Kiat Ahli tentang Alat Bantu Terbaik untuk Mendukung Tim Jarak Jauh Global

Saat perusahaan berusaha beradaptasi dengan dunia pascapandemi dan memenuhi kebutuhan tim jarak jauh yang terus berubah, berinvestasi pada alat terbaik sangatlah penting. Ini akan memastikan perusahaan mempertahankan komunikasi yang jelas dan mendorong kolaborasi erat, yang sangat penting untuk mempertahankan dan menarik talenta terbaik yang mencari pengalaman karyawan yang positif.

Meskipun teknologi memungkinkan pekerja berbasis kantor sebelumnya untuk melakukan pekerjaan yang sama di mana saja, dengan produktivitas yang meningkat, tidak semua alat kerja jarak jauh diciptakan sama. Mari kita lihat beberapa alat digital penting untuk membantu pekerja jarak jauh dan tim Anda berkembang.

Apa tantangan terbesar bekerja dari jarak jauh?

Salah satu tantangan yang dihadapi tim jarak jauh adalah tetap terhubung. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus menemukan dan menggunakan alat bantu terbaik untuk membuat integrasi kerja jarak jauh selancar mungkin.  Namun, kerja jarak jauh telah menyebabkan saturasi layanan perangkat lunak. Jadi, alat apa yang Anda butuhkan agar tim jarak jauh Anda dapat berkembang saat bekerja di berbagai lokasi di seluruh dunia? Kami meminta pakar Globalization Partners (G-P), Wakil Presiden Teknologi Informasi Stephen McCormack, untuk membahas pilihan utamanya terkait konektivitas dan memberdayakan tim jarak jauh.

Di bawah ini, ia menyoroti beberapa alat bantu jarak jauh terbaik di kelasnya, mulai perekrutan hingga orientasi ke konferensi video.

Apa alat bantu terbaik untuk perekrutan dalam pengalaman G-P?

Stephen: Ketika berbicara tentang alat jarak jauh, penting untuk mengakui dampak dan kegunaannya bahkan sebelum karyawan diterima.

• Anaplan: Misalnya, kami menggunakan Anaplan untuk memberikan perkiraan otomatis dan berbasis data yang memungkinkan kami menganggarkan kebutuhan perekrutan secara akurat.
• Greenhouse: Greenhouse adalah alat bantu jarak jauh yang memungkinkan kami mendokumentasikan proses wawancara dan melacak perjalanan kandidat dari awal hingga akhir. Manajer perekrutan dan mitra akuisisi talenta kami menggunakannya untuk menyelesaikan setiap peran yang relevan dan menyaring kandidat sebelum tahap wawancara. Setelah wawancara dilakukan, umpan balik diproses di Greenhouse, yang akan terlihat oleh semua pihak internal yang sesuai yang terkait dengan posisi terbuka.
• Crosschq: Crosschq digunakan saat kita telah memutuskan kandidat, dan referensi pewawancara yang berhasil perlu diperiksa. Crosschq adalah contoh bagus alat online yang menggantikan panggilan telepon tradisional untuk mendapatkan umpan balik yang relevan tentang kandidat. Hal ini memungkinkan pemberi referensi meluangkan waktu mereka untuk memberikan masukan dan melakukannya sesuai dengan kecepatan dan jadwal mereka sendiri, sehingga umpan balik mereka menjadi lebih tepat dan berharga.
• DocuSign : DocuSign adalah alat jarak jauh akhir yang patut disebutkan dalam proses perekrutan. Setelah penawaran dibuat dan diterima, kontrak diterbitkan untuk calon karyawan. DocuSign memungkinkan kandidat yang dipilih untuk menandatangani kontrak mereka dari jarak jauh dan mengembalikannya kepada manajer perekrutan dengan mengeklik tombol.

Jenis teknologi apa yang membantu orientasi jarak jauh?

Stephen: Bagian penting dari membangun tim jarak jauh adalah memiliki Sistem Manajemen Pembelajaran yang efektif. Di G-P , kita menggunakan Pelajaran.

Menjadi perusahaan yang mengutamakan jarak jauh berarti semua karyawan baru biasanya memulai kehidupan di G-P dari kantor rumah mereka. Oleh karena itu, Pelajaran berperan penting dalam membantu memahami:

• Perusahaan secara keseluruhan
• Departemen mereka yang relevan
• Kebijakan dan prosedur perusahaan
• Bagan organisasi
• Selain itu, semua alat jarak jauh yang beroperasi

Hal yang penting adalah kunci agar karyawan kita berhasil diterima. Manajer dan personel SDM terkait bekerja sama dengan karyawan baru untuk menjadwalkan setiap modul pelatihan Pelajaran selama dua minggu pertama karier baru mereka di G-P .

Manakah alat bantu digital yang membantu melakukan peninjauan kinerja jarak jauh?

Stephen:  Saat mengelola tim jarak jauh, penting untuk memiliki alat di gudang Anda yang memberikan akses teratur dan terstruktur kepada karyawan kepada manajer mereka. 15Five memungkinkan karyawan memberikan pembaruan setiap minggu tentang aktivitas mereka dan menyoroti apa yang mereka rencanakan untuk dicapai selama tujuh hari ke depan. Selain itu, mereka dapat melacak kemajuan mereka menuju sasaran pribadi, departemen, dan perusahaan mereka.

Sekali lagi, di perusahaan yang mengutamakan jarak jauh seperti G-P, alat bantu seperti 15Five ini adalah contoh utama cara terbaik untuk membuat semua orang tetap terhubung, baik ke atas maupun ke bawah rantai komando. Tentu saja, seorang manajer juga harus melakukan 1:1 pertemuan setidaknya sekali seminggu dan memberikan pembaruan kepada timnya.

Namun pekerjaan selalu sangat sibuk, dan waktu cenderung berlalu begitu saja. 15Five Mendorong periode refleksi otomatis yang biasanya pada akhir minggu, di mana kita dapat mempertimbangkan tujuan kita dan bagaimana kita akan memenuhinya selama minggu depan. Tentunya, itu sangat penting.

Bagaimana dengan alat untuk manajemen keuangan?

Stephen: Kami meluncurkan Workday di G-P pada bulan Juli tahun ini. Workday adalah Sistem Keuangan dan Manajemen Modal Manusia utama kita yang digabungkan. Ini adalah alat Perencanaan Sumber Daya Perusahaan kami yang efektif.

Sebelumnya kami memiliki beberapa aplikasi terpisah yang melakukan tugas tersebut Sejak menerapkan Workday, kami telah mengkonsolidasikan semua di bawah satu payung.

Singkatnya, Workday bertindak sebagai sumber catatan bagi karyawan dalam hal hari libur, pengeluaran, penggajian, dan segala jenis informasi SDM. Ini juga berfungsi sebagai sumber catatan keuangan yang mencapai puncaknya dalam memproduksi serangkaian pembukuan keuangan kita setiap bulan dalam setahun.

Apa alat terbaik untuk konferensi video?

Stephen: G-P menggunakan Zoom untuk rapat video kami. Ini digunakan secara internal dan dengan mitra eksternal. Kami menggunakan Zoom untuk semua rapat konferensi, acara penting, webinar, dll., dan selalu terbukti sukses besar.

Apa alat komunikasi terbaik untuk tim jarak jauh?

Stephen: Terkait pesan instan, Slack adalah alat kolaborasi teratas yang disukai oleh rekan-rekan di G-P . Menurut pengalaman kami, Slack luar biasa dalam kegiatan kolaboratif antara individu dan tim. Slack memiliki berbagai peluang kolaboratif dan komunikasi, mulai dari saluran umum hingga saluran proyek tertentu hingga saluran tim hingga pesan langsung individu antara rekan kerja.

Apa yang terbaik untuk penyimpanan dokumentasi dan file?

Stephen: Kami menggunakan banyak alat untuk penyimpanan file terstruktur, mulai dari Confluence dan SharePoint hingga OneDrive . SharePoint dan OneDrive adalah bagian dari 365 rangkaian produk Microsoft dan hanya memerlukan sedikit pengenalan.

Confluence adalah bagian dari rangkaian produk Atlassian. Kami menggunakan Confluence di G-P sebagai forum dokumentasi ad hoc yang sangat fleksibel berdasarkan persyaratan tim tertentu.

Perangkat jarak jauh apa yang digunakan G-P untuk keamanan siber?

Stephen: Salah satu tugas utama saya di G-P adalah mengelola keamanan informasi. Menjadi perusahaan yang mengutamakan jarak jauh membawa tantangan dalam bidang ini.

Ketika staf Anda berbasis kantor, Anda memiliki banyak kendali dalam hal keamanan informasi. Namun dari sudut pandang pertama, jaringan kami secara efektif adalah setiap rumah 1,300 karyawan kami. Jadi, itu bisa menjadi lingkungan yang menantang untuk memastikan bahwa pengguna dan sistem kami aman dari perspektif keamanan informasi. Untuk membantu mencapainya, kami menggunakan beberapa alat jarak jauh yang dapat memperingatkan kami tentang potensi masalah dan memungkinkan kami bereaksi dengan tepat saat diperlukan. Beberapa di antaranya adalah Barracuda, Inky , Crowdstrike , dan Netskope.

Selain rangkaian alat bantu jarak jauh yang membantu menjaga kita tetap aman, mengedukasi pengguna juga penting. Kami melakukan latihan phishing internal untuk mengembangkan kematangan dalam ruang keamanan dunia maya bagi staf kami. Kita membangun kesadaran melalui program pelatihan yang tersedia secara rutin pada Pelajaran dan melalui Knowbe4.

Peretas dapat beroperasi bersama-sama, jadi untuk mengatasinya, staf perusahaan harus bekerja sama juga — dibutuhkan jaringan untuk mengalahkan jaringan.

Membangun tim jarak jauh global hari ini

Saat membangun tim jarak jauh, akan lebih sulit untuk menjamin bahwa semua orang tetap terhubung. Namun, saat Anda menerapkan alat bantu komunikasi dan digital terbaik, Anda dapat memastikan bahwa fondasi yang kokoh telah diterapkan. Apabila dilengkapi dengan alat bantu yang tepat untuk bekerja sama, tim jarak jauh telah meningkatkan produktivitas dibandingkan dengan staf internal, yang menambah keberhasilan perjalanan perusahaan.

Untuk kiat dan strategi lainnya, unduh eBook kami, Panduan Lengkap untuk Membangun Tim Global Jarak Jauh, untuk mempelajari:

• Cara menemukan talenta internasional terbaik.
• Cara membuat sistem manajemen jarak jauh yang efektif.
• Cara meningkatkan produktivitas dengan membangun budaya kerja yang solid yang akan memungkinkan perusahaan Anda tumbuh dari jarak jauh.