คนยุ่งต้องการคําแนะนําง่ายๆ และผู้บริหารที่มีงานยุ่งต้องการให้คุณนําโครงการของคุณไปดําเนินการ ขณะเดียวกันก็ให้ข้อมูลอัปเดตที่กระชับและคําแนะนําเกี่ยวกับสิ่งที่จําเป็นจากทีมของพวกเขา ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่เริ่มบริหารจัดการโครงการใหม่ต้องการแผนงานที่ชัดเจนและนําไปปฏิบัติได้จริง
ฉันได้รวบรวมประสบการณ์ของฉันในการนําทีม HR และการจัดการโครงการระหว่างประเทศลงในเคล็ดลับที่นําไปปฏิบัติได้สองสามข้อสําหรับการจัดการโครงการที่ประสบความสําเร็จ
4 หลัก การจัดการ โครงการที่สําคัญ
พื้นฐาน การจัดการโครงการจะช่วยให้คุณวางรากฐานที่มั่นคง หากคุณกําลัง เริ่มต้นโครงการที่เกี่ยวข้องกับหลายทีมในสถานที่ต่าง ๆ ต่อไปนี้คือ ขั้นตอน บางอย่างที่ ต้องปฏิบัติตามสําหรับโครงการ ที่ประสบความสําเร็จและมีการจัดระบบ เป็นอย่างดี:
#1: ระบุ สิ่งที่คุณพยายามทําให้สําเร็จ
- ระบุความต้องการทางธุรกิจที่กําหนดไว้
ตั้งคําถามว่า 'ทําไมเราถึงทําแบบนี้' ขึ้นสู่ระดับหนึ่งจนกว่าคุณจะทําไม่ได้อีกต่อไป ตัวอย่างเช่น กําลังวัดการมีส่วนร่วมของพนักงานที่เป็นความต้องการทางธุรกิจที่แท้จริง หรือว่าเป็นภารกิจที่จําเป็นเพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือไม่ การปรับปรุงการมีส่วนร่วมตอบสนองความต้องการที่สูงขึ้น เช่น ลดอัตราการลาออกของพนักงานหรือไม่ การลดอัตราการลาออกเป็นเพียงองค์ประกอบของความต้องการโดยรวมในการลดต้นทุนการดําเนินงานหรือไม่ - แบ่งปันความต้องการทางธุรกิจ
การระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่นําไปปฏิบัติได้ของโครงการอย่างชัดเจนจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตระหนักถึงสาเหตุที่พวกเขามีส่วนร่วม และช่วยให้คุณได้รับการยอมรับ
#2: อธิบาย ขั้นตอนที่จําเป็นเพื่อไปถึงจุดนั้น
- แบ่งโครงการ ออกเป็นงานที่ย่อยได้
กําหนดการปรับปรุง เชิงปริมาณหรือผลลัพธ์ที่คาดหวังอย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากความแตกต่างทางวัฒนธรรมอาจส่งผลกระทบต่อการตีความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละงานมีเจ้าของที่ชัดเจนและวันครบกําหนด - กําหนดเหตุการณ์สําคัญ
เป้าหมายสําคัญ ระบุช่วงเวลาของการเสร็จสิ้น ขั้นตอน ที่เพิ่มขึ้นเพื่อไปสู่เป้าหมายสุดท้ายของโครงการ สิ่งนี้จะช่วยให้ สามารถตรวจสอบ ความคืบหน้าของ ทีม ได้อย่างชัดเจน และ ช่วยให้คุณ เฉลิมฉลอง ความสําเร็จ ร่วมกันของคุณไปพร้อมกัน - กําหนดเวลาการประชุมจุดตรวจ
ทั้งเหตุการณ์สําคัญและจุดตรวจสอบได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์ในการเพิ่มขวัญกําลังใจของทีม พวกเขาดึงความสนใจไปที่ความสําเร็จของแต่ละบุคคล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความพยายามของสมาชิกในทีมทุกคนได้รับการชื่นชมและเห็นคุณค่า และปล่อยให้ทุกคนสอดคล้องกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป ไม่เคยมีการประชุมเพียงเพื่อการมีแต่จุดตรวจสอบเป็นประจําช่วยให้ทีมโครงการเชื่อมต่อกันได้
#3: สื่อสารเพื่อเชื่อมโยงการมีส่วนร่วม ของแต่ละบุคคล กับภาพรวม
- ไม่เว้นที่ว่างสําหรับความเข้าใจผิด
ไม่ต้องคิดเอาเอง เมื่อทํางานในทีมข้ามชาติ การสื่อสาร ต้อง ชัดเจน ในขณะที่ พิจารณาความละเอียดอ่อน ทางวัฒนธรรมในการรับคําแนะนําและการมอบหมายงาน ให้เขียน ผลงานของแต่ละคน สําหรับโครงการเป็นลายลักษณ์อักษร และช่วยให้ทีมเข้าใจว่างานเชื่อมโยงกันอย่างไรและเข้ากับเป้าหมายโดยรวมของคุณ - เก็บรวบรวมเอกสารทั้งหมด ในที่เดียว
ข้อมูลโครงการ ทั้งหมดของคุณ ควรอยู่ในสถานที่ที่ ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ในทุกโซนเวลา ซึ่งอาจรวมถึงกําหนดการของ โครงการ รายชื่อสมาชิกในทีม และ RACI (รับผิดชอบ รับผิดชอบ ปรึกษา และให้ข้อมูล) เมทริกซ์ เพื่อความชัดเจนเพิ่มเติมของบทบาท
#4: มีส่วนร่วมกับทีมผู้นําของคุณ
- มีส่วนร่วมกับ ผู้จัดการอาวุโส เพื่อช่วยให้คุณ ทําให้ทุกคนมีแรงจูงใจ
ก่อนที่จะเริ่มโครงการ ของคุณ คุณต้อง มีส่วนร่วมและ ซื้อจาก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นอกฝ่ายทรัพยากรบุคคล พิจารณา แผนกที่จําเป็นสําหรับโครงการของคุณและ ผู้จัดการอาวุโสที่เหมาะสมที่จะมีส่วนร่วมในแต่ละภูมิภาค ซึ่งอาจไม่ใช่ผู้จัดการโดยตรงของใครบางคนในวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน - เคารพในกล่องจดหมายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับสูง
ผู้จัดการโครงการควร สื่อสารกับฝ่ายที่รับผิดชอบเป็นประจําสําหรับแต่ละงาน ในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้บริหาร ระดับสูง ควรได้รับข้อมูลอัปเดต ตามช่วงเวลาสั้นๆ
3 ตัวอย่าง โครงการ HR ระหว่างประเทศ
ทีมของเราจัดการโครงการข้ามพรมแดนทุกวัน ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของบริษัทระหว่างประเทศ เรามีความเชี่ยวชาญในวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด แต่สิ่งเหล่านี้ แตกต่างกันไปตามประเภทของโครงการ นี่คือจุดเด่นของโครงการ HR ทั่วโลกสองสามโครงการ:
โครงการที่ 1: การดําเนินการ สํารวจ การมีส่วนร่วม ข้ามพรมแดน
Globalization Partners ภูมิใจนำเสนอ 96 เปอร์เซ็นต์ความพึงพอใจของพนักงาน เราไม่สามารถจัดการเรื่องนี้ได้ หากไม่ใช่การสํารวจการมีส่วนร่วมที่แข็งแกร่งและความพยายามด้านทรัพยากรบุคคลที่ตามมาเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานอย่างต่อเนื่อง
การวัดการมีส่วนร่วมของพนักงานสามารถทําได้โดยอัตโนมัติเป็นส่วนใหญ่เมื่อวิธีการและคําถามได้รับการตัดสินใจแล้ว ทีม HR สามารถคลิก "ส่ง" เป็นหลัก และใช้การรายงานที่มีมาตรฐานในเครื่องมือจํานวนมากเพื่อระบุแนวโน้มและวัดความคืบหน้า ที่ Globalization Partners เราใช้15fiveสําหรับการจัดการทีมและฟังก์ชันการสํารวจเป็นสินทรัพย์สําคัญในการทําความเข้าใจภาระงาน แรงจูงใจ และการมีส่วนร่วมของทีมของเรา
หมายเลขโครงการ2: การออกแบบประสบการณ์การดูแลพนักงานใหม่จากระยะไกลทั่วโลก
เนื่องจากเราว่าจ้างทั่วโลก Globalization Partnersิวัฒน์จึงต้อง วางแผนสําหรับ การปฐมนิเทศทางไกล เป็นเวลานาน ก่อน การระบาดใหญ่ สําหรับทีม HR ของเรา นี่หมายถึงการสร้างชุดวิดีโอสําหรับสมาชิกทีมใหม่ การตั้งการประชุมและการทักทายหลายครั้งกับส่วนงานที่ติดกัน ทั้งหมดของพนักงาน และบันทึกความคาดหวัง การเรียนรู้ และโอกาส อย่างเป็นทางการ
[bctt tweet=”เนื่องจากเราว่าจ้างทั่วโลก Globalization Partnersิวัฒน์จึงต้อง วางแผนสําหรับการปฐมนิเทศ จากทางไกล ให้ นาน ก่อน การระบาดใหญ่ สําหรับทีม HR ของเรา นี่หมายถึงการสร้างชุดวิดีโอสําหรับสมาชิกทีมใหม่ การตั้งการประชุมและการทักทายหลายครั้งกับส่วนงานที่ติดกัน ทั้งหมดของพนักงาน และบันทึกความคาดหวัง การเรียนรู้ และโอกาส อย่างเป็นทางการ ” ชื่อผู้ใช้=”โกลบอลพีโอ”]
ที่ Globalization Partners , เราใช้ บทเรียน เพื่อสร้างประสบการณ์การปฐมนิเทศที่ยอดเยี่ยม นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ที่ว่าจ้างในต่างประเทศจะพิจารณาการชําระเงินในเวลาที่เหมาะสม การเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างปลอดภัย และการจัดการชั่วโมงและค่าใช้จ่ายที่โปร่งใส กลุ่มการจ้างงานเต็มรูปแบบของเราสําหรับm ทําให้การจ้างงานทั่วโลกและการปฐมนิเทศเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วสําหรับทีม HR
หมายเลขโครงการ3: การปรับสัดส่วนการสรรหาบุคลากรระหว่างประเทศ
ขนาดบริษัทของเราเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าแม้ว่า Covid-19และบริษัทสรรหาบุคลากรใหม่ส่วนใหญ่ของเราไม่ได้ตั้งอยู่ใกล้ที่ตั้งสํานักงานใหญ่ในสหรัฐอเมริกาของเรา ความแตกต่างนี้เป็นสิ่งสําคัญที่ควรทราบก่อนเริ่มการสรรหาบุคลากรของคุณ: คุณว่าจ้างในตลาดเฉพาะหรือเพียงแค่หาบุคคลที่ดีที่สุดสําหรับงาน ไม่ว่าจะอาศัยอยู่ที่ใด การระบาดใหญ่ได้พิสูจน์แล้วว่าการทํางานระยะไกลมีประสิทธิภาพสูง และแนวโน้มทั่วโลกที่กําลังเติบโตคือการค้นหาบุคลากรที่ดีที่สุดไม่ว่าจะอยู่ที่ใด
LinkedIn เป็นหนึ่งในเครือข่ายทางสังคมที่ใหญ่ที่สุดสําหรับมืออาชีพในสหรัฐอเมริกา แต่นี่ไม่ใช่กรณีทั่วโลก ตัวอย่างเช่น ในประเทศจีน แนวคิดที่คล้ายกันนี้มีอยู่ใน Ushi แต่มีความแตกต่าง
แนวคิด LinkedIn ไม่ได้แปลโดยตรงไปยังตลาดทุกแห่ง ดังนั้นคุณจะต้องปรับการเลื่อนตําแหน่งให้เปิดรับงานในแต่ละภูมิภาค
โครงการของคุณ เสร็จสมบูรณ์แล้ว – อีกหนึ่ง ขั้นตอน
การ ซักถามรายละเอียด โครงการ (หรือ แบบย้อนหลัง) ควรถือว่าเป็นขั้นตอนสุดท้ายของโครงการ ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเฉลิมฉลองความสําเร็จของตนและเพื่อให้เจ้าของโครงการได้ไตร่ตรองถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับอนาคต การวิจัยยังแสดงให้ทีมที่ดําเนินการสอบถามรายละเอียดดีขึ้นถึง 20 เปอร์เซ็นต์
คํานึงถึงวัฒนธรรมในขั้นตอนการให้ฟีดแบคนี้ เพราะอาจเป็นขั้นตอนที่มีความละเอียดอ่อนที่สุดในการจัดการโครงการทั่วโลก Harvard Business Review อ้างถึงวัฒนธรรมจีนที่มีแนวโน้มที่จะต้องการการส่งเสริมเชิงบวก แต่วัฒนธรรมองค์กรของเยอรมันที่เน้นเฉพาะการกระทําที่โดดเด่นเท่านั้นที่อาจนําไปสู่ผลการทํางานเชิงลบได้ มีความแตกต่างมากมายภายในวัฒนธรรมองค์กรของแต่ละประเทศ และแม้แต่ภายในบริษัทที่แตกต่างกัน ดังนั้นในขั้นตอนนี้ ความรู้ในท้องถิ่นจึงมีคุณค่าอย่างยิ่ง
ในแต่ละเหตุการณ์สําคัญ ทีมโครงการควรถามว่า:
- เราทําอะไรได้ดีบ้าง
- เราสามารถทําอะไรให้ต่างออกไปได้บ้าง
การซักถามรายละเอียดโครงการขั้นสุดท้ายควรประกอบด้วยข้อมูลจากทุกขั้นตอน การทบทวนผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว และสรุปการเปลี่ยนแปลงที่แนะนําสําหรับโครงการถัดไป การเปลี่ยนแปลงอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่กระบวนการกําหนดขอบเขตไปจนถึงแผนกที่เกี่ยวข้องในทีม เจ้าของโครงการยังมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่เก็บรวบรวมในการซักถามจะถูกนําไปใช้ในการวนซ้ําครั้งต่อไป ดังนั้นกระบวนการจึงได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ตั้งแต่การกําหนด โครงการและ การวางแผนไปจนถึง การจัดทําเอกสารสิ่งที่พบจากการ ซักถาม สิ่งที่ผมได้เรียนรู้มากที่สุดจากการจัดการโครงการข้ามพรมแดนคือการสื่อสารมากเกินไป คุณแทบจะไม่พูดเกินจริงเมื่อเกี่ยวข้องกับรูปแบบธุรกิจหลายรูปแบบ
บริษัทของคุณกําลังวางแผนที่จะว่าจ้างทั่วโลกใช่หรือไม่ เราได้จัดทํารายการตรวจสอบการขยายธุรกิจระหว่างประเทศ ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการสําหรับบริษัทต่างๆ ทั่วโลก
