As pessoas ocupadas querem instruções fáceis, e os executivos ocupados querem que você implemente seus projetos enquanto lhes dá atualizações concisas e instruções sobre o que é necessário de suas equipes. Os profissionais de RH que começam a gerenciar um novo projeto precisam que seu plano seja claro e acionável.
Reuni minha experiência liderando equipes de RH e gerenciando projetos internacionais em algumas dicas acionáveis para gerenciar projetos bem-sucedidos.
4 Princípios importantes de gestão de projetos
Os conceitos básicos de gestão de projetos ajudam você a estabelecer uma base sólida. Se você está iniciando um projeto que envolve várias equipes em diferentes locais, aqui estão algumas etapas a seguir para um projeto bem organizado e bem-sucedido:
N.o 1: Diga o que você está tentando realizar.
- Identificar a necessidade de negócios que define.
Leve a pergunta “por que estamos fazendo isso” para um nível acima até que você não possa mais. Por exemplo, medir o engajamento do funcionário é a verdadeira necessidade comercial OU é a tarefa necessária para poder melhorar o engajamento do funcionário? Melhorar o engajamento atende a uma necessidade ainda maior, como reduzir a rotatividade de funcionários? A redução da rotatividade é um mero elemento de uma necessidade geral de reduzir os custos operacionais? - Compartilhe a necessidade do negócio.
Declarar claramente os objetivos de negócios acionáveis de um projeto ajuda todas as partes interessadas a reconhecer por que estão envolvidas e ajuda você a obter adesão.
#2: Deixe as etapas necessárias para chegar lá.
- Divida o projeto em tarefas digeríveis.
Defina explicitamente as melhorias quantificáveis ou os resultados esperados, especialmente se as nuances culturais puderem afetar a interpretação. Certifique-se de que cada tarefa tenha um proprietário claro e uma data de vencimento. - Defina marcos.
Os marcos indicam momentos de conclusão em etapas incrementais em direção à meta final do projeto. Isso permite o monitoramento claro do progresso da equipe e permite que você celebre suas vitórias coletivas ao longo do caminho. - Agende reuniões de ponto de verificação.
Tanto marcos quanto pontos de verificação são comprovadamente úteis para aumentar o moral da equipe. Eles chamam a atenção para as realizações individuais, garantem que os esforços de todos os membros da equipe sejam reconhecidos e valorizados e permitem que todos se alinhem ao que vem a seguir. Nunca faça uma reunião simplesmente por ter uma, mas os pontos de verificação regulares ajudam a manter a equipe do projeto conectada.
#3: Comunicar-se para conectar contribuições individuais ao panorama geral.
- Não deixe espaço para mal-entendidos.
Não suponha nada. Ao trabalhar em equipes multinacionais, a comunicação deve ser clara. Ao levar em consideração as sensibilidades culturais para receber instruções e delegar, faça com que os resultados finais de cada pessoa para o projeto sejam escritos e ajude a equipe a entender como as tarefas se conectam entre si e com sua meta geral. - Colete toda a documentação em um só lugar.
Todas as informações do seu projeto devem estar em um local que qualquer pessoa possa acessar, em qualquer fuso horário. Isso pode incluir um cronograma do projeto, uma lista de membros da equipe e uma matriz RACI (responsável, responsável, consulta e informa) para clareza adicional das funções.
#4: Envolva sua equipe de liderança.
- Envolva os gerentes seniores para ajudá- lo a manter todos motivados.
Antes do início do seu projeto, você precisa de envolvimento e adesão das partes interessadas fora do RH. Considere os departamentos necessários para o seu projeto e os gerentes seniores certos para envolver em cada região - isso pode não ser o gerente direto de alguém em diferentes culturas. - Respeite as caixas de entrada das partes interessadas de alto nível.
Os gerentes de projeto devem estar em comunicação regular com as partes responsáveis por cada tarefa, enquanto as partes interessadas e executivos de alto nível devem receber atualizações breves e periódicas.
3 Exemplos de projetos internacionais de RH
Nossas equipes gerenciam projetos entre fronteiras todos os dias. Como parte de uma empresa internacional, somos bem versados em melhores práticas, mas elas variam de acordo com o tipo de projeto. Aqui estão os destaques de alguns projetos globais de RH:
Projeto no 1: Implementação de uma pesquisa de engajamento transfronteiriça
A Globalization Partners tem o orgulho de relatar por 96 cento a satisfação dos funcionários. Não poderíamos gerenciar isso se não fosse uma pesquisa de engajamento robusta e esforços subsequentes de RH para melhorar continuamente a experiência do funcionário.
A medição do engajamento dos funcionários pode ser amplamente automatizada assim que a metodologia e as perguntas forem decididas. As equipes de RH podem essencialmente clicar em “enviar” e utilizar os relatórios padrão em muitas ferramentas para identificar tendências e medir o progresso. Na Globalization Partners , usamos 15five para gestão de equipe e sua função de pesquisa tem sido um ativo importante para entender a carga de trabalho, motivação e engajamento de nossa equipe.
No do projeto2: Projetando uma experiência global de integração remota
Como contratamos globalmente, a Globalization Partners teve que planejar a integração remota muito antes da pandemia. Para nossa equipe de RH, isso significava criar uma série de vídeos para novos membros da equipe, definir várias chamadas de recepção com todas as funções adjacentes do funcionário e documentar formalmente expectativas, aprendizados e oportunidades.
[bctt tweet=”Como contratamos globalmente, a Globalization Partners teve que planejar a integração remota muito antes da pandemia. Para nossa equipe de RH, isso significou criar uma série de vídeos para novos membros da equipe, definir várias chamadas de recepção com todas as funções adjacentes do funcionário e documentar formalmente expectativas, aprendizados e oportunidades. ” username=”globalpeo”]
Na Globalization Partners, usamos o Lessonly para gerar o treinamento de uma ótima experiência de integração. As empresas que contratam internacionalmente também considerarão pagamentos em tempo hábil, coleta segura de dados e gestão transparente de horas e despesas. A plataforma completa de contratação torna a contratação e a integração globais rápidas e fáceis para as equipes de RH.
No do projeto3: Dimensionamento dos esforços de recrutamento internacional
O tamanho da nossa empresa dobrou apesar de Covid-19, e a maioria dos nossos novos recrutas NÃO está baseada perto da nossa sede nos EUA. Essa distinção é importante saber antes de começar seu esforço de recrutamento: você está contratando em um mercado específico ou simplesmente encontra a melhor pessoa para o trabalho, onde quer que ela viva? A pandemia provou que o trabalho remoto é altamente eficaz, e a tendência global crescente é encontrar os melhores talentos, independentemente de sua localização.
O LinkedIn é uma das maiores redes sociais para profissionais nos EUA, mas esse não é o caso em todo o mundo. Na China, por exemplo, existe um conceito semelhante na Ushi , mas há diferenças.
O conceito do LinkedIn não se traduz diretamente em todos os mercados, portanto, você precisará adaptar a promoção de vagas de emprego a cada região.
Seu projeto está concluído – Mais uma etapa
Uma discussão do projeto (ou retrospectiva) deve ser considerada a etapa final de um projeto. Ele permite que todas as partes interessadas comemorem seu sucesso e que os proprietários do projeto reflitam sobre as melhores práticas para o futuro. Pesquisas também mostram que as equipes que conduzem uma discussão têm um desempenho até 20 % melhor.
Tenha a cultura em mente neste estágio de feedback — pode ser o passo mais sensível na gestão global de projetos. A Harvard Business Review cita a cultura chinesa que tende a exigir reforço positivo, mas uma cultura corporativa alemã de destacar apenas atos excepcionais pode, na verdade, levar a um desempenho negativo. Há muitas nuances dentro da cultura corporativa de cada país e até mesmo dentro de diferentes empresas, portanto, neste estágio, o conhecimento local é inestimável.
Em cada marco, a equipe do projeto deve perguntar:
- O que fizemos bem?
- O que podemos fazer diferente?
A discussão final do projeto deve incluir informações de todas as fases, uma revisão do retorno sobre o investimento (ROI) do projeto concluído e um resumo das alterações sugeridas para o próximo projeto. Mudanças podem ser qualquer coisa, desde o processo de escopo até os departamentos envolvidos na equipe. Os proprietários do projeto também são responsáveis por garantir que todas as informações coletadas na discussão sejam aplicadas à próxima iteração, para que o processo seja continuamente aprimorado.
Desde o escopo e planejamento do projeto até a documentação dos resultados da discussão, minha maior conclusão da gestão de projetos transfronteiriços é a comunicação excessiva. Você raramente pode exagerar o óbvio quando muitos estilos de negócios estão envolvidos.
Sua empresa está planejando contratar globalmente? Criamos esta Lista de verificação de expansão de negócios internacionais, uma ferramenta de gestão de projetos para empresas que se tornam globais.
