De acordo com o United States Bureau of Labor Statistics, 37% dos trabalhos podem ser realizados completamente remotamente. Agora, 63% das empresas devem mudar para o trabalho remoto em um futuro próximo. Com a popularidade do trabalho fora do escritório aumentando constantemente, não é de se admirar que tantas empresas estejam fazendo a transição para modelos de trabalho remoto.
Embora a mudança para o trabalho remoto tenha resultado em resultados positivos para as empresas em todo o mundo, mais é preciso implementar essa mudança com sucesso do que enviar os funcionários para fora do escritório. A transição para o trabalho em casa requer preparação extensiva, convocando a criação de políticas de trabalho remoto, estratégias de retenção de funcionários, programas de treinamento e muito mais.
Fazer a mudança para o trabalho remoto não precisa ser desafiador. Por meio deste guia abrangente, você aprenderá como adaptar rapidamente sua empresa às condições de trabalho remoto.
Por que mudar para o trabalho remoto agora?
O início da nova década levou a uma mudança sem precedentes na forma como as empresas trabalham, e os últimos anos provaram ser particularmente valiosos para promover a transição para o trabalho remoto. Em 2020, aproximadamente 71 % dos funcionários trabalhavam em casa. Por meio dessa rápida transição, as empresas e seus funcionários aprenderam o que funciona e o que não funciona no mundo do trabalho remoto.
Embora o “trabalho remoto” esteja amplamente associado ao trabalho em casa, ele vai além disso. Estudos mostraram que 22% dos trabalhadores se mudaram para cidades diferentes enquanto trabalhavam para a mesma empresa, enquanto 17% se mudaram ou planejam se mudar para um país diferente para trabalhar para a mesma organização. Mudar para o trabalho remoto permite que as empresas contratem funcionários em todo o país e até mesmo no mundo.
Outras percepções que as empresas obtiveram com a recente transição para o trabalho remoto incluem visões do ambiente de escritório. As estatísticas do trabalho remoto afirmam que 65% dos trabalhadores disseram que não precisavam de um ambiente de escritório para permanecer produtivos, o contrário. Setenta e cinco por cento dos indivíduos que trabalham em casa afirmaram que o fazem porque há menos distrações do que no escritório.
As vantagens de mudar para o trabalho remoto
Quer você esteja buscando uma transição de trabalho em casa como uma escolha ou necessidade, há muitos aspectos a comemorar. Mudar para o trabalho remoto provou ser benéfico para os empregadores e seus trabalhadores, resultando em maiores resultados para as empresas como um todo.
1. Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Quando perguntados quais aspectos de seus trabalhos contribuem para uma experiência de trabalho positiva, 50 por cento dos trabalhadores remotos listaram o bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal como um fator principal.
Os trabalhadores que experimentam um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal exibem maior saúde e bem-estar, maior satisfação no trabalho, maiores habilidades organizacionais, melhores realizações de metas e maior felicidade familiar. Isso significa melhor desempenho no trabalho, rotatividade reduzida e menos casos de atrasos e ausências para os empregadores.
2. Produtividade
Estudos mostram que até 40% dos trabalhadores remotos são mais produtivos do que aqueles no escritório. Esse aumento da produtividade se deve a menos distrações, maior conforto e zero estresse relacionado ao deslocamento. Taxas de produtividade mais altas resultam em maior produção para as empresas, resultando em maior produção econômica para a mesma quantidade de trabalho.
3. Espaço de escritório
Devido ao aumento no trabalho remoto, os executivos provavelmente precisarão de menos espaço de escritório nos próximos anos e podem consolidar o espaço de escritório em um local de negócios de primeira linha. Essas despesas imobiliárias reduzidas podem economizar anualmente às organizações uma média de USD 11,000 por meio período de deslocamento.
4. Acesso a talentos
Os indivíduos buscam vantagens como equilíbrio entre vida pessoal e profissional, satisfação no trabalho e flexibilidade ao procurar a carreira ideal. Como trabalhar em casa provou oferecer esses benefícios, as empresas que oferecem oportunidades de trabalho remoto têm mais probabilidade de capturar e reter os melhores talentos do que aquelas que não oferecem.
Preparação para os desafios do trabalho remoto
Embora as empresas em transição para o trabalho remoto possam esperar ver muitas vantagens, elas provavelmente não estarão sem desafios. Embora enfrentar obstáculos no início de uma mudança considerável seja completamente normal, é importante saber quais são os possíveis obstáculos a serem observados antes de buscar oportunidades de trabalho em casa.
Alguns dos desafios mais comuns da mudança para o trabalho remoto incluem:
- Confiança do empregador: como o trabalho remoto elimina o elemento da interação presencial, alguns supervisores se preocupam que os funcionários não trabalhem tão duro quanto fariam no escritório.
- Gerenciamento de informações: alguns trabalhadores remotos têm dificuldade em localizar informações e acessar respostas para suas perguntas fora do escritório.
- Comunicação: é comum que funcionários remotos tenham dificuldades para se comunicar com gerentes e colegas de trabalho ao trabalhar em casa. Alguns trabalhadores até sentem que seus gerentes remotos não entendem suas necessidades ou fornecem o apoio ou a ajuda necessária para realizar o trabalho.
- Desengajamento dos funcionários: pode ser fácil para os funcionários sentirem distrações em casa que eles não teriam no local de trabalho, como demandas domésticas e familiares. Essas interrupções podem fazer com que as pessoas fiquem desmotivadas com seu trabalho.
- Diferenças geográficas: um dos maiores desafios de trabalho remoto para empresas globais é trabalhar em diferentes fusos horários. Ter funcionários localizados internacionalmente pode dificultar o agendamento e a colaboração.
A importância de uma política de trabalho remoto
Uma política de trabalho remoto é um conjunto de diretrizes para funcionários projetado para facilitar o processo de trabalho em casa para promover melhor produtividade e engajamento. Uma política de trabalho remoto detalhada e direta dá aos funcionários uma compreensão mais clara das expectativas da sua empresa para trabalhar em casa, simplificando a comunicação, melhorando o processo de integração e até atraindo os melhores talentos.
Cada política de trabalho remoto deve incluir as seguintes informações para os melhores resultados:
1. Expectativas de desempenho
É essencial que seus funcionários saibam o que você espera deles em termos de desempenho, produtividade e qualidade do trabalho. Quando as pessoas sabem como você planeja medir os resultados daqui para frente, elas têm mais probabilidade de aderir às expectativas de desempenho.
Você pode complementar a compreensão dos seus funcionários sobre a política da empresa, fornecendo-lhes as ferramentas e recursos de que eles precisarão para ter sucesso, incluindo informações sobre horas de trabalho e requisitos de produção.
2. Clareza da comunicação
Como o trabalho remoto pode confundir as linhas de comunicação, sua política deve especificar como os funcionários podem se comunicar uns com os outros para obter os melhores resultados. Descreva como as reuniões ocorrerão remotamente e quais plataformas eles usarão para participar.
Você também pode explicar quaisquer ferramentas de comunicação disponíveis para seus funcionários e fornecer uma forma de comunicação de emergência em caso de falta de energia e dificuldades técnicas.
3. Uso do equipamento
Sua política de trabalho remoto deve se aprofundar nos tipos de equipamentos que sua empresa usa, quais dispositivos são necessários para qual função e se você fornecerá essas ferramentas aos funcionários. Se seus funcionários tiverem que comprar o equipamento, sua empresa os reembolsará pelas compras?
Certifique-se também de explicar como usar cada tipo de equipamento e incluir quaisquer recursos que possam ajudar na compreensão.
4. Direitos do funcionário
Seus funcionários devem ser informados sobre seus direitos ao trabalhar para sua empresa remotamente. Por exemplo, sua política de trabalho remoto deve detalhar o horário em que os funcionários devem fazer login para trabalhar, quantas horas de intervalo para refeições eles estão alocados e como solicitar dias de folga. Descrever esses direitos deve eliminar a confusão e evitar mal-entendidos.
5. Gestão de folha de pagamento
A folha de pagamento provavelmente será um dos principais aspectos do trabalho com o qual seus funcionários se perguntarão. Sua política de trabalho remoto deve explicar quem lida com a folha de pagamento — seja sua empresa ou um Employer of Record (EOR) — frequência de pagamento e valor de pagamento. Você também pode incluir informações sobre quem contatar se os trabalhadores tiverem dúvidas sobre a folha de pagamento.
Como concluir a transição para o trabalho remoto
Antes que sua empresa possa mudar completamente para o trabalho remoto, há medidas que você precisará tomar para garantir uma transição bem-sucedida.
1. Notifique seus funcionários
Antes de mudar para o trabalho remoto, a primeira coisa que você deve fazer é notificar seus funcionários de que a mudança está acontecendo. Informe-os quando a troca ocorrerá e como eles podem se preparar para ela. Defina se seus trabalhadores estarão totalmente remotos ou se terão oportunidades de trabalhar dentro e fora do escritório e explique como qualquer situação funcionará.
Dê aos seus funcionários a oportunidade de fazer quaisquer perguntas que tenham sobre a nova estrutura. Fornecer acesso à nova política de trabalho remoto e outros recursos necessários para facilitar a transição.
2. Treine seus funcionários remotos sobre medidas de segurança
Com a mudança para o trabalho remoto vem uma necessidade ainda maior de segurança de dados. Minimize os riscos ensinando aos seus funcionários quais medidas tomar ao trabalhar em casa e como identificar e mitigar ameaças cibernéticas.
Considere implementar os seguintes assuntos em seu treinamento de segurança cibernética para trabalhadores remotos:
- Violações de segurança: você pode armar seus funcionários contra violações de segurança ensinando-os a reconhecer ameaças, como malware, phishing e ataques de senha, e o que fazer quando encontrarem uma violação de segurança.
- Conformidade com o GDPR: sua empresa deve cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), um padrão que exige que as organizações que operam na União Europeia adotem novas políticas, procedimentos e práticas para manter a segurança, transparência e responsabilidade dos dados pessoais.
- Autenticação de dois fatores: Treine os funcionários para usar a autenticação de dois fatores (2FA), uma camada extra de segurança que verifica se a pessoa que está tentando acessar uma conta on-line é quem diz ser, exigindo que eles forneçam duas informações de identificação.
- Redes virtuais privadas: as redes virtuais privadas (VPNs) geram uma conexão de Internet criptografada entre um dispositivo e uma rede que protege dados confidenciais para transferência segura. Ensine seus funcionários a configurar e usar uma VPN para proteger as informações da empresa.
- Armazenamento seguro na nuvem: outra maneira de os funcionários remotos manterem os dados seguros é usando o armazenamento na nuvem em seus dispositivos de trabalho.
3. Mantenha a tecnologia atualizada
Um aspecto fundamental do sucesso do trabalho remoto é a eficiência tecnológica. Para garantir que os funcionários não tenham problemas tecnológicos no trabalho, verifique se você está fornecendo a eles as tecnologias mais atualizadas, como:
- Ferramentas baseadas em nuvem
- Aplicativos de negócios
- Programas de videoconferência
- Ferramentas de gestão de projetos
- Soluções de backup e recuperação de dados
- Programas virtuais de integração
- Software de controle de tempo
4. Comunicação aberta e eficaz
Quando as empresas e seus funcionários podem se comunicar com sucesso, você pode apoiar melhor sua equipe enquanto mantém uma cultura corporativa positiva. Facilite a comunicação remota eficaz agendando verificações virtuais periódicas com seus funcionários para se conectar com eles individualmente sobre como está a experiência deles. Também é benéfico organizar reuniões regulares em grupo para atualizar os trabalhadores sobre o que está acontecendo na empresa em nível organizacional.
Para garantir que os funcionários não se sintam isolados em casa, você pode até mesmo organizar atividades virtuais em toda a empresa para manter os funcionários conectados uns com os outros.
5. Seja o melhor líder possível
Ao fazer a transição de sua empresa para o trabalho remoto, é vital que você se torne um líder para sua equipe. Não importa quantas ferramentas, políticas e recursos você forneça aos funcionários, você não pode promover um ambiente de trabalho remoto positivo sem fornecer o apoio e a liderança de que eles precisam para ter sucesso. Apenas um pouco de empatia e otimismo ajuda muito os trabalhadores a se sentirem valorizados e validados.
Você pode mostrar à sua equipe que se preocupa com o que eles pensam enviando uma pesquisa fazendo perguntas aos funcionários sobre como eles estão se sentindo no dia a dia, quais desafios estão enfrentando e o que você pode fazer para melhorar as experiências de trabalho remoto deles.
Oferecendo vantagens para trabalhadores remotos
Para garantir que sua mudança para o trabalho remoto seja bem-sucedida a longo prazo, tente implementar estratégias para a retenção de funcionários. Quando você oferece vantagens aos seus trabalhadores remotos, cria uma relação de trabalho benéfica entre a gerência e os funcionários. Reter trabalhadores investindo tempo e recursos neles leva a despesas reduzidas, melhor colaboração, maior produtividade e ganhos competitivos.
Alguns dos muitos benefícios que você pode recompensar seus funcionários para aumentar a retenção incluem:
- Crie um ambiente flexível: muitos indivíduos valorizam a flexibilidade em seus horários de trabalho, com 72% dos funcionários afirmando que considerariam deixar seus empregos se seu atual não oferecesse flexibilidade de horário.
- Oferecer benefícios competitivos: as empresas que oferecem remuneração competitiva aos seus funcionários têm maior probabilidade de mantê-los no longo prazo. Os tipos de benefícios que você pode oferecer incluem descontos para funcionários, folgas remuneradas, assistência à saúde e poupança para aposentadoria.
- Envie presentes: tome medidas adicionais para demonstrar seu apreço por seus funcionários, ocasionalmente enviando presentes para suas casas, como vales-presente, alimentos, flores ou cestas de presentes.
- Forneça um estipêndio de configuração remota: quando os funcionários trabalham em casa, eles não têm o luxo de ter recursos de escritório à sua disposição, como mesas, cadeiras, Wi-Fi e outros materiais de escritório. Em vez de exigir que eles próprios paguem por esses materiais, forneça a eles um estipêndio que possam usar para comprar esses itens essenciais para seu ambiente de trabalho em casa.
- Oferecer programas de desenvolvimento de carreira: os trabalhadores têm maior probabilidade de permanecer em uma empresa que investe em seu desenvolvimento de carreira com programas como seminários de treinamento, eventos de networking, mentoria e projetos especiais. Esses tipos de oportunidades mantêm os funcionários motivados e ansiosos pelo crescimento e desenvolvimento.
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