يمثل التعاون تحديًا للعديد من المؤسسات. لهذا السبب تم تصميم معظم الطرق المرنة التي تم تقديمها في السنوات 20 الماضية لكسر الحواجز وتحسين التعاون بين الفرق والأقسام والوظائف وحتى المنتجات.

في G-P، نحن شركة تعمل عن بُعد أولاً. يقع المهندسون والمصممون ومديرو المنتجات في جميع أنحاء الأمريكتين وأوروبا وآسيا. ينصب تركيزنا على: إنشاء علاقات، وتخصيص وقت للمحادثات، وتحقيق المواءمة، وتعزيز التواصل عندما يكون أعضاء الفريق مفصولين عن بعضهم البعض بالمحيطات أو في مناطق زمنية مختلفة تمامًا. لقد كان العمل الأول عن بُعد تغييرًا جذريًا. وهناك دائمًا خيار لمقابلة الزملاء شخصيًا.

أفضل معًا

غالبًا ما نجمع الفرق معًا من أجل الفعاليات المباشرة. عادةً ما يكون الغرض هو التخطيط، ونتمكن أيضًا من التسلل في الوقت المناسب للتواصل الاجتماعي والتواصل. في عام 2024، لاحظنا أن نشاط التخطيط يعيق محادثاتنا. الدرس: التواصل لا يقل أهمية عن التخطيط الاستراتيجي.

التجربة - هاكاثون الأشخاص

نحن نحب التجربة. على الرغم من عدم وجود عملية رسمية، إلا أننا نستخدم نموذج الملاحظة والتوجيه واتخاذ القرار والتصرف (OODA). دائمًا ما تكون حلقات OODA قيد العمل أثناء عمل فرقنا، لأنه لا يوجد شيء ثابت في التكنولوجيا.

في عام 2025، شرعنا في إحداث تأثير ذي مغزى من خلال الجمع بين الأشخاص وتكنولوجيا المساحات المفتوحة (OST).

تقديم خارج الدوام المدرسي

خارج الدوام المدرسي هو تنسيق عدم مؤتمرات أو اجتماعات يقوده مشارك كنت أستخدمه على مدار السنوات 10 الماضية. غالبًا ما نحضر المؤتمرات ونجد أن أكثر التجارب التي لا تُنسى ليست المحادثات نفسها ولكن المحادثات الشغوفة مع الحضور الآخرين أثناء استراحات القهوة. 

صُممت البرامج خارج الدوام المدرسي لمحاكاة استراحات تناول القهوة غير الرسمية في المؤتمرات. تسمح القليل من التنظيم وبعض القواعد البسيطة للمجموعات  الكبيرة بالتنظيم الذاتي ويساهم كل مشارك على حدة.

قواعد خارج الدوام المدرسي

يحتاج خارج الدوام المدرسي إلى بعض الحدود للعمل. هناك خمسة مبادئ وقانون واحد فقط. المبادئ هي:

  • كل من يحضر هم الأشخاص المناسبون. اعمل مع أي شخص يأتي إلى جلستك، سواء كان خمسة أشخاص أو 50 شخصًا. إنهم يهتمون وسيشاركون.

  • عندما يبدأ يكون الوقت هو الوقت المناسب. الإبداع لا يهتم بالساعة. امنح المجموعة وقتًا للاستقرار.

  • المكان الذي تتواجد فيه هو المكان المناسب. ربما تكون قد خططت لحضور جلسة، ولكنك تشارك بالفعل في محادثة مثيرة للاهتمام. ابقَ في مكانك.

  • عندما ينتهي الأمر، ينتهي. إذا وصلت المحادثة أو الجلسة إلى نتيجة طبيعية قبل الموعد المحدد، فاشكر المجموعة واجعلها تنتهي.

  • أيًا كان ما يحدث هو الشيء الوحيد الذي كان يمكن أن يحدث. ثق في العملية وانظر إلى أين تسير الأمور. حقق أقصى استفادة مما حدث ووافق على أن الأمور لا تسير دائمًا وفقًا للخطة. 

قانون القدمين هو قانون بسيط: إذا كنت تشعر بأنك لا تتعلم أو تساهم بأي شيء، فاستخدم قدميك للذهاب إلى مكان آخر.

يمنح قانون القدمين الجميع الوكالة لإحداث فارق. خلال يوم العمل، نجلس خلال اجتماعات مملة ونشعر أنه ليس لدينا خيار - ليس في خارج الدوام المدرسي.

الجلوس في دائرة

تنسيق خارج الدوام المدرسي ممتع دائمًا. نبدأ اليوم وننهيه بدائرة. يبدو الأمر طبيعيًا، حتى تدرك أن وضع 180 شخصًا في دائرة هو نوع مختلف من الاجتماعات. السؤال الأول دائمًا هو، "أين الشاشة؟" لا يوجد واحد. يليها، "هل يمكنك أن ترسل لي جدول الأعمال؟" لا يوجد أي منها أيضًا.

تضبط دائرة الفتح اليوم. وتمنحنا دائرة الإغلاق الوقت للتفكير. يتم قضاء معظم اليوم في جلسات - عادةً ما يكون هناك حشد من الأشخاص حول السبورة البيضاء يناقشون موضوعًا بأدب. تستغرق الجلسات 30 دقيقة لكل جلسة، وهناك 3 إلى 5 مسارات متوازية قيد التشغيل. هناك الكثير من الخيارات. غالبًا ما تكون الموضوعات أسئلة،  مثل، "كيف نختبر وكلاء الذكاء الاصطناعي؟"

الغلاف الجوي

من POV الخاص بالقائد، هناك خطر. يمكنك جعل الجميع خارج الموقع ليوم واحد، وتنفق الكثير من المال على العملية، وتريد عائدًا على استثمارك. هذا مفهوم. بالنسبة للمشاركين، قد تكون هناك فكرة بأن هناك جدول أعمال خفي، ونحن نتظاهر بأنه تلقائي.  نحن لا نتظاهر. بالطبع، الإعداد الدقيق ضروري لضمان الشعور بالعفوية. 

عندما يقول أحدهم، "لا يوجد جدول أعمال، سيكون الأمر على ما يرام"، يشعر القادة بالتوتر. هذا مفهوم.

طاقة كل خارج الدوام المدرسي هي نفسها. الفضول، والعصبية في غياب الشاشات، والإثارة في مسابقة كسر الجمود، والاهتمام الصادق بالموضوعات التي أثيرت، والتوقع في الانضمام إلى المناقشة، والمفاجأة في نهاية اليوم عندما يعمل كل شيء. ستظهر الانعكاسات المتعمقة بعد ذلك - دليل على أن خارج الدوام المدرسي  تجربة تحويلية.

والمفتاح هو التعلم والأصالة. يتطلب التعلم مساحة آمنة للاستعلام. يحتاج الناس إلى طرح الأسئلة. ويحتاجون إلى مساحة لمشاركة الأفكار المجنونة ومقابلة بعضهم البعض.

في العديد من اجتماعات العمل، توجد سياسة وضغط للاتفاق. الأسئلة المزعجة لا تحصل على إجابات مثل، "لنضع ذلك في موقف السيارات". ربما تكون المساحة المفتوحة هي موقف السيارات. كما أن موقف السيارات لا يقل أهمية عن المبنى الرئيسي (الموضوعات التي يجب مناقشتها). أنت بحاجة إلى كليهما.

الشعور بالسلامة

تعمل المساحات المفتوحة لأنها تخلق بيئة من السلامة النفسية. يبدو الأمر سهلاً، لكنه ليس كذلك. من المهم متابعة الأفكار المقترحة في المساحة المفتوحة. المحادثة بدون إجراء لا تساعد أي شخص. 

أهمية المتابعة

اتخذنا نهجًا مختلفًا هذا العام. حضرنا أكثر من 30 جلسة في المساحة المفتوحة، ورافقنا مدوّن ملاحظات أو كاتب في كل جلسة. كتبوا نقاطًا مثيرة للاهتمام على صفحة A3 أثناء الجلسة. عادةً ما نخلق جدارًا للحالة المزاجية في نهاية اليوم للتفكير في أفكارنا. هذه المرة، التقطنا حوالي 60 صورة للملاحظات، وأدخلناها في Gemini، وحولناها إلى Markdown. ثم قمنا بدمجها وتحميلها إلى NotebookLM. كما يمكنك أن تتخيل، فقد استحوذت على المشاعر، والنتائج، والموضوعات، والإجراءات، والرؤى في غضون دقائق.

قضاء الوقت بحكمة

يتمتع Remote-first بالعديد من المزايا، ولكن من الصعب إدارة ورشة عمل كبيرة في مكالمة فيديو. ليس مستحيلاً، ولكن صعباً. لقد وجدنا أن الوقت الشخصي معًا يخلق الإثارة والسلامة والروابط والخطط التي لم تكن لتحدث في مكالمة الفيديو.

منذ عشر سنوات، سيستغرق الأمر أسبوعًا لتجميع جميع النتائج من حدث مفتوح. في هذه الأيام، يستغرق الأمر بضع ساعات. كيف سيكون الأمر في المستقبل؟ هناك شيء واحد مؤكد: ستظل طاقة وحيوية خارج الدوام المدرسي  - إلى جانب قوة ربط الأشخاص - ذات قيمة.