Saat Anda memperluas perusahaan Anda ke Polandia, Anda akan membangun tim karyawan yang berdedikasi untuk membantu Anda melakukan praktik bisnis sehari-hari. Tim ini membentuk tulang punggung operasi Anda, bekerja secara konsisten untuk membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya. Jumlah karyawan Polandia telah meningkat secara stabil selama dua dekade terakhir, dari 9.9 juta pada 2003 menjadi 13 juta pada 2020. Pekerja dan kontraktor wiraswasta menambah 3 juta orang lagi ke tenaga kerja setiap tahun.
Jika perusahaan Anda bekerja dengan kontraktor selain karyawan, Anda harus memenuhi beberapa tanggung jawab penting. Yang pertama adalah memastikan Anda mengklasifikasikan kontraktor dengan benar, meneliti hukum untuk menentukan kriteria apa yang membuat pekerja memenuhi syarat sebagai kontraktor. Setelah Anda menjalin hubungan dengan kontraktor Anda, Anda juga perlu mengetahui cara yang benar untuk membayar mereka, karena proses penggajian standar yang Anda gunakan untuk karyawan Anda tidak akan berlaku. Membayar kontraktor Anda dengan benar membantu memastikan hubungan kerja jangka panjang yang harmonis yang memungkinkan tim Polandia Anda yang baru berkembang. Untungnya, membayar kontraktor Polandia relatif sederhana setelah Anda mengetahui cara kerja pembayaran tersebut.
Apa perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen?
Perbedaan antara mempekerjakan karyawan dan bekerja dengan kontraktor utamanya adalah pada penggajian dan pajak. Ketika perusahaan merekrut karyawan, Anda bertanggung jawab untuk menahan pajak gaji dan kontribusi jaminan sosial dari gaji mereka dan membayar pajak perusahaan ke dana jaminan sosial pemerintah. Anda biasanya juga memberikan tunjangan seperti liburan, program pensiun, dan cuti berbayar. Di sisi lain, ketika Anda bermitra dengan kontraktor independen, Anda tidak memotong atau membayar pajak atau kontribusi jaminan sosial apa pun, atau memberikan manfaat terkait pekerjaan kepada kontraktor.
Selain itu, undang-undang tenaga kerja Polandia berlaku untuk karyawan, namun umumnya tidak berlaku untuk kontraktor. Kontraktor kemungkinan akan dibebaskan dari undang-undang lembur dan upah minimum, misalnya.
Secara umum, meskipun tidak selalu, kontraktor independen dapat memerintahkan gaji yang jauh lebih tinggi daripada karyawan, sebagian untuk menutupi fakta bahwa mereka harus membayar pajak gaji mereka sendiri dan pergi tanpa asuransi kesehatan yang disediakan oleh perusahaan, cuti berbayar, pensiun, dan tunjangan lainnya.
Kriteria untuk mengklasifikasikan karyawan vs. kontraktor
Seperti kebanyakan negara, Polandia memiliki persyaratan ketat yang menentukan apakah perusahaan dapat mengklasifikasi pekerja sebagai karyawan atau kontraktor. Hal ini umumnya berkaitan dengan seberapa besar kendali yang dimiliki perusahaan terhadap pekerjaan, seperti apa yang dilakukan pekerja dan bagaimana mereka melakukannya, serta bagaimana pekerja dibayar, siapa yang menyediakan pasokan, dan apakah perusahaan menawarkan manfaat apa pun.
Apa arti dari kriteria ini dalam praktiknya? Secara umum, ini berarti bahwa karyawan bekerja penuh waktu atau paruh waktu untuk satu perusahaan, menerima instruksi dan manajemen dari perusahaan tersebut, bekerja dengan jam yang didiktekan perusahaan per minggu, merupakan bagian dari penggajian perusahaan, dan menerima tunjangan kerja yang diperlukan. Di sisi lain, kontraktor independen beroperasi berdasarkan proyek atau penawaran, mengelola pekerjaan dan waktu mereka sendiri, bukan bagian dari penggajian perusahaan, membayar pajak mereka sendiri, dan sering bekerja untuk beberapa klien pada proyek tertentu. Kontraktor biasanya menyerahkan faktur untuk pekerjaan yang telah diselesaikan, bukan menerima gaji, dan mereka membayar pajak dan kontribusi jaminan sosial mereka sendiri.
Dengan kata lain, kontraktor adalah wiraswasta, sedangkan karyawan bekerja langsung untuk perusahaan. Kontraktor biasanya memiliki portofolio klien yang besar, dan perusahaan Anda hanyalah salah satunya.
Perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen ini ada untuk mencegah perusahaan memanfaatkan pekerja mereka dengan memperlakukan mereka sebagai karyawan, tetapi menggolongkan mereka sebagai kontraktor untuk menghindari pemberian tunjangan karyawan yang diperlukan.
Mengapa perusahaan harus mengklasifikasikan dan membayar kontraktor mereka dengan hati-hati
Jika perusahaan Anda bekerja dengan kontraktor independen, Anda tidak akan memberikan tunjangan kepada mereka, dan Anda tidak akan membayar pajak gaji atau berkontribusi pada program sosial atas nama mereka. Pembatasan per jam yang berlaku untuk karyawan Anda tidak akan berlaku untuk kontraktor Anda, sehingga mereka dapat bekerja lembur tanpa berhak atas upah lembur. Pengaturan ini sangat menguntungkan bagi banyak perusahaan, menyederhanakan logistik mereka dan mengurangi pengeluaran mereka.
Dalam beberapa kasus, perusahaan salah mengklasifikasi karyawan sebagai kontraktor independen. Salah mengklasifikasi pekerja dengan cara ini membawa risiko serius. Jika pengadilan menetapkan bahwa pekerja yang diklasifikasikan sebagai kontraktor adalah karyawan, perusahaan dapat bertanggung jawab atas pajak balik selama bertahun-tahun dan pembayaran kembali untuk lembur dan cuti yang dibayar. Biaya yang terkumpul ini dapat merusak anggaran operasional dan menimbulkan tantangan hukum dan logistik yang signifikan.
Namun, dalam banyak kasus, pekerjaan yang harus dilakukan perusahaan adalah pekerjaan kontrak yang sebenarnya, dan bermitra dengan kontraktor independen adalah hal yang paling masuk akal. Oleh karena itu, perusahaan Anda perlu mengetahui cara mempekerjakan dan membayar kontraktor sesuai dengan hukum.
Mempekerjakan kontraktor independen di Polandia
Seperti di berbagai belahan dunia, kontrak tenaga kerja di Polandia sedang meningkat, terutama di industri tertentu. Hubungan kerja di bidang-bidang seperti teknologi informasi dan kerja gig economy sering kali memerlukan kontrak bisnis-ke-bisnis daripada kontrak kerja tradisional.
Di Polandia, meskipun karyawan tradisional memiliki kontrak dan perlindungan Kode Ketenagakerjaan berdasarkan hukum ketenagakerjaan Polandia, kontraktor memiliki kontrak bisnis-ke-bisnis yang dikenal sebagai perjanjian hukum perdata. Berdasarkan perjanjian hukum perdata, pekerja berfungsi sebagai kontraktor atau pekerja lepas. Kontrak melibatkan pekerja untuk melakukan tugas tertentu, dan mereka beroperasi di luar undang-undang ketenagakerjaan yang umumnya berlaku bagi karyawan Polandia.
Di Polandia, kriteria yang ditentukan dalam Kode Tenaga Kerja berguna untuk menentukan apakah seorang pekerja adalah kontraktor atau karyawan. Kode Tenaga Kerja Polandia menetapkan beberapa kriteria berbeda yang harus digunakan perusahaan untuk membedakan kontraktor mereka dari karyawan mereka. Pekerja umumnya adalah karyawan alih-alih kontraktor jika mereka memenuhi kriteria ini:
- Mereka melakukan pekerjaan dengan jenis tertentu.
- Mereka menyelesaikan pekerjaan tersebut di bawah pengawasan perusahaan langsung.
- Mereka melakukan pekerjaan di tempat dan waktu yang ditentukan oleh perusahaan.
- Hubungan kerja relatif berkelanjutan.
Di sisi lain, pekerja yang melakukan pekerjaan mereka dengan pengawasan perusahaan langsung minimal, memilih kapan dan di mana mereka bekerja, dan mengerjakan serangkaian proyek jangka pendek pilihan mereka lebih cenderung diklasifikasikan sebagai kontraktor.
Persyaratan yang mengatur kontraktor membayar di Polandia
Hukum Polandia tidak memiliki banyak persyaratan tentang bagaimana perusahaan harus membayar kontraktor mereka. Sebagai perbandingan, pertimbangkan persyaratan yang mengatur kompensasi karyawan.
Di Polandia, karyawan berhak menerima gaji, tunjangan, dan perlindungan tertentu berdasarkan undang-undang ketenagakerjaan Polandia. Mereka harus bekerja hanya delapan jam per hari, 40 jam per minggu. Mereka dapat bekerja lembur di luar jam tersebut, meskipun perusahaan harus menyetujui lembur tersebut, dan lembur tidak boleh melebihi 150 jam per tahun. Perusahaan harus memberikan kompensasi kepada karyawan atas jam lembur mereka 150 hingga 200 persen dari gaji standar karyawan atau waktu istirahat tambahan. Karyawan juga harus menerima upah minimum minimal PLNzł18.30 per jam atau PLNzł2,800 per bulan.
Selain itu, karyawan di Polandia harus menerima 2026 pembayaran hari libur, tergantung pada berapa lama mereka telah bekerja atau bersekolah. Waktu cuti berbayar juga termasuk empat hari sakit yang dapat digunakan karyawan sesuai kebutuhan, dan karyawan memenuhi syarat untuk cuti sakit berbayar hingga 33 hari jika mereka memiliki surat dokter bersertifikat. Karyawan juga harus menerima hari libur nasional 13 berbayar dan cuti melahirkan atau melahirkan untuk kelahiran anak.
Jika sebuah perusahaan di Polandia ingin memberhentikan karyawan, karyawan tersebut harus menerima pemberitahuan dan pesangon. Jika kontrak tidak pasti, keputusan tersebut memerlukan dasar-dasar untuk pemutusan hubungan kerja yang akan diberlakukan di pengadilan tenaga kerja. Periode pemberitahuan tergantung pada jenis kontrak dan lama masa kerja karyawan. Uang pesangon biasanya juga tergantung pada lamanya masa kerja karyawan di perusahaan.
Selain itu, perusahaan di Polandia harus membayar ke Lembaga Asuransi Sosial nasional (ZUS) atas nama karyawannya. Perusahaan dapat melakukan pembayaran yang setara dengan hingga 22.14 persen dari gaji kotor setiap karyawan. Sebaliknya, karyawan itu sendiri hanya membayar sekitar 14 persen dari remunerasi kotor mereka.
Sebagian besar persyaratan ini hanya berlaku untuk karyawan. Hubungan kontraktor tidak terikat oleh sebagian besar undang-undang tenaga kerja dan tidak berhak menerima manfaat ZUS, cuti berbayar, atau periode pemberitahuan sebelum pemutusan hubungan kerja.
Di masa lalu, banyak kontraktor independen juga memperoleh jauh di bawah upah minimum. Namun, 2017 amendemen hukum menetapkan bahwa upah minimum Polandia untuk karyawan juga berlaku bagi kontraktor. Undang-undang ini bertujuan untuk melindungi kontraktor independen dari eksploitasi, memastikan bahwa perusahaan tidak salah mengklasifikasikan karyawan mereka sebagai kontraktor hanya untuk menghemat uang pada upah yang dibayarkan.
Praktik pajak untuk mempekerjakan kontraktor di Polandia
Ketika Anda bekerja dengan kontraktor independen di Polandia, Anda tidak akan menambahkan mereka ke pajak gaji atau pembayaran pajak gaji. Namun demikian, Anda mungkin ingin mengetahui perincian hukum pajak agar dapat memahami kewajiban pajak kontraktor Anda.
Kontribusi jaminan sosial
Sebagian besar kontraktor independen harus memberikan kontribusi kepada ZUS, meskipun perusahaan mereka tidak bertanggung jawab untuk memberikan kontribusi atas nama mereka. Kontribusi ditujukan untuk asuransi pensiun, asuransi pensiun disabilitas, asuransi kesehatan, dan terkadang asuransi cedera di tempat kerja. Kontribusi asuransi kesehatan terserah pada kontraktor. Mahasiswa di bawah 26 usia tidak perlu membayar asuransi sosial wajib atau dana asuransi kesehatan. Apakah kontraktor independen memberikan kontribusi ZUS tergantung pada perjanjian hukum perdata tertentu yang mereka miliki.
Saat Anda membangun tim internasional di Polandia, ketahuilah bahwa Anda akan membayar kompensasi penuh kepada kontraktor Anda tanpa menahan bagian mana pun dari pembayaran mereka atas kontribusi ZUS.Organisasi Anda juga tidak akan membayar pajak penggajian kepada ZUS atas nama kontraktor Anda.
Pajak pendapatan
Di Polandia, kontraktor dan karyawan menghitung pajak penghasilan mereka secara berbeda. Pajak penghasilan Polandia hanya berlaku untuk karyawan dan kontraktor yang berusia 26 atau lebih tua kecuali mereka menghasilkan PLNzł85,528 atau lebih per tahun, yaitu sekitar US$23,165 atau sekitar EUR€19,005. Karyawan Polandia di bawah 26 dengan pendapatan hingga membayar PLNzł85,528 tarif pajak 17 persen. Mereka yang pendapatannya melebihi ambang batas tersebut dikenakan tarif pajak 32 persen. Sebaliknya, kontraktor membayar tarif pajak tetap sebesar 19 persen.
Cara membayar kontraktor di Polandia
Menentukan cara terbaik untuk membayar karyawan dan kontraktor internasional sering menjadi tantangan. Saat Anda bekerja dengan kontraktor independen, Anda harus memiliki proses yang ditetapkan untuk membayarnya dengan benar dan tepat waktu. Berikut adalah beberapa format pembayaran umum dan apakah sesuai untuk membayar kontraktor independen Anda.
- Layanan penggajian: Dengan kontraktor, Anda tidak akan melakukan pembayaran melalui penggajian Anda karena kontraktor Anda bukan bagian dari penggajian Anda. Hanya karyawan Anda yang menjadi bagian dari penggajian Anda, di mana Anda menghapus pemotongan yang diwajibkan dari gaji dan membayar pajak penggajian yang diperlukan. Alih-alih memproses pembayaran kontraktor melalui penggajian Anda, mintalah kontraktor Anda mengirimkan faktur untuk pekerjaan mereka dan memproses pembayaran mereka melalui departemen utang usaha Anda. Namun, beberapa perusahaan layanan penggajian memiliki struktur yang memungkinkan Anda membayar kontraktor independen menggunakan layanan mereka. Layanan ini mungkin mahal, dan tidak selalu mendukung operasi global.
- Bank: Perusahaan Anda mungkin mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan bank untuk membayar kontraktor independen. Namun, beberapa bank Polandia mungkin tidak bekerja sama dengan perusahaan yang belum terdaftar secara resmi di Polandia, dan dokumen serta persyaratan yang terkait dengan pembukaan rekening bank mungkin membuat pilihan ini tidak praktis.
- Layanan transfer uang: Layanan transfer uang memungkinkan perusahaan Anda mengirim dana ke rekening bank kontraktor Anda. Jika Anda telah mendirikan anak perusahaan di Polandia, Anda sudah memiliki rekening bank untuk mentransfer dana melalui departemen utang usaha Anda. Proses ini merupakan pilihan yang sangat baik untuk membayar kontraktor di Polandia karena relatif cepat dan nyaman, sehingga Anda dapat mengurangi penundaan dan menjaga hubungan kerja yang baik dengan kontraktor independen Anda. Layanan transfer uang juga sering kali menawarkan beberapa opsi metode transfer, batas transfer yang tinggi, dan keamanan yang dapat diandalkan. Namun demikian, perlu diketahui bahwa Anda kemungkinan akan dikenakan biaya transfer mata uang jika membayar kontraktor dalam mata uang selain dari Polandia złoty. Biaya ini umumnya berupa persentase, sehingga transfer dalam jumlah besar dapat lebih mahal.
- Bekerja dengan mitra perekrutan: Jika Anda bekerja dengan mitra perekrutan, Anda sering kali merampingkan proses pembayaran kontraktor Anda secara signifikan. Mitra tepercaya dapat membantu Anda merekrut kontraktor secara sah dan membayarnya dengan cepat, akurat, dalam mata uang setempat, dan dengan cara yang mematuhi peraturan Polandia.
Membangun tim internasional di Polandia dengan Globalization Partners
Ketika Anda siap untuk memperluas operasi bisnis Anda ke Polandia dan mempertimbangkan untuk merekrut talenta penuh waktu dari Polandia, bekerja sama dengan Globalization Partners. Menggunakan platform kami yang komprehensif dan didukung AI, kami menyederhanakan proses perekrutan dan pembayaran anggota tim Polandia Anda untuk memastikan pembayaran yang benar dan tepat waktu serta menghemat waktu Anda di perusahaan.
Minta proposal untuk Global Employment Platform kami hari ini, atau hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut.
