Leestijd: 9 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Formulier W-8BEN staat voor het certificaat van buitenlandse status van uiteindelijk gerechtigde voor belastingheffing en rapportage in de Verenigde Staten (individuen). Iedereen die een dienst of product voor de Amerikaanse markt levert, maar daar niet woont, is waarschijnlijk bekend met de complexiteit van het betalen van inkomstenbelasting in meer dan één land.
Laten we eens kijken naar het doel van het formulier W-8BEN, de relatie met Amerikaanse belastingverdragen en hoe het zich verhoudt tot vergelijkbare formulieren.
Waar wordt formulier W-8BEN voor gebruikt?
Formulier W-8BEN bepaalt welke personen onderworpen zijn aan het betalen van een 30 percentage inkomstenbelasting op het brutobedrag dat is betaald voor alle inkomsten die binnen de VS zijn verdiend, inclusief vaste en bepaalbare jaarlijkse en periodieke (FDAP) inkomsten, waaronder:
- Interesse
- Royalty's
- Lijfrenten
- Huur
- premies;
- Vergoeding voor diensten
- Vervangende betalingen, indien van toepassing
Het doel van W-8BEN-formulieren is ook om vast te stellen of individuen als Amerikaanse staatsburgers worden beschouwd - wat betekent dat ze ingezetenen of staatsburgers zijn - en het is noodzakelijk om eigendom te claimen voor het inkomen waarop u het formulier indient. Met de W-8BEN kunt u ook aanspraak maken op belastingvrijstelling of een verlaagd belastingtarief als u in een land woont dat een bestaand belastingverdrag deelt met de VS
Wie moet een formulier W-8BEN indienen?
De uiteindelijk gerechtigde is de naam die wordt gegeven aan personen die volgens de Amerikaanse belastingwetgeving belasting moeten betalen over hun bruto-inkomen. Of de betaling nu rechtstreeks aan de uiteindelijk gerechtigde is gedaan of via een andere agent of kanaal is gegaan namens de uiteindelijk gerechtigde, alle personen die de betaling hebben ontvangen, moeten aangifte doen als zij de uiteindelijk gerechtigde zijn. Personen die W-8BEN-formulieren ondertekenen, zijn doorgaans niet-ingezeten vreemdelingen (NRA).
Al degenen die inkomsten betalen aan niet-Amerikaanse personen, ook wel Amerikaanse inhoudingsplichtigen genoemd, zijn verantwoordelijk voor het inhouden van belasting op het inkomen dat ze aan de bron van dat inkomen betalen voordat ze de persoon betalen. Als de inhoudingsplichtige dit niet doet, kan dit leiden tot te late betalingen of extra boetes. Als uw belasting in aanmerking komt voor inhouding voor meerdere inhoudingsplichtigen, hoeft deze alleen een keer worden ingehouden.
1. Voor degenen die formulieren ontvangen en inkomstenbelasting inhouden
U bent verantwoordelijk voor het bepalen of het formulier dat u ontvangt, voor zover u weet, juist en legitiem is. Mogelijke rode vlaggen om op te screenen zijn onder meer:
- Incomplete informatie
- Onleesbaar handschrift
- Geen handtekening of onjuiste handtekening onderaan het formulier
- Informatie komt niet overeen met bekende of vastgelegde informatie
- U heeft andere redenen om aan te nemen dat de informatie is vervalst
Als het formulier dat u hebt ontvangen onjuiste of onvolledige informatie bevat, kunt u het als geldig beschouwen als de informatie niet van belang is en u over voldoende documentatie beschikt om de ontbrekende informatie aan te vullen. Als de persoon bijvoorbeeld heeft nagelaten de datum met de handtekening in te vullen, kunt u deze dateren op de dag dat u deze ontvangt en deze vanaf dat moment als geldig beschouwen.
Als u namens de persoon inkomstenbelasting inhoudt, moet u het formulier niet naar de Internal Revenue Service (IRS) sturen wanneer u het ontvangt. In plaats daarvan moet het formulier zo lang als nodig is om uw aansprakelijkheid vast te stellen veilig in uw administratie worden bewaard onder sectie 1461, sectie 1474, of Regelgeving sectie 1.1471-4(c)(2)(iv).
Wat zijn belastingverdragen?
Als een land een belastingverdrag heeft met de VS, betekent dit dat inwoners van beide landen in aanmerking kunnen komen voor belastingvermindering, tegoeden of vrijstellingen voor inkomsten die in hun niet-ingezeten land worden verdiend. Als u bijvoorbeeld in Canada woont - een land met een belastingverdrag met de VS - en inkomsten verdient in de VS, zou u tijdens het belastingaangifteseizoen aanspraak maken op voordelen als NRI. Particulieren moeten op dezelfde manier inkomstenbelasting betalen, zonder verlaagde tarieven, als ze in een land wonen zonder een bestaand belastingverdrag.
Belastingverdragen zijn niet van toepassing op situaties van dubbele ingezetenschap - wanneer individuen legaal in meer dan één land wonen - maar dubbele ingezetenen kunnen nog steeds in aanmerking komen voor bepaalde belastingverdragsvoordelen, afhankelijk van hun locatie.
Sommige belastingverdragen hebben een spaarclausule om te voorkomen dat Amerikaanse staatsburgers of inwoners van het belastingverdrag profiteren om belasting op hun binnenlandse inkomsten te ontwijken.
1. Welke landen hebben een belastingverdrag met de VS?
De volgende landen hebben momenteel een belastingverdrag met de VS:
- Armenië
- Australië
- Oostenrijk
- Azerbeidzjan
- Bangladesh
- Barbados
- Wit-Rusland
- België
- Bulgarije
- Canada
- China
- Cyprus
- Tsjechië
- Denemarken
- Egypte
- Estland
- Finland
- Frankrijk
- Georgië
- Duitsland
- Griekenland
- Hongarije
- IJsland
- India
- Indonesië
- Ierland
- Israël
- Italië
- Jamaica
- Japan
- Kazachstan
- Korea
- Kirgizië
- Letland
- Litouwen
- Luxemburg
- Malta
- Mexico
- Moldavië
- Marokko
- Nederland
- Nieuw-Zeeland
- Noorwegen
- Pakistan
- De Filipijnen
- Polen
- Portugal
- Roemenië
- Rusland
- Slowakije
- Slovenië
- Zuid-Afrika
- Spanje
- Sri Lanka
- Zweden
- Zwitserland
- Tadzjikistan
- Thailand
- Trinidad
- Tunesië
- Turks
- Turkmenistan
- Oekraïne
- Verenigd Koninkrijk
- Oezbekistan
- Venezuela
Elk land heeft zijn eigen inkomensdrempelvereisten voor belastingheffing, en die percentages veranderen vaak. Specifieke kwalificaties binnen belastingverdragen zijn ook onderhevig aan verandering - blijf op de hoogte van de wetten in uw land van verblijf en pas uw financiën en belastingformulieren dienovereenkomstig aan.
Hoe W-8BEN-formulieren in te dienen
Om het formulier in te vullen heeft u de volgende gegevens nodig:
- Uw wettelijke naam
- Uw geboortedatum, geschreven in de notatie mm-dd-jjjj
- Uw land van staatsburgerschap
- Uw vaste adres in uw woonland
- Uw postadres als dit anders is dan uw vaste adres
- Uw burgerservicenummer (BSN) of fiscaal identificatienummer (TIN), inclusief uw internationale TIN indien van toepassing
- De naam van uw woonland dat in aanmerking komt voor belastingverdragsvoordelen, indien van toepassing
- Alle relevante financiële informatie, inclusief inkomsten en eerdere betalingsbedragen
Bijzondere aanvullende voorzieningen kunnen nodig zijn als je student of onderzoeker bent met een beurs of een studiebeursfonds. Een belastingdeskundige kan u door deze W-8BEN-instructies leiden. Als u een eerder W-8BEN-formulier heeft ingediend, kunt u de informatie ervan mogelijk gebruiken om uw nieuwe formulier sneller in te vullen, ervan uitgaande dat de informatie actueel en relevant blijft.
1. Zorg ervoor dat de informatie juist is
Alle ingediende informatie moet nauwkeurig en actueel zijn. Jij hebt30 dagen om te veranderenuw aangifte- en inkomensgegevens als u een verandering in omstandigheden meemaakt, zoals verhuizen naar een land zonder bestaand belastingverdrag of een land met belastingverdragsvoordelen. U hoeft dit formulier niet langer in te dienen en u bent niet onderworpen aan het inhoudingstarief als u na indiening Amerikaans staatsburger wordt, maar u moet die wijzigingen wel indienen.
2. Onderteken en dateer het formulier
Uw handtekening en datum van ondertekening zijn vereist. Als u rechtstreeks via een IRS-website indient, kunt u geen elektronische handtekening gebruiken, maar sommige externe verwerkingsbureaus accepteren deze mogelijk.
Onderteken papieren formulieren nooit met een potlood of stift. De IRS geeft de voorkeur aan pennen met blauwe of zwarte inkt omdat ze gemakkelijk te lezen zijn en niet vervagen of vegen.
3. Stuur het naar de verzoekende partij
U stuurt uw W-8BEN niet mee naar de belastingdienst met uw belastingaangifte. In plaats daarvan zal de persoon of entiteit die uw W-8BEN-voorheffing eist, zoals een partnerschap of de persoon die u betaalt, deze formeel bij u aanvragen. Als u ze het formulier geeft voordat ze u betalen voor uw product of dienst, hoeven ze de 30 procent of vergelijkbare tarieven.
U kunt per type inkomen meerdere formulieren declareren, maar u moet wel aparte formulieren per agent en inkomstenbron gebruiken.
4. Bewaar een kopie voor uw administratie
Bewaar altijd een kopie van de belastingdocumenten van elke maand, kwartaal of jaar. Zorg ervoor dat u een kopie maakt nadat u het officiële formulier hebt ondertekend en gedateerd, en noteer vervolgens de datum waarop u het naar de verzoekende partij hebt verzonden. Mogelijk hebt u deze informatie later nodig bij het indienen van uw belastingaangifte of als u moet bewijzen dat u heeft geprobeerd het formulier in te dienen als de partij het nooit heeft ontvangen.
U kunt een bekijken, downloaden en afdrukken PDF-kopie van het W-8BEN-formulier op de website van de Belastingdienst. Als u meerdere W-8BEN-formulieren indient bij verschillende aanvragers, bewaar dan een kopie van elk formulier met de naam van de vermelde partij en de datum waarop u het naar hen hebt verzonden.
Wat is het verschil tussen de belastingformulieren W-8BEN en W-8BEN-E?
De W-8BEN-E verwijst ook naar het certificaat van buitenlandse status van uiteindelijk gerechtigde voor belastingheffing en rapportage in de Verenigde Staten, maar is van toepassing op internationale entiteiten in plaats van individuen. Als u een niet-Amerikaans bedrijf runt dat inkomsten genereert in de VS, bent u ook onderworpen aan een: 30 procent inhoudingspercentage. U moet formulieren voor alle relevante inkomsten indienen met nauwkeurige en actuele informatie, anders krijgt u te maken met te late betaling en mogelijke boetes. U kunt aanspraak maken op een vermindering, verrekening of vrijstelling als uw entiteit zich in een belastingverdragsland bevindt.
Het W-8BEN-E-formulier bepaalt ook:
- De niet-Amerikaanse status van uw entiteit
- De uiteindelijk gerechtigde van de entiteit
- De categorie van uw entiteit onder de Foreign Account Tax Compliance Act
Omdat inkomsten uit entiteiten doorgaans complexer zijn dan inkomsten uit individuele bronnen, kunt u het beste samenwerken met een professional die bekend is met de financiële situatie en landen van uw entiteit. Entiteiten mogen geen W-8BEN-formulieren gebruiken om hun belastinginformatie in te dienen, en individuen mogen hun informatie niet indienen op een W-8BEN-E-formulier. Het niet gebruiken van de juiste documenten kan vertragingen veroorzaken.
W-8BEN versus andere W-8-vormen
De IRS heeft verschillende W-8-formulieren, die elk van toepassing zijn op verschillende soorten scenario's voor niet-Amerikaanse belastinginhouding. Naast de W-8BEN en W-8BEN-E zijn er:
- Formulier W-8IMY: Het certificaat van buitenlandse tussenpersoon, buitenlandse doorstroomentiteit of bepaalde Amerikaanse filialen voor belastinginhouding en rapportage in de Verenigde Staten bevestigt of een persoon of entiteit inhoudingsplichtige betalingen heeft ontvangen van een niet-Amerikaanse natuurlijke persoon of doorstroomentiteit. Doorstroomentiteiten zijn niet onderworpen aan vennootschapsbelasting. Dit formulier is niet van toepassing op uiteindelijk gerechtigden zoals de bovenstaande formulieren - alleen tussenpersonen.
- Formulier W-8EXP: Het certificaat van buitenlandse overheid of andere buitenlandse organisatie voor belastinginhouding en rapportage in de Verenigde Staten is bedoeld voor diegenen die aanspraak willen maken op een belastingvermindering of -vrijstelling wanneer ze in aanmerking komen onder specifieke IRS-codes 115(2), 501(c), 892, 895, of 1443(b). Dit omvat over het algemeen niet-Amerikaanse overheden en belastingvrije organisaties. Het onjuist indienen van dit formulier in plaats van de W-8BEN kan leiden tot belastinginhouding.
- Formulier W-8ECI: Het certificaat van claim van een buitenlandse persoon voor vrijstelling van inhouding van inkomsten die effectief verband houden met het uitvoeren van een handel of bedrijf in de Verenigde Staten is van toepassing op alle personen die een bedrijf of handelsdienst exploiteren in de VS en inkomsten uit die bronnen verdienen. Als u effectief verbonden inkomen (ECI) verdient, bent u niet onderworpen aan de: 30 procent bronbelasting die van toepassing kan zijn op andere gebieden van uw bedrijf, zoals huur, die geen verband houden met uw EBI. In plaats daarvan wordt u belast tegen een gestaffeld tarief of het laagste tarief volgens het belastingverdrag van uw land van herkomst, indien van toepassing.
Werken met professionele belastingadviseurs en een wereldwijd arbeidsplatform zoals Globalization Partners is de gemakkelijkste manier om op de hoogte te blijven van de belastingdocumenten die u moet aanvragen, indienen en verzenden naar de IRS. Een belastingprofessional kan u helpen bij het bepalen van elk van uw geldige belastingstatussen, afhankelijk van uw land en bedrijfsstructuur.
Deze professionals kunnen u ook helpen bij het beheren van uw internationale werknemers door te helpen bij het opstellen van belastingdocumenten en door u op de hoogte te houden van de veranderende arbeidswetten in elke regio die van invloed kunnen zijn op de belastingen voor uw bedrijf.
W-8-formulieren versus W-9-formulieren
Terwijl W-8-formulieren van toepassing zijn op niet-Amerikaanse personen en entiteiten die in de VS inkomsten genereren, zijn W-9-formulieren van toepassing op bedrijven, aannemers en vergelijkbare entiteiten die onder de Amerikaanse wetgeving opereren. Deze formulieren worden beschouwd als inzendingen voor informatieve formulieren en verlopen niet zoals W-8-formulieren.
Hoe lang is een W-8BEN geldig?
Uw formulier W-8BEN is van kracht voor internationale status vanaf de datum waarop u het ondertekent en eindigt op de laatste dag van de derde kalenderjaar volgend. Er zijn enkele situaties en uitzonderingen van toepassing, waaronder een wijziging in de omstandigheden waardoor de door u ingediende informatie onjuist of verouderd kan zijn.
Het formulier blijft geldig tot de vervaldatum van de W-8BEN of totdat uw omstandigheden veranderen, zoals het bijwerken van uw staatsburgerschap.
Oplossingen voor zakelijke salarisadministratie en belastingnaleving van Globalization Partners
Uitbreiden naar nieuwe markten en uw inkomstenstromen diversifiëren zijn slechts enkele manieren om uw bedrijf succesvol te laten groeien, maar het kan een kostbare, tijdrovende uitdaging zijn om te voldoen aan de veranderende belastingwetten van elk land. Werken met internationale werknemers betekent ook dat uw bedrijf verantwoordelijk is voor het inhouden van alle relevante belastingen die vereist zijn door de belastingwetgeving van elk land.
Als u verantwoordelijk bent voor het betalen of inhouden van inkomstenbelasting op basis van het formulier W-8BEN of W-8BEN-E, een voorstel aanvragenvan Globalization Partners . Ons door experts ondersteunde wereldwijde werkgelegenheidsplatform helpt bij: internationale salarisadministratie en fiscale bijstand in meer dan 185 landen wereldwijd. Maak gebruik van onze AI-gestuurde technologie om het vereiste formulierverzamelproces voor alle internationale medewerkers te stroomlijnen.
Meer informatie over onze uitgebreide oplossingen voor salarisadministratie en belastingnaleving vandaag.
–
DEZE INFORMATIE IS UITSLUITEND VOOR INFORMATIEDOELEINDEN EN VORMT GEEN WETTELIJK OF BELASTINGADVIES. U dient altijd te overleggen met en te vertrouwen op uw eigen juridische en/of belastingadviseur(s). Globalization Partners geeft geen juridisch of fiscaal advies en de informatie is niet afgestemd op de specifieke situaties van uw bedrijf of uw personeelsbestand. Globalization Partners geeft geen verklaringen of garanties met betrekking tot de nauwkeurigheid, volledigheid of actualiteit van deze informatie. Globalization Partners is niet aansprakelijk die voortvloeit uit of verband houdt met de informatie, met inbegrip van verlies veroorzaakt door het gebruik van of het vertrouwen op de informatie.
