KI in der Personalabteilung: Wie KI die Zukunft des Personalwesens verändert

Die KI-Implementierung in Geschäftsprozessen ist in den letzten Jahren in die Höhe geschnellt. Die Integration der Technologie in HR-Workflows (Human Resources) ist da keine Ausnahme.

Wenn Sie die Vorteile, gängigen Anwendungen, Herausforderungen und Best Practices von KI erkunden, können Sie Ihre Implementierungsstrategie anleiten und Ihr Unternehmen in die nächste Ära des Personalwesens einführen.

Vorteile der Integration von KI-Tools für HR-Workflows

1. Verbesserte Effizienz

Automatisierungstools und generative KI – Technologie, die Originalergebnisse erzeugt – können Routine-Workflows und zeitaufwändige Aufgaben rationalisieren. Diese Fähigkeit ermöglicht es Ihren menschlichen Mitarbeitern, sich auf strategischere, wirkungsvollere Verantwortlichkeiten zu konzentrieren.

2. Verbessertes Mitarbeiterengagement und operative Ergebnisse

Gallup-Studien haben ergeben, dass ein erhöhtes Mitarbeiterengagement die Fluktuation zwischen 21 % und 53 % reduziert. Ein größeres Engagement kann Ihrem Unternehmen auch zusätzliche Vorteile bieten, indem es Folgendes erhöht:

• Rentabilität um bis zu 23 %
• Kundenbindung um bis zu 10 %
• Gesamtproduktivität um bis zu 14 %

Die Erfüllung der Arbeit fördert diese Ergebnisse und steigert die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Mit KI-Tools kannst du Hindernisse für das Engagement minimieren, wie z. B. mühsame, manuelle Verwaltungsaufgaben, die die Moral und Produktivität deines Unternehmens verbessern.

3. Bessere Kommunikation

Generative KI wie G-P Gia™ kann beim Entwurf von Richtlinien, Handbüchern und anderen wichtigen HR-Dokumenten helfen. Diese Tools werden zu einer Vielzahl von Themen und rechtlichen Rahmenbedingungen geschult, was die Wahrscheinlichkeit von Vorurteilen reduziert, die zu einer Haftung führen könnten. Höhere Genauigkeit und Klarheit verbessern auch die Kommunikation mit globalen Teams.

Darüber hinaus ermöglichen KI-Tools eine personalisiertere Korrespondenz. Sie können die Technologie verwenden, um individualisierte Nachrichten zu erstellen, wie z. B. jährliche Benachrichtigungen über Gehaltserhöhungen oder Leistungsabrechnungen.

4. Größerer Wettbewerbsvorteil

Heutzutage verfolgen Unternehmen eine globale Denkweise, während sie ihre Geschäftsstrategien gestalten. Tatsächlich sind 72 % der Führungskräfte bereit, ihre Teams mit internationalen Talenten auszubauen, um Agilität zu fördern, wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Märkte zu erreichen.

KI ist ein Schlüsselelement bei der Entwicklung dieser Strategien. Zum Beispiel sind 49 % der Führungskräfte der Ansicht, dass die Fähigkeit von KI, Herausforderungen in neuen Märkten vorherzusagen, für den Erfolg unerlässlich sein wird. Untersuchungen aus unserem Bericht „KI bei der Arbeit“ ergaben auch, dass 65 % der Führungskräfte glauben, dass KI für den globalen Wettbewerb unerlässlich ist, und 96 % sagen voraus, dass Unternehmen, die KI nutzen, ihre Mitbewerber übertreffen werden.

Häufige Anwendungen für KI im HR-Management

KI hat viele relevante Anwendungen im Personalwesen.

Erfahrung von Bewerbern und Mitarbeitern

Unternehmen können KI-Technologie über den gesamten Beschäftigungslebenszyklus hinweg implementieren, vom Onboarding bis zum Offboarding. Diese Lösungen helfen, Einfachheit zu erreichen, Prozesse zu beschleunigen und sogar die Abhängigkeit von externen Beratern zu reduzieren.

KI verringert beispielsweise die Notwendigkeit einer manuellen Bewertung von Anwendungen. Ihr Team kann sich auf die Interaktionen mit denjenigen konzentrieren, die am besten auf die Bedürfnisse und Eröffnungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

Während der Beschäftigung können Unternehmen KI nutzen, um bei Onboarding, Compliance, Leistungsmanagement, Leistungsverwaltung und Schulungsmöglichkeiten zu helfen. Diese Tools können individualisierte Entwicklungspläne und Leistungsempfehlungen für bessere Erfahrungen bieten.

Wenn es Zeit für einen Teil der Wege ist, kann KI den Prozess nahtlos gestalten, indem Redundanzzahlungen berechnet und Kündigungsschreiben erstellt werden, während gleichzeitig die Einhaltung der lokalen Gesetze sichergestellt wird.

Erstellung und Verwaltung von Dokumenten

HR-Prozesse erfordern zwangsläufig eine Dokumentation. Mit KI ist das Erstellen und Verwalten dieser Dokumente einfacher und schneller als je zuvor.

Generative KI kann die Dokumente, auf die sich dein Team am meisten verlässt, wie Handbücher, Arbeitsverträge und Angebotsschreiben, schreiben und anpassen. Du kannst Gia verwenden, um Dokumente schnell zur Überprüfung einzureichen, oder anpassbare Vorlagen verwenden, die von globalen Beschäftigungsexperten überprüft wurden. Es dauert Minuten, bis die Technologie konforme, personalisierte und genaue Dokumente erstellt.

Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Beschäftigungsvorschriften

KI ist eine leistungsstarke Lösung, um die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Beschäftigungsvorschriften sicherzustellen, insbesondere wenn Sie in verschiedenen Regionen tätig sind. Diese Tools können Ihnen helfen:

• Identifizieren Sie potenzielle Fallstricke in der rechtlichen Dokumentation und verhindern Sie kostspielige Verstöße gegen die Nichteinhaltung.
• Holen Sie kontextgerechte, nuancierte Antworten auf Beschäftigungsfragen ein.
• Schreiben Sie Stellenbeschreibungen auf, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Minderung des Risikos einer Fehlklassifizierung von Mitarbeitern.

Während KI eine hervorragende Unterstützung im täglichen Betrieb darstellt, ist die Technologie kein Ersatz für menschliches Fachwissen.

Zum Beispiel nutzt Gia das Wissen von Hunderten von HR-, Steuer- und Rechtsexperten, und alle Informationen werden durch verifizierte, von Experten überprüfte Quellen gestützt. Die Kombination aus KI-Technologie und menschlichem Fachwissen hilft dabei, selbst bei den schwierigsten HR-Fragen die genauesten und nuanciertesten Antworten zu liefern.

Implementierungsherausforderungen und KI-Rechtsrisiken für HR-Abteilungen

Bedarf an Personalschulungen

Mit dem öffentlichen Zugang zu generativer KI begegnen viele Mitarbeiter zum ersten Mal diesen Tools und müssen möglicherweise bestimmte Fähigkeiten entwickeln, um zu lernen, wie sie die Technologie für maximale geschäftliche Auswirkungen nutzen können.

Verschiedene operative Gerichtsbarkeiten und Belegschaftsstrukturen

Unternehmen, die weltweit tätig sind, navigieren durch unterschiedliche und komplexe Arbeitsanforderungen. Die KI-Tools, die Sie auswählen, sollten über eine umfangreiche Zuständigkeitsabdeckung verfügen. Stellen Sie sicher, dass die Technologie geprüfte Artikel und staatliche Quellen verwendet, um die richtigen rechtlichen Informationen und Compliance-Unterstützung zu gewährleisten.

Dasselbe gilt für die Berücksichtigung unterschiedlicher Belegschaftsstrukturen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise hauptsächlich unabhängige Auftragnehmer und Mitarbeiter beschäftigt, muss Ihre KI-Technologie die rechtlichen Unterschiede zwischen diesen beiden Arbeitnehmertypen verstehen, um Probleme zu vermeiden.

Verantwortungsvolle und ethische Anwendung

Wie bei den Arbeitsgesetzen variieren auch die Datenschutzgesetze je nach Standort. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Technologie den globalen Datenschutzstandards entspricht und über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um alle Ihre Interaktionen und Daten zu schützen.

Best Practices zur Bewältigung von Implementierungsherausforderungen und rechtlichen Risiken mit KI

Die folgenden Schritte beschreiben, wie KI problemlos in HR integriert werden kann:

1. Entwicklung einer KI-Implementierungsstrategie.

Es ist entscheidend zu verstehen, wie, wo und wann KI-Tools in die Personalabteilung integriert werden sollen, was bedeutet, dass Sie einen Plan auf der Grundlage der einzigartigen Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens entwerfen.

Beginnen Sie mit der Identifizierung hochwertiger Workflows, bei denen die Technologie die größte Wirkung haben kann. Dies werden oft komplexe Aufgaben sein, die KI vereinfacht und Ihre Zeit und Ressourcen maximiert. Beispiele sind:

• Überprüfung und Änderung von Arbeitsverträgen auf der Grundlage lokaler Arbeitsvorschriften
• Anpassen von Mitarbeiterhandbüchern für neue Regionen
• Erstellung von Angebotsschreiben, die den Arbeitsgesetzen der Gerichtsbarkeit entsprechen
• Analyse komplexer Dokumente, um Verbesserungen zu empfehlen
• Identifizierung und Kennzeichnung potenzieller Compliance-Risiken für proaktive Anpassungen

Sobald Sie die Aufgaben bestimmt haben, bei denen KI den Wert für Ihr Unternehmen steigert, sind Sie bereit, Ihren Plan den Stakeholdern vorzustellen. Eine gut entwickelte, datengesteuerte Implementierungsstrategie wird entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und Einführung sein. Seien Sie transparent und stellen Sie wichtige Informationen bereit, wie z. B.:

• Statistiken: Zeigen Sie, wie KI mit bewährten Metriken Zeit und Geld spart. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter 35,000 weltweit ergab, dass KI den Mitarbeitern durchschnittlich eine Stunde pro Tag spart. Laut einer Deloitte-Studie erzielen 41 % der Unternehmen, die generative KI einsetzen, eine Rendite (ROI) zwischen 11 % und 30 %. Unser KI-gestützter globaler HR-Agent, Gia, kann die Kosten und die Zeit der Compliance um bis zu 95 % senken.
• Benchmarks: Ermitteln Sie den aktuellen KI-Reifegrad Ihres Unternehmens, um ihn mit Ihren Wettbewerbern zu vergleichen und zukünftige Fortschritte zu messen.
• Erfolgsindikatoren: Dokumentieren Sie, wie eine erfolgreiche Implementierung und Einführung für Ihr Unternehmen aussehen sollte. Fügen Sie alle relevanten Meilensteine, wie z. B. eine Beta-Testphase, und die Zeitrahmen für sie hinzu.
• Metriken: Entscheiden Sie, welche Metriken Sie verfolgen und überwachen, um Ergebnisse zu quantifizieren. Beispiele hierfür sind Steigerungen der betrieblichen Effizienz, Nutzerakzeptanzraten und ROI.

2. Zusammenarbeit zwischen funktionalen Teams.

Eine umfassende KI-Strategie erfordert Input von verschiedenen Abteilungen, um erfolgreich zu sein – funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist nicht verhandelbar. Beziehen Sie die folgenden Abteilungen in Ihre Planung ein:

Finanzen: Identifizieren Sie Bereiche, in denen KI Prozesse rationalisieren kann, um Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Finanzteams sollten die langfristigen finanziellen Auswirkungen der KI-Integration bewerten, um die Ausrichtung auf breitere Wachstumsziele sicherzustellen.

IT: Die KI-Lösungen, die Sie bereitstellen, sollten Ihre vorhandenen Tools ergänzen und große Mengen an personenbezogenen Daten schützen, die in HR-Workflows üblich sind. Ein IT-Experte kann Sie bei Kompatibilität und erweitertem Datenschutz beraten.

HR: Einige Unternehmen erweitern ihre Strategien um bestimmte Mitarbeiter und Fähigkeiten. Sie können beispielsweise einen generativen KI-Experten oder einen Mitarbeiter für HR-Innovation einstellen, um Implementierungsprojekte zu überwachen. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Rekrutierungsteam kann Ihnen helfen, die besten Kandidaten für diese Rollen basierend auf Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Bedürfnissen zu identifizieren.

3. Priorisieren Sie die menschliche Erfahrung.

Ziehen Sie ein allgemeines Programm für Ihre gesamte HR-Belegschaft in Betracht, das Module umfasst wie:

1. Konforme und verantwortungsvolle Anwendung: Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, für welche Workflows Ihre KI-Tools einen Mehrwert bieten. Betonen Sie die Notwendigkeit der Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorschriften und erklären Sie alle zum Schutz der Privatsphäre erforderlichen Datensicherheitsverfahren.
2. Verantwortlichkeit: Definieren Sie, wie das System Benutzeraktivitäten verfolgt und meldet und welche Standards Sie bei der Arbeit mit Ihren KI-Tools einhalten. Sie können auch Ihr Mitarbeiterhandbuch ändern, um Missbrauchskriterien aufzunehmen, und Mitarbeiter die Änderungen am Ende ihrer Schulung bestätigen lassen.
3. Protokolle und Warnsignale: Schulung der Mitarbeiter zur Identifizierung von KI-Halluzinationen. Erklären Sie, wie, wann und an wen sie Bedenken oder potenzielle Risiken, die sie mit den Tools haben, eskalieren können.

Menschen und KI können gemeinsam als Team die besten Ergebnisse erzielen, aber angesichts der umfangreichen Fähigkeiten der Technologie ist die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter entscheidend.

Erwägen Sie, Ihr Team in Bereichen wie Predictive Analytics zu schulen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Es gibt auch einen zugrundeliegenden Bonus für die Weiterbildung – das Anbieten von Möglichkeiten zur Entwicklung von Fähigkeiten ist eine hochwirksame Strategie zur Mitarbeiterbindung.

4. Wählen Sie das richtige KI-Tool aus.

Ihre individuellen Bedürfnisse, Ziele und HR-Prozesse bestimmen die besten HR-KI-Tools für Ihr Unternehmen. Es gibt jedoch mehrere wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Bewertung von KI-gestützten Lösungen achten sollten:

• Zuverlässigkeit: KI-Technologie für HR muss in jeder Gerichtsbarkeit, in der Sie tätig sind, über Arbeitsvorschriften und Datenschutzgesetze auf dem Laufenden bleiben.
• Integrationsfunktionen: Ihre KI-Tools sollten in die anderen Tools integriert werden, auf die Sie sich verlassen, um Workflows und den Informationsaustausch zu optimieren.
• Kompatibilität mit Analysetools: Die Fähigkeit der KI, Muster zu erkennen und Erkenntnisse in Daten zu finden, ermöglicht fundiertere Entscheidungen und Wachstumsstrategien.
• Skalierbarkeit: Wachsende Unternehmen benötigen dynamische KI-Technologie, die mit ihrem Team und ihren Betriebsabläufen skaliert werden kann.
• Sicherheit: Datensicherheit ist entscheidend für die Reduzierung von Verletzungsrisiken und die Wahrung des Informationszugriffs, der Integrität und des Datenschutzes.

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