Kolaborasi adalah tantangan bagi banyak organisasi. Itulah sebabnya sebagian besar metode tangkas yang diperkenalkan dalam 20 tahun terakhir telah dirancang untuk mendobrak batas dan meningkatkan kolaborasi antara tim, departemen, fungsi, dan bahkan produk.

Di G-P, kita adalah perusahaan yang mengutamakan jarak jauh. Insinyur, desainer, dan manajer produk berlokasi di seluruh Amerika, Eropa, dan Asia. Fokus kita: menjalin hubungan, menyediakan waktu untuk percakapan, mencapai keselarasan, dan membina hubungan saat anggota tim dapat dipisahkan oleh laut atau dalam zona waktu yang benar-benar berbeda. Bekerja dari jarak jauh telah mengubah permainan. Dan selalu ada pilihan untuk bertemu rekan tim secara langsung.

Bersama-sama lebih baik

Kita sering kali menyatukan tim untuk acara tatap muka. Biasanya tujuannya adalah perencanaan, dan kita juga berhasil menyelinap tepat waktu untuk bersosialisasi dan terhubung. Pada 2024, kita melihat aktivitas perencanaan menghalangi percakapan kita. Pelajaran: Hubungan sama pentingnya dengan perencanaan strategis.

Eksperimen – hackaton orang

Kami menyukai eksperimen. Meskipun tidak ada proses formal, kita menggunakan model Amati, Arahkan, Putuskan, Bertindak (OODA). Lingkaran OODA selalu beraksi saat tim kami bekerja, karena tidak ada yang tetap konstan dalam teknologi.

Pada tahun 2025, kami mulai membuat dampak yang berarti dengan menyatukan orang-orang dengan teknologi ruang terbuka (open space technology atau OST).

Memperkenalkan OST

OST adalah format rapat yang dipimpin peserta atau tidak konferensi yang telah saya gunakan selama 10 tahun terakhir. Kita sering menghadiri konferensi dan menemukan bahwa pengalaman yang paling berkesan bukanlah pembicaraan itu sendiri, melainkan percakapan penuh semangat dengan peserta lain selama istirahat minum kopi. 

OST dirancang untuk mereplikasi rehat kopi konferensi informal. Organisasi kecil dan beberapa aturan sederhana memungkinkan  kelompok besar untuk mengatur diri sendiri dan setiap peserta individu untuk berkontribusi.

Aturan OST

OST memerlukan beberapa batasan untuk bekerja. Ada lima prinsip dan hanya satu hukum. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

  • Siapa pun yang hadir adalah orang yang tepat. Bekerja dengan siapa pun yang datang ke sesi Anda, baik lima orang atau 50 orang. Mereka peduli dan akan terlibat.

  • Kapan pun dimulai adalah waktu yang tepat. Kreativitas tidak peduli dengan jam. Beri kelompok waktu untuk menetap.

  • Di mana Anda berada adalah tempat yang tepat. Anda mungkin telah merencanakan untuk menghadiri sesi, tetapi Anda sudah terlibat dalam percakapan yang menarik. Tetap di tempat Anda berada.

  • Setelah selesai, berarti selesai. Jika percakapan atau sesi telah mencapai kesimpulan alami lebih awal dari jadwal, ucapkan terima kasih kepada kelompok dan akhiri.

  • Apa pun yang terjadi adalah satu-satunya hal yang dapat terjadi. Percayai prosesnya dan lihat ke mana tujuan segala sesuatunya. Maksimalkan apa yang terjadi dan terimalah bahwa segala sesuatunya tidak selalu berjalan sesuai rencana. 

Hukum dua kaki adalah hukum yang sederhana: Jika Anda merasa tidak belajar atau berkontribusi apa pun, gunakan kedua kaki Anda untuk pergi ke tempat lain.

Hukum dua kaki memberi setiap orang agensi untuk membuat perbedaan. Selama hari kerja, kita duduk melalui pertemuan yang membosankan dan merasa kita tidak punya pilihan — tidak di OST.

Duduk dalam lingkaran

Format OST selalu menyenangkan. Kita memulai dan mengakhiri hari dengan lingkaran. Kedengarannya normal, sampai Anda menyadari bahwa menempatkan 180 orang dalam lingkaran adalah jenis pertemuan yang berbeda. Pertanyaan pertama selalu, "Di mana layarnya?" Tidak ada. Setelah itu, "Dapatkah Anda mengirimkan agendanya kepada saya?" Tidak ada satu pun.

Lingkaran pembuka mengatur hari. Dan lingkaran penutup memberi kita waktu untuk bercermin. Sebagian besar hari dihabiskan dalam sesi — biasanya sekelompok orang di sekeliling papan tulis memperdebatkan topik dengan sopan. Sesi masing-masing berdurasi 30 menit, dan terdapat 3 hingga 5 trek paralel yang berjalan. Ada banyak pilihan. Topik sering kali berupa pertanyaan,  seperti, "Bagaimana cara menguji agen AI?"

Atmosfer

Dari POV pimpinan, ada risiko. Anda membuat semua orang berada di luar kantor selama sehari, Anda menghabiskan banyak uang untuk prosesnya, dan Anda ingin mendapatkan pengembalian investasi Anda. Itu bisa dimengerti. Bagi peserta, mungkin ada gagasan bahwa ada agenda tersembunyi, dan kita berpura-pura itu spontan.  Kami tidak berpura-pura. Tentu saja, persiapan yang cermat diperlukan untuk memastikan rasa spontanitas. 

Ketika seseorang berkata, “Tidak ada agenda, tidak masalah,” pemimpin merasa gugup. Itu bisa dimengerti.

Energi setiap OST sama. Rasa ingin tahu, gugup pada kurangnya layar, kegembiraan pada pencair suasana, minat yang tulus pada topik yang diangkat, antisipasi saat bergabung dalam diskusi, dan kejutan pada akhir hari ketika semuanya berhasil. Refleksi yang berwawasan akan muncul setelahnya — bukti bahwa OST adalah  pengalaman transformatif.

Kuncinya adalah belajar dan autentisitas. Pembelajaran memerlukan ruang yang aman untuk pertanyaan. Orang harus mengajukan pertanyaan. Dan mereka membutuhkan ruang untuk berbagi ide gila dan bertemu satu sama lain.

Dalam banyak rapat kerja, ada politik dan tekanan untuk menyetujui. Pertanyaan yang nagging tidak dijawab seperti, "Mari kita masukkan ke tempat parkir." Mungkin ruang terbuka adalah tempat parkir. Dan tempat parkir sama pentingnya dengan gedung utama (topik yang akan dibahas). Anda membutuhkan keduanya.

Rasa aman

Ruang terbuka bekerja karena menciptakan lingkungan yang aman secara psikologis. Kedengarannya mudah, tetapi tidak demikian. Penting untuk menindaklanjuti gagasan yang disarankan di ruang terbuka. Percakapan tanpa tindakan tidak membantu siapa pun. 

Pentingnya tindak lanjut

Kami mengambil pendekatan yang berbeda tahun ini. Kami memiliki lebih dari 30 sesi di ruang terbuka, dan seorang pencatat atau juru tulis mendampingi setiap sesi. Mereka menulis poin menarik pada halaman A3 selama sesi. Kita biasanya membuat dinding suasana hati pada akhir hari untuk merefleksikan pemikiran kita. Kali ini, kami mengambil sekitar 60 foto catatan, memasukkannya ke Gemini, dan mengubahnya menjadi Markdown. Lalu kami menggabungkan dan mengunggahnya ke NotebookLM. Seperti yang dapat Anda bayangkan, itu menangkap sentimen, gagasan, tema, tindakan, dan wawasan dalam hitungan menit.

Meluangkan waktu dengan bijak

Remote-first memiliki banyak keunggulan, tetapi sulit untuk menjalankan lokakarya besar dalam panggilan video. Bukan mustahil, tetapi sulit. Kami menemukan bahwa waktu tatap muka bersama-sama menciptakan kegembiraan, keselamatan, ikatan, dan rencana yang tidak akan terjadi dalam panggilan video.

Sepuluh tahun yang lalu, diperlukan waktu seminggu untuk mensintesis semua temuan dari peristiwa ruang terbuka. Saat ini, dibutuhkan waktu beberapa jam. Bagaimana rasanya di masa depan? Satu hal yang pasti: Energi dan semangat OST — dikombinasikan dengan kekuatan menghubungkan orang — akan terus menjadi berharga.