الوجبات السريعة الرئيسية
- ما هي اتفاقيات معالجة البيانات؟: تحدد اتفاقيات معالجة البيانات (DPAs) كيفية تعامل المتحكمين والمعالجين مع البيانات الشخصية، بما في ذلك الأمن والسرية ودور كل طرف.
- متى تكون هناك حاجة إلى اتفاقية حماية البيانات: تحتاج الشركات إلى اتفاقية حماية البيانات عندما يقوم مزود خدمة خارجي بمعالجة البيانات الشخصية نيابة عنها.
- لماذا تعتبر اتفاقيات معالجة البيانات مهمة: تساعد اتفاقيات معالجة البيانات الشركات على تحديد التوقعات المتعلقة بعلاقة معالجة البيانات.
- اعتبارات الامتثال: تحتاج الشركات العالمية إلى مراعاة قوانين الخصوصية، بما في ذلك متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، عند إدارة العلاقات مع مزودي خدمات طرف ثالث يعالجون البيانات الشخصية
مع توسع شركتك في أسواق جديدة، من المرجح أن تعمل مع عدد متزايد من مزودي الخدمات الخارجيين الذين يدعمون عملياتك. تتضمن هذه العلاقات الوصول إلى البيانات الشخصية، لذا من المهم فهم ما يلي:
-
- من يمكنه الوصول إلى تلك المعلومات
- كيفية معالجة الأطراف الثالثة لها
- ما هي الضمانات المطبقة لحمايته؟
تساعد اتفاقية معالجة البيانات (DPA) في تحديد التوقعات بين مراقبي البيانات ومعالجيها. يحدد هذا العقد القانوني والملزم كيفية تعامل الأطراف مع البيانات الشخصية، بما في ذلك نطاق المعالجة، والتدابير الأمنية، والواجبات التي يجب على كل طرف اتباعها.
بينما يربط الكثيرون اتفاقيات حماية البيانات بقانون الاتحاد الأوروبي اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR))، يمكن أن تتضمن قوانين الخصوصية الأخرى حول العالم متطلبات مماثلة لحماية وإدارة البيانات الشخصية. فهم متى تحتاج إلى اتفاقية حماية البيانات يمكن أن يساعد شركتك على بناء استراتيجيات حماية بيانات أقوى ويدعم التزاماتك في الخصوصية في المناطق التي تعمل فيها. ستتعرف في هذا الدليل على ماهية اتفاقية حماية البيانات، وما تتضمنه، ومتى تحتاج إليها، وغير ذلك.
ما هي اتفاقية معالجة البيانات؟
- أنواع البيانات الشخصية التي يمكن للمعالج الوصول إليها: يحدد قانون حماية البيانات المعلومات المتعلقة بعلاقة المعالجة ويحدد كيفية استخدام المعالج لها.
- التدابير الأمنية التي يجب على المعالج اتباعها: يمكن أن تتضمن الاتفاقيات تفاصيل متطلبات حماية البيانات، مثل ممارسات السرية، وضوابط الوصول، وغيرها من الضمانات.
- واجبات الطرفين: تحدد اتفاقية الموافقة توقعات واضحة لكل طرف طوال فترة العلاقة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالأمن والسرية والامتثال.
تستخدم الشركات اتفاقيات الموافقة عند العمل مع مزودين من طرف ثالث يعالجون البيانات الشخصية نيابة عنهم، ويدعمون عمليات تجارية مختلفة، ويحتاجون إلى الوصول إلى المعلومات الشخصية. ومن الأمثلة على ذلك:
- موارد بشرية التقنية: تعالج المنصات موارد بشرية المعلومات المتعلقة بأعضاء الفريق والمرشحين وأنشطة إدارة العوامل القوية.
- إدارة البريد الإلكتروني الاستعانة بالمصادر الخارجية: يمكن لمزودي خدمة البريد الإلكتروني معالجة معلومات الاتصال والاتصالات.
- المحاسبة المالية: يمكن لمنصات المحاسبة ومقدمي الخدمات الوصول إلى السجلات المالية، ومعلومات الموظفين، وبيانات الأعمال الأخرى مع دعم العمليات المالية.
- جمع البيانات أو رقمنتها: يمكن للمزودين الخارجيين المساعدة في جمع البيانات أو تنظيمها أو تحويلها إلى تنسيقات رقمية يسهل الوصول إليها.
- التخزين السحابي: يمكن لمزودي الخدمات السحابية تخزين البيانات الشخصية والنسخ الاحتياطية للأعمال نيابة عن الشركات، ويتعين عليهم اتباع متطلبات الأمان المتفق عليها لحماية تلك المعلومات.
- دعم الرواتب: يعالج مزودو الرواتب المعلومات الضريبية والتعويضية الحساسة اللازمة لدعم الأنشطة المتعلقة بالدفع والموظفين.
- منصات إدارة علاقات العملاء (CRM): يمكن لمزودي إدارة علاقات العملاء معالجة معلومات زبون لدعم المبيعات والخدمة والتواصل.
تُنشئ اتفاقية حماية البيانات فهمًا مشتركًا لكيفية تنفيذ أنشطة المعالجة. يمكنه تحديد نطاق العلاقة، ووضع متطلبات الأمان، وتوضيح كيفية تعامل كل منظمة مع التزاماتها المتعلقة بالخصوصية.
لماذا تعتبر اتفاقيات حماية البيانات مهمة؟
تساعد اتفاقية حماية البيانات الشركات على فهم أفضل لكيفية تبادل الأطراف للبيانات وتحديد المساءلة عن حمايتها. من خلال تحديد المسؤوليات قبل بدء علاقة التحكم/المعالج، تبني الشركات أساسًا أقوى لإدارة متطلبات الخصوصية وتقليل عدم اليقين.
يمكن لاتفاقية حماية البيانات أن تساعد الشركات على العمل بكفاءة أكبر أثناء توسعها عبر الحدود من خلال خلق توقعات متسقة لكيفية تعامل الأطراف الثالثة مع البيانات الشخصية. بدلا من استبدال سياسة الخصوصية الأوسع وواجبات الامتثال للشركة، يعد ال DPA جزءا من نهج أوسع لحماية البيانات الشخصية.
كيف تؤثر اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على اتفاقيات معالجة البيانات
تضع اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي تركيزا أكبر على اتفاقيات الموافقة الرقمية من خلال وضع متطلبات محددة للاتفاقيات بين مراقبي البيانات ومعالجي البيانات. بموجب المادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات، يجب على المراقبين العمل مع معالجين يقدمون ضمانات كافية لحماية البيانات ويحتاجون إلى إعداد عقود تعالج مسؤوليات الطرفين.
تنطبق هذه المتطلبات عندما تغطي اللائحة العامة لحماية البيانات أنشطة المعالجة. بينما نشأت اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي، يمكن أن تنطبق أيضا على السيناريوهات التي تعالج فيها شركات خارج الاتحاد بيانات شخصية لأفراد داخل المنطقة.
اتفاقيات معالجة البيانات على الساحة العالمية
تعد اللائحة العامة لحماية البيانات من بين أكثر أطر أطر خصوصية البيانات شهرة على نطاق واسع في العالم. قد تحتاج الشركات إلى مراعاة التزامات تعاقدية مماثلة عند العمل مع مزودي خدمات خارجيين يقومون بمعالجة البيانات الشخصية، حتى عندما لا يعملون داخل الاتحاد الأوروبي. تختلف قوانين الخصوصية بين الدول، وتعتمد التزامات المنظمة على:
-
- حيث تعمل
- البيانات التي تعالجها
- ما هي الخدمات التي يقدمها
معرفة متى تحتاج شركتك إلى اتفاقية حماية شخصية يمكن أن تساعدك في إنشاء عمليات أوضح لحماية البيانات الشخصية ودعم متطلبات الخصوصية بغض النظر عن مكان عملك.
متى تكون اتفاقية معالجة البيانات ضرورية؟
تعتبر اتفاقيات حماية البيانات ضرورية عندما تقوم إحدى المنظمات بمعالجة البيانات الشخصية نيابة عن منظمة أخرى. بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، تحتاج الشركات إلى اتفاقية DPA عند مشاركة البيانات الشخصية التي تخلق علاقة وحدة تحكم ومعالج. في هذه الحالات، يساعد الاتفاق في تحديد ما يلي:
-
- كيف يمكن لمقدم الخدمة استخدام المعلومات
- ما هي الحمايات المطبقة؟
- كيف ينبغي لكلا الطرفين التعامل مع هذا الترتيب.
تتضمن بعض الأمثلة الشائعة التي تستدعي استخدام الشركات لاتفاقية حماية البيانات ما يلي:
-
- مزود خدمات الرواتب
- منصة موارد بشرية
- التخزين السحابي
- بائع تقنيات أخرى يمكنه معالجة بيانات موظف أو زبون أو الأعمال
تحدد اتفاقية حماية البيانات توقعات واضحة قبل بدء المعالجة.
متى لا تكون اتفاقية معالجة البيانات ضرورية؟
لا تحتاج كل علاقة تتضمن بيانات شخصية إلى اتفاقية حماية البيانات. تشمل السيناريوهات الشائعة ما يلي:
- الجهات المستقلة المتحكمة: يمكن للأطراف الثالثة المستقلة تحديد كيفية وسبب معالجتها للبيانات الشخصية. وهذا يعني أنهم يعملون وفقًا لمسؤولياتهم الخاصة بالخصوصية بدلاً من العمل كمعالجين للبيانات.
- مقدمو الخدمات المهنية: بعض مقدمي الخدمات، بما في ذلك أولئك الذين يقدمون الخدمات القانونية والمحاسبية والاستشارية المالية، لديهم مسؤوليات منفصلة تتعلق بالسرية والخصوصية بناءً على طبيعة أعمالهم.
- علاقات الوصول المحدود إلى البيانات: يمكن لمزود الخدمة الوصول إلى البيانات بشكل عرضي دون معالجتها نيابة عن منظمة أخرى.
- السلطات العامة والهيئات التنظيمية: لا يمكن للشركات التي تعالج البيانات بموجب سلطتها القانونية الخاصة أن تعمل كمعالجات ولا تحتاج إلى اتفاقية حماية البيانات.
عند تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى اتفاقية حماية البيانات، ضع في اعتبارك ما يلي:
-
- من يحدد الغرض من المعالجة
- من الذي يصل إلى المعلومات
- ما هو الدور الذي تلعبه كل منظمة في هذه العلاقة؟
فهم الأدوار في اتفاقية معالجة البيانات
في اتفاقية حماية البيانات، يلعب طرفان أدوارًا متميزة: مراقب البيانات ومعالج البيانات. إن فهم الفرق بينهما يمكن أن يساعدك في تحديد واجبات كل طرف عند نقل البيانات الشخصية بين شركتين.
ما هو متحكم البيانات؟
مراقب البيانات هو منظمة تحدد سبب وكيفية معالجة البيانات. الحزب هو من يقرر:
-
- ما هي المعلومات التي يجمعها
- لماذا يتم جمعها
- كيف يمكن للمعالج استخدام البيانات نيابةً عنه
لنفترض أن شركتك تعمل كمراقب بيانات عندما تجمع معلومات شخصية من العملاء أو أعضاء الفريق أو أطراف أخرى لدعم الأنشطة التجارية. إذا عملت مع مزود طرف ثالث لمعالجة تلك المعلومات، فإن شركتك تحدد سبب معالجة المزود لها.
ما هو معالج البيانات؟
المعالج هو المنظمة التي تعالج البيانات الشخصية نيابة عن المتحكم. لا يحدد ذلك الغرض من المعالجة أو كيفية استخدام البيانات بما يتجاوز تعليمات المتحكم. يجب أن يتبع التعليمات المحددة لوحدة التحكم فيما يتعلق بالمعالجة.
يمكن أن يشمل معالج البيانات ما يلي:
-
- مقدمو التكنولوجيا
- شركات خدمات الحوسبة السحابية
- منصات الرواتب
- موردون آخرون يقومون بمعالجة البيانات الشخصية عند تقديم الخدمة
يتضمن عملهم اتباع تعليمات معالجة صريحة مع الحفاظ على الضمانات المناسبة.
ما الذي تتضمنه اتفاقية معالجة البيانات؟
تحدد اتفاقية حماية البيانات بوضوح كيفية تعامل الشركات مع البيانات الشخصية عندما يعمل المتحكم مع المعالج. قد تختلف التفاصيل الدقيقة بناءً على قوانين الخصوصية المعمول بها. تتناول معظم اتفاقيات حماية البيانات مجالات رئيسية تتعلق بأنشطة معالجة البيانات، والتدابير الأمنية، ومسؤوليات الأطراف.
1. تفاصيل حول أنشطة معالجة البيانات
تساعد اتفاقيات حماية البيانات كلا الطرفين على فهم المعلومات التي تشكل جزءًا من الاتفاقية وكيف يمكن للمعالجين استخدامها. توضح الاتفاقية نطاق علاقة المعالجة وتحدد ما يمكن للمعالج فعله بالبيانات المعنية.
وتشمل التفاصيل ما يلي:
-
- أنواع البيانات الشخصية الخاضعة للمعالجة
- فئات الأفراد الذين تتم معالجة معلوماتهم
- الغرض من أنشطة المعالجة وطبيعتها
- المدة الإجمالية لعلاقة المعالجة
- تعليمات واضحة حول كيفية استخدام المعالج للبيانات
- متطلبات إعادة أو حذف البيانات الشخصية بعد انتهاء العلاقة.
يساعد توثيق هذه التفاصيل الشركات على تحديد التوقعات قبل بدء أي عملية معالجة. يمكن للأطراف استخدام هذه التفاصيل كنقطة مرجعية طوال فترة العلاقة.
2. الحقوق والمسؤوليات وتعليمات المعالجة
يجب أن تحدد الاتفاقيات ما يتعين على كل طرف القيام به عند معالجة البيانات الشخصية. توفر وحدات التحكم التعليمات التي تحتاج المعالجات إلى اتباعها. يتعين على جهات المعالجة تنفيذ أنشطة المعالجة المتفق عليها. يجب أن يحدد اتفاق حماية البيانات أن وحدة التحكم، وليس المعالج، هي التي تحتفظ بالسيطرة على البيانات وما يحدث لها.
يمكن أن تتناول اتفاقيات حماية البيانات ما يلي:
-
- تعليمات وحدة التحكم بشأن كيفية استخدام المعالج للبيانات
- مسؤوليات المعالج عند القيام بأنشطة المعالجة
- حق المراقب في الحصول على معلومات حول الأنشطة
- كانت واجبات كل طرف تتعلق بالخصوصية والأمان والامتثال
عند إعداد اتفاقية حماية البيانات بشكل صحيح، يمكن أن تساعد كلا الطرفين على فهم التزاماتهما الخاصة وتجنب الارتباك.
3. السرية والأمان
يمكن أن تحدد الأحكام المتعلقة بالسرية والتدابير الأمنية توقعات حماية البيانات الشخصية. يتعين على اتفاقية حماية البيانات تحديد الإجراءات التي سيستخدمها المعالج.
بحسب الخدمات المعنية، يمكن أن تشمل التدابير ذات الصلة ما يلي:
-
- تطبيق اتفاقيات السرية للأفراد الذين يطلعون على البيانات
- ضوابط وصول صارمة تحد من الأشخاص الذين يمكنهم الاطلاع على المعلومات
- ممارسات تشفير البيانات وإخفاء الهوية
- العمليات التي تدعم توافر البيانات ومرونتها واستعادتها
- المراجعات الروتينية واختبارات الأمان
ينبغي أن تعكس التدابير المحددة المضمنة في اتفاقية حماية البيانات نوع المعلومات المعنية والمخاطر المرتبطة بأنشطة المعالجة.
4. متطلبات المعالجات الفرعية
بعض معالجات الدفع تتعاون مع مزودين آخرين لدعم خدماتها. قد تحتاج هذه الشركات، المعروفة باسم شركات المعالجة الفرعية، إلى اتباع متطلبات إضافية. يجب أن تتضمن اتفاقية حماية البيانات تعليمات لإدارة هذه العلاقات وأن تغطي أي قواعد إضافية تنطبق عندما تقوم منظمة أخرى بمعالجة البيانات الشخصية.
تشمل أحكام المعالج الفرعي ما يلي:
-
- هل يحتاج المعالجون إلى الحصول على ترخيص قبل التعامل مع المعالجات الفرعية؟
- الالتزامات التي تنطبق على المعالجات الفرعية عند معالجتها للبيانات
- كيف تراقب المعالجات الامتثال للمعالجات الفرعية
- كيفية إبلاغ المعالجات بالتغييرات التي تشمل المعالجات الفرعية
تمنح المتطلبات الواضحة للمعالجات الفرعية المتحكمين مزيدًا من الرؤية حول كيفية انتقال البيانات الشخصية عبر شبكة أوسع من مزودي الخدمات.
دعم التزامات الخصوصية والامتثال
وأخيرًا، يجب على هيئة حماية البيانات أن توضح كيف يمكن للمعالج دعم مسؤوليات الخصوصية الخاصة بالمتحكم. قد تشمل أنشطة المعالج التي تركز على الدعم ما يلي:
-
- المساعدة في تقييمات تأثير حماية البيانات
- تقديم ردود داعمة على طلبات أصحاب البيانات
- توفير المعلومات اللازمة لمراجعات الامتثال والتدقيقات
- المساعدة في الاستجابة للاختراقات الأمنية
- الاحتفاظ بسجلات حول أنشطة المعالجة كلما كان ذلك مناسبًا.
إن تحديد هذه التفاصيل مبكراً يمكن أن يساعد الشركات على الاستجابة بشكل أسرع وأكثر فعالية في حال ظهور مخاوف تتعلق بالخصوصية أو الأمن.
ماذا يحدث بعد خرق البيانات بموجب DPA؟
إذا كان من المحتمل أن يشكل خرق البيانات الشخصية خطراً على حقوق وحريات الأفراد المتضررين، فيجب على الشركات المعنية اتخاذ إجراءات محددة وفورية. يتعين على الشركات إخطار السلطة الإشرافية المختصة في غضون 72 ساعات من علمها بالخرق.
إذا كان الاختراق يشكل خطراً كبيراً، فعلى الشركات إخطار هؤلاء الأفراد أيضاً. إذا كانت الشركة تمتلك بالفعل بروتوكولات فعالة لتقليل المخاطر التقنية والتنظيمية، فلا حاجة لإشعار.
لنفترض أن شركة تستخدم مزودا خارجيا لتخزين زبون المعلومات. إذا تعرض المزود (المعالج) لحادث أمني يكشف عن بيانات شخصية، يحتاج المزود إلى إخطار الشركة (المراقب) حتى تتمكن المنظمة من تقييم الخرق وتحديد الخطوات التالية المناسبة.
اعتمادا على الظروف، تحتاج الشركة إلى إبلاغ الجهات التنظيمية أو الأفراد المتأثرين أو كليهما. قد تعتمد الاستجابة على عوامل مثل:
-
- المعلومات ذات الصلة
- عدد الأشخاص المتضررين
- الحماية القائمة بالفعل
ما هي مخاطر عدم الوفاء بمتطلبات قانون حماية البيانات؟
- عندما تتطلب قوانين الخصوصية من الشركات وجود اتفاقية لمعالجة البيانات، فإن عدم إعدادها قد يخلق مخاطر للامتثال. بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، قد يواجه المراقبون والمعالجون جزاءات إذا لم يلتزموا بالتزامات حماية البيانات، بما في ذلك المتطلبات المتعلقة باتفاقيات وحدة التحكم والمعالج.
- في حالة حدوث اختراق للبيانات، ووجد المنظمون أن إحدى المنظمات غير ملتزمة، فيمكنهم اتخاذ إجراءات إنفاذ القانون. قد تشمل الإجراءات المحتملة ما يلي:
-
- إنذار رسمي أو توبيخ
- قيود مؤقتة أو دائمة على أنشطة معالجة البيانات
- غرامات إدارية تصل إلى 20 مليون يورو أو 4٪ من إجمالي رقم الأعمال السنوي العالمي للشركة، أيهما أعلى
-
- وتعتمد العواقب المحددة على طبيعة الانتهاك، وتأثيره على الأفراد المتضررين، واستجابة المنظمة. في كلتا الحالتين، يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى خلق تحديات تشغيلية وتحديات تتعلق بالسمعة.
قد يؤدي إدارة اتفاقيات حماية البيانات عبر موردين متعددين، وولايات قضائية، وفرق داخلية إلى خلق تحديات إدارية إضافية للشركات النامية.
بدون رقابة واضحة، يواجه الكثيرون صعوبة في تحديد الثغرات في ممارساتهم لحماية البيانات والاستجابة بسرعة عند ظهور قضايا الخصوصية.
يمكن أن يساعد وضع نهج منظم لاتفاقيات معالجة البيانات الشركات على تحسين الظهور، والبقاء متسقة، ودعم النمو المسؤول عبر الحدود.
بناء فرق عالمية باستخدام G-P
عندما تبني فرقا دولية، تعد خصوصية البيانات اعتبارا مهما. اعمل مع G-P لدعم احتياجاتك في العمل عبر الحدود. منصة™ التوظيف العالمية لدينا (منصة التوظيف العالمي) تساعد الشركات على توظيف وضم وإدارة ودفع رواتب المحترفين حول العالم أثناء العمل ضمن متطلبات التوظيف.
وجود العمليات والخبرات المناسبة يمكن أن يساعد مؤسستك في إدارة اعتبارات خصوصية البيانات أثناء نموك. بصفتك مؤسسة عالمية تُدير شؤون الموظفين، G-P يساعدك على توظيف ودفع شخص موهوب في دول 180+ دون إنشاء كيانات محلية. نحن نأخذ خصوصية البيانات على محمل الجد، ونساعد الشركات مثل شركتك على دعم عمليات التوظيف الدولية وإدارة متطلبات العمالة المحلية.
في G-P، نساعدك على تبسيط عمليات التوظيف من خلال دمج التكنولوجيا مع الخبرة البشرية. باستخدام منصتنا العالمية للتوظيف (منصة التوظيف العالمي)، يمكنك توظيف وضم أعضاء الفريق الجدد بشكل أكثر كفاءة، مما يوفر™ الوقت ويبسط نهجك نحو نمو.
اطلب اقتراحا اليوم، أو تواصل معنا لتتعرف على كيف يمكن ل G-P دعم استراتيجيتك العالمية في التوظيف.
الأسئلة الشائعة
متى لا يُشترط وجود اتفاقية حماية البيانات للشركات العالمية؟
لا حاجة إلى اتفاقية DPA عندما لا يعالج طرف ثالث البيانات الشخصية نيابة عن الشركة. قد يكون للجهات المستقلة المسؤولة عن البيانات، وبعض مقدمي الخدمات المهنية، والشركات التي تصل إلى البيانات بموجب سلطتها القانونية الخاصة، مسؤوليات منفصلة تتعلق بالخصوصية. تعتمد الحاجة إلى اتفاقية حماية البيانات على دور كل طرف وكيفية تعامله مع البيانات.
وحدة التحكم مقابل المعالج: كيف يمكنك معرفة أيهما أنت؟
يكمن الفرق بين الدورين في من يحدد كيفية وسبب معالجة البيانات. يحدد المتحكمون الغرض من المعالجة وكيفية استخدامها، بينما يقوم المعالجون بمعالجة البيانات نيابة عن المتحكم أثناء اتباع تعليماته.
ما هي اتفاقية معالجة البيانات (DPA)؟
اتفاقية معالجة البيانات هي عقد بين مراقب البيانات ومعالج البيانات يحدد كيفية تعامل الطرفين مع البيانات الشخصية. يحدد هذا الاتفاق نطاق المعالجة، ويغطي التدابير الأمنية، ويحدد دور كل طرف في العلاقة.
متى يكون اتفاق حماية البيانات مطلوبًا للشركات العالمية؟
تحتاج الشركات إلى اتفاقية حماية البيانات عندما تشارك البيانات مع طرف ثالث يقوم بمعالجتها نيابة عنها، مما يؤدي إلى إنشاء علاقة بين المتحكم والمعالج. ستعتمد تفاصيل الاتفاقية على قوانين الخصوصية المعمول بها، والشركات المعنية، وطبيعة معالجة البيانات.