Beberapa bulan terakhir telah membawa perubahan penting bagi dunia kerja. Pandemi telah memaksa karyawan dan pengusaha untuk mengubah persepsi mereka tentang model kerja jarak jauh.
Meskipun bekerja dari rumah memberikan banyak manfaat yang jelas bagi perusahaan dan tim mereka, transisi ke pekerjaan jarak jauh juga disertai dengan tantangan, termasuk lebih sedikit peluang untuk interaksi dan manajemen langsung.
Hal ini telah membuat pemimpin bisnis mengajukan pertanyaan utama: bagaimana manajer dapat memantau tim jarak jauh mereka secara efisien dan patuh?
Pemantauan kerja jarak jauh: menemukan keseimbangan
Perusahaan menghadapi berbagai tantangan saat mereka mempertimbangkan strategi untuk memantau tim jarak jauh. Hal ini mencakup meningkatnya prevalensi silo organisasi, meningkatnya risiko kebocoran data perusahaan, jam lembur kerja tambahan, dan remunerasi berikutnya yang diperlukan.
[bctt tweet=”Penting bagi manajer untuk menemukan keseimbangan antara memantau dan memandu tim jarak jauh mereka” nama pengguna=”globalpeo”]
Penting bagi manajer untuk menemukan keseimbangan antara memantau dan membimbing tim jarak jauh mereka dan memastikan karyawan mereka memiliki ruang untuk belajar dan mengasah keterampilan mereka secara individu. Penting untuk menghormati privasi karyawan dan kerangka kerja peraturan hukum yang berkaitan dengan pemantauan karyawan.
Peraturan apa yang harus diperhatikan perusahaan?
Di seluruh dunia, banyak negara yang mengesahkan undang-undang yang mengatur bagaimana perusahaan harus melakukan pendekatan pemantauan kerja jarak jauh secara taat aturan.
Polandia adalah contoh dari hal ini. Undang-undang Polandia telah menerapkan serangkaian peraturan yang harus dipatuhi perusahaan sembari memantau tim mereka di dunia bisnis jarak jauh yang baru. Menurut Kode Tenaga Kerja:
- “Apabila diperlukan untuk memastikan pengaturan pekerjaan yang tepat atau untuk memberikan penggunaan penuh waktu kerja atau penggunaan alat bantu terkait pekerjaan yang disediakan bagi karyawan, perusahaan dapat menerapkan pemantauan terhadap email terkait pekerjaan (pemantauan email) karyawan” (Pasal 223 § 1 Pedoman Tenaga Kerja).
- “Pemantauan email tidak dapat memengaruhi keamanan privasi korespondensi dan hak pribadi karyawan lainnya” (Pasal 223 § Kode 2 Tenaga Kerja).
- “Ketentuan di atas (Pasal 223 § Kode 4 Tenaga Kerja) dapat berlaku untuk kegiatan kerja jarak jauh di luar korespondensi email, termasuk penggunaan perangkat lunak terkait pekerjaan atau platform TI.
Meskipun Kode Tenaga Kerja telah memberikan panduan tentang pemantauan kerja jarak jauh, masih banyak area abu-abu. Tujuan pemantauan kerja jarak jauh harus memastikan penggunaan properti bisnis dan jam kerja yang tepat.
Perusahaan harus memberi tahu karyawan mereka terlebih dahulu tentang penerapan pemantauan jarak jauh dengan informasi terperinci tentang apa yang seharusnya mereka harapkan dan apa yang akan dipantau. Ketentuan ini dapat disertakan dalam dokumen resmi yang merinci peraturan umum perusahaan tentang kerja jarak jauh. Perusahaan juga harus mempertimbangkan dokumen terpisah yang membahas pengawasan jarak jauh secara khusus. Penting juga untuk diingat bahwa sesuai dengan Kode Tenaga Kerja:
“Tujuan, ruang lingkup, dan cara penerapan pemantauan jarak jauh harus ditunjukkan dalam perjanjian kerja bersama, peraturan kerja yang didokumentasikan, atau pernyataan perusahaan, jika perusahaan tidak tercakup dalam perjanjian kerja bersama atau tidak berkewajiban untuk menetapkan peraturan kerja.”
Perusahaan dapat mendokumentasikan perincian dan peraturan pemantauan jarak jauh dalam kebijakan kerja jarak jauh resmi atau dalam perjanjian kerja bersama, tetapi dokumen terpisah yang mencakup kegiatan tertentu seperti pengawasan juga diizinkan secara hukum.
Haruskah perusahaan menggunakan perangkat lunak pemantauan kerja jarak jauh?
Perusahaan harus memilih dengan cermat perangkat lunak mana yang akan digunakan untuk pemantauan kerja jarak jauh untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, TI yang digunakan tidak boleh melanggar privasi karyawan atau membahayakan informasi rahasia.
[bctt tweet=”Perusahaan harus memilih dengan cermat perangkat lunak mana yang akan digunakan untuk pemantauan kerja jarak jauh untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum.” nama pengguna=”globalpeo”]
Namun, perusahaan dapat mengalami masalah dalam menerapkan pemantauan perangkat lunak jika karyawan (sementara atau permanen) melakukan pekerjaan menggunakan komputer mereka sendiri. Peralatan pemantauan yang dipercayakan kepada karyawan oleh perusahaan lebih sederhana, karena karyawan harus menggunakan peralatan tersebut hanya untuk tujuan terkait pekerjaan. Jika karyawan menggunakan peralatan mereka sendiri, pemantauan kerja jarak jauh harus dibatasi pada aktivitas terkait pekerjaan.
Ada banyak perusahaan di pasar yang menawarkan perangkat lunak untuk memantau pekerjaan jarak jauh. Namun, perusahaan harus ingat bahwa mereka bertanggung jawab penuh atas risiko yang terkait dengan solusi TI yang diterapkan.
Praktik terbaik apa yang harus diikuti perusahaan saat menerapkan pemantauan kerja jarak jauh?
Beberapa kiat untuk memantau pekerjaan jarak jauh meliputi:
- Pemantauan produktivitas karyawan, termasuk penggunaan aplikasi tertentu: Perusahaan harus secara hati-hati menentukan aplikasi mana yang digunakan oleh karyawan untuk tujuan terkait pekerjaan dan hanya memantau aplikasi tersebut.
- Pemantauan aktivitas karyawan: Hal ini dapat termasuk menerapkan pembatasan pada situs web mana karyawan dapat mengakses dan mengatur peringatan keamanan untuk aktivitas tertentu. Perusahaan sering kali membatasi situs web yang menghambat produktivitas, seperti situs media sosial, atau situs web yang meningkatkan risiko virus komputer.
- Klarifikasi jam kerja jarak jauh: Hal ini penting untuk memantau produktivitas karyawan secara efektif dan mengurangi risiko yang terkait dengan klaim kerja lembur.
- Memonitor istirahat kerja: Pemberi Kerja harus memberikan detail tentang frekuensi dan durasi istirahat kerja sehari-hari.
- Memastikan pencadangan data: Menerapkan perangkat lunak, seperti cloud online yang aman, yang menjamin penyimpanan data otomatis.
- Mengelola privasi dan keamanan: Melindungi data pribadi dan bisnis melalui akses yang ditetapkan dan ditetapkan dengan jelas ke aplikasi atau dokumen individu.
- Pantau penggunaan port dan perangkat USB: Gunakan verifikasi identitas tambahan untuk membatasi siapa saja yang dapat menggunakan port dan perangkat USB.
Oleh karena itu, pemantauan kerja jarak jauh dapat membantu, tidak hanya untuk menilai tingkat produktivitas, tetapi juga memastikan penggunaan alat bantu yang dipercayakan secara tepat atau, pada akhirnya, mengamankan data pribadi dan memperkuat keamanan perusahaan.
Bagaimana dengan hak privasi pribadi dan GDPR?
Di Polandia, pemantauan peralatan dan kegiatan pribadi (tidak terkait pekerjaan) tidak dapat diterima sebagaimana dijelaskan dalam pasal 223 § 1 Kode Tenaga Kerja — menunjukkan bahwa pemantauan dapat mencakup “alat bantu terkait pekerjaan yang dipercayakan kepada karyawan oleh perusahaan.” Namun demikian, pemantauan dapat diterapkan untuk “memastikan organisasi kerja yang memungkinkan penggunaan penuh waktu kerja,” yang tampaknya membenarkan pelacakan terbatas terhadap kegiatan karyawan terkait penggunaan peralatan TI pribadi.
Jika perusahaan memutuskan untuk memantau pekerjaan jarak jauh yang dilakukan pada peralatan pribadi karyawan, penting untuk menerapkan langkah teknis yang memadai. Jika tidak, perusahaan akan memaparkan diri terhadap tuduhan terkait pelanggaran privasi dan hak pribadi karyawan lainnya. Solusi sederhana adalah hanya memantau perangkat lunak karyawan selama jam kerja mereka. Ini dapat dilakukan dengan menyediakan VPN (Virtual Private Network) bagi karyawan untuk digunakan hanya untuk aktivitas terkait pekerjaan.
Perusahaan harus mematuhi peraturan berdasarkan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) dan memberi tahu karyawan mereka tentang proses yang terlibat dalam memantau data pribadi mereka saat bekerja dari jarak jauh.
Menyusun rencana pemantauan kerja jarak jauh yang sesuai dengan perusahaan Anda
Meskipun mendefinisikan proses dan pedoman di balik pemantauan kerja jarak jauh dengan jelas dapat menjadi tantangan karena kompleksitas peraturan yang terlibat, sasaran dasarnya adalah menyesuaikan pedoman dengan perusahaan, ketentuan ketenagakerjaan, dan bahkan posisi pekerjaan tertentu. Aturan umum dari GDPR tentang pemrosesan data masih berlaku – ini berkaitan dengan pembatasan penyimpanan data dan alasan untuk memantau pekerjaan, serta akuntabilitas.
Penting juga untuk menindaklanjuti undang-undang legislatif lebih lanjut tentang kerja jarak jauh. Di Polandia, dasar hukum saat ini dari hal ini masih pasal 3 dari tindakan tujuan khusus pada solusi spesifik terkait dengan pencegahan Covid-19, yang dilaksanakan di Maret 2020, awalnya sebagai peraturan sementara. Perundang-undangan Polandia baru-baru ini mengumumkan bahwa aturan kerja jarak jauh saat ini dimaksudkan untuk bertindak sebagai pedoman tenaga kerja baru. Perusahaan harus lebih mementingkan kepatuhan terhadap aturan ini atas ketentuan yang ada terkait kerja jarak jauh.
Selain pertimbangan yang sepenuhnya sah, perusahaan harus mempertimbangkan semua situasi dan konteks seputar pemantauan perusahaan mereka. Meskipun peraturan formal sangat penting untuk diikuti, peraturan formal tidak boleh menggantikan “kewajaran umum” selama penerapan solusi yang efektif dan wajar.
Bahkan solusi teknis yang paling unggul pun tidak akan efektif jika pemantauan diterapkan tanpa komunikasi yang memadai dengan tim dan memahami kebutuhan bersama. Kegagalan untuk melakukannya dapat menimbulkan efek kontraproduktif dan merusak kepercayaan yang diperlukan antara perusahaan dan karyawan. Pengenalan tindakan berlebihan dapat mengakibatkan risiko pelanggaran privasi dan hak pribadi karyawan lainnya (yang dapat memaparkan perusahaan dengan mengajukan klaim) dan menyebabkan demobilisasi tim.
