Werken op afstand heeft het wereldwijde personeelsbestand overgenomen en het gaat nergens heen. In feite wordt verwacht dat 25 procent van alle professionele banen in Noord-Amerika tegen het einde van dit jaar op afstand zal zijn, en naar verwachting zullen de mogelijkheden op afstand ook over de hele wereld blijven toenemen in 2023.
Werken op afstand bood bedrijven de mogelijkheid om de meest gekwalificeerde professionals overal ter wereld in dienst te nemen, zonder dat ze naar een gecentraliseerd kantoor hoeven te worden verplaatst. Dit werkmodel brengt echter zijn uitdagingen met zich mee, waaronder salarisadministratie op afstand.
Waarom moet u het salarisadministratiebeheer voor teams op afstand optimaliseren?
Effectief salarisadministratiebeheer omvat het verwerken van salaristransacties, het coördineren van tijdcontrolesystemen, het controleren van salariswijzigingen (nieuwe medewerkers, ontslag, enz.) en meer, en dit alles in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving. De meeste externe teams zijn echter verspreid over verschillende landen en tijdzones. Dit maakt de salarisadministratie ingewikkeld en een beetje omslachtig als het gaat om belastingen, arbeidsregels, sociale zekerheidswetten en betalingsmethoden en valuta's.
Bedrijven moeten hun salarisadministratiebeheerproces regelmatig opnieuw bekijken en optimaliseren om te blijven voldoen aan lokale voorschriften en vereisten. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot boetes of sancties.
Het is geen verrassing dat salarisadministratie ook invloed heeft op het behoud van werknemers. Volgens onderzoek zegt 43 procent van de werknemers dat ze een werkgever zouden verlaten die hen herhaaldelijk te laat of onjuist heeft betaald.
In dit artikel delen we enkele belangrijke overwegingen om u te helpen de salarisadministratie voor uw team op afstand te beheren.
Belangrijke overwegingen voor het optimaliseren van uw salarisadministratie op afstand
1. Definieer procedures en beleid
Aangezien salarisadministratiebeheer op afstand complex kan zijn, helpt het definiëren van procedures en beleid u bij het voorkomen van salarisadministratiefouten en het helpen u om conform te schalen.
Deze procedures en beleidslijnen moeten bepalen hoe u het volgende gaat doen:
- Verzamel en verifieer de informatie van werknemers.
- Documenten zoals contracten, belastingformulieren of loonstroken opslaan en registreren.
- Stel de betalingsfrequentie en het aantal betalingen per jaar vast.
- Houd tijd en aanwezigheid bij.
- Bepaal de valuta op basis van de locatie van elke werknemer.
- Stel een betaalmethode in (directe storting, overschrijving, betaalkaarten of cheques).
- Rapporteer en update records.
2. Aannemers en werknemers conform betalen
Ongeacht of uw bedrijf aannemers of fulltime werknemers inhuurt, is het cruciaal om ze conform te classificeren en te betalen om fouten en misverstanden te voorkomen die kunnen leiden tot juridische inbreuken.
Aannemers maken geen deel uit van de salarisadministratie van een bedrijf en moeten afzonderlijk en anders worden betaald dan fulltime werknemers.
Aannemers hebben een vaste prijs, projectgebaseerde betaling. Ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen en nemen niet deel aan programma's voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Fulltime werknemers ontvangen op loon gebaseerde betalingen, hun werkgevers zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun belastingen en sociale lasten en ze hebben recht op uitkeringen, vakanties en betaald verlof.
Er zijn oplossingen voor salarisadministratie waarmee u zowel aannemers als werknemers op hetzelfde platform kunt inhuren en betalen. Op deze manier zorgt u voor naleving als het gaat om werknemersclassificatie en betalingen.
3. Gebruik geautomatiseerde tools
Als het gaat om werken op afstand, is een van de grootste trends het gebruik van automatiseringstools op alle gebieden, inclusief salarisadministratiebeheer.
Geautomatiseerde loonadministratiesystemen kunnen teams helpen bij het vereenvoudigen en versnellen van de loonadministratie-instelling en het beheer om de efficiëntie te verhogen en de productiviteit te verbeteren.
Kwaliteitsloonadministratiesystemen automatiseren:
- Betalingsplanning
- Belastingberekeningen en -aangiften
- Bijhouden van gewerkte tijd, overuren en aanwezigheid
- Financiële administratie
- Loonlijstgegevens bijwerken
- Berekeningen van secundaire arbeidsvoorwaarden, bonussen en verhogingen
4. Zorgen voor naleving van lokale regels en voorschriften
Het overwinnen van uitdagingen op het gebied van salarisadministratie en naleving bij globalisering kan moeilijk zijn. Het is van cruciaal belang om te weten en te begrijpen dat regels, voorschriften en vereisten van land tot land verschillen, en zelfs van staat tot staat in landen zoals de VS.
- Deze regels en voorschriften omvatten:
- Minimale bagage
- Overwerk en maximale wekelijkse werkuren
- Verloftoeslag
- Betalingsfrequentie
- Vereiste voordelen
- Belastingen
Zorg ervoor dat u goed geïnformeerd bent over het opzetten van de salarisadministratie op elke locatie waar u inhuurt, om boetes en rechtszaken te voorkomen. Houd toezicht op lokale wetten om op de hoogte te blijven van wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de salarisadministratie om naleving te garanderen.
5. Maak gebruik van lokale expertise
Het beheren van de salarisadministratie vereist tijd, inspanning en middelen. Zelfs met een hoogwaardig platform voor loonadministratie-automatisering om het proces te stroomlijnen, is het belangrijk om toegang te hebben tot lokale expertise. HR- en juridische experts in het land zullen u helpen ervoor te zorgen dat u de lokale wet- en regelgeving naleeft, met name naarmate ze zich in de loop van de tijd ontwikkelen. Deze ervaren fulltime specialisten kunnen al uw vragen beantwoorden, zodat u zeker bent van uw salarisadministratiebeheerproces.
Naarmate telewerken zich ontwikkelt, is het cruciaal voor bedrijven om de salarisadministratie te optimaliseren om ervoor te zorgen dat ze werknemers betalen volgens lokale vereisten, op tijd en zonder fouten. Hier komt Globalization Partners om de hoek kijken.
Ons toonaangevende SaaS-gebaseerde Global Growth Platform™ laat uw bedrijf snel en betaalbaar uitbreiden, waar kansen u ook brengen, zonder lokale dochterondernemingen of filialen op te richten. Met 99 procent nauwkeurige salarisadministratie en regionale experts die beschikbaar zijn wanneer u ze nodig hebt, kunt u er zeker van zijn dat u zich blijft houden aan landspecifieke arbeids- en belastingwetten, zodat u zich kunt concentreren op het tevreden en betrokken houden van uw personeel.