لقد تغيرت قواعد إدارة الفرق العالمية بشكل جذري في عالم اليوم الأول عن بُعد. وقد تكيفت العديد من المؤسسات مؤخرًا مع البيئات التي تُستخدم عن بُعد أولاً وواجهت تحديات لا حصر لها، بما في ذلك إدارة فريق موجود في جميع أنحاء العالم، وتكييف فرقها وحزمها التقنية مع أدوات الاتصال الجديدة للحفاظ على الإنتاجية، والتواصل بفعالية مع فرقها عبر المناطق الزمنية.
اليوم، يُعد فهم التواصل المتزامن مقابل التواصل غير المتزامن أمرًا أساسيًا لإطلاق العنان للإنتاجية وجذب المواهب والاحتفاظ بها. وأكثر من أي وقت مضى، تُعد الاتصالات الفعالة في بيئة العمل أمرًا بالغ الأهمية لإبقاء المؤسسات على اطلاع على أحدث ما لديها، سواء كانت تدير قوى عاملة عن بُعد أو وجهًا لوجه أو قوى عاملة مختلطة.
ما هو التواصل المتزامن وغير المتزامن؟
الاتصال المتزامن
التواصل المتزامن هو الطريقة التقليدية للتواصل "الذي يحدث في الوقت الفعلي بين طرفين أو أكثر" ويشيع استخدامه في المهام الفعلية المكتبية التي تتم عن طريق الشاشة.
حتى مع الانتقال إلى العمل عن بُعد، ظل الاتصال المتزامن وسيلة اتصال ذات صلة للعديد من الشركات. ويستمر المركز في الاجتماعات الفردية، والمكالمات المباشرة، والاجتماعات الدورية التي تعقدها معظم الفرق في جميع أنحاء العالم بانتظام.
يساعد التواصل المتزامن المديرين على مواءمة فرقهم، ومعرفة زملائهم في إجازة شخصية، وتطوير روابط عاطفية خارج الشاشة.
التواصل غير المتزامن
التواصل غير المتزامن قديم مثل اللغة نفسها - بدءًا من المنحوتات الصخرية، أو "النقوش الصخرية"، وفي النهاية يأخذ شكلاً أكثر حداثة مثل البرقيات، والآن يُرسل رسائل عبر البريد الإلكتروني اليوم. اكتسبت طريقة التواصل هذه جاذبية وقيمة في عالم الأعمال في بداية عصر العمل عن بُعد.
وفقًا لبي بي سي، يشير التواصل غير المتزامن إلى "التبادلات التي لا تحدث في الوقت الفعلي، ولكن في وقتك الخاص". وهو أسلوب تواصل مفيد للفرق الموزعة عبر المناطق الزمنية، خاصة تلك التي تركز على المخرجات بدلاً من التفاعلات المباشرة.
بالنسبة للمؤسسات التي تتطلع إلى النمو، من الضروري التفكير في التواصل غير المتزامن لتوظيف المواهب عن بُعد وإدارتها والاحتفاظ بها في أي مكان في العالم وللحفاظ على قدرتها التنافسية والإنتاجية.
ما هي فوائد التواصل المتزامن؟
- المحادثة المتعمقة: أحيانًا لا تكون تطبيقات المراسلة، مثل Slack أو Teams والبريد الإلكتروني، كافية لتوصيل الفروق الدقيقة وتفاصيل مشروع معين. يسمح التواجد للأفراد بالتحدث بحرية وبطريقة غير منظمة، مما يؤدي إلى محادثات مستنيرة وتعزيز الإنتاجية.
- التواصل غير اللفظي: فكرة أن 90 النسبة المئوية للتواصل غير لفظي هي خرافة. ومع ذلك، فإن إتاحة الفرصة لتلقي الملاحظات في الوقت الفعلي أمر بالغ الأهمية. الابتسامة أو الإيماءة تتواصل أكثر بكثير مما يعتقد المرء.
- حل المشكلات بسرعة: يُعد القفز في مكالمة سريعة والتعامل مع مشكلة عاجلة أسهل بكثير في الوقت نفسه. ومع ذلك، يجب على المديرين أن يضعوا في اعتبارهم أن هذا يجب أن يكون الملاذ الأخير، ويجب أن يكون التخطيط في صميم أي هيكل تنظيمي.
ما فوائد التواصل غير المتزامن؟
- ثقافة قائمة على الثقة: يُعد تعزيز السلامة النفسية أمرًا بالغ الأهمية في الفرق الموزعة بالكامل. يصبح التواصل غير المتزامن حليفًا قويًا عند مشاركة المعلومات عبر خطوط العرض والثقافات. وهو يسمح لأعضاء الفريق بمزيد من الاستقلالية في أنشطتهم اليومية، مما يعزز الثقة بين الموظفين ومديريهم.
- العمل القائم على المخرجات: يُظهر اتجاه الاستقالة الضخم أن العمال أدركوا خلال الجائحة أن الحياة أكثر من العمل. لم يكن الاضطرار فجأة إلى أن يكون والدًا بدوام كامل، وطهي الطعام، والوفاء بالمواعيد النهائية، وحضور عدة اجتماعات يوميًا أمرًا مستدامًا (ناهيك عن أن هذا حدث خلال فترة صعبة نفسيًا). يُعد التواصل غير المتزامن أمرًا حيويًا لإطلاق العنان للإنتاجية المعززة للعمل القائم على المخرجات لأنها تمكن الأفراد من تجنب الفورية في مقابل النتائج. في النهاية، ما يهم هو أن يقوم الموظفون بما يحتاجون إلى القيام به في الوقت المحدد، وليس أن يكونوا دائمًا على استعداد لعقد اجتماعات أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور.
- جذب المواهب العالمية والاحتفاظ بها: سهلت الاتصالات غير المتزامنة عبر الإنترنت التعاون عبر المناطق الزمنية، ويحرص أصحاب الأداء العالي على البحث عن خيارات عمل عن بُعد مرنة، بغض النظر عن الموقع. من غير المثير للدهشة أن مصطلح البحث "الوظائف عن بُعد" ظهر بشكل كبير على Google في السنوات الخمس الماضية. الشركات التي توظف على مستوى العالم قادرة بشكل أفضل على السيطرة على الأسواق خارج مقراتها المحلية. ومع ذلك، بدون تواصل غير متزامن، من الصعب جذب هذه المواهب الدولية النائية والاحتفاظ بها (لا يُتوقع من أحد الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الدقيقة التي يتم تلقيها فيها أو حضور الاجتماعات طوال اليوم، كل يوم).
إيجاد التوازن بين التواصل المتزامن وغير المتزامن
بينما يتكيف المديرون مع العمل الأول عن بُعد، غالبًا ما يصبح التواصل المتزامن عائقًا أمام الإنتاجية. إن عدم القدرة على السير في أرجاء الغرفة ومناقشة مشروع معين مع الزملاء جعل الفرق الرائدة أكثر تحديًا. يصبح من المغري عقد العديد من الاجتماعات اليومية للتأكد من أن الجميع يسيرون في الاتجاه الصحيح. ومع ذلك، غالبًا ما يتبين أن هذا الأمر له نتائج عكسية، حيث يقطع جلسات العمل العميقة، ويقود المديرين والفرق إلى الإرهاق، والإرهاق، والتعرض لإرهاق Zoom.
ومع هذا التحول النموذجي، اضطرت الفرق أيضًا إلى مواجهة التحدي الصعب المتمثل في التكيف مع ثقافة العمل الافتراضية المدفوعة بالمخرجات وزيادة مفاجئة في الاستقلالية والاستقلالية. يُعد تعلم الموازنة بين التواصل المتزامن وغير المتزامن أمرًا بالغ الأهمية للفرق للحفاظ على قدرتها التنافسية وصحتها خلال هذه المناوبة.
هناك بعض الأشياء التي يمكن للمديرين القيام بها لموازنة كلا نوعي الاتصالات:
- كن مقصودًا ويقظًا عند التواصل: في أماكن العمل المستندة إلى الشاشة، يُعد التواصل بالنية والغرض أمرًا ضروريًا. قبل الاتصال لعقد اجتماع، يجب على المديرين التأكد من أن الاجتماع ضروري - فالاحتمالات كذلك، أنه يمكن نقل المعلومات عبر البريد الإلكتروني أو من خلال فيديو مسجل مسبقًا يمكن للجميع رؤيته متى كان لديهم وقت. يجب أن ينتبه المديرون إلى أن الأشخاص لا يعملون عن بُعد فحسب - بل يتنقلون أيضًا في وقتٍ مرهق. إن السماح للفرق بالعمل وفق جدول زمني مرن يعزز التوازن الصحي بين العمل والحياة والإنتاجية. من ناحية أخرى، قد يكون إجراء مكالمة متزامنة سريعة لحل أي عقبات رئيسية مفيدًا.
- بناء ثقافة متزامنة وغير متزامنة: في كثير من الأحيان، تعتقد الشركات التي تعمل عن بُعد أولاً أن التواصل في الوقت الفعلي هو ما يشكل ثقافة المؤسسة. ومع ذلك، فإن هذا الافتراض غير صحيح. يمكن لقادة الشركة تمكين فرقهم من خلال ضمان توازن متساوٍ بين الأنشطة في الوقت الفعلي والأنشطة غير المتزامنة، وخلق ثقافة عمل صريحة وصحية. يمكن للقادة فتح قناة تواصل للأشخاص لمشاركة أنغامهم المفضلة، أو أفضل صور حيواناتهم الأليفة، أو حتى الانتقال خطوة إلى الأمام وإنشاء قناة "دونات" للأشخاص من الأقسام المختلفة لمقابلة بعضهم البعض. إن الانخراط مع الأفراد في فريق موزع بالكامل يعني أن تكون مقصودًا، وقد يؤدي الضغط على عقد اجتماعات في الوقت الفعلي دون أهداف أو جداول أعمال محددة إلى تقليل رضا الموظفين، أو حتى الإجهاد.
- تخلص من السيطرة وثق في فريقك: أحد الموضوعات الرائجة في عصر العمل عن بُعد اليوم هو التردد في تنفيذ عمل مرن وغير متزامن. من المفهوم أن الانتقال من إدارة الفريق شخصيًا في المكتب إلى إدارة كل شيء من الشاشة أمر مخيف إلى حد ما. ومع ذلك، لم يعد المديرون يقودون القوى العاملة حيث من الممكن المراقبة عن كثب للأنشطة. في البيئات التي تتم عن بُعد أولاً، يكون إعطاء الأولوية للشفافية والثقة أكثر فعالية لجذب المواهب المنتجة والاحتفاظ بها.
- احذر من خلق "ثقافة دائمة": يجب أن يظل قادة الفرق البعيدة تمامًا على دراية بساعات عمل موظفيهم، وكذلك ساعات عملهم الخاصة، لتجنب الإنهاك. إن تشجيع التواصل الأكثر مرونة وعدم التزامن يجعل من السهل على الموظفين إيقاف التشغيل في نهاية اليوم. على سبيل المثال، على الرغم من أنها قد تكون مهمة تستغرق خمس دقائق يمكن لأعضاء الفريق التعامل معها في أي وقت، إذا شعروا أنه يجب عليهم اتخاذ إجراء على الفور، إلا أن التضحيات مثل تخطي روتين يوجا يومي أو التجمع الودي بعد ساعات العمل للوفاء بالمواعيد النهائية يمكن أن تصبح عادة - عادة قد تؤثر سلبًا في النهاية على صحتهم العقلية. في الواقع، وفقًا لدراسة أجرتها Indeed، كان أكثر من نصف الموظفين المستجيبين يشعرون بالإرهاق والإجهاد منذ بداية الجائحة، وأدعى أكثر من ثلثيهم أن الإنهاك قد تفاقم منذ ذلك الحين.
كيف يمكن Global Employment Platform مساعدة الشركات على تحسين التواصل مع فرقها البعيدة؟
عندما تتواصل الفرق جيدًا وتتعلم الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية، فهذا يعني أن شركتهم تسير على الطريق الصحيح نحو النجاح. يمكن أن تسهم Global Employment Platform في توفير تجربة مؤثرة في مكان العمل من خلال إزالة العوائق التي تحول دون النمو العالمي والتواصل، مما يسمح للشركات بتوظيف أعضاء الفريق الدوليين بسلاسة.
لم يعد قادة الفرق مضطرين إلى التعامل مع تعقيدات تخطيط النمو العالمي والاتصالات - يمكنهم الآن تخصيص المزيد من الوقت والطاقة لضمان بيئة عمل صحية حيث تكون الاتصالات المتزامنة وغير المتزامنة متوازنة وتعمل وتعزز الإنتاجية.
Globalization Partners توفر تقنية العمل عن بُعد التي تجعل عملية الإعداد والتواصل مع أعضاء الفريق الدولي أكثر وضوحًا. يعمل برنامجنا على تبسيط المهام الحيوية للموارد البشرية والشؤون المالية والشؤون القانونية وأتمتتها، مثل إنشاء العقود المتوافقة محليًا وإدارة النفقات في دقائق معدودة.
وداعًا للقلق بشأن كيفية تعيين أعضاء الفريق وإدارتهم في جميع أنحاء العالم بشكل متوافق. يترك Globalization Partners تساعدك على التنقل في عالم بعيد أولاً.
تعرف على المزيد حول كيفية القيام بذلك Globalization Partners يمكن أن تساعدك في التوظيف على مستوى العالم.
