Buat pedoman perilaku perusahaan dengan G-P Gia™

Poin penting

• Definisi: Pedoman perilaku menguraikan standar perilaku perusahaan dan mengubah nilai menjadi aturan praktis.

• Pelokalan: Pedoman perilaku yang dilokalkan membantu Anda menavigasi lingkungan perekrutan yang berbeda sambil membangun budaya yang konsisten.

• Komponen utama: Pedoman perilaku harus mencakup kebijakan kesehatan dan keselamatan, inklusivitas, penggunaan aset perusahaan, konflik kepentingan, dan protokol pelaporan.

• Implementasi: Implementasi yang sukses melibatkan dukungan eksekutif, pelatihan, pengakuan karyawan, dan pembaruan berkelanjutan.

• Cara Gia membantu: Gia, agen SDM global kami yang didukung AI, dapat menghasilkan pedoman perilaku yang sesuai secara lokal dalam hitungan menit.

Pedoman perilaku adalah dokumen penting dan alat bantu manajemen risiko. Pedoman ini menetapkan standar yang menjaga perusahaan Anda tetap konsisten, etis, dan selaras secara global. 

Cara tradisional membuat pedoman perilaku adalah lambat dan mahal. Hari ini, ada opsi yang lebih baik. Panduan ini menjelaskan cara menulis pedoman perilaku dengan Gia, AI agen pertama dari jenisnya untuk SDM. 

Apa yang dimaksud dengan pedoman perilaku?

Pedoman perilaku perusahaan adalah dokumen yang menguraikan standar perilaku bagi semua orang di organisasi Anda. Ini mengubah misi dan nilai Anda menjadi tindakan di tempat kerja. Pedoman ini memandu karyawan dalam interaksi sehari-hari dan berlaku untuk semua orang mulai dari C-suite hingga karyawan terbaru Anda.

Pedoman perilaku adalah dokumen hidup yang berkembang bersama perusahaan Anda serta lingkungan hukum dan budaya tempat Anda beroperasi.

Bagaimana cara kerja pedoman perilaku?

Pedoman perilaku di tempat kerja membantu karyawan mengambil keputusan etis dalam situasi yang rumit. Kebijakan ini mendefinisikan pelanggaran dan menetapkan proses yang jelas untuk mengatasinya. Proses ini meliputi standar yang adil untuk penyelidikan dan tindakan disipliner.

Pagar perilaku pedoman ini mendorong tempat kerja yang lebih aman dan positif. 

Mengapa pedoman perilaku penting bagi bisnis Anda

Menciptakan pedoman perilaku sangat penting untuk bisnis apa pun. Pedoman perilaku yang terstruktur dengan baik:

• Memupuk budaya positif. Pedoman perilaku menetapkan harapan yang jelas untuk rasa hormat, keselamatan, dan profesionalisme. Standar ini membantu Anda menciptakan lingkungan kerja yang sehat di mana tim Anda dapat berkembang.

• Menanggulangi risiko hukum dan keuangan. Pedoman perilaku Anda adalah garis pertahanan pertama Anda terhadap kesalahan kepatuhan. Di beberapa negara, pedoman perilaku bersifat wajib. Misalnya, perusahaan di negara anggota UE harus memiliki pedoman perilaku untuk mematuhi Arahan Pelapor UE. 

• Melindungi reputasi Anda. Pedoman Anda merupakan komitmen publik terhadap operasi yang etis. Ini membangun kepercayaan dengan pelanggan, mitra, investor, dan karyawan.

Komponen utama pedoman perilaku

Pedoman perilaku yang efektif bersifat komprehensif, jelas, dan ringkas. Bagian ini mencakup bagian-bagian berikut: 

1. Pendahuluan dari kepemimpinan dan nilai inti: Pernyataan dari kepemimpinan menekankan komitmen etis dari atas. Ini menghubungkan kode dengan nilai-nilai inti dan misi perusahaan Anda.

2. Kesehatan, keselamatan, dan keamanan: Bagian ini mencakup kebijakan untuk keselamatan fisik dan psikologis di tempat kerja. Misalnya, ini dapat mencakup panduan keamanan data untuk tim yang didistribusikan. Kebijakan ini juga membahas masalah seperti kekerasan di tempat kerja, ancaman siber, dan penggunaan narkoba.

3. Inklusi dan antidiskriminasi: Kebijakan tegas terhadap segala bentuk pelecehan, diskriminasi, dan penindasan sangatlah penting. Bagian ini mempromosikan budaya inklusi dan kepemilikan. Pedoman ini memberikan definisi dan contoh perilaku yang tidak dapat diterima untuk mencegah kesalahan penafsiran.

4. Penggunaan aset dan informasi perusahaan: Bagian ini berisi aturan untuk penggunaan semua properti perusahaan secara tepat, termasuk laptop, telepon, perangkat lunak, dan kekayaan intelektual. Kebijakan ini juga mencakup penggunaan media sosial yang bertanggung jawab dan perlindungan data rahasia.

5. Konflik kepentingan: Bagian ini memberikan panduan tentang cara mengidentifikasi, mencegah, dan melaporkan potensi konflik kepentingan. Konflik ini dapat mencakup situasi seperti menerima hadiah dari pelanggan atau merekrut anggota keluarga.

6. Melaporkan pelanggaran dan kebijakan larangan balas dendam: Bagian ini merinci proses untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran pedoman perilaku. Ini harus memberi karyawan saluran rahasia untuk menyuarakan kekhawatiran. Kebijakan ini juga harus mencakup kebijakan larangan pembalasan dendam untuk melindungi siapa pun yang melaporkan kekhawatiran dengan iktikad baik.

Cara menulis pedoman perilaku dengan Gia

Menulis pedoman perilaku dengan cara tradisional adalah proses yang lambat dan manual. Ini melibatkan bolak-balik antara SDM dan tim hukum, sehingga meningkatkan biaya dan waktu. Untuk perusahaan global, prosesnya bahkan lebih rumit.

Gia memudahkan pembuatan pedoman perilaku. Alih-alih memulai dari halaman kosong dan menyusun bagian secara manual, Anda dapat membuat draf yang sesuai dalam hitungan menit. Setelah puas dengan konsep Anda, Gia dapat menerjemahkan dokumen ke dalam lebih dari 50 bahasa sekaligus memastikan ketaatan terhadap undang-undang ketenagakerjaan setempat.

Menggunakan Gia untuk membuat pedoman perilaku akan menghemat waktu dan uang Anda. Berikut cara memulainya:

1. Mulai dengan pertanyaan yang jelas: Masuk ke Gia dan minta untuk membuat dokumen Anda. Pastikan untuk menyertakan konteks khusus, misalnya: "Menyusun pedoman perilaku untuk perusahaan teknologi yang berbasis di AS dengan karyawan internasional jarak jauh."

2. Unggah pernyataan misi dan visi Anda: Gunakan fitur unggah dokumen Gia untuk menambahkan pernyataan misi perusahaan atau kebijakan nilai yang sudah ada. Anda kemudian dapat meminta Gia untuk mengintegrasikan bahasa dan nada tersebut ke dalam draf, sehingga hasilnya selaras dengan merek dan prinsip panduan Anda.

3. Perbaiki draf: Setelah Gia menyediakan draf awal, Anda dapat meminta perubahan atau klarifikasi spesifik. Misalnya: "Dapatkah Anda menambahkan lebih banyak contoh ke bagian pedoman perilaku di media sosial?"

4. Lokalkan untuk tim global Anda: Setelah menyelesaikan dokumen inti Anda, minta Gia untuk mengadaptasinya untuk negara lain tempat Anda beroperasi. Misalnya: "Buat versi pedoman perilaku ini yang mematuhi undang-undang ketenagakerjaan di Filipina dan terjemahkan ke bahasa Filipina." Gia akan membuat versi yang dilokalkan dan diterjemahkan dalam hitungan menit.

Manfaat menggunakan Gia untuk menulis pedoman perilaku global

Gia membuat penulisan pedoman perilaku yang sesuai secara global menjadi cepat dan mudah. 

1. Menghasilkan draf yang sesuai secara global secara instan

Gia dibangun berdasarkan pengetahuan eksklusif dari 100.000+ sumber yang diperiksa secara hukum dan 1.500+ sumber pemerintah. Basis pengetahuan ini mencakup hukum ketenagakerjaan di lebih dari 50 negara dan 50 negara bagian A.S. Anda dapat memilih negara tempat Anda beroperasi, dan Gia akan membuat draf lokal yang selaras dengan peraturan masing-masing yurisdiksi. Dokumen SDM juga dapat diterjemahkan ke dalam lebih dari 50 bahasa. 

2. Menciptakan basis pengetahuan perusahaan

Gia memungkinkan Anda mengunggah kebijakan perusahaan, pernyataan nilai, atau dokumen terkait lainnya. Gia kemudian akan merujuk kebijakan ini saat menjawab pertanyaan Anda atau membuat dokumen terkait (seperti pedoman perilaku). Dengan Gia, Anda dapat mengubah dokumen kebijakan statis menjadi inteligensi dinamis.

Misalnya, unggah pernyataan misi dan kode etik perusahaan Anda, dan Gia akan memasukkan bahasanya ke dalam pengenalan kode etik. Nada, bahasa, dan konten kode etik akan selaras dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan Anda.

3. Memberi Anda wawasan kepatuhan

Gia menggunakan penalaran tingkat lanjut untuk memahami nuansa pertanyaan Anda. Anda dapat mengajukan pertanyaan SDM lintas negara yang kompleks, seperti: "Apa saja proses pelaporan standar untuk konflik kepentingan di Jerman versus AS?" dan menerima jawaban yang akurat dalam hitungan detik. Keahlian berdasarkan permintaan ini membantu Anda memecahkan masalah yang kompleks dengan cepat. Dengan Gia sebagai solusi AI agen Anda untuk SDM, Anda segera mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan.

4. Secara proaktif memantau perubahan regulasi

Fitur pemantauan kepatuhan kebijakan baru akan segera tersedia bagi pengguna Perusahaan. Gia akan memantau kebijakan perusahaan terhadap undang-undang kepatuhan global dan memberi tahu Anda jika pembaruan terkait dapat memengaruhi bisnis atau pedoman perilaku Anda.

Sementara itu, pengguna dapat meminta Gia untuk meninjau pedoman perilaku untuk kepatuhan jika diperlukan. Gia menggunakan artikel terbaru dan pembaruan legislatif untuk memberikan panduan kepatuhan yang andal dan diperbarui pada dokumen dan kebijakan. 

Rencana peluncuran pedoman perilaku Anda

Menerapkan pedoman perilaku Anda memerlukan rencana yang jelas. Gia dapat membantu Anda membuat strategi komunikasi internal, daftar kemungkinan Pertanyaan Umum, dan rencana pelatihan untuk membantu anggota tim menerapkan pedoman perilaku karyawan Anda. Ikuti langkah-langkah ini untuk peluncuran yang lancar:

1. Dapatkan dukungan eksekutif: Mulai dengan pengumuman di seluruh perusahaan dari kepemimpinan. Ini akan menunjukkan kepada tim Anda bahwa kode tersebut memiliki dukungan penuh dan merupakan prioritas bagi seluruh perusahaan.

2. Mengembangkan pelatihan interaktif: Modul pelatihan dengan skenario dunia nyata membantu karyawan menerapkan pedoman perilaku di tempat kerja.

3. Minta pernyataan: Minta semua karyawan untuk menyatakan bahwa mereka telah membaca, memahami, dan menyetujui pedoman perilaku. Lacak pengakuan mereka untuk kepatuhan dan akuntabilitas.

4. Memastikan aksesibilitas konstan: Membuat pedoman perilaku mudah diakses kapan saja. Integrasikan ke dalam proses orientasi karyawan baru dan terjemahkan ke dalam bahasa yang digunakan karyawan Anda.

5. Perbarui secara rutin: Tinjau dan perbarui pedoman perilaku Anda setidaknya setiap tahun. Pembaruan juga harus dilakukan setelah terjadi perubahan signifikan pada peraturan perusahaan atau negara Anda.

Kesalahan pedoman perilaku umum yang harus dihindari

Hindari kesalahan umum ini saat membuat dan menerapkan pedoman perilaku:

• Terlalu samar: Bahasa yang ambigu membuat aturan membingungkan dan tidak konsisten. Gunakan bahasa yang ringkas namun spesifik dan berikan contoh.

• Membuat dokumen satu ukuran untuk semua: Sesuaikan pedoman perilaku Anda dengan konteks hukum dan budaya tertentu di setiap wilayah tempat Anda beroperasi.

• Melupakan klausul larangan pembalasan: Jika karyawan takut dihukum karena angkat bicara, mereka mungkin akan tetap diam. Sertakan kebijakan larangan pembalasan yang melindungi karyawan yang melaporkan kekhawatiran dengan iktikad baik.

• Melakukan pendekatan statis: Kembangkan proses untuk meninjau dan memperbarui pedoman perilaku secara teratur untuk meminimalkan risiko kepatuhan.

Membangun pedoman perilaku yang sesuai dengan Gia

Membuat pedoman perilaku global merupakan tugas berisiko tinggi. Gia dapat menghasilkan pedoman perilaku yang sesuai dalam hitungan menit. Gia adalah AI agen yang didukung oleh keahlian kerja global G-P dan basis pengetahuan eksklusif yang luas, sehingga Anda dapat merasa percaya diri dengan pedoman Anda.

Coba Gia hari ini dan buat pedoman perilaku dalam hitungan menit untuk tim global Anda.

Pertanyaan Umum