Wichtige Erkenntnisse

  • Definition: Co-Beschäftigung ist, wenn zwei Unternehmen die Arbeitgeberverantwortung teilen. Die Vereinbarung besteht typischerweise zwischen einem Kundenunternehmen und einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO).

  • Die Vorteile: Die Zusammenarbeit mit einem Co-Arbeitgeber kann die Verwaltung von Personal, Gehaltsabrechnung, Compliance, und Sozialleistungen vereinfachen.

  • Einschränkungen: PEOs sind US-zentriert und nicht skalierbar für globale Einstellungen. Das Kundenunternehmen ist weiterhin für Compliance-Fehler verantwortlich.

  • Co-Employment vs. Employer of Record (EOR): Eine EOR ist eine globale Alternative zur Co-Employment, die einen besseren Schutz vor Compliance-Risiken bietet.

Eine gemeinsame Beschäftigung liegt vor, wenn zwei Unternehmen die Verantwortung für die Beschäftigung teilen. Eine Partei verwaltet die täglichen Aufgaben des Mitarbeiters und die andere kümmert sich um Verwaltungsangelegenheiten wie Gehaltsabrechnung und Compliance. 

Dies ist eine attraktive Lösung für Unternehmen, die ihre Beschäftigung vereinfachen und die Verwaltungskosten senken möchten. Doch auch die Mitbeschäftigung birgt Risiken. Die Compliance-Verantwortung wird geteilt, und Fehler können rechtliche Konsequenzen für beide Co-Arbeitgeber haben. 

Dieser Leitfaden erklärt, wie Mitbeschäftigung funktioniert und wie sie im Vergleich zu Alternativen wie einem Employer of Record (EOR) abschneidet.

Was bedeutet Co-Beschäftigung?

Bei der gemeinsamen Beschäftigung handelt es sich um eine vertragliche Beziehung, bei der zwei Unternehmen die Verantwortung für die Beschäftigung eines Mitarbeiters teilen. In der Regel besteht die Beziehung zwischen einem Kunden und einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO). Der PEO übernimmt Verwaltungsaufgaben, während der Kunde den täglichen Betrieb des Mitarbeiters verwaltet. Der Mitarbeiter berichtet an das Kundenunternehmen, nicht an den PEO.

Ein Mitbeschäftigungsvertrag teilt die Verantwortlichkeiten klar zwischen dem Kundenunternehmen und dem PEO auf. Zu den Verantwortlichkeiten des Kundenunternehmens gehören die Zuweisung von Projekten, die Verwaltung von Workflows und die Überwachung der Leistung. Es kontrolliert die Einstellung, überwacht die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter und leitet die berufliche Entwicklung des Teams vom Onboarding bis zum Offboarding.

Der PEO verwaltet die administrative Logistik. Dazu gehören Lohn-, Sozial-, Versicherungs- und Lohnsteuern. PEOs verwalten auch Arbeitsunfallversicherungs- und Arbeitslosenansprüche.

Obwohl der PEO viele Compliance-Verantwortlichkeiten übernimmt, hat das Kundenunternehmen rechtliche Verpflichtungen, wie:

  • Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften für Einstellung, Beförderung, Kündigung und Leistungsmanagement

  • Aufrechterhaltung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung

  • Anwendung fairer Beschäftigungspraktiken, die lokale Gesetze befolgen und Diskriminierung und Belästigung verhindern

  • Verfolgung der Arbeitszeit und Festlegung der Löhne

  • Durchsetzung interner HR-Richtlinien 

Da Co-Arbeitgeber die Verantwortung für den Mitarbeiter teilen, teilen sie auch die Haftung. Ein seriöser PEO kann Risiken für Kunden reduzieren, aber der Rechtsschutz ist begrenzt. 

Was sind die Vorteile einer Mitbeschäftigung?

Leistungen der Mitbeschäftigung

Co-Beschäftigung bietet mehrere Vorteile: 

  • Optimierte Verwaltung: Co-Beschäftigung vereinfacht die Personalabteilung für das Kundenunternehmen und gibt ihnen die Möglichkeit, sich auf den Kerngeschäftsablauf zu konzentrieren. 

  • Wettbewerbsvorteile: Ein PEO kann auch Zugang zu besseren Leistungen bieten, einschließlich Krankenversicherung, Arbeitsunfallversicherung und Altersvorsorgeplänen, indem er seine Kunden zusammenfasst, um auf konzernweite Leistungspläne zuzugreifen.

  • Full-Service-Gehaltsabrechnung: Der PEO kümmert sich um alle Aspekte des Gehalts. Dies gewährleistet Genauigkeit und termingerechte Verarbeitung.

  • Compliance-Leitfaden:PEOs verfügen über Fachwissen in Arbeitsgesetzen und -vorschriften. Dies kann das Risiko von Verstößen und Strafen verringern.

  • Operative Kontrolle: Das Kundenunternehmen behält die direkte Kontrolle über die Teammitglieder. Sie steuern die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter und die strategische Ausrichtung des Teams. 

  • Haftungsminderung: Mit einer gemeinsamen Beschäftigung und einer klaren Aufteilung von Verpflichtungen kann ein PEO die Haftung des Kunden in bestimmten Bereichen, wie z. B. der Einhaltung der Lohnsteuer, reduzieren.

Unterstützung beim Talentmanagement: Einige PEOs helfen bei Aspekten des Onboardings, der Schulung und des Leistungsmanagements.

Was sind die Risiken einer Co-Beschäftigung?

Eine Einschränkung der Co-Beschäftigung ist, dass traditionelle PEOs in einem Land tätig sind – meistens in den USA. Daher ist dies keine skalierbare Lösung für die globale Beschäftigung. Das Modell birgt auch erhebliche Risiken: 

  1. Wenn Ihr Unternehmen in einem Bereich, für den Sie verantwortlich sind, einen Compliance-Fehler macht, schützt Sie das Mitbeschäftigungsverhältnis nicht. Ein schriftlicher Vertrag hilft bei der Klärung der Verantwortung und der Minderung des Risikos, beseitigt jedoch nicht die Haftung. Die Gerichte werden sich die tatsächliche Arbeitsvereinbarung ansehen, um die Verantwortung und Haftung des Arbeitgebers zu bestimmen.

  2. Ein PEOs Fehler bei der Klassifizierung oder der Handhabung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssteuern kann zu gemeinsamen Strafen führen, einschließlich Rücksteuern, Bußgeldern und Anwaltskosten. 

  3. Wenn Sie ein Mitbeschäftigungsverhältnis eingehen, müssen Sie Ihre internen HR- und Buchhaltungsprozesse an den Betrieben des PEO ausrichten. Jegliche Fehlausrichtung oder überlappende Verantwortlichkeiten können Konsequenzen für beide Parteien haben. Zum Beispiel teilen sich der PEO und der Kunde die Verantwortung für die Verhinderung von Diskriminierung gegen Teammitglieder.

Unternehmen in stark regulierten Branchen und diejenigen, die in mehreren Ländern einstellen möchten, haben eine sicherere Option – einen eingetragenen Arbeitgeber (EOR).

Was ist nicht Co-Beschäftigung?

Vergleichen wir das Co-Beschäftigungsmodell mit anderen Vereinbarungen, um zu sehen, wie sie sich unterscheiden. 

1. Mitbeschäftigung vs. Beschäftigungsleasing

Co-Beschäftigung und Beschäftigungsleasing beinhalten beide die gemeinsame Verantwortung für die Beschäftigung

Bei Co-Beschäftigung und Beschäftigungsleasing sind beide Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Beschäftigung zu teilen. Technische Unterschiede fallen unter lokale Gesetze. In den USA betrachten einige Staaten, wie New Jersey, Co-Beschäftigung und Beschäftigungsleasing als dasselbe. In Kanada ist das Leasing von Arbeitsplätzen eine Art Co-Beschäftigungsdienst.

Beide Vereinbarungen können die Zusammenarbeit mit PEOs beinhalten. Unternehmen können sich bei administrativen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsunfallversicherungen auf PEOs verlassen. Viele verwechseln das Leasing von Arbeitsplätzen mit der vorübergehenden Besetzung. Die Beschäftigungsvermietung beinhaltet jedoch eine laufende Mitarbeiterbeziehung. Leiharbeitnehmer decken nur besondere Situationen ab.

2. Mitbeschäftigung im Vergleich zu Einstellungsagenturen

PEOs sind keine Talentsucher oder Einstellungsagenturen. Sie rekrutieren keine Teammitglieder für Kunden und treffen keine Entscheidungen darüber, wer eingestellt werden soll. Ein PEO tritt ein, nachdem das Kundenunternehmen einen Kandidaten eingestellt hat, und hilft bei Onboarding-Prozessen, wie z. B. der Einrichtung der Gehaltsabrechnung und der Leistungen des neuen Mitarbeiters. 

3. Mitbeschäftigung vs. gemeinsame Beschäftigung

Obwohl die Begriffe beide gemeinsame Verantwortlichkeiten beinhalten, unterscheiden sich Co-Beschäftigung und gemeinsame Beschäftigung. Co-Beschäftigung bedeutet, dass nur das Kundenunternehmen die Arbeit des Teammitglieds leitet, während der PEO administrative Funktionen übernimmt. Bei einer gemeinsamen Beschäftigung teilen sich beide Unternehmen die direkte und laufende Kontrolle über Arbeitsbelastungen, Stunden und tägliche Aktivitäten. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter für beide Unternehmen arbeitet und ihnen unterstellt ist.

Eine Vereinbarung wird als gemeinsame Beschäftigung und nicht als Mitbeschäftigung klassifiziert, wenn beide Parteien:

  • Mitarbeiterüberwachung durchführen.

  • Verfolgen Sie die Mitarbeiterleistung.

  • Verhandeln Sie die Vergütung und Löhne der Mitarbeiter.

  • Sie haben die Befugnis, Mitarbeiter zu disziplinieren und zu kündigen.

Gemeinsame Arbeitgeber haften für Verstöße gegen Gesetze wie den Fair Labor Standards Act (FLSA) und den Family and Medical Leave Act (FMLA) in den USA. Wenn beispielsweise ein nicht befreiter Mitarbeiter über seine maximale regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit hinaus arbeitet, sind beide Arbeitgeber dafür verantwortlich, angemessene Überstundenzahlungen sicherzustellen. 

Eine gemeinsame Beschäftigung kann aus Versehen ausgelöst werden, wenn Ihr Unternehmen und ein anderes Unternehmen, wie z. B. ein Anbieter, selbst ohne eine schriftliche Vereinbarung beide eine wesentliche Kontrolle über die Arbeitsbedingungen oder das Management eines Mitarbeiters haben.

4. Mitbeschäftigung vs. EOR

Unternehmen sehen PEOs und EORs oft als konkurrierende Lösungen. Beide optimieren HR-Funktionen, aber diese Lösungen haben unterschiedliche Strukturen, Bereiche und Stärken. Diese Tabelle zeigt die Hauptunterschiede.

Funktion

Professional Employer Organization

Employer of Record

Beschäftigungsmodell

Beide Parteien haben eine rechtliche Stellung als Mitbeschäftigte.

Der EOR ist der einzige gesetzliche Arbeitgeber, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit leitet.

Globale Reichweite

Co-Employment funktioniert innerhalb eines einzigen Landes. PEOs sind hauptsächlich in den USA tätig und verfügen gegebenenfalls über begrenzte internationale Kapazitäten.

Ein EOR ist eine globale Lösung. Durch die Partnerschaft mit einem führenden EOR können  Sie in über 180 Ländern einstellen.

Einrichtung der Entität 

Sie müssen Ihre eigene länderspezifische Einheit registrieren und ein Mitbeschäftigungsverhältnis mit einem PEO eingehen.

Sie können in einem neuen Land einstellen, ohne eine lokale Einheit zu gründen. Der EOR stellt die Einheit bereit und spart Ihnen Zeit und Geld.

Haftung

Der PEO und das Kundenunternehmen teilen sich die Verantwortung und Haftung für die arbeitsbezogene Compliance.

Die EOR verwaltet die meisten Bereiche der arbeitsbezogenen Compliance. Einige Verantwortlichkeiten, wie z. B. die Einhaltung von Nichtdiskriminierungsgesetzen, werden mit dem Kundenunternehmen geteilt.

Admin-Unterstützung

Verwaltet Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, HR-Unterstützung und Steuererklärungen in den USA.

Verwaltet globale Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, HR-Unterstützung, Steuererklärungen, Compliance, Onboarding, Offboarding und in einigen Fällen Visa-Sponsoring.

Skalierbarkeit

Ist keine skalierbare internationale Einstellungslösung, da sie normalerweise nur für den Betrieb in einer einzigen Region lizenziert ist. 

Hoch skalierbar für internationale Einstellungen. Ein EOR bietet schnellen Markteintritt mit minimalem Risiko und Aufwand.

Auftragnehmer-Management

PEOs bieten HR-Verwaltung für Vollzeitmitarbeiter. Sie verwalten oder beauftragen keine unabhängigen Auftragnehmer.

Ein führender EOR mit einem Auftragnehmerangebot kann eine konforme globale Einstellung für beide Mitarbeitertypen ermöglichen.

Wie reduzieren PEOs und EORs Beschäftigungsrisiken?

G-P EOR kombiniert KI-Technologie und menschliches Fachwissen, um die globale Einstellung zu vereinfachen

Sowohl PEOs als auch EORs mindern Beschäftigungsrisiken. Sie vereinfachen das Onboarding, kümmern sich um Compliance und bieten Beratung in ihren Fachgebieten. Beide Vereinbarungen teilen die Verantwortlichkeiten klar auf, um Verwechslungen zu vermeiden und die Haftung zu mindern.

PEOs sind kompetente Beschäftigungspartner für die Einstellungsbedürfnisse in den USA. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit einer Nichteinhaltung durch die Handhabung der HR-Logistik. PEOs verwalten inländische regulatorische Anforderungen für die Gehaltsabrechnung und Steuern von Mitarbeitern. Dazu gehören die Verwaltung der Arbeitsunfallversicherung und der Gruppenleistungen. 

Als einziger juristischer Arbeitgeber bietet ein EOR eine umfassendere Risikominderung als ein PEO. Es bietet auch viele der gleichen Vorteile, erstreckt sie aber über Grenzen hinweg. 

Die Partnerschaft mit einem EOR macht es überflüssig, Ihre eigenen lokalen Einheiten einzurichten. Sie behalten die Kontrolle über die tägliche Arbeit, die berufliche Entwicklung und die Strategie. Und der EOR verwaltet die Personalverwaltung und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Ein EOR kann Ihnen helfen, überall auf der Welt wettbewerbsfähige und konforme Vorteile anzubieten , um Top-Talente anzuziehen.

Globale Einstellung mit G-P

Mit G-P EOR ist die globale Einstellung einfach. Mit den branchenführenden EOR- Lösungen kannst du Top-Talente in über 180 Ländern einstellen, ohne lokale Entitäten einzurichten. Wir verwenden agentische KI , um dir in Echtzeit Anleitung zu geben und konforme HR-Dokumente in wenigen Minuten zu erstellen. Unsere Lösungen werden vom größten Team von HR- und Rechtsexperten der Branche unterstützt. 

Wir haben auch ein Auftragnehmerangebot, damit Sie die Talente einstellen können, die Sie für spezialisierte Projekte benötigen. Eine Partnerschaft mit G-P bedeutet Sicherheit – überall, wo Sie einstellen möchten.

Kisha Thompson, Chief People Officer bei ClickDimensions, sagt dazu: „Die Zeit eines HR-Experten ist viel besser mit der Ausführung verbracht, als die Feinheiten der länderspezifischen Arbeitsgesetze, Steuerrichtlinien, Sozialleistungen und mehr zu recherchieren. Wir haben beschlossen, diese Details den Experten bei G-P zu überlassen.“

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