الاحتيال في كشف الرواتب يشبه تسريب المياه من الصنبور. في البداية، قد يكون من الصعب تحديده وقد تكون نسبة بسيطة. ولكن مع مرور الوقت، يمكن أن يكون مبلغ اللصوص من المال الذي يسرقه من الشركة من خلال مخططات الرواتب الدولية كبيرًا. في أحد الأمثلة، تمكنت امرأة من سرقة ما يقرب من دولار300,000 من صاحب عملها أثناء عملها. على الرغم من أن السجل الورقي كشف عن خسائر بقيمة دولار أمريكي300,000، فقد قدّر المدعون العامون أن المرأة ربما تكون قد أخذت أكثر من ثلاثة أرباع مليون دولار أمريكي من صاحب عملها، بدءًا من وقت عملها لأول مرة 2010 واستمرارًا حتى إنهاء خدمتها في 2013.
يمكن أن يحدث الاحتيال في الرواتب لأي شركة من أي حجم ولكنه يمثل خطرًا على الشركات الصغيرة على وجه الخصوص. في 2018 تقريرها المقدم إلى الأمم المتحدة، وجدت جمعية محققي الاحتيال المعتمدين (ACFE) أن الشركات التي لديها أقل من 100 موظف كانت أكثر عرضةً بأكثر من الضعف للاحتيال في الرواتب مقارنة بالشركات الأكبر حجمًا. يُعد الاحتيال في الرواتب أيضًا دوليًا. كانت هناك تقارير عن ذلك تحدث في الشركات حول العالم. يمكن أن يساعد فهم مخاطر الاحتيال في كشف الرواتب وكيفية حدوثه شركتك العالمية على اتخاذ خطوات لمنعه.
ما مدى خطورة الاحتيال في كشف الرواتب؟
عادةً ما تكون المبالغ التي يمكن أن يسرقها الأشخاص من أصحاب العمل من خلال مخططات الاحتيال في الرواتب كبيرة. في إحدى الحالات الملحوظة بشكل خاص، سرق رئيس شركة معالجة كشوف الرواتب، التي تعاملت مع كشوف الرواتب والمدفوعات لشركات أخرى، مليون دولار26. مثال آخر على الاحتيال في كشف الرواتب يكلف مدينة نيويورك مليون دولار600.
أفادت لجنة مكافحة جرائم الاحتيال أن حوالي 7% من جميع حالات الاحتيال هي احتيال في كشف الرواتب وتخسر الشركة العادية حوالي $63,000. يُعد نظام الاحتيال النموذجي في كشف الرواتب طويل المدة - يبلغ متوسط طول النظام حوالي 30 شهرًا.
نظرًا لأن الاحتيال في كشف الرواتب يميل إلى الاستمرار لفترة من الوقت قبل اكتشافه، فقد تواجه الشركات المتأثرة به صعوبة في الحصول على تعويض عن الأموال المفقودة. في حالة إدانة المرأة بسرقة حوالي دولار أمريكي300,000، فإن المبلغ الذي يجب عليها رده إلى صاحب العمل السابق هو حوالي ثلث المبلغ الذي يشتبه في حصولها عليه بالفعل أثناء المخطط.
يؤثر الاحتيال في الرواتب أيضًا على المارة الأبرياء. عندما سرق رئيس شركة معالجة كشوف الرواتب ملايين الدولارات من عملائها، كان الأشخاص الذين تأثروا على الفور هم موظفو عملاء شركة المعالجة. استيقظ الآلاف من الموظفين في صباح أحد الأيام لمعرفة أنه تم سحب شيكات الرواتب الخاصة بهم من حساباتهم. في بعض الحالات، أدت عمليات السحب إلى عمليات سحب على المكشوف والرسوم المرتبطة بعمليات السحب على المكشوف. بالإضافة إلى فقدان الأشخاص لأجورهم، تسبب الاحتيال أيضًا في خسارة موظفي شركة الرواتب لوظائفهم ومصدر دخلهم.
لا تقلل من شأن آثار الاحتيال في كشف الرواتب على شركتك والأشخاص الذين تعمل معهم. يمكن أن يكون لتفاحة سيئة واحدة تأثير خطير على سمعة شركتك وقدرتها على سداد مدفوعاتها.
كيف يحدث الاحتيال في كشف الرواتب
هناك أسباب متعددة للاحتيال الدولي في كشف الرواتب. يمكن أن يكون الاحتيال نتيجة للإجراءات التي يتخذها موظفو الشركة أو الشركة نفسها. وفقًا لدراسة ACFE، عندما يرتكب الموظف الاحتيال في كشف الرواتب، عادةً ما يكون ذلك من قبل شخص يعمل في مجال المحاسبة أو الدعم الإداري. على الرغم من أن الاحتيال في كشف الرواتب يمكن أن يرتكبه شخصان أو أكثر يعملان معًا، إلا أن شخصًا واحدًا عادة ما يكون مسؤولاً.
تشمل بعض أنواع مخططات الرواتب الدولية ما يلي:
- الموظفون الأشباح: يحصل الموظفون الأشباح على راتب من شركة لكنهم لا يعملون هناك. في كثير من الحالات، لا يوجد الموظفون ولم يعملوا أبدًا في الشركة. قد يكون من السهل تحديد الموظفين الأشباح في حالات معينة. بعض المحتالين ليسوا مبدعين جدًا عندما يتعلق الأمر بتسمية موظفيهم الوهميين. قد يستخدمون اختلافًا بأسمائهم، أو عنصر نائب مثل "جون دو"، أو حتى شيء مثل "X".
- الاحتيال في سجلات الدوام: يُعد الاحتيال في سجلات الدوام شكلاً شائعًا جدًا من أشكال الاحتيال في كشف الرواتب. قد يُعدّل الموظف مقدار الوقت الذي يُبلّغ فيه عن عمله لأعلى للحصول على المزيد من المال من صاحب العمل. غالبًا ما تكون المبالغ الزمنية صغيرة بما يكفي لعدم اكتشاف الإشعار على الفور. على سبيل المثال، قد يضيف الموظف 15 دقائق إضافية إلى ساعاته المبلغ عنها كل يوم. ونتيجة لذلك، قد يحصلون على أكثر من 40 ساعة في الأسبوع ويحصلون على مدفوعات العمل الإضافي من صاحب العمل، حتى لو لم يعملوا بالفعل هذا العدد الكبير من الساعات.
- تسجيل الدخول للرفيق: يمكن لأصحاب العمل الذين يستخدمون ساعات الوقت وبطاقات تسجيل الدخول أن يتعرضوا للاحتيال في كشوف الرواتب في شكل تسجيلات دخول الرفيق. قد يبدو هذا النوع من الاحتيال بريئًا. على سبيل المثال، قد يطلب الموظف الذي يتأخر من زميل ودود في العمل أن يضرب بطاقة الوقت الخاصة به ليبدو كما لو كان عليه العمل في الوقت المحدد. لكنه لا يزال شكلاً من أشكال الاحتيال، حيث يدعي الموظفون أنهم على موعد عندما لا يكونوا في العمل.
- سوء تصنيف العمال: يرتكب صاحب العمل بعض أنواع الاحتيال في كشف الرواتب وليس الموظفين. ومن الأمثلة على ذلك سوء تصنيف الموظفين أو العمال لتجنب دفع ضرائب أو مزايا الرواتب. يتعامل أصحاب العمل أحيانًا مع الموظفين على أنهم متعاقدون مستقلون، حتى لو لم يستوفوا متطلبات التعريف. وهناك مثال آخر على سوء تصنيف العمال يحدث عندما يدفع صاحب العمل "تحت الطاولة" ولا يصدر أي وثائق ضريبية على الإطلاق.
- سلف الرواتب التي لا يتم استردادها: قد يطلب الموظفون سلفًا على راتبهم من وقت لآخر، مع افتراض أنهم سيدفعون السلفة. عندما لا يتم سداد الدفعة المقدمة، فهذا احتيال. في بعض الحالات، قد لا يتم تسجيل الدفعة المقدمة بشكل صحيح من قبل موظفي الرواتب. وقد يدرجونها كنفقات، وليس كأصل. وبدلاً من ذلك، قد يفشل فريق الرواتب في المتابعة مع الموظف للتأكد من سداد الدفعة المقدمة.
- معدلات الأجور الاحتيالية: مثال آخر على الاحتيال في كشف الرواتب يحدث عندما يتم الإبلاغ عن معدلات الأجور بشكل غير صحيح. قد يقوم شخص ما في قسم الرواتب بتعديل أجر الموظف بالساعة لأعلى، على سبيل المثال، إعطاء شخص ما $21 في الساعة بدلاً من $20 الذي من المفترض أن يكسبه. لتجنب الكشف، يقوم بعض الموظفين بتعديل معدل الأجور لفترة محدودة، مثل شيكين فقط.
- العلاوات غير المصرح بها: يمكن أن يحدث الاحتيال في كشف الرواتب عندما يصدر شخص ما شيك مكافأة إلى موظف أو إلى نفسه دون الحصول على موافقة من الفرد أو القسم المناسب.
- إجازة مزورة أو إجازة مدفوعة الأجر: إذا طالب الموظف بإجازة مدفوعة الأجر عندما لا يكون مؤهلاً للحصول عليها أو يأخذ إجازة مدفوعة الأجر عندما لا يكون من المفترض أن يقوم بذلك، فهذا شكل من أشكال الاحتيال في كشف الرواتب.
- الاقتطاع الزائف: في بعض الحالات، يحدث الاحتيال في كشف الرواتب عندما لا تكون المبالغ التي يجب خصمها من راتب الشخص، مثل الضرائب واشتراكات التقاعد ومزايا التأمين. ومع ذلك، لا تزال الشركة تدفع النفقات، مما يعني أنها قد تخسر مبلغًا كبيرًا من المال بمرور الوقت.
- النفقات المزيفة: يمكن للموظفين الذين لديهم حسابات نفقات ارتكاب احتيال في كشف الرواتب من خلال المطالبة بنفقات غير مرتبطة بالعمل. على سبيل المثال، قد يأخذ الموظف أسرته لتناول العشاء وينفقها. وقد يقومون أيضًا بإنشاء إيصال مزيف لعملية شراء لم تحدث أبدًا.
كيفية تحديد الاحتيال في الرواتب وتصحيحه
قد يكون اكتشاف بعض أنواع الاحتيال في كشف الرواتب أسهل من غيرها. على سبيل المثال، قد يكون من الصعب معرفة كيفية تحديد الموظفين الأشباح إذا كان لشركتك فروع في جميع أنحاء العالم. ليس لديك أي طريقة لمعرفة من يعمل بالضبط في مكتبك في طوكيو إذا كنت مقيمًا في الولايات المتحدة، على سبيل المثال. تتمثل إحدى طرق الكشف عن الموظفين الأشباح في العمل مع طرف ثالث لديه أشخاص في البلد من أجلك. يمكن أن يكون الطرف الخارجي الخاص بك طاردًا للأضرار، مع التأكد من أن كل شخص يتلقى راتبًا من شركتك يعمل بالفعل لصالح الشركة. يمكن للطرف الثالث أيضًا أن يعمل كمؤسسة صاحب عمل محترفة، حيث يدير جميع جوانب كشوف الرواتب لموظفيك الدوليين، مع استبعاد شيء آخر من قائمة مهام شركتك.
إلى جانب العمل مع مؤسسة صاحب عمل محترف، يمكنك وضع تدابير للتأكد من أن الجميع يتقاضون أجرًا من شركتك يعملون هناك بالفعل وهناك بالفعل. يُعد الاتصال بالمراجع وإجراء عمليات التحقق من الخلفية بشأن الموظفين الجدد المحتملين إحدى الطرق للتأكد من أنها حقيقية. يُعد طلب الإيداع المباشر لجميع الموظفين طريقة أخرى لتقليل مخاطر دفع الأشباح.
يمكنك تحديد أنواع أخرى من الاحتيال في كشوف الرواتب، مثل الأجور المزيفة، وسجلات الدوام، والنفقات عن طريق تدقيق ومراجعة كشوف الرواتب قبل سداد المدفوعات. يجب ألا يكون الشخص الذي يراجع كشف الرواتب ويعتمده هو نفس الشخص الذي يعالجه. يجب أن يكون الشخص الذي يراجع كشف الرواتب مسؤولاً عن ضمان ما يلي:
- تتطابق ساعات العمل مع عدد الساعات المتوقعة التي يجب أن يعمل فيها الموظف: إذا كان الموظف يعمل أكثر من 40 ساعات أو يعمل أكثر من عدد الساعات التي تم تعيينه فيها، يجب على الشخص الذي يراجع كشف الرواتب المتابعة مع مشرف الفرد للتأكد من أن كل شيء فوق مستوى الإدارة. هناك خيار آخر يتمثل في طلب الموافقة قبل أن يتمكن أي موظف من إرسال سجل دوام لأكثر من 40 ساعة عمل في أسبوع واحد.
- الأجر بالساعة دقيق: يجب على الشخص الذي يراجع كشف الرواتب مقارنة الأجر المتوقع بالساعة للموظفين بالأجر الذي يتقاضونه بالفعل. إذا كان هناك تناقض، يجب إجراء مزيد من التحقيق.
- يتم اقتطاع المبالغ المناسبة: يجب خصم الضرائب والاستقطاعات الأخرى من شيكات راتب الموظفين. إذا لم يكن الأمر كذلك، يحتاج الشخص الذي يراجع كشف الرواتب إلى معرفة السبب.
- النفقات مناسبة: يجب على الشخص المسؤول عن تدقيق أو مراجعة كشوف الرواتب أيضًا النظر في أي نفقات يطالب بها الموظفون والتحقق من أنها مناسبة أو مشروعة. يمكن أن تشمل المراجعة النظر في الإيصالات للتأكد من أن النفقات المطالب بها تتطابق مع الإيصالات. كما يجب أن تكون النفقات متعلقة بالعمل.
كيفية منع الاحتيال في الرواتب
لا يجب أن يكلف الاحتيال في كشف الرواتب العالمي شركتك مئات الآلاف من الدولارات. يمكن أن تؤدي معرفة كيفية منع الاحتيال في كشف الرواتب إلى إيقافه في مساراته أو قبل أن يبدأ. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمنع الاحتيال في كشف الرواتب من التأثير على عملك.
- افحص الجميع بدقة قبل توظيفهم: من الناحية المثالية، سيكون الأشخاص الذين توظفهم صادقين وجديرين بالثقة. سيساعدك فحص الموظفين الجدد من خلال التحقق من خلفيتهم الجنائية والتحقق من المراجع وتأكيد التعليم والتوظيف السابق على تجنب توظيف أشخاص غير نزيهين. يمكنك تعهيد عملية الفحص عند تعيين موظفين دوليًا.
- استخدام سجلات الدوام الكهربائية وطلب الموافقة: من السهل على الموظفين تعديل سجلات الدوام الورقية، ولكن من الصعب عليهم تعديل سجلات الدوام الكهربائية. يمكن أن يساعد استخدام الجداول الزمنية الكهربائية وطلب موافقة المشرف على الوقت المقدم في منع التقارير المزيفة عن ساعات العمل.
- استخدم المقاييس الحيوية للتخلص من ثقب الرفيق: إن مطالبة زملاء العمل بتسجيل الوقت بأنفسهم، إذا كنت تستخدم ساعة وقت مادية، سيمنع ثقب الرفيق. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في استخدام بصمات الأصابع أو البيانات البيومترية الأخرى للتحقق من هوية الموظف قبل تسجيل الدخول.
- تحديد من يمكنه الوصول إلى بيانات كشوف الرواتب: كلما قل عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى كشوف الرواتب في شركتك والذين يمكنهم إجراء تعديلات أو تغييرات عليها، كان ذلك أفضل. الحد من الوصول إلى كشوف الرواتب يقلل من خطر قيام شخص ما بتعديل ساعات العمل أو معدل الأجر.
- تتطلب مجموعة ثانية من النظرات على تقارير الرواتب: يجب مراجعة جميع تقارير الرواتب واعتمادها قبل إصدار المدفوعات. يجب أن تكون هناك أيضًا عملية مطبقة لإيقاف المدفوعات مؤقتًا وإصدار التصحيحات في حالة ملاحظة أي أخطاء.
- تعرف على ما يجب البحث عنه عند مراجعة كشوف الرواتب: تأكد من أن شركتك لا تدفع لأشخاص بأسماء متشابهة جدًا وعناوين متطابقة. كن حذرًا أيضًا من المدفوعات المقدمة إلى الأشخاص الذين يعيشون في نفس العنوان أو المدفوعات المقدمة إلى نفس الحساب المصرفي لمختلف الموظفين.
- تطبيق نظام لتحديد الموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم وإزالتهم: تتمثل إحدى الطرق لمنع المدفوعات للموظفين الأشباح، وخاصة الأشخاص الذين لم يعودوا يعملون في شركتك، في وضع علامة على السجلات أو الملفات بعد مغادرة الموظف للشركة. يجب ألا يستمر الملف الذي تم وضع علامة عليه في تلقي المدفوعات.
- التخلص من مدفوعات الشيكات: يكون من الأسهل ارتكاب الاحتيال في كشف الرواتب عند وجود شيكات ورقية. مع الإيداع المباشر، يتم إرسال كل دفعة إلى حساب مصرفي. يمكنك التحقق من صحة معلومات الحساب وأنها تخص الموظف المناسب. إذا لزم الأمر، يمكنك عكس المدفوعات المرسلة إذا كنت تشك في وجود احتيال.
- وضع سياسة عدم التسامح: يمكنك ردع الاحتيال عن طريق وضع سياسة عدم التسامح. يمكن أن يؤدي إخبار الموظفين بالقواعد والعواقب المحتملة لارتكاب الاحتيال في كشف الرواتب إلى منع الأشخاص من القيام بذلك.
الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات الدولية التي تحتاج إليها Globalization Partners
عندما تتوسع شركتك في الخارج، قد يكون من الصعب مواكبة ما يجري حول العالم. تحتاج إلى فريق لدعمك على أرض الواقع وفي البلد. Globalization Partners يمكن أن يكون هذا الفريق من أجلك. يعمل الحل الشامل الذي نقدمه على تبسيط عملية التوظيف على المستوى الدولي ويساعد أيضًا على ضمان أن تظل كشوف الرواتب والضرائب والمخاوف القانونية متوافقة مع البلد الذي تعمل فيه. تضمن خدمات كشف الرواتب العالمية التي نقدمها حصول فريقك الدولي على أجره في الوقت المحدد مع الحد أيضًا من مخاطر الاحتيال في كشف الرواتب. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد.
لمزيد من المعلومات حول كشوف الرواتب الدولية، قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني "10الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها حول تسجيل الرواتب فقط".
