بينما تتطلع الشركات إلى التكيف مع عالم ما بعد الجائحة وتلبية الاحتياجات المتغيرة لفريقها عن بُعد، فإن الاستثمار في أفضل الأدوات أمر بالغ الأهمية. وهذا من شأنه أن يضمن للشركات الحفاظ على تواصل واضح وتشجيع التعاون الوثيق، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على أفضل المواهب التي تسعى إلى الحصول على تجربة إيجابية للموظفين وجذبها.
على الرغم من أن التكنولوجيا تُمكّن العاملين السابقين في المكاتب من تنفيذ نفس العمل في أي مكان، مع زيادة الإنتاجية، إلا أنه لا يتم إنشاء جميع أدوات العمل عن بُعد بشكل متساوٍ. دعونا نلقي نظرة على بعض الأدوات الرقمية الأساسية لمساعدة العاملين عن بُعد والفرق على الازدهار.
ما هو التحدي الأكبر للعمل عن بُعد؟
أحد التحديات التي تواجهها الفرق البعيدة هو البقاء على اتصال. لمواجهة ذلك، يجب على الشركات العثور على أفضل الأدوات واستخدامها لجعل تكامل العمل عن بُعد سلسًا قدر الإمكان. ومع ذلك، أدى العمل عن بُعد إلى تشبع خدمات البرامج. إذن، ما الأدوات التي تحتاجها حتى يتمكن فريقك عن بُعد من الازدهار أثناء العمل في مواقع مختلفة في جميع أنحاء العالم؟ طلبنا من خبير Globalization Partners (G-P )، نائب رئيس تكنولوجيا المعلومات ستيفن ماكورماك، أن يتحدث إلينا عن أفضل اختياراته فيما يتعلق بالاتصال وتمكين فريق عن بُعد.
ويسلط الضوء فيما يلي على بعض من أفضل الأدوات عن بُعد في فئتها، بدءًا من التوظيف إلى التأهيل ومؤتمرات الفيديو.
ما هي أفضل أدوات التوظيف في تجربة G-P؟
ستيفن: عند الحديث عن الأدوات عن بُعد، من المهم الإقرار بتأثيرها وفائدتها حتى قبل بدء التعامل مع الموظف.
- Anaplan: على سبيل المثال، نستخدم Anaplan لتوفير تنبؤ آلي قائم على البيانات يتيح لنا وضع ميزانية دقيقة لاحتياجات التوظيف لدينا.
- الصوب الزراعية: تُعد الصوب الزراعية أداة بعيدة تسمح لنا بتوثيق عملية المقابلة وتتبع رحلة المرشح من البداية إلى النهاية. يستخدمه مديرو التوظيف وشركاء استقطاب المواهب لدينا للعمل من خلال كل دور ذي صلة وفحص المرشحين قبل مرحلة المقابلة. بمجرد إجراء المقابلة، تتم معالجة التعقيبات في الصوب الزراعية، والتي ستكون مرئية لجميع الأطراف الداخلية المناسبة المرتبطة بالمنصب المفتوح.
- يُستخدم Crosschq: Crosschq عندما نقرر اختيار مرشح، ويجب التحقق من مراجع الشخص الذي تتم مقابلته بنجاح. يُعد Crosschq مثالاً ممتازًا على أداة عبر الإنترنت حلت محل المكالمة الهاتفية التقليدية للحصول على تعليقات ذات صلة بالمرشح. وهو يسمح للحكَم بأخذ وقته في تقديم المدخلات والقيام بذلك بالوتيرة والجدول الزمني الخاصين به، مما يتيح للتعقيبات أن تكون أكثر دقة وقيمة.
- DocuSign : DocuSign هي أداة نهائية عن بُعد تستحق الذكر في عملية التوظيف. بمجرد تقديم العرض وقبوله، يتم إصدار العقد للموظف المحتمل. يمكّن DocuSign المرشح المختار من التوقيع على عقده عن بُعد وإعادته إلى مدير التوظيف بنقرة زر.
ما نوع التقنيات التي تساعد في الإلحاق عن بُعد؟
ستيفن: من الجوانب الحيوية لبناء أي فريق عن بُعد وجود نظام فعال لإدارة التعلم. في G-P ، نستخدم الدرس.
كونك شركة تعمل عن بُعد أولاً يعني أن جميع الموظفين الجدد عادةً ما يبدأون الحياة في G-P من مكتبهم الرئيسي. لذلك، يلعب الدرس دورًا حاسمًا في المساعدة على فهم:
- الشركة ككل
- الإدارة المعنية
- سياسات الشركة وإجراءاتها
- المخططات التنظيمية
- بالإضافة إلى ذلك، جميع الأدوات البعيدة المختلفة قيد التشغيل
الدروس المستفادة هي مفتاح تأهيل موظفينا بنجاح. يعمل المدير المعني وموظفو الموارد البشرية عن كثب مع الموظف الجديد لجدولة كل وحدة تدريبية درسية على مدار الأسبوعين الأولين من حياته المهنية الجديدة في G-P .
ما الأدوات الرقمية التي تساعد في إجراء مراجعة للأداء عن بُعد؟
ستيفن: عند إدارة فريق عن بُعد، من الضروري أن يكون لديك أداة في ترسانتك توفر للموظف وصولاً منتظمًا ومنظمًا إلى مديره. 15Five تسمح للموظفين بتقديم تحديث كل أسبوع حول نشاطهم وتسليط الضوء على ما يخططون لتحقيقه على مدار الأيام السبعة القادمة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم تتبع تقدمهم نحو تحقيق أهدافهم الشخصية وأهداف الإدارات وأهداف الشركة.
مرة أخرى، في شركة تُستخدم عن بُعد أولاً مثل G-P ، 15Five تُعد الأداة مثل مثالاً رئيسيًا على أفضل السبل للحفاظ على اتصال الجميع، سواء لأعلى أو أسفل سلسلة القيادة. بالطبع، يجب على المدير أيضًا عقد 1:1 اجتماعات مرة واحدة على الأقل في الأسبوع وتقديم تحديثات لفريقه.
لكن العمل دائمًا ما يكون مشغولاً للغاية، ويميل الوقت إلى الطيران. 15Five يعزز فترة تفكير تلقائية عادةً في نهاية الأسبوع، حيث يمكننا النظر في أهدافنا وكيف سنحققها خلال الأسبوع القادم. من الواضح أن هذا مهم جدًا.
ماذا عن أدوات الإدارة المالية؟
ستيفن: لقد أطلقنا Workday في G-P في يوليو من هذا العام. Workday هو نظامنا الأساسي لإدارة رأس المال البشري والنظام المالي مجتمعين. إنها أداة تخطيط موارد المؤسسة الخاصة بنا بشكل فعال.
كان لدينا سابقًا العديد من التطبيقات المنفصلة التي تؤدي هذه المهام. منذ نشر نظام Workday، قمنا بدمج جميع هذه العمليات تحت مظلة واحدة.
باختصار، يعمل نظام Workday كمصدر للسجل بالنسبة للموظف من حيث العطلات، والنفقات، وكشوف الرواتب، وجميع أنواع معلومات الموارد البشرية. كما أنه يمثل مصدرًا ماليًا للسجلات التي تصل إلى ذروتها في إنتاج مجموعتنا المالية من الدفاتر كل شهر من العام.
ما هي أفضل أداة لعقد مؤتمرات الفيديو؟
ستيفن: تستخدم G-P تطبيق Zoom لاجتماعات الفيديو. ويُستخدم داخليًا ومع شركاء خارجيين. نستخدم Zoom في جميع اجتماعات المؤتمرات والفعاليات المهمة والندوات عبر الإنترنت وما إلى ذلك، وقد ثبت نجاحها بشكل كبير دائمًا.
ما هي أفضل أداة تواصل للفرق البعيدة؟
ستيفن: فيما يتعلق بالمراسلة الفورية، فإن Slack هي أداة التعاون الأفضل التي يفضلها الزملاء في G-P . من واقع خبرتنا، يُعد Slack متميزًا للنشاط التعاوني بين الأفراد والفرق. لدى Slack العديد من الفرص التعاونية وفرص التواصل، بدءًا من القنوات العامة إلى قنوات المشروع المحددة إلى قنوات الفريق إلى الرسائل الفردية المباشرة بين الزملاء.
ما الأفضل للتوثيق وتخزين الملفات؟
ستيفن: نستخدم العديد من الأدوات لتخزين الملفات المهيكلة، من Confluence وSharePoint إلى OneDrive . يُعد SharePoint وOneDrive جزءًا من 365 مجموعة منتجات Microsoft ويتطلبان القليل من المقدمة.
الالتقاء هو جزء من مجموعة المنتجات الأطلسية. نستخدم Confluence in G-P كمنتدى توثيق مخصص يتسم بالمرونة الشديدة بناءً على متطلبات الفريق المحدد.
ما الأدوات البعيدة التي تستخدمها G-P للأمن السيبراني؟
ستيفن: أحد مهامي الرئيسية في G-P هو إدارة أمن المعلومات. إن كونك شركة تعمل عن بُعد أولاً يجلب تحديات في هذا المجال.
عندما يكون موظفوك في المكتب، يكون لديك الكثير من التحكم من حيث أمن المعلومات. ولكن من وجهة نظرنا الأولى عن بُعد، فإن شبكتنا هي بشكل فعال كل منزل من منازل 1,300 موظفينا. لذلك، يمكن أن تكون هذه بيئة صعبة لضمان سلامة مستخدمينا وأنظمتنا من منظور أمن المعلومات. وللمساعدة في تحقيق ذلك، ننشر العديد من الأدوات عن بُعد التي يمكن أن تنبهنا إلى أي مشكلات محتملة وتسمح لنا بالتفاعل وفقًا لذلك وبدقة عند الاقتضاء. وتشمل على سبيل المثال لا الحصر Barracuda وInky وCrowdstrike وNetskope.
وبصرف النظر عن مجموعة الأدوات عن بُعد التي تساعد في الحفاظ على سلامتنا، فإن تثقيف مستخدمينا أمر بالغ الأهمية أيضًا. نُجري تمارين تصيد احتيالي داخلية لتطوير النضج في مجال الأمن السيبراني لموظفينا. نبني الوعي من خلال برامج التدريب المتاحة بانتظام على الدروس المستفادة وعبر Knowbe4.
يمكن للمتسللين العمل معًا، ومن ثم، من الضروري أن يعمل موظفو الشركة معًا أيضًا - يتطلب الأمر شبكة للتغلب على الشبكة.
بناء فريق عالمي عن بُعد اليوم
عند بناء فريق عن بُعد، قد يكون من الصعب ضمان بقاء الجميع على اتصال. ولكن عند تنفيذ أفضل أدوات الاتصال والأدوات الرقمية، يمكنك ضمان وجود أساس متين. عند تزويد الفريق بالأدوات الصحيحة للعمل معًا، زاد من الإنتاجية مقارنة بالموظفين الداخليين، مما يضيف إلى رحلة الشركة الناجحة.
للحصول على نصائح واستراتيجيات أخرى، قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني، الدليل الكامل لبناء فريق عالمي عن بُعد، لمعرفة:
- كيفية العثور على أفضل المواهب الدولية.
- كيفية إنشاء نظام فعال للإدارة عن بُعد.
- كيفية تعزيز الإنتاجية من خلال بناء ثقافة عمل قوية ستمكّن شركتك من النمو عن بُعد.
قائمة تدقيق
- أحد التحديات التي تواجهها الفرق البعيدة هو البقاء على اتصال.
- لمواجهة ذلك، يجب على الشركات العثور على أفضل الأدوات واستخدامها لجعل تكامل العمل عن بُعد سلسًا قدر الإمكان.
