Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat, 37 persen pekerjaan dapat dilakukan sepenuhnya dari jarak jauh. Sekarang, 63 persen perusahaan diproyeksikan beralih ke pekerjaan jarak jauh dalam waktu dekat. Dengan popularitas pekerjaan di luar kantor terus meningkat, tidak heran banyak perusahaan yang beralih ke model kerja jarak jauh.
Meskipun pindah ke pekerjaan jarak jauh telah memberikan hasil positif bagi perusahaan secara global, lebih banyak yang berhasil menerapkan perubahan ini daripada mengirim karyawan keluar dari kantor. Transisi bekerja dari rumah memerlukan persiapan yang ekstensif, yang membutuhkan pembuatan kebijakan kerja jarak jauh, strategi retensi karyawan, program pelatihan, dan banyak lagi.
Beralih ke pekerjaan jarak jauh tidak harus menantang. Melalui panduan komprehensif ini, Anda akan mempelajari cara cepat menyesuaikan perusahaan Anda dengan kondisi kerja jarak jauh.
Mengapa beralih ke bekerja jarak jauh sekarang?
Awal dekade baru mendorong perubahan yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam cara perusahaan bekerja, dan beberapa tahun terakhir telah terbukti sangat berharga untuk melanjutkan transisi ke pekerjaan jarak jauh. Di 2020, sekitar 71 persen karyawan bekerja dari rumah. Melalui transisi cepat ini, perusahaan dan karyawannya telah mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak dalam dunia kerja jarak jauh.
Meskipun “pekerjaan jarak jauh” secara luas terkait dengan bekerja dari rumah, hal ini melampaui hal ini. Studi menunjukkan bahwa 22 persen pekerja pindah ke kota yang berbeda saat bekerja untuk perusahaan yang sama, sementara 17 persen telah pindah atau berencana pindah ke negara yang berbeda untuk bekerja di organisasi yang sama. Beralih ke pekerjaan jarak jauh memungkinkan perusahaan mempekerjakan karyawan di seluruh negara dan bahkan dunia.
Wawasan lain yang diperoleh perusahaan dari transisi terakhir ke pekerjaan jarak jauh mencakup pandangan lingkungan kantor. Statistik kerja jarak jauh menyatakan bahwa 65 persen pekerja mengatakan mereka tidak memerlukan lingkungan kantor untuk tetap produktif — justru sebaliknya. Tujuh puluh lima persen individu yang bekerja dari rumah menyatakan bahwa mereka melakukannya karena gangguan yang ada di kantor lebih sedikit.
Keuntungan beralih ke pekerjaan jarak jauh
Baik Anda mengupayakan transisi bekerja dari rumah sebagai pilihan atau kebutuhan, ada banyak aspek yang harus dirayakan. Beralih ke pekerjaan jarak jauh telah terbukti bermanfaat bagi perusahaan dan pekerja mereka, sehingga memberikan hasil yang lebih besar bagi perusahaan secara keseluruhan.
1. Keseimbangan pekerjaan-kehidupan
Ketika ditanya aspek apa dari pekerjaan mereka yang berkontribusi pada pengalaman kerja yang positif, 50 persen pekerja jarak jauh mencantumkan keseimbangan kehidupan kerja yang baik sebagai faktor utama.
Pekerja yang mengalami keseimbangan kehidupan dan pekerjaan yang baik menunjukkan kesehatan dan kesejahteraan yang lebih baik, kepuasan kerja yang lebih tinggi, keterampilan organisasi yang lebih baik, pencapaian tujuan yang lebih baik, dan kebahagiaan keluarga yang lebih baik. Ini berarti kinerja kerja yang lebih baik, berkurangnya pergantian karyawan, dan lebih sedikit kejadian keterlambatan dan ketidakhadiran bagi perusahaan.
2. Produktivitas
Penelitian menunjukkan bahwa hingga 40 persen pekerja jarak jauh lebih produktif daripada pekerja di kantor. Peningkatan produktivitas ini disebabkan oleh lebih sedikit gangguan, kenyamanan yang lebih besar, dan tidak ada stres terkait perjalanan. Tingkat produktivitas yang lebih tinggi menghasilkan hasil yang lebih besar bagi perusahaan, sehingga menghasilkan peningkatan produksi ekonomi untuk jumlah pekerjaan yang sama.
3. Ruang kantor
Karena peningkatan dalam pekerjaan jarak jauh, para eksekutif mungkin membutuhkan lebih sedikit ruang kantor di tahun-tahun mendatang dan dapat mengonsolidasikan ruang kantor menjadi satu lokasi bisnis utama. Pengurangan pengeluaran real estat ini dapat menghemat rata-rata USD 11,000 per komuter paruh waktu setiap tahun.
4. Akses ke talenta
Individu mencari keuntungan seperti keseimbangan pekerjaan-kehidupan, kepuasan kerja, dan fleksibilitas saat mencari karier yang ideal. Karena bekerja dari rumah telah terbukti memberikan manfaat ini, perusahaan yang menawarkan peluang kerja jarak jauh lebih mungkin untuk menangkap dan mempertahankan talenta terbaik daripada yang tidak.
Mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan kerja jarak jauh
Meskipun perusahaan yang melakukan transisi ke pekerjaan jarak jauh dapat melihat banyak keuntungan, mereka mungkin tidak akan bisa tanpa tantangan. Meskipun mengalami hambatan di awal perubahan yang cukup besar adalah hal yang normal, penting untuk mengetahui potensi hambatan yang harus diperhatikan sebelum mengejar peluang bekerja dari rumah.
Beberapa tantangan paling umum dalam beralih ke pekerjaan jarak jauh meliputi:
- Kepercayaan perusahaan: Karena kerja jarak jauh menghilangkan elemen interaksi tatap muka, beberapa supervisor khawatir karyawan tidak akan bekerja sekeras di kantor.
- Manajemen informasi: Beberapa pekerja jarak jauh mengalami kesulitan menemukan informasi dan mengakses jawaban atas pertanyaan mereka di luar kantor.
- Komunikasi: Karyawan jarak jauh umumnya kesulitan berkomunikasi dengan manajer dan rekan kerja saat bekerja dari rumah. Beberapa pekerja bahkan merasa manajer jarak jauh mereka tidak memahami kebutuhan mereka atau memberikan dukungan atau bantuan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Ketidakterlibatan karyawan: Karyawan dapat dengan mudah mengalami gangguan di rumah yang tidak akan mereka alami di tempat kerja, seperti tuntutan rumah dan keluarga. Interupsi ini dapat menyebabkan individu menjadi tidak terlibat dalam pekerjaan mereka.
- Perbedaan geografis: Salah satu tantangan kerja jarak jauh terbesar bagi perusahaan global adalah bekerja di berbagai zona waktu. Memiliki karyawan yang berlokasi di luar negeri dapat mempersulit penjadwalan dan kolaborasi.
Pentingnya kebijakan kerja jarak jauh
Kebijakan kerja jarak jauh adalah serangkaian pedoman karyawan yang dirancang untuk memfasilitasi proses bekerja dari rumah untuk mempromosikan produktivitas dan keterlibatan yang lebih baik. Kebijakan kerja jarak jauh yang terperinci dan mudah dipahami memberi pekerja pemahaman yang lebih jelas tentang harapan perusahaan Anda untuk bekerja dari rumah sembari menyederhanakan komunikasi, meningkatkan proses orientasi, dan bahkan menarik talenta terbaik.
Setiap kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup informasi berikut untuk hasil terbaik:
1. Ekspektasi kinerja
Penting bagi karyawan Anda untuk mengetahui apa yang Anda harapkan dari mereka dalam hal kinerja, produktivitas, dan kualitas kerja mereka. Saat individu mengetahui rencana Anda untuk mengukur hasil ke depannya, mereka akan lebih cenderung mematuhi harapan kinerja.
Anda dapat menambah pemahaman karyawan Anda tentang kebijakan perusahaan dengan menyediakan alat bantu dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk berhasil, termasuk informasi tentang jam kerja dan persyaratan output.
2. Kejelasan komunikasi
Karena kerja jarak jauh dapat mengaburkan jalur komunikasi, kebijakan Anda harus menetapkan cara karyawan dapat berkomunikasi satu sama lain untuk mendapatkan hasil terbaik. Jelaskan bagaimana pertemuan akan berlangsung dari jarak jauh dan platform mana yang akan mereka gunakan untuk berpartisipasi.
Anda juga dapat menjelaskan setiap alat komunikasi yang tersedia bagi karyawan Anda dan menyediakan bentuk komunikasi darurat jika terjadi pemadaman listrik dan kesulitan teknis.
3. Penggunaan peralatan
Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus membahas jenis peralatan yang digunakan perusahaan Anda, perangkat yang diperlukan untuk peran apa, dan apakah Anda akan menyediakan alat bantu ini kepada karyawan. Jika pekerja Anda harus membeli sendiri peralatan tersebut, apakah perusahaan Anda akan mengembalikan uang mereka untuk pembelian tersebut?
Pastikan juga untuk menjelaskan cara menggunakan setiap jenis peralatan dan sertakan sumber daya yang dapat membantu pemahaman mereka.
4. Hak karyawan
Karyawan Anda harus diberi tahu tentang hak mereka saat bekerja untuk perusahaan Anda dari jarak jauh. Misalnya, kebijakan kerja jarak jauh Anda harus memerinci waktu karyawan harus masuk kerja, berapa jam istirahat makan yang dialokasikan untuk mereka, dan cara meminta cuti. Menguraikan hak-hak ini harus menghilangkan kebingungan dan mencegah kesalahpahaman.
5. Manajemen gaji
Penggajian kemungkinan akan menjadi salah satu aspek utama pekerjaan yang akan dikhawatirkan oleh karyawan Anda. Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus menjelaskan siapa yang menangani penggajian — apakah perusahaan Anda atau Perusahaan Catatan (EOR) —frekuensi pembayaran dan jumlah pembayaran. Anda juga dapat menyertakan informasi tentang siapa yang harus dihubungi jika pekerja memiliki pertanyaan mengenai penggajian.
Cara menyelesaikan transisi ke pekerjaan jarak jauh
Sebelum perusahaan Anda dapat beralih sepenuhnya ke pekerjaan jarak jauh, ada beberapa langkah yang perlu Anda ambil untuk memastikan transisi yang sukses.
1. Beri tahu karyawan Anda
Sebelum beralih ke pekerjaan jarak jauh, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memberi tahu karyawan Anda bahwa perubahan sedang terjadi. Beri tahu mereka kapan peralihan akan terjadi dan bagaimana mereka dapat mempersiapkannya. Tentukan apakah pekerja Anda akan sepenuhnya bekerja jarak jauh atau apakah mereka akan memiliki kesempatan untuk bekerja baik di dalam maupun di luar kantor dan jelaskan bagaimana kedua situasi tersebut akan berjalan.
Beri karyawan Anda kesempatan untuk mengajukan pertanyaan apa pun yang mereka miliki tentang struktur baru. Menyediakan akses ke kebijakan kerja jarak jauh yang baru dan sumber daya lain yang mereka perlukan untuk memfasilitasi transisi.
2. Melatih karyawan jarak jauh Anda tentang langkah-langkah keamanan
Dengan beralih ke kerja jarak jauh, muncul kebutuhan keamanan data yang jauh lebih besar. Meminimalkan risiko dengan mengajari karyawan Anda langkah-langkah yang harus diambil saat bekerja dari rumah dan cara mengidentifikasi serta menanggulangi ancaman siber.
Pertimbangkan untuk menerapkan subjek berikut ke dalam pelatihan keamanan siber Anda untuk pekerja jarak jauh:
- Pelanggaran keamanan: Anda dapat mempersenjatai karyawan Anda dari pelanggaran keamanan dengan mengajari mereka mengenali ancaman, seperti serangan malware, phishing, dan kata sandi, serta hal yang harus dilakukan saat menghadapi pelanggaran keamanan.
- Kepatuhan GDPR: Perusahaan Anda harus mematuhi Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), standar yang mewajibkan organisasi yang beroperasi di Uni Eropa untuk menerapkan kebijakan, prosedur, dan praktik baru guna menjaga keamanan, transparansi, dan akuntabilitas data pribadi.
- Autentikasi dua faktor: Latih karyawan untuk menggunakan autentikasi dua faktor (2FA), lapisan keamanan tambahan yang memverifikasi bahwa orang yang mencoba mengakses akun online adalah orang yang mereka katakan dengan mengharuskan mereka memberikan dua informasi identitas.
- Jaringan pribadi virtual: Jaringan pribadi virtual (VPN) menghasilkan koneksi Internet terenkripsi antara perangkat dan jaringan yang mengamankan data sensitif untuk transfer yang aman. Ajarkan karyawan Anda untuk mengatur dan menggunakan VPN untuk melindungi informasi perusahaan.
- Penyimpanan cloud yang aman: Cara lain bagi pekerja jarak jauh untuk menjaga keamanan data adalah dengan menggunakan penyimpanan cloud di perangkat kerja mereka.
3. Terus perbarui teknologi
Aspek utama keberhasilan kerja jarak jauh adalah efisiensi teknologi. Untuk memastikan karyawan tidak akan mengalami masalah teknologi dalam pekerjaan, verifikasi bahwa Anda memberikan teknologi terbaru kepada mereka, seperti:
- Alat berbasis cloud
- Aplikasi bisnis
- Program konferensi video
- Alat bantu manajemen proyek
- Solusi pencadangan dan pemulihan data
- Program orientasi virtual
- Perangkat lunak pelacak waktu
4. Komunikasi secara terbuka dan efektif
Ketika perusahaan dan karyawan mereka berhasil berkomunikasi, Anda dapat mendukung tim Anda dengan lebih baik sambil mempertahankan budaya perusahaan yang positif. Fasilitasi komunikasi jarak jauh yang efektif dengan menjadwalkan check-in virtual berkala dengan karyawan Anda untuk terhubung dengan mereka secara individu tentang bagaimana pengalaman mereka berjalan. Mengorganisasi pertemuan kelompok rutin untuk memberi tahu pekerja tentang apa yang terjadi di perusahaan pada tingkat organisasi juga bermanfaat.
Untuk memastikan pekerja tidak merasa terisolasi di rumah, Anda bahkan mungkin ingin mengatur aktivitas virtual di seluruh perusahaan agar karyawan tetap terhubung satu sama lain.
5. Jadilah pemimpin terbaik yang Anda bisa
Saat mengalihkan perusahaan Anda ke pekerjaan jarak jauh, Anda harus menjadi pemimpin bagi tim Anda. Tidak peduli berapa banyak alat bantu, kebijakan, dan sumber daya yang Anda berikan kepada karyawan, Anda tidak dapat memupuk lingkungan kerja jarak jauh yang positif tanpa memberikan dukungan dan kepemimpinan yang mereka butuhkan untuk berhasil. Hanya sedikit empati dan optimisme yang sangat membantu pekerja merasa dihargai dan divalidasi.
Anda dapat menunjukkan kepada tim bahwa Anda peduli dengan apa yang mereka pikirkan dengan mengirimkan survei yang mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang bagaimana perasaan mereka dalam kehidupan sehari-hari, tantangan apa yang mereka hadapi, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat pengalaman kerja jarak jauh mereka lebih baik.
Menawarkan fasilitas kepada pekerja jarak jauh
Untuk memastikan kepindahan Anda ke pekerjaan jarak jauh berhasil dalam jangka panjang, coba terapkan strategi untuk mempertahankan karyawan. Ketika Anda memberikan keuntungan kepada pekerja jarak jauh, Anda menciptakan hubungan kerja yang menguntungkan antara manajemen dan karyawan. Mempertahankan pekerja dengan menginvestasikan waktu dan sumber daya ke dalam mereka menyebabkan berkurangnya pengeluaran, kolaborasi yang lebih baik, peningkatan produktivitas, dan keuntungan kompetitif.
Beberapa dari banyak manfaat yang dapat Anda berikan kepada karyawan Anda untuk meningkatkan retensi antara lain:
- Menciptakan lingkungan yang fleksibel: Banyak individu menghargai fleksibilitas dalam jadwal kerja mereka, dengan 72 persen karyawan menyatakan mereka akan mempertimbangkan untuk meninggalkan pekerjaan mereka jika jadwal kerja mereka saat ini tidak memberikan fleksibilitas jadwal.
- Menawarkan manfaat kompetitif: Perusahaan yang memberikan kompensasi kompetitif kepada karyawan mereka lebih mungkin mempertahankannya dalam jangka panjang. Jenis tunjangan yang dapat Anda tawarkan meliputi diskon karyawan, cuti berbayar, perawatan kesehatan, dan tabungan pensiun.
- Kirim hadiah: Ambil langkah tambahan untuk menunjukkan apresiasi Anda kepada karyawan Anda dengan sesekali mengirim hadiah ke rumah mereka, seperti kartu hadiah, makanan, bunga, atau keranjang hadiah.
- Sediakan uang saku pengaturan jarak jauh: Ketika karyawan bekerja dari rumah, mereka tidak memiliki kemewahan memiliki sumber daya kantor yang mereka miliki, seperti meja kerja, kursi, WiFi, dan perlengkapan kantor lainnya. Alih-alih mengharuskan mereka untuk membayar sendiri materi ini, beri mereka uang saku yang dapat mereka gunakan untuk membeli barang-barang penting ini untuk lingkungan kerja mereka di rumah.
- Menawarkan program pengembangan karier: Pekerja lebih cenderung untuk tetap bekerja di perusahaan yang berinvestasi dalam pengembangan karier mereka dengan program seperti seminar pelatihan, acara jejaring, pembimbingan, dan proyek khusus. Jenis peluang ini membuat karyawan merasa termotivasi dan menantikan pertumbuhan dan perkembangan.
Transisi ke pekerjaan jarak jauh dengan Globalization Partners
Mulai beralih ke pekerjaan jarak jauh dengan membangun tim jarak jauh bersama Globalization Partners. Kami adalah Global Employment Platform yang didedikasikan untuk membantu perusahaan mempekerjakan dan menerima anggota tim baru di seluruh dunia. Yang harus Anda lakukan adalah menemukan kandidat ideal Anda, dan kami akan menangani semuanya mulai dari penggajian dan tunjangan hingga pengajuan pajak dan kepatuhan. Kami bertanggung jawab saat karyawan Anda bekerja untuk Anda.
Mulailah dengan tim jarak jauh Anda dengan melihat eBook kami, “Panduan Lengkap untuk Membangun Tim Global Jarak Jauh,” atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.
