การดูแลพนักงานใหม่ใช้เวลาและพลังงานอย่างมาก แต่นี่เป็นขั้นตอนที่สําคัญในวงจรชีวิตของพนักงาน: จากการสํารวจของ BambooHR พบว่า 68เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ลาออกภายในสามเดือนแรก หากคุณต้องการให้บริษัทของคุณเติบโต ลดต้นทุนการสรรหาบุคลากร และรักษาวัฒนธรรมของบริษัทให้เข้มแข็ง คุณจะต้องเชี่ยวชาญในกระบวนการเตรียมความพร้อมของคุณ
แล้วทีมการเรียนรู้และการพัฒนา (L&D) จะสร้างความสมดุลระหว่างการสร้างการปฐมนิเทศที่เกี่ยวข้อง มีส่วนร่วม และครอบคลุมกับงานอื่น ๆ บนจานของพวกเขาได้อย่างไร บ่อยครั้งที่คําตอบคือการเรียนรู้ร่วมกัน
ในองค์กรส่วนใหญ่ ทีม L&D มีหน้าที่จัดการการปฐมนิเทศตั้งแต่ A ถึง Z: พวกเขาเสาะหาและสร้างเนื้อหาทั้งหมด จัดทําโปรแกรม จัดการการลงทะเบียน รับคําติชม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นปัจจุบัน นั่นเป็นเรื่องที่ต้องจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของพวกเขากําลังขยายขนาด
แนวทางการเรียนรู้แบบร่วมมือในการปฐมนิเทศช่วยให้ทีมเหล่านี้กระจายอํานาจในกระบวนการส่วนใหญ่ ช่วยประหยัดเวลา นอกจากนี้ยังนําไปสู่หลักสูตรการอบรมให้ความรู้แก่พนักงานใหม่ที่เกี่ยวข้องและมีส่วนร่วมมากขึ้น เรามาเจาะลึกถึงประโยชน์หลักห้าประการของการใช้แนวทางการเรียนรู้ร่วมกันเพื่อเตรียมความพร้อม
ขั้นแรก: การเรียนรู้ร่วมกันคืออะไร
พูดอย่างกว้างๆ การเรียนรู้แบบร่วมมือคือวิธีการฝึกอบรมที่พนักงานแบ่งปันความเชี่ยวชาญในเรื่องของตนกับผู้อื่น และเพื่อนร่วมงานสอนและเรียนรู้เป็นกลุ่ม ซึ่งตรงข้ามกับวิธีการแบบดั้งเดิม แบบบนลงล่าง หรือแบบส่วนกลางที่บุคคลหรือทีมหนึ่งขับเคลื่อนความคิดริเริ่มในการเรียนรู้ มักพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกและเซสชันการฝึกอบรมที่ยาวนานและซิงโครนัส
เราสามารถเปรียบเทียบวิธีการทํางานร่วมกันแบบจากล่างขึ้นบนกับการเรียนรู้ในรูปแบบจากบนลงล่างแบบดั้งเดิม
เมื่อพูดถึงการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานใหม่ร่วมกัน ประโยชน์มีมากมาย:
1. เนื้อหาการปฐมนิเทศเป็นไปตามบริบท
ด้วยการเรียนรู้ร่วมกัน เนื้อหาหลักสูตรสร้างขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญภายใน ไม่ใช่แหล่งข้อมูลภายนอกหรือเนื้อหานอกชั้นวาง นั่นหมายความว่าหลักสูตรต่างๆ เป็น100เปอร์เซ็นต์ตามบริบทสําหรับองค์กรของคุณ และเป็นปัจจุบัน ณ เวลาที่เปิดตัว
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการรวมหลักสูตรเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนของบริษัทของคุณ แทนที่จะรวมบทช่วยสอนทั่วไป ทีม HR ของคุณสามารถสร้างหลักสูตรที่ปรับให้เหมาะกับสถานที่ทํางานของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงวิธีการที่องค์กรของคุณได้จัดตั้งแพลตฟอร์มของตน พร้อมการแจ้งเตือนเกี่ยวกับระยะเวลาล่วงหน้าในการลงเวลาหยุดงานหรือการวิ่งหนีของนโยบายการลาเพื่อดูแลบุตรของบริษัท
ความเกี่ยวข้องประเภทนี้จะช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว
2. ประหยัดเวลาของทีม L&D ของคุณ
เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญในสาขาภายในเป็นผู้ที่สร้างเนื้อหา ทีม L&D ของคุณจึงมีอิสระที่จะจดจ่อกับงานอื่น ๆ พวกเขายังคงอยู่ในภาพในฐานะผู้อํานวยความสะดวก แต่พวกเขาสามารถใช้เวลามากขึ้นกับสิ่งต่าง ๆ เช่น การทําความเข้าใจความต้องการในการเรียนรู้ การจัดการผู้มีความสามารถพิเศษ หรือคําถามเชิงกลยุทธ์อื่น ๆ
การเรียนรู้ร่วมกันยังต้องอาศัยวงจรการให้ข้อเสนอแนะอย่างมาก ทั้งระหว่างผู้สร้างหลายหลักสูตรและผู้เรียนและผู้สอน แพลตฟอร์มการเรียนรู้ร่วมกัน เช่น 360Learning มีคุณสมบัติปฏิกิริยาในตัว เช่น อีโมจิโซเชียลมีเดีย ที่ช่วยให้ผู้เรียนสามารถตั้งค่าสถานะได้หากจําเป็นต้องอัปเดตหลักสูตร สิ่งนี้ทําให้ทีม L&D จัดลําดับความสําคัญหลักสูตรที่จะรีเฟรชและเมื่อใดได้ง่ายขึ้นมาก
วงจรความคิดเห็นช่วยให้ทีม L&D ประหยัดเวลาในการปรับปรุงเนื้อหาการปฐมนิเทศ
3. ช่วยให้สมาชิกใหม่รู้จักผู้คน
สิ่งหนึ่งที่ยากที่สุดในการเริ่มงานใหม่ก็คือคุณไม่รู้จักใคร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งค่าระยะไกลการทําลายน้ําแข็งอาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานานกว่า
ด้วยการเรียนรู้แบบร่วมมือโดยใช้เครื่องมือการทํางานร่วมกันออนไลน์ที่หลากหลายสําหรับทีม พนักงานใหม่จะได้รู้จักเพื่อนร่วมงานใหม่ของพวกเขาแล้ว และสามารถเริ่มจับคู่หน้ากับชื่อและชื่อกับตําแหน่งงานได้ เนื่องจากหลักสูตรต่าง ๆ สร้างขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญภายใน ทุกครั้งที่พนักงานใหม่ทําโปรแกรมจนเสร็จสิ้น พวกเขาจึงได้รับการแนะนําให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานของพวกเขาด้วย
โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้เขียนหลักสูตรใช้รูปแบบการโต้ตอบ เช่น วิดีโอ การบันทึกหน้าจอ หรือการบันทึกเสียง หากคุณรวมการพูดคุยที่เกิดขึ้นในฟอรั่มการสนทนา พนักงานใหม่สามารถเริ่มรู้สึกว่าใครเป็นใคร
การสนทนาระหว่างโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่จะช่วยให้พนักงานใหม่รู้จักเพื่อนร่วมงานของพวกเขา
4. ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถก้าวไปตามจังหวะของตนเอง
เครื่องมือการสื่อสารทั่วทั้งทีมส่งการแจ้งเตือนจํานวนมาก - หลายอย่างเป็นเรื่องยากที่จะช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่แนวคิดเดียวโดยเฉพาะ
วิธีแก้ปัญหาหนึ่งคือ การกระตุ้นหรือปิดเสียงการแจ้งเตือนบน Slack, Outlook หรือแอพการสื่อสารอื่น ๆ อีกประการหนึ่งคือการส่งเสริมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส สามารถลดแรงกดดันในการตอบสนองได้ทันที ส่งเสริมการทํางานอย่างทั่วถึง ลดความเหนื่อยล้าจากการประชุม และป้องกันการทํางานมากเกินไป
การเรียนรู้ร่วมกันส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแนวคิดของการเรียนรู้แบบอะซิงโครนัส แทนที่จะมีเซสชันแบบสด แบบซิงโครนัสหลายเซสชัน การเรียนรู้แบบร่วมมือจะเสนอโมดูลแบบเรียนรู้ด้วยตนเองให้กับพนักงานตามจังหวะของตนเอง
แนวทางนี้มีความยืดหยุ่นมากกว่าการเตรียมความพร้อมแบบเดิม และทีม L&D จํานวนมากกําลังเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น บุคลากรและทีมปฏิบัติการของ Spendesk ตัดสินใจที่จะเปิดรับ
แนวทางการทํางานร่วมกันในกระบวนการรับเข้าทํางานของพวกเขา ส่วนหนึ่งเนื่องจากปัญหาของ “เวิร์กชอปคืบคลาน” Tom Morisse ผู้จัดการฝ่ายความรู้ของ Spendesk อธิบายปัญหาและผลกระทบที่มีต่อกระบวนการของพวกเขา
“โอเค เรามีเวิร์คช็อป เวิร์คช็อป และเวิร์คช็อป การปฐมนิเทศ หมายถึงการอบรมเชิงปฏิบัติการ มีปัญหาทั้งสองรูปแบบนี้ในการมีแค่เวิร์คช็อป และความจริงที่ว่าเราเพิ่งเพิ่มเวิร์คช็อปอื่น ๆ โดยไม่ต้องคิดถึงความสัมพันธ์ของประสบการณ์ทั้งหมด" Morisse กล่าว
ด้วยการยกเครื่องแนวทางของพวกเขาใหม่ และการรวมรูปแบบอะซิงโครนัสมากขึ้น ทําให้ Spendesk สามารถสร้างกระบวนการรับสมาชิกใหม่ที่สามารถติดตามการเติบโตของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว
5. มีส่วนร่วมมากขึ้นสําหรับผู้เรียน
ทั้งหมดนี้รวมกันแล้วคือแนวทางการทํางานร่วมกันในการปฐมนิเทศจะดึงดูดพนักงานใหม่ได้มากขึ้น การมีปฏิสัมพันธ์ถูกสร้างขึ้นในกระบวนการ ทั้งระหว่างผู้เรียนและผู้สร้างหลักสูตร (ผ่านวงจรการให้ข้อเสนอแนะ) แต่ยังรวมถึงระหว่างพนักงานใหม่เองผ่านฟอรั่มการสนทนา รูปแบบหลักสูตรแบบโต้ตอบ เช่น แบบทดสอบและสื่อที่คลิกได้ ทําให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ดีจาก PDF ที่มีความยาวไมล์ หรือการประชุม Zoom ในรูปแบบการบรรยายแบบแห้ง
สองสามสัปดาห์และเดือนแรกของงานของพนักงานใหม่เป็นสิ่งสําคัญ พนักงานใหม่รู้สึกได้ว่าสภาพแวดล้อมใหม่นี้เหมาะสมกับพวกเขาหรือไม่ เช่นเดียวกับที่ผู้จัดการคนใหม่ของพวกเขากําลังตัดสินใจว่าพวกเขาตัดสินใจเลือกสิ่งที่ถูกต้องหรือไม่ การจัดให้มีการฝึกอบรมปฐมนิเทศที่เกี่ยวข้อง มีส่วนร่วม และช่วยให้พนักงานใหม่สร้างความสัมพันธ์ทางสังคมเป็นขั้นตอนที่สําคัญในการปิดผนึกข้อตกลง และการเรียนรู้ร่วมกันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดําเนินการดังกล่าว
6. เป็นมิตรจากระยะไกล
หากมีสิ่งหนึ่งที่เราได้เรียนรู้จากCovid-19การระบาดใหญ่ พนักงานก็เหมือนกับการทํางานอย่างยืดหยุ่น บริษัทส่วนใหญ่ยังคงเสนอตัวเลือกการทํางานแบบไฮบริดหรือระยะไกลบางประเภทให้กับผู้ที่ต้องการ
สําหรับพนักงานที่เริ่มงานจากทางไกล การเตรียมความพร้อมด้วยมุมมองการเรียนรู้ร่วมกันนั้นเหมาะอย่างยิ่ง ประการแรก การมุ่งเน้นไปที่การเรียนรู้แบบอะซิงโครนัสทําให้ความแตกต่างในเขตเวลาไม่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ ยังรับรองเนื้อหาการปฐมนิเทศสําหรับพนักงานทั่วโลก เนื่องจากเพื่อนร่วมงานจากแผนกใดก็ตามสามารถเข้าไปสร้างหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับแผนกหรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์นั้นได้
หากคุณต้องการสร้าง ว่าจ้าง และเข้าร่วมทีมระหว่างประเทศ Global Growth Platformอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ เอื้อมมือออกไป Globalization Partners เพื่อเริ่มต้นการเดินทางขยายของคุณ
