Leestijd: 5 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
In elk bedrijf is effectieve communicatie tussen teamleden de sleutel tot het optimaliseren van de bedrijfsprestaties en het bereiken van organisatiedoelen. Ongeacht de taken en positie van de medewerker op de bedrijfsladder, zal bijna iedereen obstakels tegenkomen die een teaminspanning en interdepartementale communicatie vereisen.
Tot de uitbraak van Covid-19 in 2020, gesprekken kunnen gemakkelijk plaatsvinden door naar het bureau van een collega te lopen; echter, afstandswerk deze mogelijkheid volledig uitgewist. Nu moeten de meeste discussies worden gepland, wat vaak kan leiden tot vertragingen en een domino-effect van gemiste deadlines en hoge verlooppercentages.
Na twee jaar is het nu duidelijk dat de werkafspraken niet snel terug zullen gaan naar de traditionele persoonlijke opzet. Omdat veel bedrijven hybride werkmodellen en flexibele regelingen testen, is het van het grootste belang dat werkgevers en bedrijfsleiders hun verstand aanscherpen en effectieve manieren bedenken om teamleden bij elkaar te brengen, ondanks de beperkingen die de afstand met zich meebrengt.
Hier zijn een paar creatieve strategieën om communicatie te bevorderen in het tijdperk van werken op afstand:
1. Gebruik een tekentablet voor virtuele vergaderingen
In een traditioneel kantoor zijn vergaderingen heel gewoon. In theorie zijn ze een ruimte voor werknemers om inzichten te verzamelen en te delen over dagelijkse taken en lopende projecten. Toen bedrijven overgingen op remote-first, vervingen veel managers deze vergaderingen eenvoudig door groepsvideogesprekken. Helaas zijn tools voor videoconferenties geen wondermiddel. Een manager moet ervoor zorgen dat deze uitwisselingen regelmatig plaatsvinden en dat de kernleden van het team altijd betrokken zijn. Als het team groot is, of als medewerkers verspreid zijn over verschillende tijdzones, is een praktische oplossing om de groepen te verdelen op basis van de projecten waar ze bij betrokken zijn.
Het is van het grootste belang dat de stem van elke medewerker wordt gehoord — maak ruimte in de agenda voor teamleden om updates te geven over hun werkontwikkelingen en verwachte voortgang voor de komende week. Veel bedrijven voegen nieuwe tools toe aan deze vergaderingen, zoals a tekentablet, waardoor externe werknemers ideeën onmiddellijk op een visuele en collaboratieve manier kunnen illustreren.
Idealiter zouden een paar minuten aan het einde van de vergadering moeten worden toegewezen aan een Q
2. Definieer duidelijke doelen
Een duidelijk idee hebben van de functie en rol van elke medewerker is daarom absoluut noodzakelijk managers teams effectief kan coördineren. Door gedefinieerde doelen in kaart te brengen, voelen werknemers zich bevoegd en gewaardeerd, en worden ze eraan herinnerd dat ze deel uitmaken van een collectief, een gevoel dat vaak verloren gaat in een externe werkomgeving
Een ander belangrijk hulpmiddel voor wereldwijde teams zijn projectmanagementtools — deze maken gebruik van de verschillende projectleiders, samen met een overzicht van de belangrijkste doelen, de deadlines en de key performance indicators (KPI's), waardoor managers de levenscyclus van het project kunnen volgen. Wanneer teamleden toegang hebben tot deze informatie, helpt dit bij het oplossen van specifieke communicatieproblemen en het tijdig wegnemen van alle onzekerheden, waardoor vertragingen worden voorkomen.
Deze methode wordt nog effectiever in een thuiswerkregime. Nieuwe technologie stelt ons in staat om samen te werken en doelen te bereiken die we nooit voor mogelijk hadden gehouden. Als een cluster van externe medewerkers bijvoorbeeld wil: een marketingcampagne evalueren, is het essentieel om te vertrouwen op projectmanagementtools zoals asana, monday of trello. Moderne tools kunnen ons helpen om duidelijk gedefinieerde doelen te volgen, te onderhouden en uit te voeren, wat nu belangrijker is dan ooit voor teams op afstand.
3. Werken met gedeelde bestanden voor documentbeheer
Elk project heeft een leider en, meestal, meerdere medewerkers, die een duidelijk idee moeten hebben van hoe het werk op alle fronten verloopt om het succes van het project te verzekeren. In een afgelegen omgeving met verspreide teams, document controle is kritischer dan ooit tevoren.
Het heen en weer verzenden van bestanden via e-mail en wachten tot iedereen zijn of haar deel van het resultaat heeft voltooid, zal waarschijnlijk leiden tot onderbrekingen in de workflow. Het voorkomt ook dat medewerkers realtime wijzigingen in hun werk aanbrengen en feedback opnemen. Als uw bedrijf gevoelige informatie verwerkt, kunnen vertrouwelijke documenten veilig worden opgeslagen in een beveiligde cloud.
Managers zouden moeten overwegen om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van technologie en automatisering te omarmen door met gedeelde bestanden te werken om de communicatie tussen teams te stroomlijnen.
4. Vertrouw op directe communicatietools
Wanneer u een e-mail verstuurt, is er geen manier om te garanderen dat de ontvanger deze ook daadwerkelijk opent, laat staan erop reageert. Als het gaat om tijdgevoelige of urgente zaken, is e-mail geen effectief medium. Vaak hebben we alleen een snel 'ja of nee'-antwoord nodig, dus de ideale oplossing om de ondoordringbare inboxmuur te omzeilen, is het gebruik van directe communicatiehulpmiddelen, zoals apps voor bedrijfsberichten.
Huidige tools zoals Slack, Clubhouse en Discord bieden communicatievoordelen die veel groter zijn dan de mogelijkheden van een e-mail. Medewerkers die de Slack-app gebruiken, kunnen bijvoorbeeld chatberichten versturen, documenten delen en hun CRM- en projectbeheeroplossingen integreren.
Kijk voor meer informatie over dit onderwerp op: Synchroon versus asynchroon: communicatie op de externe werkplek beheersen
5. Waardeer het belang van waterkoelergesprekken
"Communicatie" kan verschillende betekenissen hebben en hoeft niet per se werkgerelateerd te zijn om constructief te zijn en de productiviteit te verhogen. Tijdens de pandemie zijn er verschillende veranderingen en ontwikkelingen geweest in het gedrag van werknemers. Een recent studie ontdekten dat werknemers die overgingen van in-office naar remote, last hadden van een hoge mate van slechte slaapkwaliteit, angstgevoelens en depressies na een jaar thuiswerken.
Deze effecten vloeien voornamelijk voort uit het gevoel van sociale vervreemding dat ontstaat wanneer werk en thuis op dezelfde plaats zijn. Naast de gevolgen voor de geestelijke gezondheid, kan deze dynamiek ook het gevoel van verbondenheid van de werknemer verminderen en het algehele teammoreel schaden.
Hoewel collega's niet noodzakelijkerwijs vrienden zijn, valt niet te ontkennen dat informele chats op de werkplek collega's helpen om een band op te bouwen en de dag positief tegemoet te treden. Daarom stellen we voor om medewerkers de ruimte te geven om zich persoonlijk en sociaal uit te drukken door korte virtuele koffiepauzes in te plannen.
Deze tijd zou gericht moeten zijn op informele gesprekken over het dagelijks leven en niet op lopende projecten of de nieuwste manieren om videomarketing verbeteren. Probeer werkgerelateerde onderwerpen te vermijden en probeer werknemers te helpen de energieboost te krijgen die doorgaans voortkomt uit sociale interacties.
6. Oplossingen op maat voor verschillende persoonlijkheden
Vanwege de populariteit van groepsvideogesprekken zijn 1-1-ontmoetingen afgenomen en zijn ze zeldzaam in een werkomgeving op afstand. Persoonlijkheden variëren als het gaat om het deelnemen aan groepssessies: Sommige teamleden praten liever, delen de problemen waarmee ze worden geconfronteerd en vragen om ondersteuning, terwijl anderen meer terughoudend zijn.
In deze gevallen wordt empathie het belangrijkste element om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om zich uit te drukken. Dit kan worden gedaan door een korte, periodieke één-op-één ontmoeting te plannen, waardoor het voor de meer gereserveerde persoonlijkheden gemakkelijker wordt om zich op hun gemak te voelen zonder angst voor oordeel.
7. Vermijd het risico van “afstandsbediening”
Een studie uitgevoerd door Stanford University gedetecteerd a 13 procent productiviteitsstijging wanneer werknemers de mogelijkheid kregen om minstens één dag per week thuis te werken. Dit weerlegt gewoon de algemene misvatting dat mensen die vanuit huis werken 'lui' of 'minder productief' zijn.
In een traditionele kantooromgeving medewerkers worden niet constant gecontroleerd, dus dit zou niet moeten veranderen in een model voor werken op afstand. Managers moeten onthouden dat medewerkers verantwoordelijke professionals zijn en dat: micromanagement leidt tot frustratie, wat kan leiden tot demotivatie, een lager moreel van de werknemers en een gebrek aan productiviteit.
Managers moeten zich primair richten op de vraag of de doelen zijn bereikt in plaats van op het obsessief controleren van de werkelijke werktijd. Op de lange termijn wordt vertrouwen beloond met hogere productiviteitsniveaus.
Kijk voor meer informatie op: Verwart uw bedrijf thuiswerk met werken op afstand?
Bouw uw internationale teams met Globalization Partners
Nu werken op afstand de nieuwe norm wordt, is de pool van experts die u kunt inhuren als uw wereldwijde bondgenoot nu aanzienlijk groter. Dankzij het AI-gestuurde wereldwijde werkgelegenheidsplatform van Globalization Partners kan uw bedrijf internationale teams inhuren, aan boord nemen en beheren, waar ze zich ook bevinden. Als je geïnteresseerd bent in het ontdekken van nieuw talent op wereldschaal, Neem contact met ons op of een voorstel aanvragen.
Ga voor meer bronnen over werken op afstand en het beheren van wereldwijde teams naar:
