วิธีสร้างกระบวนการเริ่มงานของพนักงานใหม่ตามสัดส่วนที่พนักงานรัก

เรามาเผชิญหน้ากัน - บริษัทส่วนใหญ่ไม่มีโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ที่เป็นแบบอย่างที่ดี ยิ่งแย่ไปกว่านั้นเมื่อโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่จากระยะไกล

การดูแลพนักงานใหม่เป็นขั้นตอนแรกที่สําคัญในการจัดเตรียมพนักงานใหม่ให้ประสบความสําเร็จในบทบาทของตน แต่โปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ส่วนใหญ่จะครอบคลุมเฉพาะรายการตรวจสอบการบริหารจัดการเท่านั้น

พนักงานใหม่ตื่นเต้น แต่ก็อาจรู้สึกกังวลและมีคําถามมากมายที่พวกเขาอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะถาม และหากกระบวนการดูแลพนักงานใหม่เป็นสโลแกนการบริหารจัดการที่เย็นชา พวกเขาจะไม่กล้าพูดกับผู้จัดการใหม่เพราะกลัวว่าจะถูกมองในแง่ลบมากเกินไป

แต่พวกเขาจะระบายความคับข้องใจของพวกเขาในสถานที่ต่าง ๆ เช่น Reddit:

 

หากการอบรมให้ความรู้แก่พนักงานใหม่ส่วนใหญ่ยังไม่เลวร้ายพอ การเปลี่ยนเป็นการทํางานระยะไกลจะทําให้แย่ลง การปฐมนิเทศจากทางไกลเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างยิ่งสําหรับพนักงานใหม่ เนื่องจากการสื่อสาร การสร้างทีม และการรับรู้ถึงวัฒนธรรมของบริษัทนั้นเป็นเรื่องยากขึ้นผ่านการโทรและการประชุมเสมือนจริง

ผลที่ตามมาของการมีโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ที่ไม่ดีนั้นยอดเยี่ยมเกินกว่าจะเพิกเฉยได้

[bctt tweet=”ผลลัพธ์ของการมีโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ที่ไม่ดีนั้นยอดเยี่ยมเกินกว่าที่จะเพิกเฉย” ชื่อผู้ใช้=”globalpeo”]

การศึกษาโดย BambooHR พบว่าพนักงานหนึ่งในสามออกจากงานใหม่ในช่วงหกเดือนแรก นี่คือหลังจากที่บริษัทใช้เวลาและทรัพยากรในการว่าจ้างพวกเขาตั้งแต่แรก ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถเพิ่มขึ้นได้ถึงหนึ่งในสามของเงินเดือนของพนักงาน

บทความนี้จะแสดงให้เห็นว่าผู้จัดการและบริษัทสามารถออกแบบโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ที่จะกําหนดพนักงานจากทางไกลเพื่อความสําเร็จได้อย่างไร

การปฐมนิเทศพนักงานจากทางไกลแตกต่างจากพนักงานในสํานักงานอย่างไร

การปฐมนิเทศจากทางไกลเป็นประสบการณ์ที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากการปฐมนิเทศในสํานักงานแบบดั้งเดิม:

การปฐมนิเทศในสํานักงาน

เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาที่สํานักงานเป็นครั้งแรก ผู้จัดการของพวกเขาสามารถทักทายพวกเขา เดินไปที่โต๊ะของพวกเขาหลังจากได้รับการแนะนําให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงาน และตอบคําถามใด ๆ ที่พวกเขาอาจมี

ผู้จัดการมีส่วนร่วมในระดับสูง การมีปฏิสัมพันธ์แบบพบหน้านี้จะช่วยให้พนักงานใหม่สามารถบรรเทาความกังวลที่พวกเขาอาจรู้สึกและรู้สึกผ่อนคลาย

การปฐมนิเทศจากทางไกล

การปฐมนิเทศพนักงานจากทางไกลจําเป็นต้องมีการสื่อสารมากกว่ากระบวนการเตรียมความพร้อมในสํานักงาน มีสัญญาณทางสังคมที่พนักงานในสํานักงานสามารถรับรู้ได้ว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลจะไม่สามารถทําเช่นนั้นได้

ในสถานที่ทํางานที่ห่างไกล พนักงานใหม่มีแนวโน้มที่จะได้รับโทรศัพท์แบบเสมือนจากผู้จัดการของพวกเขาในวันแรกของพวกเขา อาจเป็นการโทร1-2ทางไกลที่พวกเขาจะพูดถึงทุกสิ่งตั้งแต่การเริ่มต้นใช้งานคอมพิวเตอร์ ไปจนถึงการกําหนดเป้าหมายและการชี้แจงลําดับความสําคัญ

พนักงานจากทางไกลใหม่ได้รับการคาดหวังว่าจะได้รับความรู้อย่างรวดเร็วเพื่อทําความเข้าใจบทบาทใหม่ของพวกเขา

ความท้าทายในการอบรมให้ความรู้แก่พนักงานใหม่แบบเสมือนจริง

การอบรมให้ความรู้แก่พนักงานใหม่แบบเสมือนจริงจะรับมือกับความท้าทายที่ทีมในสํานักงานไม่จําเป็นต้องกังวล นี่คือความท้าทายสามประการของการปฐมนิเทศจากทางไกล

การสื่อสาร

ไม่ว่าจะเป็นในสํานักงานหรือจากทางไกล ผู้จัดการจําเป็นต้องสื่อสารกับพนักงานใหม่บ่อยครั้ง เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่สามารถเข้ารับตําแหน่งใหม่ของตนได้ แต่พนักงานใหม่อาจรู้สึกลังเลที่จะถามคําถามทันที พวกเขาไม่ต้องการรบกวนผู้จัดการของพวกเขาหากพวกเขายุ่งและทิ้งความประทับใจแรกที่ไม่ดีไว้ ซึ่งอาจทําให้พนักงานเกิดความผิดพลาดโดยไม่มีวัตถุประสงค์ประจําวัน

การสนับสนุนทางเทคนิคอาจกลายเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดมากยิ่งขึ้น

เมื่ออยู่ในสํานักงาน อาจจะมีการสนับสนุนด้านเทคนิคเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดเตรียมอีเมล คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ฯลฯ สําหรับพนักงานในวันแรกของพวกเขา ในสภาพแวดล้อมระยะไกลที่ไม่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ด้วยตัวเอง การตั้งค่าทางเทคนิคอาจใช้เวลานานกว่ามากและน่าหงุดหงิดยิ่งกว่าเดิม

การรวมพนักงานใหม่เข้ากับวัฒนธรรม

ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการปฐมนิเทศพนักงานที่อยู่ห่างไกลคือการบูรณาการพวกเขาเข้ากับวัฒนธรรมของบริษัท การมีพนักงานใหม่มาพบปะและทําความรู้จักผู้คนในส่วนต่าง ๆ ขององค์กรเป็นกุญแจสําคัญที่ทําให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน หากพวกเขาไม่ได้รับโอกาสนี้ การแยกตัวก็จะสามารถคืบคลานได้อย่างรวดเร็วและขัดขวางความสามารถของพนักงานในการเพิ่มบทบาทของตนได้อย่างรวดเร็ว

วิธีการสร้างโปรแกรมการปฐมนิเทศสําหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล

การดูแลพนักงานใหม่จากระยะไกลไม่จําเป็นต้องดีที่สุดเป็นอันดับสองสําหรับการดูแลพนักงานใหม่ด้วยตนเอง มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่บริษัทสามารถใช้เพื่อเตรียมความพร้อมที่เพียงพอสําหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลได้อย่างรวดเร็วและรวมเข้ากับบริษัท

ขั้นตอนที่ 1: การอบรมให้ความรู้แก่พนักงานใหม่ในช่วงแรก

โปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ที่ยอดเยี่ยมเริ่มต้นก่อนวันแรก พนักงานใหม่จะมีคําถามมากมายและอยากรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมของทีม เพื่อยกระดับความกระตือรือร้นของพวกเขาและบรรเทาความกังวลบางอย่าง ผู้จัดการสามารถแบ่งปันทรัพยากรกับพวกเขาที่ให้บริบทและตอบคําถามของพวกเขา

ผู้จัดการควรเริ่มแบ่งปันทรัพยากร เช่น:

• พวกเขาจะทํางานกับใคร
• ทรัพยากรที่มีค่าเกี่ยวกับอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ของพวกเขา
• เอกสารกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของพวกเขา

ผู้จัดการบางคนอาจรวบรวมคําถามที่พบบ่อยสําหรับพนักงานใหม่ที่ให้คําตอบสําหรับคําถามทั่วไปหรือชุดสไลด์ที่แนะนําเพื่อนร่วมงานในอนาคต ชุดสไลด์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสําหรับทําให้พวกเขารู้สึกว่าใครอยู่ในทีมและให้บริบทว่าบทบาทของพวกเขาเกี่ยวข้องกับผู้อื่นในแผนกหรือองค์กรโดยรวมอย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: ครอบคลุมพื้นฐานของการปฐมนิเทศ

สร้างรายการตรวจสอบการบริหารจัดการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มองข้ามขั้นตอนสําคัญใด ๆ ในกระบวนการดูแลพนักงานใหม่ รวมงาน เช่น:

• การเตรียมพนักงานใหม่ด้วยซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่เหมาะสม
• การลงลายมือชื่อในเอกสารการจ้างงานที่จําเป็น
• การส่งตารางเวลาวันแรกพร้อมการประชุมเบื้องต้น

สิ่งสําคัญคือสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ต้องรู้ว่ามีอะไรอยู่ในรายการตรวจสอบนี้ เพื่อให้พวกเขามีความคิดที่ดีขึ้นว่าจะเตรียมตัวอย่างไรสําหรับการแนะนําตัวใด ๆ ที่พวกเขาอาจรวมอยู่ในรายการตรวจสอบนี้

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มต้นอย่างแข็งแกร่งด้วยวันแรก

ผู้จัดการควรจัดทําตารางการทํางานวันแรกของพนักงานใหม่ให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทําได้ เพื่อให้แน่ใจว่าประสบการณ์นั้นน่าตื่นเต้น มีส่วนร่วม และทําให้เกิดความประทับใจครั้งแรกที่ดี

เนื่องจากพวกเขาไม่มีพนักงานคนอื่นคอยสังเกตหรือสภาพแวดล้อมในการทํางานที่ต้องคอยชี้นํา สิ่งสําคัญคือต้องให้พนักงานใหม่เพียงพอที่จะทํางานต่อ เพื่อไม่ให้พวกเขามีช่วงเวลายาวนานในสัปดาห์แรกโดยแทบไม่ต้องทําอะไรเลย อย่างไรก็ตาม อย่า ครอบงําพวกเขาด้วยการประชุมหรืองานที่ได้รับมอบหมายมากเกินไป และพร้อมเสมอสําหรับคําถามและการติดตามความคืบหน้า

ให้การต้อนรับอย่างอบอุ่น

IDEO ซึ่งเป็นบริษัทออกแบบที่มีชื่อเสียงระดับสากล ได้ใช้กลยุทธ์เพื่อคลายความกังวลในวันแรกที่พนักงานหลายคนอาจรู้สึกได้: ผู้ที่สัมภาษณ์พนักงานใหม่จะส่งจดหมายต้อนรับที่เริ่มต้นด้วย “เราคิดว่าคุณเป็นเรื่องใหญ่ และนี่คือเหตุผล”

นี่อาจดูเหมือนเป็นการกระทําเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ความพยายามเช่นนี้เป็นหนทางยาว ๆ ในการแสดงให้พนักงานเห็นว่าพวกเขาได้รับการต้อนรับสมาชิกในทีม นอกจากนี้ยังช่วยในการเริ่มต้นความสัมพันธ์ที่ทําให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นในอนาคต

แนะนําพนักงานใหม่ให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานของพวกเขา

หลังจากการต้อนรับอย่างอบอุ่น พนักงานใหม่ควรมีการประชุมแบบตัวต่อตัวที่กําหนดไว้ล่วงหน้ากับผู้นําและเพื่อนร่วมงานของพวกเขา ซึ่งพวกเขาจะทํางานอย่างใกล้ชิด ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการทํางานระยะไกลก็คือการแยกตัว ความสามารถในการพบปะกัน - การเผชิญหน้าเป็นสิ่งจําเป็นในการรวมพนักงานใหม่เข้ากับบริษัท

การประชุมตัวต่อตัวเหล่านี้เป็นการแนะนําให้สมาชิกใหม่ในทีมทราบเป็นหลัก แต่ก็ยังเป็นโอกาสที่ดีในการเริ่มสร้างความสัมพันธ์ที่สําคัญยิ่งต่อความก้าวหน้าของพนักงานใหม่

ขั้นตอนที่ 4: จับคู่พนักงานจากทางไกลกับ “พี่เลี้ยงการปฐมนิเทศ”

นอกเหนือจากการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมแล้ว การจับคู่พนักงานจากทางไกลกับ "พี่เลี้ยงการปฐมนิเทศ" สามารถช่วยพนักงานใหม่ให้ทํางานร่วมกับบริษัทได้

Netapp ซึ่งเป็นบริษัทบริการระบบคลาวด์ในแคลิฟอร์เนีย ได้เปิดตัว200นักศึกษาฝึกงานทุกฤดูร้อน ส่วนหนึ่งของโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ของพวกเขาคือการจับคู่พวกเขากับพี่เลี้ยงสําหรับการฝึกงานของพวกเขา กลยุทธ์นี้สร้างวัฒนธรรมของทีมและส่งเสริมความร่วมมือระหว่างนักศึกษาฝึกงานใหม่

ในบทความของ HBR Microsoft ได้แบ่งปันโปรแกรมนําร่องการปฐมนิเทศที่จับคู่พนักงานใหม่ทุกคนกับเพื่อนร่วมงานที่ทํางานกับบริษัทมาระยะหนึ่งแล้ว พวกเขาพบว่าการมีพี่เลี้ยงการปฐมนิเทศ:

• ให้บริบทที่สําคัญสําหรับพนักงานใหม่
• เพิ่มประสิทธิภาพการทํางานของพวกเขา
• เพิ่มความพึงพอใจในงานของพวกเขา

 

ขั้นตอนที่ 5: การสร้างความไว้วางใจและการมีส่วนร่วมใน30-60-90วันแรกของพวกเขา

ภายใน90วันแรกของการทํางาน พนักงานใหม่ควรสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานอย่างเพียงพอ จดจ่ออยู่กับงานของตน เริ่มแบ่งปันความคิดของตน และรับข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์

นักทฤษฎีของฝ่ายบริหาร Simon Sinek แนะนําใน TedTalk ของเขา2014ว่าผู้นําที่ยิ่งใหญ่จะทําให้พนักงานรู้สึกปลอดภัย เขาดึงจากประสบการณ์ของเขาในการสัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ทางทะเลเพื่อทําความเข้าใจว่าทําไมพวกเขาจึงพร้อมที่จะตกอยู่ในอันตรายเพื่อช่วยเหลือสมาชิกในทีมของพวกเขา “พวกเขาจะทําแบบเดียวกันสําหรับฉัน” คือคําตอบที่พวกเขาให้ทั้งหมด

เป้าหมายหลักของการปฐมนิเทศพนักงานคือ การไม่ให้พนักงานใหม่เริ่มทํางานให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทําได้ แต่เพื่อสร้างความไว้วางใจกับพวกเขาเพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ทํางานหนัก

ขั้นตอนที่ 6: การให้คําปรึกษา

เช่นเดียวกับการจัดหาพนักงานใหม่ให้กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อช่วยให้พวกเขาปรับตัวให้เข้ากับบทบาทใหม่ของพวกเขาและบริษัท ผู้ให้คําปรึกษามีความสําคัญต่อการพัฒนาพนักงานอย่างต่อเนื่อง ผู้ให้คําปรึกษาจะแตกต่างจากผู้จัดการ เนื่องจากพวกเขามีความกังวลเกี่ยวกับการปรับปรุงและการเติบโตแบบองค์รวมของผู้รับการฝึกอบรมมากกว่าตัววัดผลการปฏิบัติงานที่เฉพาะเจาะจง ผู้ให้คําปรึกษาคือแนวทางและที่ปรึกษาที่พนักงานสามารถพึ่งพาได้สําหรับมุมมองที่เป็นกลางของบุคคลที่สาม

การให้คําปรึกษาเกี่ยวกับสายสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นในช่วงต้นนั้นมีความเกี่ยวข้องในเชิงบวกกับผลผลิตและระดับความเชื่อมั่นของพนักงานในอีกห้าปีครึ่งต่อมา ผลกระทบของการสนับสนุนประเภทนี้เป็นสิ่งที่มีค่ามาก

กุญแจสําคัญในการปฐมนิเทศพนักงานจากทางไกลให้ประสบความสําเร็จ

โปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่จากระยะไกลนําเสนอความท้าทายมากกว่าการดูแลพนักงานใหม่ด้วยตนเอง เนื่องจากการสื่อสารและเรียนรู้วัฒนธรรมของทีมในขณะที่ทํางานจากที่บ้านนั้นยากกว่า ในการสร้างโปรแกรมการปฐมนิเทศพนักงานที่ประสบความสําเร็จ ผู้จัดการต้องมุ่งเน้นไปที่การสร้างความรู้สึกของความไว้วางใจและการเป็นส่วนหนึ่งของทีมของตน

ด้วยการปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในบทความนี้ บริษัทสามารถสร้างโปรแกรมการปฐมนิเทศพนักงานจากทางไกลที่เป็นมากกว่ารายการตรวจสอบของฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่เป็นกระบวนการที่รวมพนักงานใหม่เข้ากับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและทําให้พวกเขาประสบความสําเร็จ