Form क्या हैW-9?

प्रमुख टेकअवे

• फॉर्म W-9 क्या है: फॉर्म W-9 का उपयोग ठेकेदार की कर जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता है। यह आपको सटीक 1099 फॉर्म दर्ज करने और बैकअप रोकथाम और दंड से बचने में मदद करता है।

• फॉर्म W-9 अन्य फॉर्मों की तुलना कैसे करता है:   एक W-9 फॉर्म केवल रिकॉर्ड रखने के लिए है और यह अमेरिकी ठेकेदारों पर लागू होता है। एक W-8 फॉर्म गैर-अमेरिकी नागरिकों के लिए है। W-2 कर्मचारियों द्वारा अपने कर तैयार करने के लिए फॉर्मों का उपयोग किया जाता है। 1099 फॉर्म विभिन्न आय प्रकारों की रिपोर्ट करने के लिए होते हैं, जैसे ठेकेदारों को विविध भुगतान।

• फॉर्म W-9 कहां प्राप्त करें:  आप IRS वेबसाइट पर W-9 फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं या G-P Contractor™ के साथ एक बना सकते हैं।

• W-9 भरने के लिए किसे आवश्यक है: आपकी कंपनी के साथ काम करने वाले   व्यक्तियों और व्यवसायों, जैसे स्वतंत्र ठेकेदारों और विक्रेताओं को एक फॉर्म W-9 भरना होगा।

स्वतंत्र ठेकेदारों को किराए पर लेना आपके व्यवसाय को   ऊपर या नीचे स्केल करना आसान बनाता है क्योंकि आपकी ज़रूरतें बदलती हैं। जबकि   ठेकेदार आपकी कंपनी के पेरोल पर नहीं हैं, फिर भी आपको इस कार्यकर्ता प्रकार के साथ जुड़ने के लिए   कुछ आवश्यकताओं का   पालन करना होगा।

अमेरिका में, पूर्णकालिक कर्मचारी I-9  फॉर्म भरते हैं, जबकि स्वतंत्र ठेकेदार या  1099 कर्मचारी W-9  फॉर्म भरते हैं। ये फॉर्म कर अनुपालन सुनिश्चित करने और गलत या लापता जानकारी के लिए दंड के जोखिम को कम करने में मदद करते हैं। 

आइए  समझें कि W-9 कर फॉर्म क्या है, इसका उपयोग किस लिए किया जाता है, इसे कैसे भरें, और आम गलतियों से कैसे बचें।

W-9 फॉर्म क्या है?

 AW-9 फॉर्म स्वतंत्र ठेकेदारों और व्यावसायिक संस्थाओं से करदाता की जानकारी  एकत्र करने के लिए है, ताकि आप सटीक रिटर्न दर्ज कर सकें। आप W-9 आंतरिक राजस्व सेवा (IRS) के साथ   फ़ाइल नहीं करते हैं। लेकिन  आप इस फॉर्म की जानकारी का उपयोग  एक 1099 फॉर्म तैयार करने के लिए करते हैं  जिसे आप वर्ष के अंत में आईआरएस को जमा करते हैं।  

W-9 व्यक्तियों और संस्थाओं से कर पहचान संख्या (TIN) एकत्र करता है। व्यक्तियों के लिए, यह आम तौर पर सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) है, और व्यवसायों के लिए, यह नियोक्ता पहचान संख्या (EIN) है।

नोट: कर्मचारियों के लिए  W-9 फॉर्म नहीं है। एक W-9 केवल स्वतंत्र ठेकेदारों या व्यवसायों के लिए है।

फॉर्म W-9 अन्य रूपों की तुलना कैसे करता है

व्यवसायों के लिए एक W-9 फॉर्म केवल रिकॉर्ड-कीपिंग के लिए है। यहां  बताया गया है कि  यह  W-9 अन्य IRS रूपों से कैसे भिन्न होता है:

W-9 बनाम W-2 प्रपत्र

जबकि  स्वतंत्र ठेकेदार  W-9 फॉर्म भरते हैं, कंपनियां  W-2  फॉर्म पूरा करती हैं और आईआरएस  को भेजती हैं।

कर्मचारी कर तैयार करने के लिए  W-2 फॉर्म का उपयोग करते हैं।  W-2 प्राप्त करने से पहले, कर्मचारियों को फॉर्म W-4 भरने और अपनी कर जानकारी, फाइलिंग स्थिति, और अन्य नौकरियों को इंगित करने की आवश्यकता होती है, यदि लागू हो। आप फॉर्म W-4 के आधार पर करों की गणना करेंगे, जबकि फॉर्म W-2 को इन करों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

W-9  फॉर्म  तैयार करने के लिए है 1099 फॉर्म। W-9 में ठेकेदार का नाम, पता और TIN शामिल है। कर्मचारियों के विपरीत, ठेकेदार अपने करों की रिपोर्टिंग और भुगतान के लिए जिम्मेदार हैं। आम तौर पर, कुछ स्थितियों को छोड़कर, ठेकेदारों के लिए कोई कर रोक नहीं है, जैसे कि यदि वे सही TIN  प्रदान करने  या प्रमाणित करने में विफल रहते हैं। 

W-9 बनाम 1099 प्रपत्र

1099 आईआरएस रूपों का एक सेट है जो अलग-अलग आय प्रकारों की रिपोर्ट करता है। कंपनियां सबसे अधिक उपयोग करती हैं:

• 1099-NEC: यदि आप अपने स्वतंत्र ठेकेदारों को सालाना  USD 600 या उससे अधिक का भुगतान करते हैं तो इस फॉर्म  का उपयोग करें। 

• 1099-MISC: यदि वे प्रति वर्ष  USD 600 या अधिक की राशि के हैं, तो विविध भुगतानों, जैसे रॉयल्टी, स्वास्थ्य देखभाल भुगतान और किराए की रिपोर्ट करने के लिए इस फॉर्म  का उपयोग करें।

आपकी कंपनी IRS  को 1099 फॉर्म भरने और  भेजने के लिए जिम्मेदार है। इसके विपरीत, स्वतंत्र ठेकेदार  W-9  फॉर्म भरते हैं, जिसे आप अपने रिकॉर्ड में रखेंगे। आपको केवल फॉर्म 1099 दाखिल करने के संदर्भ के  रूप में  W-9 फॉर्म की आवश्यकता है।

W-9 बनाम W-8 प्रपत्र

W-9W-8 W-9 फॉर्म   अमेरिकी नागरिकों के लिए हैं, जबकि गैर-अमेरिकी नागरिकों को W-8 की आवश्यकता होती है।  

केवल एक प्रकार का W-9 Form है।  हालांकि,  W-8 फॉर्म के पांच प्रकार हैं। सही फॉर्म इस बात पर निर्भर करता है कि ठेकेदार एक व्यक्ति या व्यवसाय है, आय का प्रकार है, और क्या वे एक विशेष कर उपचार के लिए अर्हता प्राप्त करते हैं। 

अपना पहला भुगतान करने से पहले आपको W-8 फॉर्म  एकत्र करना  चाहिए।ठेकेदार द्वारा कोई भी काम करने से पहले W-9 एकत्र करना सबसे  अच्छा अभ्यास है।

फॉर्म W-9 कहां से प्राप्त करें

ठेकेदार सीधे IRS वेबसाइट से W-9 फॉर्म  डाउनलोड कर सकते हैं। या आप जीवनचक्र को काम पर रखने वाले पूरे ठेकेदार को सरल बनाने के लिए  G-P Contractor का उपयोग कर सकते हैं - भुगतान से लेकर कागजी कार्रवाई के प्रबंधन तक। आसानी से W-9 फॉर्म उत्पन्न करें और एक डैशबोर्ड पर अपनी सभी कार्यबल जानकारी तक पहुंचें।

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W-9 को भरने के लिए किसे आवश्यक है?

आपकी कंपनी से आय प्राप्त करने वाले कुछ व्यक्तियों और  व्यावसायिक  संस्थाओं को फॉर्म W-9 भरने की आवश्यकता होती है। इनमें स्वतंत्र ठेकेदार, विक्रेता, साझेदारी, सीमित देयता कंपनियां (LLCs), निगम, ट्रस्ट और एस्टेट  शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं।

यहां कुछ उदाहरण परिदृश्य दिए गए हैं जहां W-9 आवश्यक है:

1. आप बड़ी इन-हाउस टीमों के बिना यू.एस.  छोटी कंपनियों में ठेकेदारों को काम पर रखने वाली  एक छोटी कंपनी हैं, अक्सर स्वतंत्र ठेकेदारों को किराए पर लेते हैं।उदाहरण  के लिए, यदि आप ग्राफिक डिजाइन परियोजना के लिए ठेकेदारों को किराए पर लेने और भुगतान करने के लिए  G-P Contractor का उपयोग करते हैं, तो कार्यकर्ता फॉर्म को पूरा करने के लिए W-9 फॉर्म जनरेशन सुविधा का उपयोग कर सकता है। 

2. आप एक नया खाता खोलने वाले ग्राहक के साथ एक बैंक हैं। बैंक आईआरएस  को ब्याज और अन्य आय की रिपोर्ट करने के लिए आवश्यक करदाता की जानकारी एकत्र करने के लिए W-9  फॉर्म का उपयोग करते हैं।

3. आपने एक ऋण रद्द कर दिया है . रद्द किया गया ऋण को अक्सर कर योग्य आय माना जाता है। फॉर्म W-9 आवश्यक जानकारी जमा करने में मदद करता है।

4. आप एक निवेश फर्म हैं। आप अपने ग्राहकों से फॉर्म W-9 एकत्र करेंगे, और फिर उचित फॉर्म 1099 पर आईआरएस को अपनी कमाई की रिपोर्ट करेंगे।

W‑9 का अनुरोध कब और क्यों किया जाता है

 W-9  फॉर्म  केवल उन विक्रेताओं के लिए आवश्यक है जिन्हें आप सेवाओं के लिए भुगतान करते हैं। इसमें निगम शामिल नहीं हैं, क्योंकि उन्हें आमतौर पर 1099 रिपोर्टिंग से छूट दी जाती है। आपको किसी भी विक्रेता के लिए W-9 की आवश्यकता नहीं है जिसके माध्यम से आप कार्ड द्वारा भुगतान करते हैं, क्योंकि उन भुगतानों की सूचना भुगतान प्रोसेसर द्वारा दी जाती है।

W-9 Form आपको IRS को ठेकेदार के भुगतानों की सटीक रिपोर्ट करने  देता है। जबकि आपको इस दस्तावेज़ को दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है, इसे हाथ में रखने से 1099 फॉर्म तैयार करना आसान हो जाता है। आप फ़ॉर्म एकत्र करने में विफल रहने के लिए गैर-अनुपालन जुर्माना और नागरिक या आपराधिक दंड से भी बचेंगे।

W-9 फॉर्म कैसे भरें

ठेकेदारों को अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए W-9 Form को  सटीक रूप से भरना होगा। वे इन  W-9 निर्देशों का पालन कर सकते हैं:

1. ठेकेदार या व्यवसाय का नाम इंगित करें:  ठेकेदारों ने अपना नाम लाइन 1 पर रखा जैसा कि उनके कर रिटर्न पर दिखाई देता है। कानूनी संस्थाएं, जैसे साझेदारी, एलएलसी, या निगम, अपने "व्यवसाय को जानकारी के रूप में करने" का उपयोग करके लाइन 2 पर अपना नाम डालते हैं। यदि ठेकेदार किसी विशिष्ट व्यावसायिक नाम के तहत काम करता है, तो उन्हें यह जानकारी "व्यावसायिक नाम" लाइन पर दर्ज करनी चाहिए।

2. संघीय कर वर्गीकरण का चयन करें: ठेकेदार कर वर्गीकरण के लिए प्रासंगिक बॉक्स की जांच करता है। कुछ विकल्पों में व्यक्तिगत, सी निगम, एस निगम, साझेदारी, विश्वास या संपत्ति, या एलएलसी शामिल हैं।

3. TIN जोड़ें: ठेकेदारों को अपना SSN जोड़ना चाहिए यदि वे एक व्यक्ति हैं। व्यवसायों को अपना EIN जोड़ना चाहिए।उनकी नागरिकता या इकाई की स्थिति  के आधार  पर, ठेकेदार  TIN के लिए आवेदन कर सकते हैं और भाग I के तहत "लागू" लिख सकते हैं। जब तक वे अपना TIN प्राप्त नहीं कर लेते, वे बैकअप रोक के अधीन होंगे। इसके बाद, उन्हें एक अद्यतन W-9 जमा करने की आवश्यकता है।

4. पता दर्ज करें:"पता" लाइन के  तहत, TIN से जुड़े पते को जोड़ें। 

5. फॉर्म को प्रमाणित करें: सभी जानकारी सटीक होनी चाहिए और आईआरएस रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए। फॉर्म भरने वाले व्यक्ति को प्रमाणित करने के लिए निर्दिष्ट क्षेत्रों पर हस्ताक्षर करने चाहिए और तारीख डालनी चाहिए। आप रिकॉर्ड सत्यापित करने के लिए  IRS TIN मिलान कार्यक्रम का उपयोग कर सकते हैं।

G-P Contractor फॉर्म भरना और एकत्र करना आसान बनाता है। ठेकेदार मंच पर फॉर्म उत्पन्न कर सकते हैं, जिसे आप किसी भी समय एक्सेस कर सकते हैं।

कैसे एक W-9 फॉर्म जमा करें और स्टोर करें

स्वतंत्र ठेकेदार या इकाई को आपको रिकॉर्ड रखने के लिए पूरा किया गया फॉर्म भेजना चाहिए। आपको W-9 Forms  को कम से कम चार साल   के लिए स्टोर करना होगा। लंबे समय तक रिकॉर्ड रखना भी विस्तारित ऑडिट अवधि के साथ मदद करता है। 

3 सामान्य W-9 गलतियाँ और उनसे कैसे बचें

जबकि आपको आईआरएस को  जमा करने की आवश्यकता नहीं है W-9 फॉर्म, फिर भी उन्हें कानूनी और वित्तीय मुद्दों से बचने के लिए सटीक होना चाहिए।   इन सामान्य गलतियों के लिए देखें:

1. गलत जानकारी जोड़ना:  गलतियों में गलत TIN और इकाई प्रकार का उपयोग करना शामिल है।  एक गलत टीआईएन आईआरएस नोटिस का कारण बन सकता है, जबकि सही व्यवसाय प्रकार सुनिश्चित करता है कि आपकी 1099 रिपोर्ट सटीक हैं। 

2. देर से फॉर्म एकत्र करना:  आपको ठेकेदारों या संस्थाओं को W-9 फॉर्म एकत्र करने की आवश्यकता है से पहले  काम करना शुरू करने और अपना पहला भुगतान करने से पहले।  इस तरह, आप वर्ष के अंत की रिपोर्टिंग के लिए तैयार हैं।

3. अद्यतन करने में विफल:  जानकारी की नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन करने के लिए एक प्रणाली बनाएं।W-9 उन तरीकों का उपयोग करें जहां एक ठेकेदार आसानी से अपनी जानकारी अपडेट कर सकता है।

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W-9 फ़ॉर्म अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न