Hoewel technologie telewerken toegankelijker heeft gemaakt dan ooit, drong de Covid-19pandemie er bij bedrijven op aan om zonder waarschuwing naar externe werkomgevingen te gaan. Toen bedrijven zich aanpasten aan het thuiswerklandschap, ontdekten ze dat ze wereldwijd werkzoekenden konden bereiken en gloednieuwe markten konden bereiken met hun missie.
Hoewel het werken in een wereldwijd team kan leiden tot verschillende voordelen voor uw bedrijf, brengt het ook communicatie-uitdagingen met zich mee. Zonder het gemak en de toegankelijkheid van interactie op kantoor, vereist virtuele communicatie meer structuur en zorg dan op een fysieke werkplek.
Als u verantwoordelijk bent voor het leiden van wereldwijde teams, hebt u de juiste aanpak nodig om vertrouwen te bevorderen, organisatie te faciliteren en samenwerking tussen teamleden aan te moedigen.
Welke invloed had de pandemie op wereldwijde teams op afstand?
De Covid-19pandemie heeft wereldwijd grote veranderingen teweeggebracht en de aanwezigheid van telewerken is er een van. Hoewel er voorafgaand aan de pandemie op afstand werd gewerkt en werd vertrouwd op wereldwijde teams, kwam het vaker voor dan ooit door de behoefte aan veiligheid en sociale afstand.
In een Pew Research-onderzoek onder 5,800 Amerikaanse volwassenen 20 werkte slechts procent thuis vóór de pandemie. Tegen het einde van steeg 2020die waarde tot 71 procent. Zelfs als meer teams in terugkeren naar kantoor2021, willen veel bedrijven van werken op afstand een vast onderdeel maken. Uit ons onderzoek onder werknemers in verschillende 15 landen bleek dat 63 procent van de werknemers werkt voor een bedrijf dat van plan is om op lange termijn telewerken te maken.
De groeiende aanwezigheid van telewerken is slechts één opmerkelijk effect van de pandemie. De levensstijl van mensen blijft veranderen ten behoeve van hun carrière. Ons onderzoek toonde aan dat 22 procent van de werknemers lokaal is verhuisd of van plan is dit te doen, en 17 procent internationaal is verhuisd of van plan is dit te doen.
Terwijl werknemers naar nieuwe locaties verhuizen en de manier van werken op afstand omarmen, toonde ons onderzoek aan dat 48 procent zich gelukkiger voelde dan vóór de pandemie. Wereldwijde teams op afstand zijn gemeengoed geworden in de professionele wereld, en leren hoe ze te beheren is essentieel om uw werknemers te helpen gedijen waar ze ook zijn.
Voor welke uitdagingen staan wereldwijde teams?
Werken in een wereldwijd team heeft veel voordelen, zoals maximale productiviteit, flexibele structuur en een grotere talentenpool voor uw wervingsinspanningen. Hoewel deze voordelen de reden kunnen zijn waarom uw bedrijf kiest voor een personeelsbestand op afstand, zult u nog steeds de uitdagingen tegenkomen van een team dat zich over verschillende landen verspreidt.
1. Logistiek
De logistiek van wereldwijde teams op afstand omvat de kleine details die uw organisatie functioneel maken. Een goed voorbeeld van een logistieke uitdaging is informatiecentralisatie. Gelukkig maakt cloudgebaseerde software het gemakkelijker om elke werknemer toegang te geven tot dezelfde bestanden en tools. Het is echter essentieel dat u ervoor zorgt dat deze software toegankelijk is voor uw werknemers, waar ze zich ook bevinden.
Andere logistieke problemen kunnen bestaan uit het verhuizen van werknemers en de uitdagingen die gepaard gaan met nieuwe arbeidswetgeving, werktijden en mogelijke verbindingsproblemen met slechte internetsignalen. Bij het overwegen van de logistieke kant van teams op afstand is het cruciaal om veerkrachtig te blijven tijdens overgangsfasen.
2. Cultuur op de werkplek
Een van de belangrijkste obstakels in teams op afstand is het creëren van een werkplekcultuur. Wanneer u uw team persoonlijk leidt, is het gemakkelijker om professionele relaties met uw werknemers aan te gaan en een ruimte op te bouwen waarin mensen zich op hun gemak voelen om in te werken. Teams op afstand vormen een nieuwe uitdaging — een gebrek aan gedeelde fysieke ruimte.
Hoe kunnen werkgevers van teams op afstand een omgeving van vertrouwen creëren die feedback mogelijk maakt? Als werknemers het gevoel hebben dat ze hun teams niet kunnen vertrouwen, is de kans kleiner dat ze discussies beginnen en samenwerken om problemen op te lossen. Dit proces is essentieel voor elk bedrijf, ongeacht de branche, maar fysieke afstand kan in de weg staan.
Naast de uitdagingen van fysieke afstand in de werkplekcultuur, hebben wereldwijde teams op afstand ook culturele diversiteit en verschillen die moeilijk aan te pakken kunnen zijn vanuit uw thuiskantoor. Het overbruggen van de kloof tussen verschillende culturen en het creëren van een omgeving waar iedereen van kan genieten is van het grootste belang.
Het goede nieuws is dat diversiteit en milieuverschillen de taakprestaties op het werk kunnen verbeteren. Diverse perspectieven ondersteunen besluitvorming, creativiteit en probleemoplossing. Als u een cultuur kunt creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun gedachten te delen, ongeacht hun achtergrond, kunt u op de lange termijn een effectief team op afstand ontwikkelen.
3. Communicatie
Communicatie is nauw verbonden met de cultuur op de werkplek. Zodra u een cultuur hebt bevorderd die communicatie vergemakkelijkt, hoe kunt u dit dan mogelijk maken? Externe teams staan voor de uitdaging om efficiënte, waardevolle communicatiemethoden te vinden op basis van projectbehoeften.
Het identificeren van factoren zoals wanneer communicatie nodig is en welke hulpmiddelen moeten worden gebruikt, kan complex zijn. Afhankelijk van de aard van uw werk kunnen sommige afdelingen meer communicatie nodig hebben dan andere. Naast het met elkaar verbonden houden van teamleden voor samenwerking, kan het een uitdaging zijn om te weten aan welke projecten uw werknemers werken en wanneer. Het ontvangen van updates over voortgang en voltooiingen kan minder vaak voorkomen in teams op afstand, tenzij u het een punt maakt om ze in de workflow op te nemen.
Toonaangevende wereldwijde teams hebben ook taalbarrières waar lokale medewerkers op afstand doorgaans niet mee te maken hebben. Als uw werknemers meerdere talen spreken, is uw keuze van communicatiemiddelen nog belangrijker. Bij het organiseren van uw team op afstand kan de tijd nemen om uw unieke communicatiebehoeften te overwegen een aanzienlijke invloed hebben op uw succes.
Beste praktijken voor het beheren van wereldwijde teams
Het managen van een internationaal team vereist organisatie en consistentie. Door gebruik te maken van de tools die voor u beschikbaar zijn en de samenwerking tussen uw werknemers te vergemakkelijken, kunt u een effectief personeelsbestand op afstand creëren. De beste praktijken voor het leiden van wereldwijde teams zijn nauw verbonden met het systeem en de structuur van uw bedrijf.
1. Wees u bewust van de arbeidswetgeving
Tussen wettelijke naleving, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratievereisten zal arbeidswetgeving altijd een rol spelen in de manier waarop u uw bedrijf runt. Werken met wereldwijde teams betekent het confronteren met verschillende arbeidswetten. Of uw bedrijf nu actief is in twee landen of 20, zorg ervoor dat u weet wat elke werknemer nodig heeft op basis van de wetgeving.
Veelvoorkomende verschillen om naar te zoeken in verschillende landen zijn onder meer vereiste vakantiedagen, minimumloon, socialezekerheidsbijdragen en zwangerschapsverlof. Sommige landen vereisen ook voordelen zoals 13e-maandbonussen en betaalde feestdagen. Uw financiële, human resources- en juridische teams moeten zich voorbereiden op deze mogelijke verschillen door onderzoek te doen naar arbeidswetgeving en een georganiseerd systeem te onderhouden dat werknemers in hun land scheidt.
2. Technologie benutten
Communicatie in wereldwijde teams is essentieel en het gebruik van technologie is de beste manier om dit te bereiken. U kunt verschillende samenwerkingstools vinden om uw wereldwijde team op afstand te ondersteunen. Het is gewoon een kwestie van het vinden van de juiste voor uw personeel. Bijna 80 procent van de werknemers vertrouwt nu op samenwerkingstools voor het werk, wat een toename van 44 procent is sinds het begin van de pandemie. Vind er een paar die uw behoeften vertegenwoordigen en houd u eraan.
Naast het faciliteren van communicatie ondersteunen samenwerkingstools informatieconsolidatie, een primaire logistieke uitdaging voor teams op afstand. Cloudgebaseerde technologie maakt uw vitale documenten en bestanden toegankelijk vanaf elke computer, en het heeft vaak intensieve beveiligingsfuncties om gevoelige gegevens te beschermen.
Twee factoren waarmee u rekening moet houden bij het gebruik van technologie zijn het aantal tools dat u kiest en hoe toegankelijk deze tools zijn voor uw team. Het hebben van te veel tools kan overweldigend zijn en het samenwerkingsproces verstoren. Het vinden van een paar die uw behoeften vertegenwoordigen, zal het meest effectief zijn. Je wilt er ook voor zorgen dat je tools tweerichtingscommunicatie hebben. Technologie is niet waardevol voor uw team als het geen gesprek tussen werknemers faciliteert.
3. Virtuele vergaderingen houden
Hoewel e-mail, berichtenplatforms en projectthreads waardevolle communicatietools zijn, vereisen sommige gesprekken een vergadering. Regelmatige virtuele vergaderingen houden om uw werknemers bij te praten en meer te weten te komen over hun voortgang is een eenvoudige manier om uw doelstellingen bij te houden.
U kunt ervoor kiezen om van tijd tot tijd groepsvergaderingen te houden met hele afdelingen. Een-op-een-gesprekken zijn ook nuttig. Deze bijeenkomsten leggen verantwoordelijkheid vast bij personen en helpen u professionele relaties op te bouwen die bijdragen aan de cultuur op de werkplek. Een-op-een vergadertijd geeft u ook de ruimte om zinvolle feedback te delen en personen te prijzen voor hun harde werk.
Het maken van een regelmatig schema voor groeps- en individuele bijeenkomsten is een uitstekende manier om in contact te blijven. Of u nu kiest voor wekelijkse of maandelijkse vergaderingen, ze zijn een nuttige beheertechniek om in uw infrastructuur op afstand op te nemen.
4. Tijdzones bevestigen
Werken in een wereldwijd team omvat waarschijnlijk verschillende tijdzones en u moet een manier vinden om er doorheen te navigeren. Uw werknemers aanmoedigen om internationale klokken op hun desktops te gebruiken, kan hen bewust houden van de tijdzones van hun teamleden.
Bij het plannen van vergaderingen is het het beste om te voorkomen dat u alle overlapuren over de tijdzones van werknemers gebruikt. Als u van deze tijd weghaalt, wordt de samenwerking tussen uw werknemers buiten de vergaderuren beperkt.
5. Moedig deelname aan
Zorg ervoor dat elk lid van je team zich op zijn gemak voelt bij het gebruik van je tools en processen voor samenwerking. Iedereen verdient een stem in uw telewerkers en niemand zou het gevoel moeten hebben dat ze zich niet kunnen uitspreken. Personen die dagelijks contact hebben met hun teamleden voelen zich meer betrokken bij hun werk dan degenen die dat niet doen.
Communicatietips voor managers van wereldwijde teams
Aan de human resources-kant van het management gaat communicatie over het verbinden met uw team en het creëren van een ruimte waar werknemers kunnen gedijen. Processen en structuur zijn vaak eenvoudig, maar het opbouwen van vertrouwen is genuanceerder. Hoewel je er niet bent om je team persoonlijk te helpen, kun je het op een paar manieren goedmaken.
1. Beschikbaar zijn
Als manager moet u beschikbaar zijn voor uw werknemers, zodat ze gemakkelijk gesprekken kunnen beginnen. Medewerkers op afstand hebben niet het gemak van een kantoor in de buurt waar ze zich kunnen vestigen, maar u kunt er een nabootsen. Stel uren in waar je beschikbaar bent, en zorg ervoor dat ze meerdere tijdzones overspannen om de toegankelijkheid voor elke werknemer te behouden.
Uw beschikbaarheid hangt ook af van de tools die u gebruikt voor communicatie. Het is het beste om hiervoor meerdere kanalen te gebruiken. Zorg ervoor dat werknemers weten dat u beschikbaar bent via e-mail, videochat en telefoon, zodat ze u kunnen bereiken op het moment dat ze u nodig hebben.
2. Waarde medewerker bevestigen
Werken buiten een kantoor kan leiden tot een gevoel van ontkoppeling, maar de tijd nemen om de waarde van uw werknemers te erkennen kan helpen. Wanneer werknemers zich belangrijk voelen voor een bedrijf en zijn missie, is de kans groter dat ze bijdragen en zich inzetten voor het werk.
U kunt één-op-één-bijeenkomsten gebruiken om de inspanningen van uw werknemers te prijzen. Je kunt ook kleine geschenken verzenden, beloningen voor benchmarks aanbieden en een erkenningsfonds creëren waarmee werknemers elkaar kunnen vieren. Al deze benaderingen kunnen het moreel stimuleren, de cultuur op de werkplek verbeteren en de communicatie tussen uw werknemers aanmoedigen.
3. Uzelf informeren over de lokale douane en cultuur
Elk land heeft verschillende gebruiken en culturen, en u moet er een punt van maken om ze te begrijpen. Werkstijlen en percepties van werkplekhiërarchie zijn wereldwijd anders. U moet ook rekening houden met gevoelige onderwerpen onder specifieke werknemers en percepties van beleefdheid in een bepaalde regio.
Door de culturen van uw werknemers te leren kennen, kunnen ze zich waardevoller voelen en kan uw communicatie effectiever worden. Het starten van gesprekken met uw internationale werknemers over deze verschillen laat zien dat u hun perspectieven respecteert en om hun comfort geeft.
4. Consistente normen volgen
Het stellen van consistente normen voor alle communicatiekanalen en andere aspecten van uw bedrijf kan duidelijkheid bieden voor uw team. Tijdens de pandemie zei 74 procent van de werkende Amerikanen dat de organisatorische waarden van hun bedrijf hen hielpen begeleiden. Het vaststellen van normen zal een gevoel van structuur geven tussen onzekerheid, vooral voor telewerkers die het management misschien niet meteen kunnen bereiken.
De normen die u instelt, zijn afhankelijk van uw workflow. Als een werknemer bijvoorbeeld een vraag heeft over het project waaraan hij/zij werkt, moet hij/zij u dan e-mailen of bellen? Is er een ander platform dat ze moeten gebruiken? Wanneer er iets misgaat, hoe moeten werknemers dan reageren?
Het creëren van deze communicatienormen neemt onzekerheid weg en maakt uw team efficiënter.
5. Teambuilding-oefeningen plannen
Het opbouwen van een gevoel van kameraadschap onder een personeelsbestand op afstand lijkt misschien een uitdaging, maar u kunt een paar methoden gebruiken om vertrouwen op te bouwen en communicatie tussen uw werknemers aan te moedigen. Het creëren van een virtuele pauzeruimte via een videochatplatform kan je werknemers bijvoorbeeld de kans geven om tijdens de lunch te chatten.
Potentiële teambuildingoefeningen omvatten virtuele happy hours en wedstrijdavonden. Het aanmoedigen van socialisatie binnen uw team buiten kantooruren maakt het voor werknemers gemakkelijker om op het werk te communiceren. U kunt ook professionele ontwikkelingsworkshops of -lessen creëren voor uw werknemers om online bij te wonen. Ze kunnen communiceren in een meer informele omgeving terwijl ze nieuwe vaardigheden voor de functie leren.
Kies Globalization Partners bij het werken met wereldwijde teams
Het perfectioneren van communicatie in wereldwijde teams kan een uitdaging zijn, maar de juiste structuur en aanpak kunnen uw teamleden op afstand de ondersteuning geven die ze nodig hebben om te slagen.
Bij Globalization Partners bieden we waardevolle bronnen voor groeiende bedrijven met juridische en HR-expertise. Naarmate u meer telewerkers aan uw team toevoegt, kunt u op ons rekenen om u conform en efficiënt te houden. Als Employer of Record (EOR) nemen we de administratieve lasten op ons en nemen we de bijbehorende risico's van het managen van een team op ons.
Ontdek vandaag nog ons volledige dienstenpakket en neem contact met ons op voor meer informatie.
