Poin penting
-
Cetak biru: Kepatuhan bukan hanya tentang mengikuti aturan; ini tentang membangun kerangka kerja yang melindungi bisnis dan karyawannya.
-
Fondasi perekrutan: Kesalahan dalam fase perekrutan dan orientasi dapat menimbulkan risiko yang mahal. Mulailah dengan mengidentifikasi sifat hubungan kerja.
-
Kejelasan kontrak: Standar "kehendak" AS merupakan pengecualian global. Banyak negara mewajibkan kepatuhan kontrak tertulis dalam bahasa setempat, sehingga manajemen kontrak sangatlah penting.
-
Pertahanan kinerja: Manajemen kinerja yang didokumentasikan dengan baik (termasuk rencana peningkatan kinerja, atau PIP) adalah pertahanan hukum terbaik terhadap klaim pemutusan hubungan kerja yang salah.
-
Presisi orientasi keluar: Di luar A.S., periode pemberitahuan wajib atau proses persetujuan pengadilan umum terjadi, yang berarti perencanaan khusus yurisdiksi diperlukan.
Untuk wawasan lebih lanjut, tonton webinar: “Kepatuhan di seluruh siklus hidup karyawan global”
Temui Tiffany Cruz, pengacara ketenagakerjaan berpengalaman di G-P yang membawa perspektifnya yang berfokus pada teknik ke kompleksitas tenaga kerja global. Pikiran analitis yang diasah oleh tahun-tahun teknik dan dunia hukum ketenagakerjaan yang berantakan – semuanya dibuat untuk satu sama lain.
Dari ruang mesin ke ruang pengadilan
Tiffany berpikir bahwa ia akan mengejar hukum paten, namun menemukan minat yang lebih dalam terhadap hukum ketenagakerjaan – bidang dinamis tempat peraturan, perilaku manusia, dan strategi komersial berinteraksi dan berbenturan. Dia menggambarkan hukum ketenagakerjaan sebagai, “versi langsung dari opera sabun,” termasuk drama manusia yang sangat nyata di jantung setiap tempat kerja.
Perpaduan keahlian teknis dan hukumnya membentuk pendekatannya dan itulah yang dia butuhkan untuk menangani pekerjaan global.
Bagi mereka yang baru mengenal kepatuhan global, Tiffany menyarankan untuk membagi siklus hidup karyawan menjadi tiga fase: perekrutan, manajemen kinerja, dan orientasi keluar. Mari kita mulai dengan perekrutan.
Landasan Anda: mematuhi perekrutan dan orientasi
Menurut Tiffany, cara Anda memulai hubungan kerja menentukan tingkat keberhasilan atau risikonya. Dia memperingatkan bahwa, “kesalahan yang terjadi selama proses perekrutan dan orientasi dapat menimbulkan konsekuensi yang memakan biaya dan jangka panjang.” Fokusnya adalah mengurangi risiko dari hari pertama.
Karyawan atau kontraktor? Selalu periksa ulang.
Salah satu kesalahan langkah kepatuhan yang paling umum adalah kesalahan klasifikasi. Kontraktor menawarkan fleksibilitas, tetapi Tiffany jelas: “Uji hukum untuk klasifikasi ini ketat dan bervariasi menurut yurisdiksi.”
Dia mendesak perusahaan untuk mengabaikan jabatannya dan memeriksa sifat hubungan yang sebenarnya . Pertimbangkan kontrol atas jam kerja, peralatan yang disediakan, dan integrasi tim.
Saran Tiffany: Bermitra dengan bagian hukum dan SDM untuk evaluasi menyeluruh adalah investasi yang dapat, “menyelamatkan organisasi Anda dari masalah keuangan dan hukum di kemudian hari.”
Jika Anda mendikte jam kerja, memasok alat bantu, dan mengintegrasikannya ke dalam tim Anda, “kemungkinan mereka memenuhi syarat sebagai karyawan.” Kesalahan klasifikasi dapat menimbulkan “dampak moneter terhadap bisnis Anda,” termasuk sanksi pemerintah, tanggung jawab atas pembayaran kembali, tunjangan yang belum dibayar, dan lembur. “Anda ingin memastikan bahwa Anda meluangkan waktu yang Anda butuhkan untuk benar-benar mengevaluasi tidak hanya hukum dan SDM, tetapi juga berbicara dengan manajer perekrutan.”
Transparansi gaji bergeser
Dari Ontario ke UE, undang-undang kesetaraan gaji dan transparansi tersebar di pasar global. “Mereka memiliki nama yang berbeda, di negara bagian, kota, dan negara yang berbeda, tetapi ini adalah sesuatu yang ingin Anda ingat. Mereka benar-benar lepas landas,” jelas Tiffany.
Semakin banyak yurisdiksi yang mengharuskan perusahaan untuk memasukkan rentang gaji dengan itikad baik dalam lowongan pekerjaan. Dia mencatat bahwa di Ontario, undang-undang baru sekarang akan membatasi seberapa luas rentang ini.
Saran Tiffany: “Kepatuhan memerlukan pendekatan proaktif dan terdokumentasi dengan baik.” Dia menyarankan untuk “benar-benar memikirkan kisaran kompensasi dengan iktikad baik pada postingan pekerjaan Anda.” Mendokumentasikan bagaimana angka-angka ini ditentukan akan membantu perusahaan menunjukkan itikad baik, bahkan jika anggaran berubah di kemudian hari.
Lihat kontrak kerja Anda
Di A.S., pekerjaan sukarela adalah norma di sebagian besar negara bagian. Namun Tiffany menegaskan, “ini bukan standar global.”
Kontrak tertulis sering kali merupakan persyaratan hukum di seluruh dunia, bukan hanya praktik terbaik. Undang-undang tenaga kerja setempat menetapkan segala sesuatu mulai dari klausul yang diperlukan hingga metode penandatanganan. “Beberapa negara memerlukan tanda tangan basah, sementara yang lain mewajibkan tanda tangan digital yang memenuhi syarat,” jelas Tiffany.
Layak juga untuk menyebutkan bahasa. “Banyak negara mengharuskan kontrak dibuat dalam bahasa setempat,” ia mencatat. Misalnya, di Quebec, kontrak harus dalam bahasa Prancis Kanada, dan versi tersebut memiliki otoritas hukum. “Jika Anda memiliki sesuatu dalam versi bahasa Inggris yang tidak dalam versi bahasa Prancis Quebec, maka Anda mungkin memiliki masalah karena apa yang dapat diberlakukan? Bahasa setempat.”
Saran Tiffany: “Anda ingin memiliki kontrak bahasa ganda. Bagaimana Anda melakukannya? Anda cukup membuat dua kolom dalam kontrak dan memastikan semua yang ada dalam bahasa lokal juga dalam versi bahasa Inggris.” Manajemen kontrak adalah “salah satu langkah terpenting yang dapat Anda ambil” untuk melindungi keberlakuan.
Tetap perhatikan manajemen kinerja
Manajemen kinerja berarti melakukan percakapan yang sulit. Pada titik ini, manajemen, komunikasi, dan kepatuhan hukum semuanya bertemu – dan itu dapat membuatnya sangat menantang.
Dari sudut pandang hukum, Tiffany menyarankan bahwa “manajemen kinerja yang konsisten dan terdokumentasi adalah pertahanan terbaik Anda terhadap klaim pemutusan hubungan kerja yang salah.”
Dia menyarankan agar manajer memetakan serangkaian sasaran dan memberikan umpan balik yang tepat waktu dan membangun. “Manajer harus melakukan percakapan ini secara lisan dengan pekerja dan mereka harus menindaklanjuti secara tertulis. Mengapa? Pertama, orang mencerna informasi secara berbeda — sangat baik untuk mengulangi umpan balik.”
Jika kinerja terus menurun, Tiffany merekomendasikan rencana peningkatan kinerja (PIP). Dia mengatakan PIP seharusnya, “upaya tulus untuk membantu karyawan agar berhasil, bukan hanya langkah menuju pemutusan hubungan kerja.”
Saran Tiffany: “Jika mereka [manajer] tidak melihat orang yang berkinerja sesuai dengan deskripsi pekerjaan atau hal lain yang telah mereka diskusikan, mereka harus melakukan percakapan [PIP] ini dengan pekerja dan menindaklanjutinya secara tertulis.”
PIP yang dibuat dengan baik menunjukkan bahwa perusahaan “memberikan kesempatan yang adil kepada karyawan untuk memenuhi harapan.” Dokumentasi yang jelas menunjukkan bahwa keputusan pemutusan hubungan kerja potensial didasarkan pada masalah kinerja, bukan motif diskriminasi.
Offboarding (dan cara membuatnya lebih mudah)
Pemutusan hubungan kerja tidak pernah mudah, tetapi “cara Anda menanganinya memiliki implikasi hukum yang signifikan,” tegas Tiffany. Dan prosesnya berbeda di seluruh dunia.
Di sebagian besar negara bagian A.S., hubungan kerja dapat dihentikan kapan saja karena alasan yang sah. Tiffany memperingatkan, “Anda menginginkannya karena alasan yang sah.” Ini tidak akan pernah diskriminatif.
Di luar AS adalah cerita lain. Di sana, “Anda memasuki dunia periode pemberitahuan.” Di negara-negara seperti Kanada dan di seluruh Eropa, perusahaan “secara hukum diwajibkan untuk memberikan jumlah pemberitahuan atau pembayaran tertentu sebagai pengganti pemberitahuan sebelum memutuskan hubungan kerja dengan karyawan.” Periode waktu ini “sering kali tergantung pada masa kerja karyawan,” sehingga perusahaan perlu mengetahui persyaratan yurisdiksi sebelum memulai proses.
Mengatakan bahwa pemberitahuan ini penting adalah pernyataan yang meremehkan. Kegagalan dalam memberikan informasi kepada seseorang dapat “mengakibatkan klaim pemecatan yang salah, yang dapat jauh lebih mahal daripada pembayaran pemberitahuan awal.” Di beberapa wilayah, pembayaran ini tidak sesederhana ini: “bahkan tidak begitu mudah untuk mengatakan, ‘Hei, saya akan membayar Anda.’” Perusahaan di tempat-tempat seperti Belanda “harus pergi ke pengadilan untuk mendapatkan persetujuan” untuk pemutusan hubungan kerja.
Saran Tiffany: “Pelepasan karyawan yang efektif memerlukan perencanaan yang cermat dan pemahaman yang mendalam tentang undang-undang setempat untuk menghindari mengubah keputusan bisnis standar menjadi perjuangan hukum yang berkepanjangan.”
Anda memiliki landasan. Biarkan EOR menyatukan semuanya.
Tiffany memandang kepatuhan global sebagai upaya yang tidak pernah benar-benar berakhir. Ini adalah “proses pembelajaran dan adaptasi yang berkelanjutan.” Perspektifnya, yang dibentuk oleh latar belakang tekniknya, mengajarinya untuk “melihat tantangan yang kompleks sebagai sistem yang harus dipahami dan dioptimalkan.”
Dia merekomendasikan perusahaan untuk menerapkan pendekatan yang serupa dengan siklus hidup karyawan global. Bagi menjadi tahap-tahap inti (perekrutan, manajemen, dan orientasi keluar) dan “terapkan praktik kepatuhan khusus yurisdiksi yang ketat pada setiap tahap” untuk membangun tim global yang dilindungi.
Namun, Anda tidak harus mengatasi sendiri kompleksitasnya. G-P EOR meminimalkan biaya, kompleksitas, dan risiko pekerjaan global. Dengan ini, Anda dapat mempekerjakan, menerima, dan mengelola talenta terbaik di lebih dari 180 negara, tanpa mendirikan entitas. Kami menangani semua masalah kepatuhan, sehingga Anda dapat membangun tim dengan penuh keyakinan.
Saran Tiffany: “Anda dapat bermitra dengan EOR seperti G-P. Kami benar-benar melakukan tugas yang indah ini. Kami bersenang-senang dengannya. Kami memiliki ahli di dalamnya karena ini adalah pengangkatan beban berat.”
Jika Anda ingin menghilangkan sakit kepala dari manajemen tenaga kerja global, ambil G-P EOR sejenak “sehingga Anda dapat melihat bahwa hal ini benar-benar mengubah permainan.”
