Beschäftigte Menschen wünschen sich einfache Anweisungen – und vielbeschäftigte Führungskräfte möchten, dass Sie Ihre Projekte implementieren und ihnen gleichzeitig präzise Updates und Anweisungen dazu geben, was von ihren Teams benötigt wird. HR-Experten, die mit der Verwaltung eines neuen Projekts beginnen, müssen ihren Plan klar und umsetzbar gestalten.
Ich habe meine Erfahrung in der Leitung von HR-Teams und der Leitung internationaler Projekte auf ein paar umsetzbare Tipps für die Verwaltung erfolgreicher Projekte zusammengestellt.
4 Wichtige Prinzipien des Projektmanagements
Die Grundlagen des Projektmanagements helfen Ihnen dabei, eine feste Grundlage zu schaffen. Wenn Sie ein Projekt starten, an dem mehrere Teams an verschiedenen Standorten beteiligt sind, finden Sie hier einige Schritte, die Sie für ein gut organisiertes, erfolgreiches Projekt befolgen müssen:
Nr. 1: Geben Sie an , was Sie erreichen möchten.
- Identifizieren Sie den definierenden Geschäftsbedarf.
Stellen Sie sich die Frage „Warum machen wir das?“, bis Sie es nicht mehr können. Ist die Messung des Mitarbeiterengagements zum Beispiel der wahre geschäftliche Bedarf ODER ist es die Aufgabe, das Mitarbeiterengagement verbessern zu können? Bietet die Verbesserung des Engagements einen noch höheren Bedarf, wie z. B. die Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation? Ist die Umsatzreduzierung ein bloßes Element eines Gesamtbedarfs zur Senkung der Betriebskosten? - Teilen Sie die geschäftlichen Bedürfnisse mit.
Die klare Angabe der umsetzbaren Geschäftsziele eines Projekts hilft allen Stakeholdern zu erkennen, warum sie beteiligt sind, und hilft Ihnen dabei, sich zu beteiligen.
#2: Lassen Sie die Schritte aus, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen.
- Teilen Sie das Projekt in verdauliche Aufgaben auf.
Definieren Sie explizit die quantifizierbaren Verbesserungen oder erwarteten Ergebnisse, insbesondere wenn kulturelle Nuancen die Interpretation beeinflussen könnten. Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe einen klaren Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum hat. - Meilensteine definieren.
Meilensteine zeigen den Zeitpunkt der Fertigstellung in schrittweisen Schritten zum Ziel des Projekts an. Dies ermöglicht eine klare Überwachung des Fortschritts des Teams und ermöglicht es Ihnen , Ihre gemeinsamen Erfolge auf dem Weg zu feiern. - Planen Sie Checkpoint-Meetings.
Sowohl Meilensteine als auch Kontrollpunkte haben sich als nützlich erwiesen, um die Teammoral zu steigern. Sie lenken die Aufmerksamkeit auf individuelle Erfolge, stellen sicher, dass die Bemühungen aller Teammitglieder anerkannt und geschätzt werden, und lassen alle sich an das anpassen, was als Nächstes kommt. Niemals ein Meeting einfach um nur eines zu haben, aber regelmäßige Kontrollpunkte helfen dabei, das Projektteam in Verbindung zu halten.
#3: Kommunizieren Sie, um einzelne Beiträge mit dem Gesamtbild zu verbinden.
- Lassen Sie keinen Raum für Missverständnisse.
Nehmen Sie nichts an. Wenn Sie in multinationalen Teams arbeiten, muss die Kommunikation kristallklar sein. Unter Berücksichtigung kultureller Sensibilitäten für den Erhalt von Anweisungen und das Delegieren sollten Sie die Ergebnisse jeder Person für das Projekt schriftlich niederschreiben und dem Team helfen, zu verstehen, wie die Aufgaben miteinander und mit Ihrem Gesamtziel verbunden sind. - Sammeln Sie alle Unterlagen an einem Ort.
Alle Ihre Projektinformationen sollten sich an einem Ort befinden , auf den jeder in jeder Zeitzone zugreifen kann. Dies könnte einen Projektzeitplan, eine Auflistung der Teammitglieder und eine RACI- Matrix (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beratend und informierend) für zusätzliche Klarheit der Rollen umfassen.
#4: Beziehen Sie Ihr Führungsteam ein.
- Engagieren Sie leitende Manager , damit Sie alle motiviert halten können.
Bevor Ihr Projekt beginnt,benötigen Sie Beteiligung und Zustimmung von den Stakeholdern außerhalb der Personalabteilung. Berücksichtigen Sie die Abteilungen, die für Ihr Projekt erforderlich sind, und die richtigen leitenden Manager, die in jeder Region involviert werden müssen – dies ist möglicherweise nicht der direkte Vorgesetzte einer Person in verschiedenen Kulturen. - Achten Sie auf die Posteingänge von hochrangigen Stakeholdern.
Projektmanager sollten regelmäßig mit den Verantwortlichen für jede Aufgabe kommunizieren, während hochrangige Stakeholder und Führungskräfte kurze, periodische Aktualisierungen erhalten sollten.
3 Beispiele für internationale HR- Projekt e
Unsere Teams verwalten jeden Tag grenzüberschreitende Projekte. Als Teil eines internationalen Unternehmens sind wir mit Best Practices vertraut, aber diese variieren je nach Projekttyp. Hier sind die Highlights einiger globaler HR-Projekte:
Projekt Nr. 1: Implementierung einer grenzüberschreitenden Umfrage zum Engagement
Globalization Partners ist stolz darauf, 96 die prozentuale Zufriedenheit der Mitarbeiter zu berichten. Wir konnten dies nicht bewältigen, wenn es nicht um eine robuste Engagement-Umfrage und die nachfolgenden Bemühungen der Personalabteilung ginge, um die Mitarbeitererfahrung kontinuierlich zu verbessern.
Die Messung des Mitarbeiterengagements kann weitgehend automatisiert werden, sobald die Methodik und die Fragen entschieden wurden. HR-Teams können im Wesentlichen auf „Senden“ klicken und die Berichterstattung nutzen, die standardmäßig in vielen Tools enthalten ist, um Trends zu identifizieren und den Fortschritt zu messen. Bei Globalization Partners verwenden wir 15five für das Teammanagement und seine Umfragefunktion war ein wichtiger Faktor, um die Arbeitslast, Motivation und das Engagement unseres Teams zu verstehen.
Projekt-Nr.2: Gestaltung eines globalen Remote-Onboarding-Erlebnisses
Da wir weltweit einstellen, mussten Globalization Partners lange vor der Pandemie ein Remote-Onboarding planen. Für unser HR-Team bedeutete dies, eine Reihe von Videos für neue Teammitglieder zu erstellen, mehrere Meet-and-Greet-Anrufe mit allen angrenzenden Funktionen des Mitarbeiters zu tätigen und Erwartungen, Erkenntnisse und Chancen formell zu dokumentieren.
[bctt tweet=„Da wir weltweit einstellen, mussten Globalization Partners lange vor der Pandemie ein Remote -Onboarding planen. Für unser HR-Team bedeutete dies, eine Reihe von Videos für neue Teammitglieder zu erstellen, mehrere Meet-and-Greet-Gespräche mit allen angrenzenden Funktionen des Mitarbeiters zu tätigen und Erwartungen, Erkenntnisse und Möglichkeiten formell zu dokumentieren.“ Benutzername=„globalpeo“]
Bei Globalization Partners verwenden wir Lessonly, um das Schulungsteil einer großartigen Onboarding-Erfahrung zu generieren. Unternehmen, die international einstellen, werden auch zeitnahe Zahlungen, eine sichere Datenerfassung und ein transparentes Stunden- und Ausgabenmanagement in Betracht ziehen. Mit dem Full-Stack-Beschäftigungsplattform fürm werden globale Einstellungen und Onboarding für HR-Teams schnell und einfach.
Projekt-Nr.3: Skalierung internationaler Rekrutierungsbemühungen
Unsere Unternehmensgröße hat sich trotz verdoppeltCovid-19, und die meisten unserer neuen Mitarbeiter befinden sich NICHT in der Nähe unseres Hauptsitzes in den USA. Diese Unterscheidung ist wichtig, bevor Sie Ihre Rekrutierungsbemühungen beginnen: Stellen Sie in einem bestimmten Markt ein oder finden Sie einfach die beste Person für die Stelle, wo auch immer sie leben mag? Die Pandemie hat bewiesen, dass Remote-Arbeit äußerst effektiv ist, und der wachsende globale Trend besteht darin, die besten Talente unabhängig von ihrem Standort zu finden.
LinkedIn ist eines der größten sozialen Netzwerke für Profis in den USA, aber das ist weltweit nicht der Fall. In China gibt es beispielsweise ein ähnliches Konzept in Ushi , aber es gibt Unterschiede.
Das LinkedIn-Konzept lässt sich nicht direkt auf alle Märkte übertragen, daher müssen Sie die Beförderung zur offenen Stelle an jede Region anpassen.
Ihr Projekt ist abgeschlossen – ein weiterer Schritt
Eine Projektnachbesprechung (oder Retrospektive) sollte als letzter Schritt eines Projekts betrachtet werden. Sie ermöglicht es allen Stakeholdern, ihren Erfolg zu feiern, und den Projektverantwortlichen, über Best Practices für die Zukunft nachzudenken. Die Forschung zeigt auch, dass Teams, die eine Nachbesprechung durchführen, eine um bis zu 20 Prozent bessere Leistung erbringen.
Denken Sie in dieser Feedback-Phase an die Kultur – sie kann der sensibelste Schritt im globalen Projektmanagement sein. Harvard Business Review zitiert die chinesische Kultur, die tendenziell eine positive Verstärkung erfordert, aber eine deutsche Unternehmenskultur, die nur herausragende Handlungen hervorhebt, kann tatsächlich zu einer negativen Leistung führen. Es gibt viele Nuancen innerhalb der Unternehmenskultur jedes Landes und sogar innerhalb verschiedener Unternehmen – daher ist in dieser Phase lokales Wissen von unschätzbarem Wert.
Bei jedem Meilenstein sollte das Projektteam fragen:
- Was haben wir gut gemacht?
- Was können wir anders machen?
Die abschließende Projektnachbesprechung sollte Input aus allen Phasen, eine Überprüfung der Kapitalrendite (ROI) des abgeschlossenen Projekts und eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Änderungen für das nächste Projekt enthalten. Änderungen können alles sein, vom Scoping-Prozess bis hin zu den Abteilungen, die im Team involviert waren. Projekteigentümer sind auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle in der Nachbesprechung gesammelten Informationen auf die nächste Iteration angewendet werden, sodass der Prozess kontinuierlich verbessert wird.
Von Projektscoping und Planung bis hin zur Dokumentation von Nachbesprechungsergebnissen ist meine größte Erkenntnis aus der Verwaltung grenzüberschreitender Projekte die Überkommunikation. Sie können das Offensichtliche selten überbewerten, wenn viele Geschäftsstile involviert sind.
Plant Ihr Unternehmen eine weltweite Einstellung? Wir haben diese Checkliste für die internationale Geschäftserweiterung erstellt, ein Projektmanagement-Tool für Unternehmen, die weltweit tätig sind.
