員工離職、不再續留於原公司背後有許多原因：他們可能退休、找到新工作，或者因裁員或結束聘用而非自願離職。 無論這些原因為何，公司都必須做好準備，讓離職成為輕鬆過渡。
員工離職是遠端員工體驗之旅的一部分，公司必須事先準備離職流程。 這包括投資資源使流程順暢，因為忽略離職流程可能會在員工離職後很長一段時間內損壞雇主品牌。 事實上，根據 Fractl 所做的一項調查，有三分之一的美國員工等待一整個月才離開公司進行審查。
離職與入職一樣重要，是員工週期的關鍵要素。 Globalization Partners 的人力資源營運南美和中美洲經理 Muryel Dias 說：“離職從您員工入職的那一刻起，如果沒有適當的離職流程，公司可以破壞員工的整體體驗。” 當您在辦公室工作時，準備員工的離職可能具有挑戰性，但是在偏遠的工作環境中，離職需要更多的時間和關注。
4 有效的離職原因對貴公司至關重要
已證實，詳細有效的離職流程可帶來更好的人才留任。 結構化、經過深思熟慮的離職流程也確保了人力資源團隊可以促進雇主和員工的流程。
建立離職流程對於以下方面至關重要：
#1： 避免法律和財務問題
收集和簽署所有必要文件作為離職流程的一部分，將降低雇主投訴或訴訟的風險。 在非自願離職時尤其如此，例如解雇，當有特定國家法律時，雇主必須遵守以確保其行為合法。
#2：防止資料洩露
，人力資源團隊必須確保有充裕的時間將員工登出系統、停用其帳戶，以及減少存取任何不再需要的平台和資訊。 如果員工在離職後可以存取公司資料，這可能會導致機密資訊的傳播，而使公司處於危險之中。
#3：提高公司的聲譽
盡最大可能結束員工與雇主的關係 確保員工對公司所花費的時間感到受尊重和受到重視。 員工的意見會影響公司的聲譽。 事實上，審查對 95% 的求職者而言很重要，這意味著負面的公司審查可能會影響潛在應徵者是否應徵職位的決定。
#4：獲得有價值的意見回饋
自願離開公司的員工是意見回饋的不可思議來源。 聽到他們離職的原因或只是誠實的意見，將有助於公司在未來改善。
Snapsurveys 表示，表現最佳的公司不僅善於接受意見回饋，也有意尋求意見回饋。 而且他們知道，只有在強調弱點和優勢時，feedback才有幫助。”
在遠端工作環境中離職
遠端工作有許多優點，但仍可能存在一些缺點。 如果沒有面對面互動的可能性，在遠端離職方面，連接和溝通的障礙可能會成為一項巨大的挑戰。
Globalization Partners 的人力資源專員 Camila Torres 表示：
定義離職流程的目的是為員工建立平穩的過渡，並保護公司免於資料外洩和安全風險。
定義離職流程的因素
決定離職流程應採取哪些步驟的因素有兩個：離職原因和員工職位。
離職原因
根據離職原因，流程的某些階段可能比其他階段更重要。 這就是為什麼離職流程需要根據每個案例的條件量身定制的原因。 出發有四個主要原因：
1. 辭職
人力資源團隊必須定義有助於防止意外離職的流程，並提供足夠的時間填補空缺職位。 員工應收到建立要求的指引，以確保輕鬆退出。 這些準則可能使通知期、移交備註、報告和資料存取成為必要的最短時間。
2. 退休
人力資源團隊必須事先規劃員工的退休事宜。 他們應確保遵守退休金計畫，並確定支付給員工的尾款。 確保愉快離職的最佳做法之一，就是給予退休員工適當的告別派對，並以獎勵或禮品的形式進行表揚，尤其是在他們長期為公司工作的情況下。
3. 裁員
裁員很難，但有時無法避免。 在這些情況下，最好以尊重和同理心對待員工，並清楚說明他或她被解僱的原因。
4. 終止
聘僱是人力資源部最困難的任務之一，在這些情況下，必須仔細規劃離職流程。 員工應收到書面通知，說明激勵解僱的事實，以及公司為避免任何問題而做出此決定所依據的法律條文。
請記住，如所需文件和試用期等關鍵合規組成部分因國家而異。 允許員工向同事道別、處理他們的最後要求，並在整個流程中展示企業團結的形象，是確保順利解雇的關鍵。
根據 Dias and Torres 的說法，無論離職原因為何，員工必須感到自在。 人資部門永遠不會忘記他們正在處理人類問題，所以同理心、溝通和團結是基本的，尤其是當您在處理遠端離職流程時。
確保員工收到他們有權獲得的所有付款和遣散費也很重要。 雇主必須瞭解，裁員期間關於遣散費方案和付款的當地法律和法規因國家或地區而異。
職位類型
離職流程中涉及的步驟也會因員工擔任的職位而有所不同。 例如，裁員會計員工可能需要在出發前進行財務記錄檢查，而 IT 成員可能需要進行安全檢查，以防止他們攜帶敏感資料。
如何建立有效的遠端離職流程
人力資源團隊必須根據其公司的特定需求建立自訂離職流程。 該流程將很大程度上取決於離職類型，特別是員工是自願還是非自願離職，以及公司規模等基本因素。
在遠端工作環境中，離職流程要求公司在虛擬環境中進行基本通訊，這可能需要新的步驟和謹慎的考量。 以下是確保遠端離職流程合法且成功執行的一些提示。
1. 起草溝通計劃
離職流程從人力資源團隊得知離職資訊開始，無論離職與裁員或辭職有關。 擬定遠端溝通計畫，概述團隊其他成員將如何獲得通知，這一點尤為重要。 建立溝通的共同管道，並提前安排會議和視訊通話。 根據 Globalization Partners 亞太地區全球營運總監 Edwina Tan 的說法，必須注意電子郵件和與員工對話中使用的語氣。
計劃還應考慮員工的客戶以及如何適當通知他們。 此溝通計畫必須包含關於離職的明確資訊，以避免誤解。
2. 準備文件
遠端員工離職的文件與面對面離職流程並無不同，除非必須以數位方式完成。 人力資源團隊應收集所需的所有文件，以確保一切井然有序且合法執行。 必須審查合約和保密協議，以澄清離職條款並回答任何問題。 人力資源部還必須準備有關薪酬方案、福利、報銷和稅收的文件。 所有這些文件都可以透過文件管理和數位簽章系統共用，以確保流程順利且安全。
3. 規劃過渡流程 流程最重要的
步驟是建立計畫，讓遠端員工離職後的工作和責任順利過渡。 本計畫應定期進行線上查核，檢視專案進度，重新指派員工已啟動之任務，並奠定基礎，讓新進員工能恢復必要之職務。 人力資源部門必須與受影響的團隊清楚瞭解這次過渡會是什麼樣子，以及員工的工作最終會在哪裡完成。
4. 安排線上知識轉移課程
這是自願離職時有效的遠端離職最重要的部分之一。 在線上知識轉移課程期間，離職員工盡可能與同事或直接下屬以及新進員工分享資訊。 此資訊應包括職責和任務記錄、專案狀態，以及資訊、軟體和文件的存取。
5. 回收公司資產
如果公司在員工任職期間提供設備和資產，請務必在離開前將其郵寄回雇主。 人力資源團隊必須製作數位檢查清單，並安排在員工離職前的最後一天收集這些資產。 此檢查清單可能包括電腦、行動電話、鑰匙、識別證和公司信用卡等項目，且應連同公司財產回函一起發送給離職員工。
6. 刪除使用者帳戶
遠端工作需要線上分享資訊。 因此，員工可存取內部工具，例如電子郵件帳戶、磁碟機、資料庫和敏感資訊來源。 取消配置遠端員工對此資訊的存取權並復原任何數位資產，包括密碼和關鍵代碼，有助於防止安全漏洞。 無論雇主與員工的關係有多好，離職員工一旦不再是團隊的一員，就不應存取任何資訊。
7. 進行虛擬離職面談
雖然僅適用於自願離職，但虛擬離職面談是確保離職有影響力的關鍵。 這些面試的目標是獲得有關公司內部員工體驗的寶貴回饋。 這將是員工出發前留下正面印象的最後機會。 這也是收集資訊的絕佳方式，有助於人力資源部門在未來做出更好的決策。 把握機會深入瞭解此職位、他們對遠端工作的看法，以及他們的整體經驗。
建立有效的遠端離職流程對公司和員工一樣有益。 然而，要應對員工離職涉及的複雜性可能很困難，尤其是當無法當面溝通時。
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