवश्यकता है।

4. पता दर्ज करें: "पता" लाइन के तहत, TIN से जुड़े पते को जोड़ें। 

5. फॉर्म को प्रमाणित करें: सभी जानकारी सटीक होनी चाहिए और आईआरएस रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए। फॉर्म भरने वाले व्यक्ति को प्रमाणित करने के लिए निर्दिष्ट क्षेत्रों पर हस्ताक्षर और तारीख डालनी चाहिए। आप रिकॉर्ड सत्यापित करने के  लिए IRS TIN मिलान कार्यक्रम का उपयोग कर सकते हैं।

G-P Contractor फॉर्म भरना और इकट्ठा करना आसान बनाता है। ठेकेदार मंच पर फॉर्म उत्पन्न कर सकते हैं, जिसे आप किसी भी समय एक्सेस कर सकते हैं।

W-9  फॉर्म कैसे जमा करें और स्टोर करें

स्वतंत्र ठेकेदार या इकाई को आपको रिकॉर्ड रखने के लिए पूरा किया गया फॉर्म भेजना चाहिए। आपको कम  से कम चार साल के  लिए W-9  फॉर्म स्टोर करना होगा। लंबे समय तक रिकॉर्ड रखना भी विस्तारित ऑडिट अवधि के साथ मदद करता है। 

3 सामान्य W-9 गलतियाँ और उनसे कैसे बचें

जबकि आपको आईआरएस को  W-9  फॉर्म  जमा करने की आवश्यकता नहीं है, फिर  भी उन्हें कानूनी और वित्तीय मुद्दों से बचने के लिए सटीक होना  चाहिए। इन सामान्य गलतियों के लिए देखें:

1.  गलत जानकारी जोड़ना:  गलतियों में गलत TIN और इकाई प्रकार का उपयोग करना शामिल है। एक गलत टीआईएन आईआरएस नोटिस का कारण बन सकता है, जबकि सही व्यवसाय प्रकार सुनिश्चित करता है कि आपकी 1099 रिपोर्ट सटीक हैं। 

2. देर से फॉर्म एकत्र करना:  आपको ठेकेदारों या संस्थाओं के  काम शुरू करने  से पहले  और अपना पहला भुगतान करने से पहले W-9  फॉर्म एकत्र करने की आवश्यकता है। इस तरह, आप वर्ष के अंत की रिपोर्टिंग के लिए तैयार हैं।

3. अद्यतन करने में विफल:  W-9 जानकारी की नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन करने के लिए एक प्रणाली बनाएं। उन तरीकों का उपयोग करें जहां एक ठेकेदार आसानी से अपनी जानकारी अपडेट कर सकता है।

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W-9 फ़ॉर्म अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न