Die richtige Technologie kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen zu skalieren und Ihr Team von überall auf der Welt aus effizienter zu arbeiten. Mit der Fülle an Softwarepaketen, die auf dem Markt erhältlich sind, kann es schwierig sein, den Lärm zu durchforsten und das zu finden, was Sie wirklich brauchen. Wo fangen Sie also an?!
Obwohl jedes Unternehmen und jede Situation anders ist, sollten Sie hier sechs Dinge durchdenken, wenn Sie sich Technologielösungen für Ihr globales Team ansehen.
Bleiben Sie der Kurve voraus
Der beste Zeitpunkt, um über eine Technologielösung nachzudenken, ist, bevor Sie mit Ihren aktuellen Systemen einen kritischen Punkt erreichen. Suchen Sie in Ihrem Unternehmen nach „Druckpunkten“ – wo wird die Arbeit zunehmen, wenn Ihr Unternehmen wächst? Vielleicht haben Sie ein bestehendes System, das nicht mit Ihrem Wachstum Schritt halten kann, oder vielleicht gibt es manuelle Prozesse, bei denen ein System eingeführt werden muss, damit Sie Ihr Geschäft skalieren können.
Beachten Sie bei der Bewertung der Software Folgendes:
- Zukünftiges Wachstum – Kaufen Sie ein System, das mit Ihrem Wachstum über Jahre hinweg Schritt halten kann; die Umstellung von Systemen ist schwierig und hart für Ihr Team, also investieren Sie im Voraus in Ihre Zukunft, um spätere Änderungen zu vermeiden.
- Teamübergreifende Integration – Individuelle Systeme für jede Abteilung können ineffizient und kostspielig sein. Suchen Sie nach Mehrzwecksoftware, die an mehreren Stellen in Ihrer Organisation nützlich sein kann, und/oder nach Systemen, die sich leicht ineinander integrieren lassen, um die Effizienz in Ihrem gesamten Unternehmen zu verbessern.
Lernen Sie das Bereitstellungsteam kennen
Ihre Entscheidung ist nicht nur, welches Softwarepaket Sie wählen – Ihr Erfolg hängt stark vom Implementierungsteam des Anbieters ab. Wenn Sie sich Softwarepakete ansehen, gibt es wahrscheinlich mehrere Optionen, die Ihnen die grundlegende Funktionalität bieten, die Sie benötigen. Wenn Sie mit potenziellen Anbietern sprechen, behandeln Sie diese Gespräche so, als ob Sie einen potenziellen Mitarbeiter interviewen – diese Personen werden eine Erweiterung Ihres Teams sein. Sie müssen Ihre Kultur verstehen und mit Ihnen durch das Projekt rollen können.
Bei mehreren Gelegenheiten fiel unsere endgültige Entscheidung, einen Anbieter zu wählen, auf jeden Fall auf das Bereitstellungsteam. Wen möchten Sie in den Gräben haben, da Sie fieberhaft daran arbeiten, eine Frist einzuhalten? Oder wenn etwas schiefgeht? Manchmal ist der große Anbieter mit dem Namen „Haushalt“ nicht die richtige Antwort. Die Auswahl des kompetentesten Teams, das zu Ihrem Arbeitsstil passt, ist immer die richtige Wahl.
Erreichen Sie die Cloud
Insbesondere bei einem globalen Team ist es von entscheidender Bedeutung, die Flexibilität zu haben, von überall aus zu arbeiten. Die Auswahl von Systemen, mit denen Sie sich von jedem Gerät aus über die Cloud anmelden können, gilt heutzutage fast als das bloße Minimum, aber dies wird immer wichtiger, wenn Sie weltweit wachsen. Im Rahmen einer Evaluierung und Implementierung neuer Systeme sollte Ihr IT-Team auch sicherstellen, dass alle Ihre Büros über die richtige Infrastruktur und Bandbreite verfügen, um Ihre Wahl zu unterstützen.
Fokus auf Sicherheit
Da Teams auf Ihre Informationen aus der ganzen Welt zugreifen, ist Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie im Rahmen des Bewertungsprozesses sicher, dass Ihr IT-Team versteht, in welchen Ländern Sie derzeit arbeiten und wo Sie in naher Zukunft expandieren könnten, um Überraschungen zu vermeiden. Sie sollten die Datenschutzgesetze in diesen Ländern verstehen, damit alle Systeme, die Sie kaufen oder bauen, konform sind. Diese Vorschriften variieren WEITER von Land zu Land. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um Ihre Hausaufgaben zu erledigen und später Probleme zu vermeiden.
Sie sollten sich auch die Funktionalität innerhalb des Systems ansehen, um Ihr Team über Zeitzonen hinweg zu unterstützen – Dinge wie die Möglichkeit für einen Benutzer, sein eigenes Passwort zurückzusetzen. Sie möchten nicht, dass jemand in Asien einen Arbeitstag verliert, da Ihr in den USA ansässiger Systemadministrator schläft und nicht verfügbar ist, um das Passwort zurückzusetzen.
Minimieren Sie Ihre Anpassung
Es gibt keine Zauberformel darüber, was das perfekte Maß an Anpassung für ein bestimmtes Softwarepaket ist. Das hängt von der Software und Ihrem Unternehmen ab. Sie sollten nur nach einer ausreichenden Anpassung streben – genug, um es für Ihr Unternehmen und Ihren Workflow sinnvoll zu machen, aber das minimale Maß an Anpassung, das möglich ist, um dieses Ziel zu erreichen.
Je mehr Anpassung Sie haben, desto mehr Probleme können Sie haben, wenn es Zeit für eine neue Version vom Softwareanbieter ist. Sie und Ihr Team – und vielleicht Ihr Anbieter – müssen jede Ihrer Anpassungen testen, bevor sie ein Upgrade veröffentlichen können. Das kann viel Zeit und Geld bedeuten. Passen Sie diese an, um die größtmögliche Effizienz für Ihr Team zu erzielen, aber minimieren Sie so weit wie möglich und finden Sie stattdessen kreative Wege, die vorhandenen Funktionen des Systems in der Software zu nutzen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Hören Sie Ihrem Team zu
Die Personen, die am besten positioniert sind, um Ihnen bei der Auswahl und Gestaltung Ihres neuen Systems zu helfen, sind NICHT die Softwareanbieter oder Ihr Projektmanager oder Ihr Managementteam – es sind die Personen, die die Arbeit erledigen. Vielleicht haben Sie eine fantastische Idee, aber basierend auf der Art und Weise, wie die Arbeit für Ihr Team tatsächlich fließt, könnte sie am Ende ihre Arbeit HARDER machen und möglicherweise Ihre Strategie zur Unternehmensskalierung beeinträchtigen. Lassen Sie die Personen, die die Software letztendlich verwenden werden, Ihre Anleitung zu Anforderungen und Anpassungen sein.
Sie sollten sich während Ihres gesamten Entwicklungs- und Einführungsprozesses mit den Personen in Verbindung setzen, die die Endbenutzer des Systems sein werden:
- Führen Sie mit jedem der betroffenen Teams eine „Fokusgruppe“-Diskussion, während Sie Ihre anfänglichen Geschäftsanforderungen erstellen – träumen Sie groß und holen Sie sich die Wunschliste aller, während Sie die Erwartung festlegen, dass nicht jeder Wunschlistenartikel den Weg ebnet
- Wenn es sich um eine Situation handelt, in der Sie Wireframes haben, bringen Sie die Teams zusammen, um Input zu geben, bevor Sie zu tief in die Entwicklung eintauchen
- Teilen Sie die Funktionalität in Teile oder Module auf und lassen Sie die Teams sich auf kontrollierte UI-Tests konzentrieren
- Wenn Sie die Funktionalität im Laufe der Zeit in Phase bringen müssen, fragen Sie das Team, was für sie am nützlichsten und wirkungsvollsten sein wird – und priorisieren Sie diese Punkte
- Führen Sie vor der Bereitstellung interaktive Schulungen mit ihnen durch – sie sind Ihre beste Quelle, um die detaillierte Logistik zu ermitteln, mit der alles täglich funktioniert.
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