متزامن مقابل غير متزامن: إتقان التواصل في مكان العمل البعيد

بدون التواصل الواضح بين الفرق البعيدة، يتم تجاهل توقف المهام والسياسات وفصل الفرق. إن معرفة متى وكيف تستخدم التواصل المتزامن مقابل التواصل غير المتزامن يساعد في الحفاظ على كفاءة القوى العاملة العالمية لديك، ومعرفتها، ومواءمتها.

ما هو التواصل المتزامن؟ 

يحدث الاتصال المتزامن في الوقت الفعلي. كل شخص مشارك موجود ويستجيب على الفور. تشمل الأمثلة المكالمات الهاتفية أو مكالمات الفيديو أو التعاون المباشر على منصات مثل Google Docs. يجب أن يكون جميع المشاركين متاحين في نفس الوقت - بغض النظر عن موقعهم -  لتمكين الاتصال المتزامن. هذا النوع من التواصل عملي لاجتماعات الفريق، واللقاءات الفردية، والقرارات العاجلة. 

ما هو الاتصال غير المتزامن؟

لا يحدث التواصل غير المتزامن في الوقت الفعلي. ترسل رسالة، ويرد المستلم لاحقًا، كما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني وأدوات إدارة المشروع. هذا النوع من التواصل مفيد لمشاركة التحديثات، وتعيين المهام، وتوثيق القرارات، وجمع المدخلات من فرق مختلفة. يعمل التواصل غير المتزامن بشكل جيد للفرق عبر المناطق الزمنية أو مع جداول زمنية مرنة. 

الاختلافات بين التواصل المتزامن وغير المتزامن 

اختر طريقة تواصل بناءً على الضرورة الملحة وتعقيد المشكلة وموقع الفريق وأسلوب العمل. فيما يلي مقارنة:

إيجاد التوازن بين التواصل المتزامن وغير المتزامن

من المهم إيجاد توازن للتواصل مع فريقك. يجد حوالي 53% من الموظفين عن بُعد صعوبة في البقاء على اتصال بزملائهم في العمل، ويمكن أن يساعد التواصل المتزامن. ومع ذلك، فإن الاعتماد كثيرًا على التواصل المتزامن يمكن أن يسبب الإرهاق والإجهاد. 

الهدف هو مطابقة الرسالة مع الطريقة. حافظ على سير العمل سلسًا، وادعم التركيز، واحترم وقت الجميع. إليك كيفية وضع نهج متوازن يناسب احتياجات فريقك.

1. الاستثمار في منصة تواصل آمنة ومتوافقة

تحتاج الفرق العالمية إلى أدوات تدعم التوطين والوصول عبر الهاتف المحمول وعمليات التكامل مع الأنظمة الأخرى. حدد منصة تلبي احتياجاتك من الخصوصية والأمان والامتثال. أنت تتعامل مع البيانات المالية والموارد البشرية والقانونية الحساسة، لذا يجب أن تدعم منصتك التشفير ومسارات التدقيق وضوابط الوصول. يجب أن تمتثل هذه الأدوات أيضًا لمعايير مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي وضوابط الأنظمة والمنظمات 2 (SOC2) في الولايات المتحدة.

2. بناء ثقافة تواصل متوازنة

التوازن هو المفتاح. يمكن أن يؤدي الإفراط في استخدام طريقة واحدة إلى حدوث احتكاك أو إرهاق. قم بتعيين الساعات الأساسية للعمل المتزامن، وشجع التحديثات غير المتزامنة حيثما أمكن. التحديد الواضح عندما تستدعي الرسالة عقد اجتماع مقابل تحديث مكتوب يعزز قيمة كلا نوعي الاتصال. على سبيل المثال، قد تستخدم الفرق التي تعمل عبر المناطق الزمنية Slack وAsana لإجراء تحديثات يومية، مع حجز مكالمات فيديو أسبوعية لحل المشكلة. يجب على قادة الفرق:

• قم بجدولة عمليات تسجيل دخول منتظمة مع الفرق.

• تعيين توقع استجابة للرسائل المتزامنة وغير المتزامنة.

• وضع إجراءات لتوقعات التواصل عبر المناطق الزمنية.

3. وضع توقعات وبروتوكولات واضحة

ضع إرشادات لاستخدام الأدوات وتوقعات الاستجابة. حدد القنوات التي تُستخدم من أجل ماذا. على سبيل المثال، يعد Slack مثاليًا لتسجيل الوصول السريع. حدد التوقعات الخاصة بنوافذ الاستجابة والتوافر ومسارات التصعيد. توثيق البروتوكولات وإتاحتها لجميع أعضاء الفريق، بما في ذلك الموظفين الجدد. يعمل هذا على تبسيط التواصل وإظهار الثقة في جهود التواصل بين الموظفين.

4. تحديد أولويات التدريب وتكامل التكنولوجيا

تدريب المديرين وأعضاء الفريق على كيفية استخدام أدوات التواصل. التركيز على كتابة رسائل واضحة، واستخدام التقويمات، وإدارة الإشعارات، والاحتفاظ بالسجلات. ادمج المنصات مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أدوات المشروع لتبسيط سير العمل. شجّع التعليقات لتحسين الاعتماد والحفاظ على اتساق الأدوات مع احتياجات فريقك.

أدوات وتقنيات للتواصل الفعال مع الفرق العالمية

تُعد إدارة التواصل عبر الحدود أمرًا معقدًا. يمكن أن تؤدي المناطق الزمنية واللغات واللوائح المختلفة إلى عدم المواءمة والتأخير. يجمع نموذج التواصل الهجين بين الطرق المتزامنة وغير المتزامنة بناءً على هيكل فريقك وسير العمل والاحتياجات. فيما يلي بعض الأدوات وأفضل الممارسات للتواصل عن بُعد:

• التعاون بين المستندات: استخدم أدوات مثل Google Workspace لإنشاء المستندات ومراجعتها وتحريرها في الوقت الفعلي أو بشكل غير متزامن. 

• مشاركة المعرفة: أدوات مشاركة المعرفة، مثل الملاحظة أو التقاء الأفكار، وتمركز التواصل وتتبع القرارات.

• التكامل: يجب أن تدعم أدوات الاتصال الخاصة بك تسجيل الدخول الأحادي والتشفير والتحكم في الوصول والتكامل مع حزمة التقنية الحالية. وهذا يضمن أن يكون الاتصال آمنًا ومركزيًا.

G-P Gia™ هو وكيل الموارد البشرية العالمي الذي لا غنى عنه للشركات التي تثقلها تعقيدات إدارة الفرق الدولية.  تراجع جيا مستندات الموارد البشرية المتوافقة وتحررها وتنشئها في ثوانٍ. تأكد من التواصل الواضح عبر فريقك العالمي مع قدرات الترجمة لدى جيا. عدّل السياسات والعقود وخطابات العروض والأوصاف الوظيفية بسرعة وأكثر من 50 لغة.

كيف يمكن Global Employment Platform مساعدة الشركات على تحسين إدارة القوى العاملة؟

تعمل منصات التوظيف العالمية على تقليل مخاطر انقطاع الاتصال من خلال توحيد كيفية إدارة فرق الموارد البشرية للقوى العاملة عبر الحدود. يمكن أن تساعد G-P™ شركتك على تحسين إدارة القوى العاملة من خلال: 

• منصة مركزية: تولي مهام الموارد البشرية والشؤون القانونية والامتثال على منصة واحدة آمنة، من أي مكان في العالم.

• قدرات التكامل: تتكامل G-P مع أفضل مزودي HCM وكشف الرواتب وPEO لإنشاء مصدر واحد للحقيقة لجميع بيانات فريقك العالمي.

• الخبرة داخل الدولة: يمكن لخبراء G-P داخل الدولة مساعدتك على فهم ممارسات العمل المحلية ومعايير التواصل. 

منصة Global Employment Platform تعمل على تبسيط عملية توظيف الفرق وتأهيلها وإدارتها عبر البلدان. فهو يمنحك نظامًا مركزيًا لإدارة بيانات الموظفين وعملياتهم وسياساتهم، مما يساعد على مواءمة معايير وأدوات الاتصال. 

بناء فريق عالمي متصل مع G-P

يساعد التواصل المتزامن وغير المتزامن في الحفاظ على اتصال القوى العاملة العالمية. يعزز التوازن الصحي بين الطريقتين الإنتاجية ويمكّن فريقك من تقديم أفضل أداء.

 بصفتها الشركة الرائدة المعترف بها في التوظيف العالمي، تساعد G-P الشركات من جميع الأحجام على توظيف وتأهيل وإدارة الفرق العالمية في أكثر من 180 دولة، بغض النظر عن حالة الكيان. تدعم أكبر فريق من خبراء الموارد البشرية والشؤون القانونية والامتثال داخل الدولة منتجات التوظيف وحلول EOR العالمية المدعومة بالذكاء  الاصطناعي لتبسيط دورة حياة التوظيف العالمية بالكامل. 

اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد.