9 Strategieën om de communicatie te verbeteren voor teams op afstand

Werken op afstand is een standaardpraktijk geworden, waardoor teams over grenzen heen kunnen samenwerken. Een van de grootste uitdagingen voor teams op afstand is het zorgen voor effectieve communicatie tussen verschillende culturen, tijdzones en zelfs talen.

Het bieden van mogelijkheden voor wereldwijde samenwerking kan bedrijven helpen toptalent te behouden. Maar eerst hebben HR-teams een plan nodig. Met een eersteklas Employer of Record (EOR) en een goede communicatiestrategie kunt u alle wereldwijde werknemers een verbonden en ondersteunende ervaring bieden. Laten we eens kijken naar de belangrijkste strategieën om de communicatie voor telewerkers vandaag te verbeteren.

Waarom zijn communicatiestrategieën voor teams cruciaal in externe omgevingen?

Omdat veel bedrijven hybride werkmodellen en flexibele regelingen gebruiken, is het veilig om te zeggen dat werken op afstand altijd blijft. Naarmate het arbeidslandschap zich blijft ontwikkelen, kan deze verschuiving naar verspreide teams het moeilijker maken om zinvolle verbindingen op te bouwen.

Volgens een recent onderzoek van Forbes zegt 53% van de telewerkers dat het moeilijker is om zich verbonden te voelen met hun collega's. Daarom is naadloze teamcommunicatie essentieel voor het moreel van werknemers en zakelijk succes.

Laten we een paar belangrijke manieren onderzoeken waarop effectief communiceren de prestaties van teams op afstand kan verbeteren.

• Verbetert het gevoel van gemeenschap. Het opbouwen van een sterke band met teamleden is de sleutel tot het opbouwen van een sterke gemeenschap. Een solide communicatiebasis stimuleert samenwerking, teambuilding en het algehele vertrouwen in uw bedrijf.
• Houdt werknemers betrokken. Tot 85% van de werknemers beweert het meest gemotiveerd te zijn wanneer ze regelmatig op de hoogte zijn van bedrijfsnieuws en -informatie. Het aanmoedigen van open communicatie kan ervoor zorgen dat teamleden zich meer op hun gemak voelen om ideeën en meningen te delen.
• Vermindert de omzet. Het implementeren van een open dialoog binnen een flexibele werkcultuur kan ook helpen om het verloop te verminderen. Werknemers die zich deel van een team voelen, hebben immers 54% meer kans om bij hun huidige werkgever te blijven.
• Bevordert innovatie. Samenwerking op de werkplek kan innovatie met 15% verhogen. Duidelijke communicatie helpt onnodige heen en weer en misverstanden te beperken.
• Bevordert interculturele verbinding. Volgens het 2023 Global Growth Report van G-P zeggen leiders dat het handhaven van de bedrijfscultuur in verschillende regio's een topbarrière is voor het opbouwen van wereldwijde teams. Sterke communicatie tussen alle wereldwijde werknemers, inclusief 1099 werknemers en teamleden op afstand, is de sleutel tot het creëren van succesvolle teams.

Wat zijn de beste communicatiepraktijken voor teams op afstand?

Met een op de vijf werknemers in de VS die nog steeds op afstand werkt na de pandemie, is één ding duidelijk: we zien een aanzienlijke omslag in de bedrijfscultuur en de verwachtingen van werknemers. Omdat bedrijven en werknemers deze verschuiving van strikt persoonlijke interacties blijven doorlopen, is het essentieel om communicatiemethoden aan te passen en op elkaar af te stemmen.

Laten we een paar belangrijke communicatiestrategieën voor teams op afstand bekijken.

1. Bouw gecentraliseerde communicatiekanalen.

De eerste stap bij het opbouwen van succesvolle teams op afstand is om te bepalen welke kanalen het beste werken voor verspreide werknemers. Tools die schriftelijke communicatie stroomlijnen, kunnen teamleden helpen snel te reageren op berichten en verzoeken.

Platforms zoals Slack, Microsoft Teams en Discord bieden communicatievoordelen die veel zwaarder wegen dan de mogelijkheden van een e-mail. Werknemers die Slack gebruiken, kunnen bijvoorbeeld chatberichten sturen, documenten delen en hun CRM- en projectmanagementoplossingen integreren.

2. Stel duidelijke verwachtingen en stel normen vast.

Wees open en stel duidelijke verwachtingen om medewerkers op afstand een duidelijk begrip te geven van hun rollen en verantwoordelijkheden. Dit zal helpen verantwoordelijkheid te bevorderen en inspanningen af te stemmen op organisatorische doelen. 44% van de werknemers en 35% van de leidinggevenden hechten immers waarde aan transparantie.

Beschrijf teamdoelen, deadlines en rollen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit terwijl hij/zij op afstand werkt. Stel duidelijke communicatiemethoden in voor medewerkers op afstand. Hoewel uw specifieke samenwerkingsplan kan veranderen afhankelijk van het team, moet u ervoor zorgen dat u een omgeving creëert waarin iedereen zich gehoord voelt.

3. Voer regelmatig controles uit.

Vanwege de populariteit van groepsvideogesprekken zijn één-op-één ontmoetingen afgenomen in de werkomgeving op afstand. Houd dagelijkse, wekelijkse of zelfs tweewekelijkse teamvergaderingen om de voortgang te bespreken, eventuele specifieke obstakels voor projecten aan te pakken en iedereen op de hoogte te houden.

Persoonlijkheden variëren als het gaat om het deelnemen aan groepssessies: sommige teamleden zijn enthousiaster om te praten, de problemen waarmee ze worden geconfronteerd te delen en om ondersteuning te vragen, terwijl andere meer gereserveerd zijn.

In deze gevallen is empathie essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om zich uit te drukken. Plan een korte, periodieke één-op-één-vergadering om het voor alle persoonlijkheidstypen gemakkelijker te maken om zich open te stellen zonder angst voor oordelen.

4. Let goed op interculturele nuances.

Als u grensoverschrijdend en grensoverschrijdend werkt, is de kans groot dat u een cultureel divers team hebt. Een internationaal team is een aanwinst voor elk bedrijf. Zorg ervoor dat u alle culturele nuances van uw team benadrukt en respecteert.

Volgens het Global Growth Report 2023 van G-P hecht 51% van de werknemers en 36% van de leidinggevenden waarde aan interculturele communicatie. Een veelzijdige communicatiestrategie helpt misverstanden te voorkomen, zorgt voor afstemming op prioriteiten en doelen, bevordert transparantie, bouwt vertrouwen op en creëert een meer samenhangende organisatiecultuur.

Vergeet ook niet om na te denken over hoe verbale communicatie kan verschillen tussen regio's. Sommige culturen zijn directer en meer uitgesproken, terwijl andere meer gereserveerd zijn.

5. Houd rekening met lokale normen en wetten.

Let bij het opbouwen van wereldwijde teams goed op lokale arbeidswetten en -normen. Wereldwijde leiders noemen arbeidswetgeving (47%) en belastingregelgeving (47%) als topbarrières voor internationale aanwerving.

In veel gevallen kunnen uw wereldwijde teams andere verplichte feestdagen hebben dan uw binnenlandse teams. Zorg ervoor dat u landspecifieke rechten onderzoekt om aan de regels te blijven voldoen. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, kan een eersteklas Employer of Record (EOR)-oplossing uw bedrijf helpen bij het navigeren door lokale arbeidswetgeving, verplicht verlof en naleving om risico's te verminderen.

6. Geef prioriteit aan tijd voor virtuele samenwerking.

Hoewel asynchrone communicatiemiddelen van onschatbare waarde zijn voor samenwerking tussen teams, moet u oppassen dat u uitsluitend vertrouwt op dit soort communicatie. Per slot van rekening meldt tot 69% van de externe werknemers een verhoogde burn-out door digitale communicatietools zoals berichtenapps.

Het is essentieel om actief tijd in te plannen voor uw teams op afstand om virtueel en in realtime samen te werken. Tools voor videoconferenties kunnen helpen een verstandhouding op te bouwen en de banden tussen teamleden te versterken. Videoconferenties zijn een belangrijk voorkeursmedium voor internationale teams waarmee collega's elkaar kunnen zien, lichaamstaal kunnen lezen en verbinding kunnen maken buiten een eenvoudige e-mail.

7. Houd rekening met tijdzones.

Werken in verschillende tijdzones en tegelijkertijd realtime samenwerking mogelijk maken, kan een uitdaging zijn voor teams op afstand. Houd rekening met tijdsverschillen bij het plannen van vergaderingen of het verzenden van berichten naar externe teamleden.

Hoe kunnen managers een collaboratieve teamomgeving opbouwen zonder dagelijkse vergaderingen te plannen? Besteed veel aandacht aan de cadans. Plan voor zover mogelijk vergaderingen waarvoor teamleden op afstand niet langer dan hun normale uren hoeven te werken. Zorg ervoor dat u een specifieke agenda opstelt voor een vergadering, inclusief de belangrijkste prioriteitspunten voor alle teams.

8. Evalueer uw proces regelmatig.

Hoewel u al het werk hebt gedaan om sterke communicatieprocessen tot stand te brengen, is het essentieel om regelmatig te beoordelen hoe goed het proces werkt. Feedback is cruciaal voor groei en verbetering. Plan regelmatig feedbacksessies om prestaties te bespreken, constructieve kritiek te geven (en te ontvangen) en eventuele procesproblemen aan te pakken.

Deze transparantie kan teamleden helpen hun eigen sterke punten en de verbeterpunten van het bedrijf te begrijpen. Zorg ervoor dat u anonieme, regelmatige en constructieve feedback faciliteert om uw teams te helpen professioneel te verbeteren en te groeien.

9. Moedig teambuildingervaringen aan om vertrouwen te bevorderen.

Moedig informele communicatie tussen teamleden altijd aan naast werkgerelateerde discussies. Deze informele contactpunten kunnen helpen relaties op te bouwen, het moreel te stimuleren en zelfs een gevoel van kameraadschap binnen het team te bevorderen. Stimuleer deze gesprekken door teambuilding-ervaringen te organiseren, zoals: virtuele ijsbrekers, triviagames of waterkoeleractiviteiten.

Effectieve teamcommunicatie is de sleutel tot het opbouwen van een succesvol personeelsbestand op afstand. Door deze best practices te implementeren, kunnen teams op afstand de samenwerking, productiviteit en algehele prestaties verbeteren.

Bouw snel en conform wereldwijde teams op met een Employer of Record.

Of u nu uw team laat groeien om nieuwe inkomstenstromen te verkennen of talent verhuist om een lokale aanwezigheid op te bouwen, het beheren van de nuances van wereldwijde werkgelegenheid kan overweldigend zijn.

Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Met een betrouwbare Employer of Record zoals G-P kunt u wereldwijde teams in meer dan 180 landen inhuren, onboarden en beheren, zonder nieuwe entiteiten op te richten. Onze wereldwijde werkgelegenheidsproducten en Employer of Record-oplossingen vereenvoudigen en stroomlijnen de volledige levenscyclus van werknemers.

Laat ons het lastige afhandelen, zodat u zich kunt concentreren op het garanderen van effectieve communicatie en een positieve cultuur voor uw teams op afstand.