วิธีการทบทวนผลการปฏิบัติงานสําหรับทีมระยะไกล

การทบทวนผลการปฏิบัติงานเป็นหนึ่งในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นประจําในสํานักงานแบบพบหน้ากัน ซึ่งดูเหมือนจะลดน้อยลงเมื่อการระบาดทั่วโลกหยุดชะงักลง และพนักงานจํานวนมากก็เริ่มทํางานจากระยะไกล อย่างไรก็ตาม สิ่งสําคัญคือการไม่ปล่อยให้การประเมินเหล่านี้กลายเป็นอดีต

การทบทวนผลการปฏิบัติงานจะทําให้พนักงานของคุณมีสมาธิจดจ่อและอยู่ในแนวทางที่ตรงตามเป้าหมายทั้งส่วนบุคคลและของบริษัท ในการประเมินเหล่านี้ พนักงานได้อภิปรายถึงคําถามที่สําคัญ เช่น พวกเขากําลังมุ่งหน้าไปที่ไหน พวกเขาต้องการบรรลุเป้าหมายอะไร เป้าหมายเหล่านี้จะช่วยบริษัทได้อย่างไร เป้าหมายส่วนตัวของพวกเขาสอดคล้องกับพันธกิจของบริษัทหรือไม่

เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ คุ้นเคยกับรูปแบบการทํางานใหม่นี้ เรามาดูกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการจัดเตรียม ดําเนินการ และติดตามการทบทวนผลการปฏิบัติงานสําหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

เหตุใดการประเมินผลการปฏิบัติงานจึงมีความสําคัญ

พูดง่ายๆ ก็คือ การประเมินผลการปฏิบัติงานจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน การมีส่วนร่วม และผลลัพธ์ของพนักงานโดยการโน้มน้าวพฤติกรรม พนักงานของคุณควรจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องหรือไม่ หากพวกเขาเหลืออุปกรณ์ของตัวเอง การทบทวนผลการปฏิบัติงานจะให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับโครงการที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว และช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถกําหนดเป้าหมายสําหรับอนาคตได้

นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการให้คําแนะนําและ "ช่วงเวลาการเรียนรู้" ผู้จัดการสามารถใช้การสนทนาแบบตัวต่อตัวเหล่านี้เพื่อหารือเกี่ยวกับโอกาสในการพัฒนาทักษะ เช่น วิธีการฝึกอบรมการขายใหม่

การทํางานจากระยะไกลอาจทําให้ผู้จัดการยากในการติดตามว่าพนักงานกําลังทําอะไรอยู่และมีความคืบหน้ามากเพียงใดในบางโครงการ การทบทวนของพนักงานสามารถเป็นเครื่องมือสําคัญในการอุดช่องว่างการสื่อสารเหล่านี้

การเตรียมพร้อมสําหรับการตรวจสอบ

สิ่งสําคัญคือต้องเตรียมตัวให้พร้อมเมื่อทําการประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้จัดการควรมุ่งเน้นไปที่การให้ความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องและกําหนดเป้าหมายที่ชัดเจน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กําหนดเวลาการประชุมเหล่านี้ล่วงหน้า เพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้ว่าจะคาดหวังอะไรและสามารถเตรียมตัวได้อย่างเหมาะสม

จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องและสร้างแผนสําหรับการตรวจสอบ เครื่องมือเช่น HR Automation สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ เมื่อทําการตรวจสอบประสิทธิภาพการทํางานกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล ให้พิจารณาใช้กล้องในซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอของคุณ และแจ้งพนักงานที่คุณกําลังตรวจสอบให้ทําเช่นนั้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสบตากับพนักงานและอ่านภาษากายของพวกเขาได้ เพื่อให้คุณเห็นภาพที่สมบูรณ์มากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาพยายามจะพูด การสื่อสารโดยไม่ใช้คําพูดก็สําคัญพอ ๆ กับสถานการณ์เหล่านี้

สิ่งสําคัญคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประเมินผลการปฏิบัติงานของคุณเป็นแบบส่วนบุคคล การอ่านจากสคริปต์ทั่วไปจะไม่ทําให้พนักงานของคุณรู้สึกว่าพวกเขาได้รับความคิดเห็นที่เกี่ยวข้อง การประเมินที่กําหนดเองจะทําให้สมาชิกในทีมรู้สึกมีคุณค่าและทําให้พวกเขามีส่วนร่วม

ขอให้พนักงานเตรียมตัวเช่นกัน แม้ว่าการทบทวนผลการปฏิบัติงานจะเป็นโอกาสในการแสดงความคิดเห็น แต่ก็ยังเป็นโอกาสที่ดีที่พนักงานของคุณจะจัดการกับข้อกังวลหรือข้อสงสัยใด ๆ ที่พวกเขาอาจมี พวกเขาคุ้นเคยกับการใช้ซอฟต์แวร์ IVR ใหม่หรือไม่ ชั่วโมงการทํางานของพวกเขามีความยืดหยุ่นเพียงพอหรือไม่ การทบทวนผลการปฏิบัติงานที่ดีควรเป็นการสนทนา ไม่ใช่การบรรยาย

การดําเนินการตรวจสอบ

ข้อเท็จจริงที่ว่าการประเมินผลการปฏิบัติงานจากระยะไกลไม่ได้ดําเนินการแบบตัวต่อตัวไม่ควรเป็นอุปสรรค ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอช่วยให้คุณสามารถมีส่วนร่วมกับพนักงานราวกับว่าพวกเขากําลังนั่งอยู่ต่อหน้าคุณ แต่อย่าลืมตรวจสอบว่าการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ของคุณขึ้นอยู่กับการเกาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดมีความปลอดภัย

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว การเตรียมความพร้อมด้วยบันทึกที่เกี่ยวข้องและเป็นส่วนตัวเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีและจะทําให้คุณมุ่งเน้นไปที่หัวข้อที่เกี่ยวข้องเมื่อการตรวจสอบดําเนินไป

เมื่อทําคะแนนของคุณ สิ่งสําคัญคือต้องมีความโปร่งใสและตรงไปตรงมาที่สุดเท่าที่จะทําได้ อย่าออกจากพื้นที่ที่คลุมเครือ สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อให้ความคิดเห็นเชิงลบ แต่พนักงานจะประสบความสําเร็จได้อย่างไรหากพวกเขาไม่ตระหนักถึงสิ่งที่ต้องปรับปรุง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทราบว่าการประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นการสนทนาแบบสองทาง พวกเขามองว่าอะไรเป็นจุดแข็งและจุดอ่อนของตนเอง การช่วยให้ใครบางคนตระหนักถึงบางสิ่งเกี่ยวกับตัวเองนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่บอกพวกเขา

สิ่งสําคัญคือต้องจําไว้ว่าปัญหาทางเทคนิคอาจก่อให้เกิดปัญหาเมื่อมีส่วนร่วมในการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบเสมือน เตรียมพร้อมสําหรับเหตุอินเทอร์เน็ตขัดข้องหรืออุปสรรคทางเทคนิคอื่นๆ เป็นครั้งคราว 80ร้อยละของผู้ใช้รายงานว่าประสบปัญหาเกี่ยวกับการประชุมทางวิดีโอ นอกจากนี้ ยังเป็นสิ่งสําคัญที่ต้องพิจารณาความสามารถทางเทคนิคใด ๆ ที่องค์กรของคุณอาจจะมุ่งเน้นในช่วงเวลาปัจจุบันในการตรวจสอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัท SaaS และบริษัทสตาร์ทอัพจะมี KPI ที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วด้วยเป้าหมายปัจจุบัน

เครื่องมือสําหรับการพัฒนา

นี่คือเครื่องมือที่มีประโยชน์บางส่วนที่สามารถช่วยให้พนักงานของคุณพัฒนาและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายทางอาชีพของพวกเขา

SWOT ส่วนตัว

SWOT ย่อมาจากจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคาม ส่งเสริมให้พนักงานของคุณสร้างตารางที่มีสี่ส่วน แต่ละส่วนสําหรับแต่ละหัวข้อ จากนั้นกรอกข้อมูลแต่ละส่วนตามนั้น พวกเขาเก่งในเรื่องใด ด้านใดที่พวกเขาจําเป็นต้องปรับปรุง มีอะไรขัดขวางการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้หรือไม่

แผนปฏิบัติการ

แผนปฏิบัติการเป็นเครื่องมือง่าย ๆ สําหรับการติดตามการพัฒนาและการกําหนดเป้าหมาย การจดเป้าหมายที่รัดกุมไว้เพื่ออ้างอิงกลับ จะช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นได้ ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมถามคําถามตัวเอง เช่น เป้าหมายของฉันคืออะไร ฉันต้องทําให้เสร็จเมื่อใด ฉันต้องใช้เครื่องมืออะไรเพื่อให้บรรลุความสําเร็จ

หลังจากการทบทวน

การประเมินควรเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นครั้งเดียว สิ่งสําคัญคือต้องตรวจสอบความคืบหน้าอยู่เสมอ เพื่อดูว่ามีความคืบหน้าใด และประเมินว่าเป้าหมายเป็นไปตามแผนหรือจําเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่

กุญแจสําคัญคือความสม่ําเสมอ การติดต่ออย่างสม่ําเสมออาจเป็นเรื่องง่ายด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น ระบบโทรศัพท์ขององค์กร และการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสําคัญในการทําให้พนักงานของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง ในการศึกษาล่าสุด มีพนักงานเพียง29ร้อยละเท่านั้นที่รายงานรู้ว่าผลการปฏิบัติงานของพวกเขาอยู่ที่ที่ควรจะเป็นหรือไม่

หลังจากการทบทวนแต่ละครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีสําเนาของประเด็นหลักในการสนทนาเพื่อที่พวกเขาจะได้เก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่คุณตั้งไว้ด้วยกัน นอกจากนี้ยังจะหลีกเลี่ยงความคลุมเครือและช่วยเหลือหากพวกเขาต้องการถามคําถามติดตามผลในภายหลัง

เรามาทบทวนกัน

การทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงานมีความสําคัญมากขึ้นในขณะนี้ เนื่องจากหลายบริษัทกําลังบริหารจัดการแรงงานที่อยู่ห่างไกล พวกเขาไม่เพียงแต่ให้โอกาสในการเฉลิมฉลองความสําเร็จและเรียนรู้จากความล้มเหลวเท่านั้น แต่การทบทวนผลการปฏิบัติงานยังให้การเชื่อมโยงการสื่อสารที่สําคัญกับพนักงานทุกคนอีกด้วย

การปรับตัวให้เข้ากับวิธีการใหม่ในการดําเนินการทบทวนผลการปฏิบัติงานจะเป็นความท้าทาย แต่หลายบริษัทได้ปรับแต่งแนวทางปฏิบัติเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการเติบโตในสภาพแวดล้อมทางไกล

Globalization Partners ' โซลูชันที่ครอบคลุมสามารถช่วยคุณจัดการประสิทธิภาพของพนักงานจากระยะไกลได้ Global Employment Platformที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเราปรับปรุงและทําให้การปฐมนิเทศ บัญชีเงินเดือน และการจ้างงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ ติดต่อเราวันนี้หรือขอข้อเสนอ

 

เกี่ยวกับผู้เขียน:
Grace Lau – ผู้อํานวยการด้านเนื้อหาการเติบโต Dialpad
Grace Lau เป็นผู้อํานวยการด้านเนื้อหาด้านการเติบโตที่ Dialpad แพลตฟอร์มการสื่อสารบนระบบคลาวด์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และระบบโทรศัพท์ VoIP เพื่อการทํางานร่วมกันเป็นทีมที่ดีขึ้นและง่ายขึ้น เธอมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในการเขียนเนื้อหาและกลยุทธ์ ปัจจุบัน Lau มีหน้าที่รับผิดชอบในการนําแบรนด์และกลยุทธ์เนื้อหาบรรณาธิการ โดยร่วมมือกับทีม SEO และทีม Ops เพื่อสร้างและดูแลเนื้อหา