Panduan Mempekerjakan Karyawan di Vietnam

Vietnam memiliki tenaga kerja berpendidikan yang kuat, talenta terampil yang dapat membantu perusahaan Anda sukses selagi Anda bertumbuh secara internasional atau mempekerjakan karyawan jarak jauh. Agar hubungan kerja Anda berhasil, Anda memerlukan pemahaman yang kuat tentang bagaimana undang-undang ketenagakerjaan setiap wilayah bekerja dan apa hak-hak Anda sebagai pemberi kerja.

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari  cara mempekerjakan di Vietnam, termasuk kiat untuk menavigasi perbedaan budaya, memahami undang-undang ketenagakerjaan setempat, dan mendapatkan talenta jarak jauh.

Apa yang harus diketahui sebelum merekrut di Vietnam

Sebelum Anda menjelajahi  panduan kami untuk  merekrut karyawan di Vietnam, berikut adalah beberapa fakta cepat yang harus Anda ketahui tentang negara ini:

• Mata uang Vietnam adalah dong Vietnam, atau VND, yang dilambangkan sebagai ‘△.’
• Populasi negara saat ini adalah  lebih dari 98 juta orang, dengan hampir 38 persen tinggal di daerah perkotaan.
• Impor dan ekspor terkemuka Vietnam adalah tekstil, manufaktur teknologi tinggi, teknologi informasi dan komunikasi, otomotif, dan perangkat medis.
• Hanoi, yang juga dieja Ha Noi, adalah ibu kota Vietnam dan terletak di bagian utara negara ini.

1. Pasar tenaga kerja

Tenaga kerja Vietnam yang tersedia  melampaui 54 juta orang, dengan pertanian, industri, dan layanan sebagai karier dan industri kerja terkemuka. Sebagian besar tenaga kerja tersebut terkonsentrasi di daerah-daerah yang dikelompokkan di seluruh negeri, seperti wilayah metropolitan Hai Phong, Hanoi, dan Da Nang, serta Kota Ho Chi Minh.

Pendidikan menengah telah memiliki tingkat pendaftaran yang stabil  selama lima tahun terakhir, dengan universitas terkemuka seperti Vietnam National University di Hanoi, Hanoi University of Science and Technology, dan Ho Chi Minh City University of Technology. Lulusan perguruan tinggi biasanya menerima sertifikasi pendidikan dan pelatihan kejuruan (VET), ijazah pelatihan kejuruan yang lebih rendah, atau ijazah wisuda pendidikan menengah profesional.

2. Bahasa

Bahasa resmi Vietnam adalah bahasa Vietnam, tetapi  berada 65th dalam indeks global negara penutur bahasa Inggris. Bahasa tambahan yang mungkin Anda dengar atau lihat tertulis dalam dokumen resmi meliputi bahasa Prancis, Tiongkok, Khmer, dan beberapa bahasa yang lebih kecil dari wilayah pegunungan di negara tersebut.

Pertimbangkan untuk merekrut penerjemah dan penerjemah tertulis Vietnam profesional jika Anda tidak terbiasa dengan bahasa Vietnam, dan ingatlah untuk menawarkan salinan dokumen dan informasi penting, termasuk kontrak kerja, dalam kedua bahasa tersebut.

3. Jam kerja dan waktu libur

Ada 11 hari libur nasional di Vietnam  — termasuk perayaan Tahun Baru Imlek Tet selama seminggu — dan karyawan Vietnam mengharapkan sebagian besar hari libur tersebut di luar pekerjaan selain hari libur dan cuti berbayar atau tidak berbayar lainnya. Semua karyawan berhak secara hukum untuk mendapatkan minimal satu hari libur setiap minggu, biasanya hari Minggu. Shift kerja jarang melebihi delapan jam per hari dan 40 jam per minggu, dengan jam-jam tersebut sering — tetapi tidak harus — antara Senin hingga Jumat, 8 a.m. hingga 5 p.m.

Karyawan Vietnam juga berhak atas cuti tahunan minimum 12 hari, termasuk cuti pribadi untuk pernikahan dan kehilangan, serta cuti tidak dibayar setelah persetujuan berkelanjutan. Karyawan yang memenuhi syarat untuk sakit atau cacat berhak untuk cuti yang didukung oleh program asuransi sosial negara tersebut. Perempuan mungkin mendapatkan enam bulan cuti melahirkan berbayar tanpa kehilangan gaji dan tambahan 30 hari untuk setiap anak yang lahir. Cuti melahirkan bervariasi antara perusahaan, tetapi laki-laki berhak menerima cuti antara lima hari dan 14 dibayar.

4. Perjanjian Kerja

Perusahaan Anda secara hukum diwajibkan untuk memiliki kontrak kerja tertulis dengan setiap karyawan Vietnam, dengan salinan dalam bahasa Vietnam dan bahasa asli karyawan tersebut. Ini dapat berupa kontrak dengan jangka waktu tetap atau durasi tak terbatas, dan setiap jenis memenuhi syarat untuk memperbarui atau mengakhiri sesuai kebutuhan dan ditentukan.

Kontrak tertulis harus mencakup semua informasi yang relevan tentang kemitraan kerja Anda, seperti:

• Gaji karyawan dan kompensasi tambahan yang tercantum dalam mata uang lokal
• Tunjangan dan asuransi karyawan
• Persyaratan pemutusan hubungan kerja dan pesangon untuk karyawan dan perusahaan
• Hak, tanggung jawab, dan harapan karyawan dan perusahaan
• Syarat dan ketentuan khusus ketenagakerjaan
• Perincian durasi, hak, dan tugas masa percobaan, jika ada
• Lingkup pekerjaan dan jam istirahat dan jam kerja wajib atau opsional
• Lama kontrak kerja dan hubungan kerja yang diantisipasi
• Ketentuan dan pedoman kesehatan dan keselamatan

Perusahaan dikenakan biaya penalti jika tidak ada kontrak tertulis yang sah untuk setiap pekerja Vietnam. Kontrak harus disepakati bersama dan ditandatangani, kecuali untuk perubahan seperti promosi, kenaikan gaji, dan penghentian dini. Tidak ada kontrak kerja Vietnam yang mematuhi undang-undang tersirat apa pun, tetapi karyawan berhak atas hak dan tunjangan hukum tertentu meskipun tidak dinyatakan secara tegas.

5. Kompensasi dan tunjangan

Vietnam memiliki dua jenis upah minimum — upah minimum umum untuk karyawan di organisasi milik negara dan gaji minimum regional untuk semua organisasi dan posisi non-negara. Tingkat upah minimum yang bervariasi di seluruh wilayah biasanya berada di antara 3,070,000 dan 4,420,000  dong Vietnam. Perusahaan harus menyediakan asuransi kesehatan bagi karyawan mereka, termasuk pemeriksaan kesehatan tahunan rutin.

Kontribusi pemberi kerja wajib mencakup asuransi sosial, kesehatan, dan pengangguran, dengan opsi kena pajak tambahan seperti bantuan perumahan, tunjangan transportasi, dan tunjangan lainnya untuk menciptakan paket pekerjaan yang menarik. Pelajari lebih lanjut tentang pertimbangan kompensasi  saat Anda  merekrut karyawan di Vietnam.

6. Pajak

Karyawan membayar pajak penghasilan individu (IIT), dan semua gaji dan bonus karyawan tunduk pada pajak penghasilan pribadi (PIT), yang berlaku pada jumlah total setelah kontribusi wajib diambil. Perusahaan bertanggung jawab untuk membayar sebagian biaya jaminan sosial karyawan, Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas pembelian, pemotongan pajak, pajak bisnis, dan semua pajak yang terkait dengan lokasi atau bangunan fisik di negara tersebut.

Meskipun tidak ada pajak gaji atau pajak pendapatan negara bagian dan lokal yang harus ditandingi, perusahaan harus membayar tarif 20 persen untuk Pajak Penghasilan Badan (CIT). Persentase asuransi kesehatan dan asuransi pengangguran saat ini yang menjadi tanggung jawab perusahaan setempat adalah persen 3 dan 1 persen.

Perusahaan harus menahan semua pajak karyawan dan federal yang diperlukan dan melaporkannya kepada otoritas pajak Vietnam setiap tiga bulan  pada 30th hari bulan berikutnya  atau setiap bulan pada 20th hari bulan berikutnya.

Biaya  perekrutan seseorang di Vietnam

Saat  merekrut di Vietnam, Anda harus mempertimbangkan biaya perekrutan dan perekrutan serta konsultasi dengan pakar atau kontraktor setempat, selain pembayaran berkelanjutan terhadap gaji, asuransi, dan tunjangan setiap karyawan.

1. Perekrutan dan perekrutan

Salah satu bagian dari  biaya perekrutan karyawan di Vietnam  adalah melakukan upaya perekrutan menyeluruh untuk menemukan yang paling sesuai dengan posisi Anda dan biaya perekrutan berikutnya. Beberapa biaya ini meliputi biaya berikut:

• Bekerja sama dengan agen perekrutan atau perekrutan
• Perangkat lunak pelacakan pelamar
• Iklan lowongan kerja dan postingan online
• Pemeriksaan latar belakang
• Bantuan resume pihak ketiga untuk konfirmasi visa
• Biaya perjalanan untuk memfasilitasi wawancara
• Pelatihan karyawan baru dan peralatan yang diperlukan

3. Ahli dan kontraktor lokal

Saat Anda memasuki negara baru dan mempekerjakan karyawan internasional, Anda mungkin menghadapi satu atau beberapa situasi yang membutuhkan bantuan kontraktor lokal atau layanan pihak ketiga untuk membantu Anda tetap patuh. Contohnya meliputi penerjemah tertulis dan lisan untuk dokumentasi dan wawancara atau pengacara ketenagakerjaan untuk membantu Anda mempertahankan kepatuhan terhadap undang-undang perekrutan dan ketenagakerjaan yang sedang berlangsung.

Salah satu cara untuk menyederhanakan proses ini adalah bekerja dengan layanan Employer of Record (EOR) seperti Globalization Partners. EOR bertindak sebagai perusahaan resmi karyawan Vietnam Anda sementara Anda mendapatkan semua manfaat dari tim internal yang berpengalaman, manajemen penggajian, dan pakar lokal yang berpengalaman dalam undang-undang ketenagakerjaan Vietnam.

Praktik perekrutan di Vietnam

Mempekerjakan dan mengelola karyawan internasional adalah proses kompleks yang sering bervariasi antara wilayah, kota, dan industri. Pertimbangkan praktik perekrutan berikut saat Anda menavigasi hubungan kerja baru Anda:

• Bonus opsional: Bonus dan gaji bulan ke-13 tidak diwajibkan secara hukum tetapi merupakan bagian rutin dari budaya kerja Vietnam. Bonus dapat didasarkan pada berapa lama karyawan telah bekerja dengan Anda, pertimbangan hari libur khusus, keunggulan kinerja, atau ketentuan lain yang mungkin tercantum atau tidak tercantum dalam kontrak kerja tertulis Anda.
• Verifikasi izin: Tergantung dari mana asal karyawan Anda, mereka mungkin memerlukan visa atau kartu penduduk dan izin kerja yang valid. Sebagai pemberi kerja, Anda berkewajiban untuk memastikan setiap karyawan memiliki hak hukum untuk bekerja di perusahaan Anda. Simpan salinan semua dokumen terkait yang menyatakan status hukum karyawan Anda.
• Masa percobaan: Anda dapat memilih untuk memasukkan masa percobaan ke dalam kontrak tertulis Anda, tetapi tidak boleh melebihi 30 hari untuk pekerjaan standar atau 60 hari untuk posisi yang sangat teknis atau terampil. Anda dapat menggunakan waktu ini untuk mengukur kualitas kemitraan Anda, termasuk seberapa baik karyawan memenuhi standar kinerja yang disepakati dan persyaratan jam kerja. Kontrak percobaan harus ditulis sebagai tambahan untuk dokumen asli dan mencakup semua ketetapan untuk masa percobaan, termasuk durasi, harapan, hak, dan tanggung jawab. Anda dan karyawan dapat membatalkan perjanjian Anda pada akhir periode atau menandatangani kontrak kerja resmi untuk melanjutkan hubungan kerja Anda.
• Kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan: Kegagalan untuk mematuhi hukum ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan lokal dan federal dapat mengakibatkan hukuman, denda, atau tindakan hukum. Panduan ini diterapkan untuk melindungi karyawan dari pengaturan kerja yang tidak aman atau ilegal dan bertindak sebagai panduan bagi perusahaan yang ingin merekrut karyawan secara internasional. Misalnya, Kode 2019 Ketenagakerjaan Vietnam menyatakan bahwa setiap warga negara asing yang bekerja di negara tersebut harus mematuhi semua undang-undang ketenagakerjaan federal kecuali mereka adalah anggota program perjanjian internasional yang menyatakan lain. Semua kontrak kerja yang berbasis di Vietnam mewajibkan perusahaan untuk mematuhi undang-undang federal.
• Opsi penggajian: Opsi penggajian di Vietnam  termasuk departemen penggajian internal — biasanya perpanjangan divisi sumber daya manusia Anda — penggajian jarak jauh, alih daya ke perusahaan pemrosesan penggajian Vietnam, atau bermitra dengan EOR seperti Globalization Partners untuk menangani semua manajemen dan kepatuhan penggajian.

Apa yang diperlukan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan di Vietnam?

Perusahaan dan anak perusahaan di Vietnam dapat sepenuhnya dimiliki secara internasional, perusahaan patungan, atau koperasi bisnis yang dimiliki dan dikelola oleh pengguna layanan. Terlepas dari struktur bisnis Anda, Anda akan memerlukan rekening bank terdaftar di Vietnam sebelum merekrut dan membayar karyawan. Semua transfer uang harus dikonversi ke dong setelah pembayaran atau disetorkan ke rekening bank Vietnam sebagai mata uang asing. Anda harus menyiapkan dan memulai salinan terjemahan dokumen penting, seperti memorandum, anggaran dasar, formulir asuransi, dan kontrak tenaga kerja.

Jika Anda melakukan wawancara langsung di Vietnam, Anda harus mendapatkan alamat fisik atau ruang wawancara untuk bertemu langsung. Alternatif lainnya meliputi wawancara konferensi telepon atau video. Anda dapat menghindari bagian perekrutan internasional yang lebih kompleks dan mahal dengan bekerja sama dengan EOR.

Mempekerjakan karyawan jarak jauh di Vietnam

Mempekerjakan karyawan jarak jauh memungkinkan perusahaan Anda memanfaatkan pekerja internasional berbakat dengan rangkaian keterampilan khusus atau pengalaman profesional yang unik. Ingatlah informasi ini saat Anda mengamankan karyawan Vietnam jarak jauh:

• Sekitar 70 persen populasi negara tersebut memiliki koneksi internet, dan kode internet untuk situs web yang berbasis di Vietnam adalah .vn.
• Vietnam memiliki zona waktu tunggal — Waktu Indochina — dan tidak ada perubahan waktu yang terkait dengan Waktu Musim Panas.
• Secara formal memperkenalkan orang yang diawali dengan nama belakang mereka, diikuti dengan nama tengah mereka, kemudian nama depan mereka merupakan kebiasaan. Amati jabatan profesional atau perkawinan yang relevan.
• Tanggal ditulis dalam format hari/bulan/tahun menggunakan empat digit untuk tahun dan dua digit untuk bulan dan hari.

 Kiat tambahan untuk perekrutan di Vietnam

Kiat-kiat ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang hak dan tanggung jawab Anda sebagai pemberi kerja:

• Pengambilan keputusan hierarkis: Banyak organisasi bisnis beroperasi pada hierarki, dengan keputusan yang berasal dari atas ke bawah. Sangatlah penting untuk menghormati karyawan senior, baik mereka yang berusia lebih tua, memiliki pendidikan atau tingkat pengalaman yang lebih tinggi, atau telah menjabat lebih lama.
• Pemeriksaan latar belakang kandidat: Anda berhak untuk mengonfirmasi informasi pada resume setiap pelamar, termasuk pendidikan, kualifikasi, riwayat pekerjaan, dan pengalaman sah mereka, sebagaimana berlaku.
• Pengakhiran kontrak: Perusahaan dan karyawan dapat memulai pengakhiran kontrak. Perusahaan dapat melakukannya tanpa pemberitahuan jika kesalahan tersebut disebabkan oleh kurangnya kinerja karyawan atau kegagalan untuk memenuhi standar yang disepakati. Perusahaan juga dapat mengakhiri kontrak berdasarkan cedera atau penyakit jangka panjang, bencana yang berdampak pada bisnis, karyawan yang tidak hadir untuk sif kerja yang ditunjuk, dan kasus khusus lainnya. Dalam hal ini, sangat penting untuk bekerja sama dengan EOR guna membantu Anda menavigasi kompleksitas hukum setiap situasi. Tergantung pada situasi dan kontrak kerja tertulis Anda, karyawan mungkin berhak atas uang pesangon.

Pelajari lebih lanjut tentang mengelola karyawan internasional dengan Globalization Partners

Langkah -langkah untuk merekrut di Vietnam  mempertimbangkan dengan cermat dan mengetahui berbagai undang-undang ketenagakerjaan dan bisnis di setiap wilayah, serta rasa hormat dan pemahaman budaya. Globalization Partners adalah EOR global yang hadir di negara-187negara di seluruh dunia, siap membantu perusahaan Anda berkembang ke Vietnam, atau mempekerjakan karyawan Vietnam yang berbakat untuk posisi jarak jauh Anda.

Kami akan bertindak sebagai pemberi kerja sah karyawan Anda, membantu Anda menjaga kepatuhan dan menangani logistik yang lebih kompleks dari perekrutan di luar negeri selagi Anda berfokus untuk menjalankan operasi harian Anda. Kami juga akan membantu dengan sumber daya manusia dan membuat paket tunjangan untuk menarik talenta terbaik bagi perusahaan Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana solusi komprehensif kami dapat  membantu perusahaan Anda sukses, dan  mintalah proposal  hari ini untuk memulai.