Ao descobrir como gerenciar equipes internacionais, você descobrirá que ter acesso às ferramentas tecnológicas certas assume um novo nível de importância. Por exemplo, considere a diferença entre colaborar com colegas locais e internacionais. Quando seus colegas de trabalho estão do outro lado da mesa ou no corredor, você pode trabalhar em projetos juntos pessoalmente, mesmo usando ferramentas analógicas, como quadros brancos ou cadernos, em alguns casos. Quando seus colegas de trabalho vivem a milhares de quilômetros de distância, você precisa de uma tecnologia de colaboração internacional eficaz.
As tecnologias de colaboração para equipes internacionais assumem muitas formas e visam ajudar em vários processos de negócios. Algumas outras ferramentas vitais são projetadas especificamente para departamentos de RH e gestão para supervisionar e direcionar processos em toda a organização. Discutiremos alguns dos melhores tipos de tecnologia que você deve implementar para que possa simplificar e melhorar a maneira como gerencia sua equipe e ajudá-la a se conectar em todo o mundo.
1. Software de videoconferência
As chamadas de vídeo já existem há algum tempo, mas o aumento do trabalho remoto levou essa tecnologia de nova para essencial. Uma pesquisa da abril de 2020 descobriu que as empresas estavam aumentando seus gastos com software de conferência na web mais do que qualquer outra solução de software. Mesmo antes da videoconferência realmente decolar em meio à pandemia global, 62 por cento dos executivos 2017 concordaram que a videoconferência foi uma melhoria significativa em relação à audioconferência quando se tratava da qualidade da comunicação.
Não é de se admirar que as empresas estejam se empenhando em fazer videoconferências no lugar de chamadas de audioconferência. Considere todas as pistas visuais que você obtém quando fala com pessoas pessoalmente em comparação com o telefone. A videoconferência facilita saber quem está falando o tempo todo e reconhecer quando uma pessoa está prestes a falar para evitar interrupções não intencionais. Você também pode ler os rostos das pessoas para obter mais informações sobre suas intenções e pensamentos. Essas dicas visuais podem ser especialmente úteis em comunicações interculturais, onde mal-entendidos ocorrem mais facilmente.
Os aplicativos gratuitos são abundantes para que as pessoas façam chamadas de vídeo para amigos e familiares, mas o software de videoconferência profissional foi desenvolvido pensando nas empresas para que muitos participantes possam participar da chamada. Esses programas também incluem recursos úteis, como compartilhamento de tela e quadro branco, onde um ou mais usuários podem marcar uma tela em branco como fariam com um quadro branco físico, para ajudar em apresentações e colaboração.
2. Plataforma de gestão de projetos
Gerenciar projetos e cronogramas geralmente é uma tarefa difícil o suficiente, mesmo para pequenas empresas com funcionários locais. Mas para empresas globais, pode ser especialmente desafiador. A plataforma certa de gestão de projetos pode facilitar, no entanto. O software de gestão de projetos pode ajudar a equipe a acompanhar as tarefas diárias e as metas maiores. Para empresas internacionais, a plataforma certa de gestão de projetos pode ajudar a conectar toda a equipe em um só lugar.
Todas as plataformas devem ajudá-lo a definir prazos, criar cronogramas e atribuir tarefas. Alguns programas também vêm com outros recursos, como modelos de projetos, compartilhamento de arquivos e ferramentas de comunicação. Normalmente, a base em uma plataforma de gestão de projetos é o painel onde você pode obter uma visão geral rápida dos projetos que estão em andamento. Os funcionários devem ter seus próprios painéis personalizados ou listas de tarefas onde possam gerenciar suas próprias tarefas.
Muitas plataformas de gestão de projetos estão disponíveis para escolha. Alguns podem ser mais adequados ao seu setor ou permitir a personalização necessária para personalizar a plataforma de acordo com suas necessidades. O Business News Daily recomenda levar em conta os seguintes fatores ao escolher o melhor programa de gestão de projetos para sua equipe:
- O tamanho atual da sua organização
- A escalabilidade de um programa, caso você cresça
- Desafios de gestão de projetos que você quer que seu software resolva ou melhore
- A facilidade de uso de um programa
O programa certo pode aumentar a produtividade da sua equipe global e ajudar a garantir que nenhum projeto jamais caia nos problemas. É vital que as organizações continuem atualizando as ferramentas que usam e aprendam sobre o que está por aí, especialmente quando o trabalho remoto se tornou o novo jogador no jogo.
3. Serviços de armazenamento e compartilhamento de arquivos
Não importa em que setor você esteja, você provavelmente cria, consulta, troca e armazena arquivos regularmente. Em anos passados, muitas empresas contavam com armazenamento local para organizar seus arquivos. Se você quisesse compartilhar um arquivo, provavelmente acabou de enviá-lo por e-mail ou talvez o tenha acessado por meio de uma pasta compartilhada e uma conexão ethernet. Você também pode ter confiado em documentos impressos armazenados em arquivos. Esses métodos de armazenamento e compartilhamento de arquivos tornaram-se ultrapassados à medida que as soluções baseadas em nuvem se tornaram cada vez mais populares.
Hoje, metade de todos os dados corporativos em todo o mundo é armazenada na nuvem. Para empresas internacionais, o armazenamento na nuvem é mais do que apenas conveniente: é necessário para que todos os funcionários possam acessar facilmente os arquivos de que precisam. Com o modelo de nuvem, o provedor de nuvem armazena seus dados em servidores remotos e permite que você acesse os dados on-line, seja por meio de um aplicativo em seu dispositivo ou pelo navegador da web. Em outras palavras, funcionários de todo o mundo podem acessar pastas e arquivos compartilhados, desde que tenham as credenciais certas e uma conexão com a internet.
Muitos serviços estão no mercado hoje para armazenamento, sincronização e compartilhamento de arquivos. Você pode estar familiarizado com algumas opções gratuitas, mas essas soluções limitam o número de gigabytes (GB) que você pode armazenar gratuitamente, normalmente na faixa de 5-15 GB. As empresas que precisam de uma solução de armazenamento mais robusta podem escolher versões pagas desses provedores bem conhecidos ou se inscrever em outros provedores que possam ser mais adequados às suas necessidades.
4. Ferramenta de colaboração de documentos
A capacidade de compartilhar e acessar arquivos é fundamental, mas para muitas equipes, apenas compartilhar produtos acabados não é suficiente. Você também pode precisar colaborar durante a criação de documentos, seja um artigo para o blog da sua empresa, uma apresentação de slides para uma próxima reunião com um cliente ou uma planilha contendo dados trimestrais de vendas. Nos anos anteriores, você teria que se revezar trabalhando em um documento, enviando novas versões ou feedback por e-mail até que ele estivesse concluído, um processo desorganizado e ineficiente.
Hoje, a nuvem resolveu esse problema, e você pode aproveitar essa solução usando uma ferramenta de colaboração de documentos que se adapte à sua equipe. Todas essas ferramentas devem permitir que vários funcionários acessem um documento enquanto ele está em andamento para fazer alterações no documento ou oferecer feedback na forma de comentários ou edições sugeridas. Os usuários devem ser capazes de revisar o histórico de revisões para que possam restaurar versões mais antigas, se necessário, ou entender quais alterações foram feitas e por quem.
Alguns serviços de compartilhamento de arquivos também incluem ferramentas de edição online, mas esse não é um recurso padrão para todos os serviços. E, quando incluído, pode ser insuficiente para suas necessidades. Você deve considerar o uso de ferramentas de colaboração on-line, gratuitas ou pagas, quando precisar criar e editar documentos em um grupo. Pesquisas mostram que o trabalho colaborativo aumenta o engajamento e o desempenho das pessoas.Portanto, as empresas devem encontrar maneiras de facilitar essa dinâmica sinérgica entre os funcionários, mesmo que uma pessoa seja a principal responsável por um projeto.
5. Aplicativo de mensagens instantâneas
Mesmo quando você quer se comunicar com colegas no mesmo edifício, é provável que você faça uma anotação on-line, em vez de caminhar até o escritório ou ligar para eles. Quando você precisa se comunicar com colegas internacionais, a comunicação por escrito é ainda mais essencial. Há muito tempo, o e-mail é o padrão para comunicação por escrito em ambientes de negócios, mas isso vem mudando nos últimos anos. Os aplicativos de mensagens instantâneas ganharam força em muitas empresas, pois podem facilitar a comunicação mais direta e imediata do que o e-mail.
Se você não estiver usando atualmente um aplicativo de mensagens instantâneas e quiser tentar algo além do e-mail, considere integrar um desses aplicativos em suas comunicações comerciais diárias. A Harvard Business Review recomenda escolher um aplicativo com o qual a maioria dos seus funcionários já esteja familiarizada para que eles tenham maior probabilidade de adotá-lo no local de trabalho. Como diferentes aplicativos de mensagens são populares em diferentes partes do mundo, isso pode significar escolher um aplicativo com o qual seus funcionários internacionais estejam familiarizados, mesmo que seja novo para você.
Os aplicativos de mensagens instantâneas são valorizados pela maneira como promovem a comunicação instantânea de ida e volta, mas nem sempre funcionam dessa forma quando usados entre colegas internacionais. Especialmente quando você está trabalhando em fusos horários muito diferentes, um colega de trabalho pode não ver sua mensagem imediatamente quando você a envia. Alguns aplicativos informarão quando alguém estiver on-line, para que você saiba se o indivíduo verá sua mensagem instantânea ou se um e-mail a ser lido posteriormente faria mais sentido.
6. Software de gestão de aprendizagem online
O setor de aprendizagem e desenvolvimento vale mais de US$370 bilhões em todo o mundo, demonstrando as funções importantes que o treinamento e a qualificação desempenham para empresas em todo o mundo. Além de oferecer aos novos funcionários treinamento para iniciá-los em suas novas funções, muitas empresas também oferecem oportunidades de aprendizado contínuo para ajudar os funcionários a refinar suas habilidades ou até mesmo construir novos conjuntos de habilidades para atender a novos desafios e demandas.
Empresas internacionais podem ter ainda mais motivos para se concentrar no treinamento de funcionários, pois contratar em novos mercados pode significar assumir funcionários com diferentes formações educacionais. O treinamento pode ser um meio eficaz para garantir que todos os seus funcionários tenham as bases de conhecimento e os conjuntos de habilidades necessários para ter sucesso. As empresas podem oferecer treinamento de várias maneiras, incluindo opções presenciais e on-line.
O aprendizado on-line, também chamado de e-learning, começou a substituir o treinamento presencial conduzido por instrutor, que costumava ser mais comum. O mais recente relatório de aprendizado no local de trabalho do LinkedIn mostra uma mudança significativa do aprendizado presencial em favor de mais aprendizado on-line, mesmo apenas no último ano. Para equipes globais e remotas, as opções de aprendizado on-line normalmente fazem mais sentido. Software de gestão de aprendizagem online: Os produtos dessa categoria permitem compartilhar vídeos, artigos e muito mais, além de testar a aprendizagem dos funcionários por meio de questionários e exercícios. Eles também permitem que os funcionários trabalhem de forma independente em seu próprio ritmo.
7. Plataforma de expansão global
Os Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS) podem ajudar os departamentos de RH a acompanhar e automatizar muitas funções de RH, mas esses programas não são necessariamente projetados para empresas internacionais que lidam com mais complexidades de RH. Por exemplo, você não pode colocar funcionários internacionais na mesma folha de pagamento que seus funcionários domésticos. Seus funcionários internacionais também podem ter direito legal a diferentes benefícios. Felizmente, você ainda pode simplificar muitas funções de gerenciamento de recursos humanos (HRM) ao usar uma plataforma de expansão global como a GoGlobal da Globalization Partners .
A plataforma de tecnologia de ponta a ponta fornece acesso a todas as ferramentas necessárias para gerenciar uma força de trabalho global em um painel conveniente. Gerenciar funções de RH diretamente da plataforma, incluindo:
- Integração: desde o primeiro dia de seus funcionários com sua empresa, a solução inovadora da Globalization Partners facilita o início de contratos de trabalho e outros procedimentos de integração em conformidade com a lei.
- Folha de pagamento: seus funcionários internacionais são colocados em nossa folha de pagamento em conformidade local, mas você ainda pode aprovar a folha de pagamento, adicionar bônus ou fazer alterações quando necessário.
- Benefícios: Administrar planos de benefícios que cumpram as leis e normas locais para qualquer país onde você contrate funcionários.
- Tempo e despesas: você pode visualizar e aprovar facilmente solicitações de tempo e despesas de todos os seus funcionários em um só lugar.
Com qualquer tecnologia de RH, a segurança é fundamental. A Globalization Partners mantém os dados dos funcionários seguros, permitindo que você implemente medidas de segurança baseadas em funções para que apenas o pessoal autorizado possa acessar os dados.
Ao adquirir a experiência de nosso Employer of Record global, você pode se conectar com especialistas através da Central de Ajuda e saber mais sobre mercados internacionais para que possa planejar novas expansões.
Equipe-se com as ferramentas certas e o Employer of Record certo
Trabalhar em equipes internacionais vem com algumas recompensas exclusivas, bem como alguns desafios únicos. É por isso que você precisa das ferramentas tecnológicas certas à sua disposição para unir sua equipe e ajudar sua produtividade. Além das ferramentas certas para equipes internacionais, você também precisa da parceria certa para ajudá-lo a empregar os melhores talentos em todo o mundo.
Trabalhar com um Employer of Record é uma solução ideal para contratar e gerenciar trabalhadores internacionais, pois permite que você pule ou atrase o estabelecimento de suas próprias subsidiárias nos países onde está contratando. Isso também evita que você tenha que entender todas as leis trabalhistas e comerciais locais. Um Employer of Record simplifica o processo de gerenciamento da sua equipe internacional.
A Globalization Partners é um Employer of Record em que você pode confiar para lidar com funções de RH, jurídicas e financeiras para seus funcionários internacionais e para ajudá-lo a planejar e executar expansões internacionais com sucesso em todo o mundo. Se quiser saber mais sobre os tipos de Employer of Record, escolher o Employer of Record certo e a importância dessa decisão, baixe nosso eBook gratuito, “O guia para escolher um modelo de Employer of Record”.
