Leestijd: 9 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Als u internationale werknemers inhuurt, heeft u waarschijnlijk veel vragen. Ten slotte kan het opbouwen van internationale teams een hoeveelheid aan nieuwe wetgeving en overwegingen met zich meebrengen. Een vraag die u kunt hebben, is hoe u antecedentenonderzoeken kunt uitvoeren voor uw internationale aanwervingen. Het antwoord is afhankelijk van verschillende factoren, maar we staan graag klaar om u te helpen te beginnen met een stapsgewijze gids voor het uitvoeren van antecedentenonderzoeken bij internationaal dienstverband.
Waarom moet u internationale pre-employment antecedentenonderzoeken uitvoeren?
Antecedentenonderzoeken zijn een standaard onderdeel van de pre-employment screening in veel landen, en niet zonder reden. Met alle complexiteiten die betrokken zijn bij internationale antecedentenonderzoeken kunt u geneigd zijn om deze stap over te slaan. Maar het uitvoeren van antecedentenonderzoeken voor al uw werknemer, inclusief internationale, kan bepaalde waardevolle voordelen opleveren. Zij kunnen u helpen:
- Te voldoen aan juridische verplichtingenAfhankelijk van het land kunnen bepaalde vormen van pre-employment screening wettelijk verplicht zijn. U moet ten minste zeker weten of een persoon het wettelijke recht heeft om in het land waarin u inhuurt, te werken. U kunt ook de referentie en werkhistorie van iemand moeten controleren, om te zorgen dat er geen juridisch probleem is als u hen inhuurt. De overheid kan bijvoorbeeld eisen dat sommige medewerkers specifieke graden of certificaten hebben.
- Referenties bevestigen:Het bevestigen van de referenties van iemand is ook een belangrijk onderdeel van het in dienst nemen van iemand die daadwerkelijk gekwalificeerd is voor het werk. U kunt aannemen dat de graden of werkervaring die op de cv van iemand echt zijn, maar u kunt er niet zeker van zijn zonder de informatie te verifiëren.
- Misdaad voorkomen en anderen beschermen: Voor als het gaat om crimineel antecedentenonderzoek wilt u voorkomen dat u iemand gaat inhuren die een risico vormt voor andere werknemers of klanten. Als u iemand inhuurt met een bekende criminele geschiedenis en zij plegen diezelfde misdaad terwijl ze voor u werken, kunt u nalatig worden geacht en aansprakelijk worden gesteld. U wilt er ook zeker van zijn dat u geen oneerlijk persoon inhuurt, die diefstal kan plegen of andere misdagen die uw bedrijf schaden.
- De beste toekomstige aanwervingen vinden: Uiteindelijk gaat het bij antecedentenonderzoeken om het vinden van de best mogelijke kandidaten om deel uit te gaan maken van uw team. U wilt medewerkers inhuren die goed presteren en voor een lange tijd bij uw bedrijf blijven. Het screenen van potentiële werknemers is een manier op te garanderen dat u de juiste kandidaten kiest voor elke positie.
Stappen voor het uitvoeren van internationale antecedentenonderzoeken
Laten we eens kijken naar de stappen die u moet ondernemen om antecedentenonderzoeken uit te voeren voor uw internationale aanwervingen. Deze gids biedt een algemeen overzicht, aangezien het exacte proces afhankelijk is van waar u inhuurt en welke informatie u moet verkrijgen.
1. Bepaal welke vormen van controle u moet uitvoeren.
De term "antecedentenonderzoek" of "pre-employment screening" kunnen een aantal verschillende soorten controles met zich meebrengen. Let op: sommige van deze antecedentenonderzoeken kunnen irrelevant zijn voor specifieke posities of wettelijk verboden zijn in bepaalde landen. Sommige zaken die u als werkgever zult willen controleren voor u iemand inhuurt, zijn o.a.:
- Staatsburgerschap of visum: Een noodzakelijke stap in de meeste gevallen is om te garanderen dat een kandidaat voor een vacature het wettelijk recht heeft om in het land waarin u inhuurt te werken. Dit kan betekenen dat u hun staatsburgerschap moet bevestigen of dat u moet controleren of zij een geldig werkvisum hebben. Als u iemand in dienst neemt die niet het recht heeft om in het land te werken, kunt u te maken krijgen met boetes en juridische acties.
- Arbeidsverleden: Een ding dat u zult willen onderzoeken is het arbeidsverleden van een sollicitant. U wilt eigenlijk verifiëren of de werkervaring die iemand op zijn/haar cv zet accuraat is en mogelijke problemen met het verleden van de sollicitant als werknemer blootleggen. Dit kan ook het controleren van de referenties die de sollicitant vermeld op zijn/haar cv omvatten.
- Opleidingscertificaten: Als een sollicitant hun opleiding gebruikt om te kwalificeren voor een positie binnen uw bedrijf, wilt u er zeker van zijn dat zij daadwerkelijk de certificaten die zij noemen op hun cv bezitten. U kunt sollicitanten vragen hun officiële transcripten in te sturen of u kunt hun opleidingsverleden onderzoeken als onderdeel van uw antecedentenonderzoek.
- Strafblad: Strafbladcontroles richten zich op het ontdekken van een crimineel verleden dat een sollicitant kan hebben. Een crimineel verleden kan iets zijn dat u in een vroeg stadium wilt ontdekken. Als u bijvoorbeeld iemand inhuurt die met kinderen zal werken, wilt u er zeker van zijn dat zij geen verleden van seksueel misbruik hebben.
- Kredietverleden: Kredietbeoordelingen komen veel voor als u een lening aanvraagt of voor huurders, maar werkgevers kunnen deze ook gebruiken. Het komt vaker voor in de financiële sector. Als u iemand inhuurt die te maken krijgt met financiën, kan een beoordeling van het persoonlijke kredietverleden geoorloofd zijn.
- Aanwezigheid op social media: Een informele controle van de social media-accounts van kandidaten wordt ook steeds gewoner. Een Amerikaans onderzoek ontdekte dat 70% van de werkgevers kandidaten onderzoeken via social netwerkingsites tijdens het wervingsproces en dat meer dan de helft van deze werkgevers ervoor hebben gekozen iemand niet in te huren op basis van wat zij online vonden. U moet echter voorzichtig zijn dat u met de informatie die u vindt, zoals politieke voorkeur, niet discrimineert tijdens het wervingsproces.
- Medische bestanden: In veel gevallen in de medische geschiedenis irrelevant, maar voor sommige banen met veel fysieke activiteit kan het zijn dat u wilt weten of iemand fysiek in staat is de taak uit te voeren. Over het algemeen moet u eerst toestemming krijgen van de sollicitant om hun medische bestanden in te zien. In sommige landen, waaronder veel Latijns-Amerikaanse lande, zijn medisch onderzoeken een standaard onderdeel van het screenings- of inwerkproces. In deze gevallen kan het onderzoek voldoende zijn.
- Rijervaring: Een rijbewijscontrole is relevant als u iemand inhuurt die autorijden als onderdeel van zijn/haar taken heeft. Als u bijvoorbeeld een bezorger inhuurt, wilt u er zeker van zijn dat die persoon niet veel verkeersovertredingen heeft begaan. Zelfs als het autorijden slechts een klein onderdeel van de functiebeschrijving omvat, kunt u het rijverleden willen controleren.
2. De wet onderzoeken
Er is geen eenvoudige uitleg van hoe antecedentenonderzoeken op internationale werknemers uit te voeren, omdat u zich moet houden aan de wetgeving van het land van die werknemer; en die wetten verschillen van land tot land. U kunt een proces vastgesteld hebben voor het screenen van werknemers in uw eigen land, maar het is goed mogelijk dat wat u daar toe in een ander land illegaal is.
Dit heeft er vooral mee te maken dat elk land zijn eigen benadering tot privacy heeft. Terwijl sommige landen toegewijd zijn aan openbare bestanden en open toegankelijkheid, zijn andere landen meer toegewijd aan vertrouwelijkheid. U zult onderzoek moeten doen om te weten te komen welke wetten in bredere zin het doen van antecedentenonderzoeken en dienstverbandpraktijken bepalen in het land waar u in inhuurt. U kunt een advocaat in het land om advies vragen om te zorgen dat u de wetten naleeft.
Zoek vooral naar juridische beperkingen tegen bepaalde vormen van onderzoeken. Sommige landen verbieden werkgevers om bepaalde vormen van antecedentenonderzoek uit te voeren of geven alleen onder speciale omstandigheden toegang tot zaken, zoals strafbladen.
Als u bijvoorbeeld in Frankrijk personeel inhuurt, mag u alleen antecedentenonderzoeken doen die direct relevant zijn voor de functie. Dit betekent dat criminele antecedentenonderzoeken alleen gerechtvaardigd zijn als u iemand inhuurt die bijvoorbeeld met geld gaat werken. Zo zijn medische controles ook alleen toegestaan als de gezondheid van een sollicitant direct gerelateerd is aan hun taken.
Veel andere wetgeving kan de manier waarop u uw antecedentenonderzoeken uitvoert voor internationale werknemers beïnvloeden. Bijvoorbeeld: in sommige landen is er wetgeving die werkgevers verbiedt voorwaardelijk een aanbod voor een baan te doen die afhankelijk is van de resultaten van een antecedentenonderzoek. In deze gevallen zult u uw werknemers moeten screenen voor u een aanbod van een baan doet.
Om het nog lastiger te maken, moet u naast nationale wetten ook rekening houden met lokale wetgeving. Zorg dat u weet of er aparte juridische vereisten zijn in de jurisdictie waar u personeel inhuurt. Bovendien moet u onderzoeken wat de gewoontes zijn zodat u geen sollicitanten in verwarring brengt of beledigt met wat zij kunnen beschouwen als ongewone verzoeken om informatie.
En ten slotte, als u een wereldwijd antecedentenonderzoek doet voor werknemers die in het verleden in andere landen hebben gewoond en gewerkt, moet u uw controle misschien ook uitbreiden naar die landen. Dat betekent dat u de wetten en procedures voor die landen ook moet onderzoeken, naast die van het land waar de kandidaat op dit moment woont.
3. Verkrijg toestemming van kandidaten
In sommige landen kunt u alleen een antecedentenonderzoek doen met de uitdrukkelijke toestemming van sollicitanten. In de Verenigde Staten, bijvoorbeeld, moet u werknemers vragen een vrijstelling te ondertekenen voor toegang tot hun medische, militaire of onderwijsbestanden.
U kunt sollicitanten direct als onderdeel van het initiële sollicitatieproces toestemming voor antecedentenonderzoek vragen, zodat er geen verrassingen zijn voor sollicitanten aan het einde van het wervingsproces. Om formeel toestemming te vragen voor antecedentenonderzoek moet u echter wel wat meer doen dan sollicitanten vragen een vakje aan te vinken op een online sollicitatieformulier. In sommige landen heeft u een fysieke handtekening van de sollicitant nodig.
Zodra u weet welke vormen van controles u mag uitvoeren en u heeft de noodzakelijke toestemming van de sollicitanten ontvangen, kunt u het proces opstarten voor alle sollicitanten die u overweegt in te huren. U kunt wachten en deze controles uitvoeren tijdens het inwerkproces, zo lang de werknemers maar begrijpen dat hun aanbod van een baan voorwaardelijk is op basis van de verificatie van alle verstrekte informatie.
4. Controleer referenties en vraag rapporten op
De procedure voor het uitvoeren van een antecedentenonderzoek verschilt, afhankelijk van het soort controle en het land waarin u personeel inhuurt. Dit komt omdat elk land zijn eigen agentschappen heeft en middelen voor de toegankelijkheid van bestanden. Er is geen internationale databank die u kunt benaderen. Voor elke soort controle die u wilt uitvoeren, moet u bepalen met wie of welk agentschap u contact moet opnemen op de controle op te starten.
Werkgevers of uitzendbureaus kunnen een aantal aspecten van het proces zelf uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld de social media-accounts van sollicitanten controleren zonder een bureau in te huren of een formeel verzoek in te dienen. U kunt ook direct contact opnemen met voormalig werkgevers en referenties. Houd er rekening mee, dat afhankelijk van waar u personeel inhuurt, u taalverschillen kunt tegenkomen. Neem indien nodig een vertaler in de arm om uw gesprekken met persoonlijke referenties, voormalig werkgevers en instellingen te faciliteren.
Naast deze vormen van controles moet u contact opnemen met de juiste instellingen om aanvullende controles aan te vragen. Sommige landen hebben daar duidelijke procedures voor, maar niet allemaal. In Mexico, bijvoorbeeld, moet u een privédetective inhuren om een allesomvattend antecedentenonderzoek te regelen. Als u zelf een antecedentenonderzoek uitvoert, moet u dossiers bestellen bij overheidsagentschappen of privébedrijven om de benodigde informatie te verkrijgen.
Houd er rekening mee dat sommige landen geen gelijksoortige agentschappen of bewaarplaatsen voor bestanden heeft, zoals u gewend bent in eigen land. Frankrijk heeft bijvoorbeeld geen algemeen kredietbeoordelingsagentschap.
Sommige werkgevers kiezen ervoor om het proces van antecedentenonderzoeken uit te besteden aan een derde partij die gespecialiseerd is in het uitvoeren daarvan. Als u hiervoor kiest, zorg dan dat u een bedrijf inhuurt in het land waar u personeel inhuurt. U moet er ook voor zorgen dat het bedrijf die informatie levert die relevant is voor uw wervingsdoeleinden.
5. Beoordeel uitkomsten
Ten slotte moet u de rapporten die u verkregen heeft, via uw eigen inspanningen of van een derde partij die u heeft ingehuurd, beoordelen. Neem in overweging of de informatie directe implicaties heeft voor de functie die u moet invullen.
In sommige gevallen geven de resultaten van een antecedentenonderzoek u wettelijk geen andere mogelijkheid dan iemand niet in te huren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een kandidaat niet het wettelijk recht heeft om in het land te werken of niet de certificaten heeft die wettelijk verplicht zijn om het werk uit te voeren.
In andere gevallen kunt u ervoor kiezen negatieve informatie naar eigen goeddunken te negeren, als u gelooft dat een kandidaat de juiste is voor de functie. Een best-case scenario is dat uw antecedentenonderzoek bevestigt dat de sollicitatie van iemand accuraat is en u ervan verzekert dat hij/zij een betrouwbaar persoon is die een aanwinst voor uw team zal zijn.
Het vereenvoudigen van het inwerkproces met een Employer of Record
Antecedentenonderzoeken zijn slechts een van de gecompliceerde onderdelen van het inhuren van internationale werknemers. Alles van het uitzoeken van inhoudingen voor de salarisadministratie tot het ervan verzekeren dat u de arbeidswetgeving volgt, kan overweldigend zijn voor werkgevers die gewend zijn aan de wetten en praktijken in hun eigen land. Als u op een veel gemakkelijkere manier werknemers in dienst wilt nemen en de verantwoordelijkheid van wettelijke naleving voor uw bedrijf wilt verwijderen, kunt u overwegen een Employer of Record te gebruiken. Een Employer of Record bespaart u ook het oprichten van een bedrijfsentiteit in het land waarnaar u wilt uitbreiden.
Als u geïnteresseerd bent in deze eenvoudige en effectieve oplossing voor wereldwijde expansie, verzoek dan vandaag nog om een voorstel van Globalization Partners. Met een aanwezigheid in 187 landen staan wij klaar om uw bedrijf te helpen internationaal talent in dienst te nemen zonder het gedoe dat anders betrokken is bij dit proces.
Internationale antecedentenonderzoeken zijn natuurlijk niet de enige stap in het complexe internationale wervingsproces voor werknemers. Voor een allesomvattende omschrijving van alles wat er nodig is om uw team internationaal uit te breiden, kunt u ons eboek "De complete handleiding voor het opbouwen van een wereldwijd team op afstand" downloaden.
