Partnerschaften mit einer professionellen Professional Employer Organization (PEO) sind eine einzigartige Beziehung in der Geschäftswelt. Die Beziehung kann jedoch verwirrend sein, insbesondere wenn sie durch andere Begriffe wie „gemeinsames Beschäftigungsverhältnis“ oder sogar „Mitarbeiterleasing“ ersetzt wird, die rechtlich nicht gleich sind.
Was ist die Definition von Co-Beschäftigung und wo geben PEOs die Gleichung ein? Wir schlüsseln auf, was heute Co-Beschäftigung ist und was nicht, plus die Vorteile der Nutzung eines PEO-Partners, um diese Co-Beschäftigungsbeziehung für die heutige globale Belegschaft bereitzustellen.
Was ist Co-Employment?
Co-Beschäftigung beschreibt den einzigartigen Vertrag zwischen einer professionellen Arbeitgeberorganisation und ihrem Kunden – einer separaten Geschäftsorganisation –, um die Rechte und Verantwortlichkeiten eines eingestellten Mitarbeiters zu teilen.
Dieser eingestellte Mitarbeiter arbeitet für die Kundenorganisation, nicht für den PEO. Dieser neue Mitarbeiter übernimmt die zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten, für die er eingestellt wurde, während er direkt an die Kundenorganisation berichtet. Der PEO kommt nur als ausgelagerte Managementressource ins Spiel, die die HR-, Buchhaltungs-, Rechts- und Steuer-Compliance-Aktivitäten der Mitarbeiter abwickelt.
Co-Employment ist eine funktionale vertragliche Vereinbarung. Für die Kundenorganisation lindert das Mitbeschäftigungsverhältnis erheblichen Verwaltungsaufwand und Compliance-Risiken. Aus diesem Grund sind Arbeitsverträge mit einem PEO sehr beliebt, wenn Unternehmen Vollzeitarbeiter in anderen Ländern einstellen möchten, aber keine Ressourcen für die Eröffnung einer Tochtergesellschaft aufwenden möchten.
PEOs bedienen eine eigene Geschäftsnische, die es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, bequem und dennoch konform die Talente zu finden, die sie benötigen, unabhängig vom Standort. PEOs sparen Kundenunternehmen Zeit und Geld, während sie einen aufkommenden Einstellungstrend in unserer modernen, global vernetzten kommerziellen Landschaft beantworten.
Lassen Sie uns die globale Vereinbarung zur gemeinsamen Beschäftigung etwas weiter aufschlüsseln.
1. Wofür ist der Arbeitgeber verantwortlich?
In einem Co-Beschäftigungsvertrag verwalten Arbeitgeber alltägliche Aktivitäten und Kernrollenfunktionen, einschließlich:
- Die täglichen Rollen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe des mitbeschäftigten Mitarbeiters
- Leistungsbeurteilungen des Mitarbeiters sowie formelle und informelle Beurteilungen
- Der Karrierefortschritt und die Aufstiegsverläufe des mitbeschäftigten Mitarbeiters
- Allgemeine Geschäfts- und Beschäftigungsentscheidungen im Zusammenhang mit der Co-Employed Hire
Was Arbeitgeber sich keine Sorgen machen müssen, sind die staatlichen oder landesspezifischen Standards für Lohn- und Gehaltsabrechnung und Inbetriebnahme, die ihre Mitarbeiter betreffen. Hier tritt der PEO ein, da er Experten in den Bereichen HR, Finanzen, Recht und Steuern ist und bereit ist, die Haftung zu teilen und Ihr Risikomanagementportfolio zu verbessern.
2. Wofür ist der PEO verantwortlich?
Der PEO ist in der Co-Employment-Vereinbarung für die administrative Logistik verantwortlich, nämlich:
- Organisation und Verwaltung von Mitarbeiterzahlungen, -leistungen und -versicherungen
- Organisation und Verwaltung von Lohnsteuern bei den entsprechenden staatlichen und nationalen Behörden
- Als offizieller eingetragener Arbeitgeber für Steuer- und Versicherungszwecke
- Verwaltung von Arbeitsunfallversicherungen, Gruppenleistungen, Kündigungen und Arbeitslosenansprüchen, einschließlich Arbeitslosenversicherung und Abfindung, falls relevant
Beachten Sie erneut, dass die einzelnen Mitarbeiter nicht für den PEO arbeiten. Sie werden auch zu keinem Zeitpunkt in der Beziehung an den PEO ausgelagert, um auch nur vorübergehende Arbeiten durchzuführen. Ihre täglichen Verantwortlichkeiten liegen bei ihrem ursprünglichen Unternehmen, d. h. der Organisation, für die sie sich persönlich beworben haben, oder der Organisation, die sie direkt ausfindig gemacht hat.
Was ist keine Mitbeschäftigung?
Die Zusammenarbeit kann ein verwirrendes Konzept sein. Selbst ihr Name löst Fehlinformationen über die Art der Vereinbarung und die erwarteten Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, des PEO und der Kundenorganisation aus.
Zur Klarstellung der Mitbeschäftigung sollten diese Funktionen und Dienstleistungen berücksichtigt werden, die nicht an einem Mitbeschäftigungsvertrag beteiligt sind – und tatsächlich völlig separate Arten von Geschäftsvereinbarungen sind.
1. Beschäftigungs-Leasing
Beschäftigungsleasing bezieht sich auf eine Organisation, die kurzfristige, projektspezifische Auftragnehmer für eine andere Organisation bereitstellt. Diese Projekte haben Parameter festgelegt, einschließlich eines offiziellen Start- und Enddatums und eines Projektumfangs mit spezifischen, vorgegebenen Zielen.
Beschäftigungsleasing wird am häufigsten mit kurzfristigen oder spezialisierten Personalagenturen in Verbindung gebracht. Leiharbeiter führen Aktivitäten am Standort eines Kunden aus, kehren dann aber zu ihrer Personalagentur zurück, sobald ein Projekt oder Vertrag abgeschlossen ist.
Die Beschäftigungsvermietung und die Mitbeschäftigung unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht. Erstens funktioniert die Mitbeschäftigung normalerweise nicht innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Zweitens treffen PEOs in der Co-Beschäftigungsvereinbarung keine Einstellungs- oder Personalauswahl für den Kunden. Drittens ist bei der Arbeitnehmerüberlassung die Personalvermittlung der einzige rechtlich verantwortliche Arbeitgeber, während bei Co-Employment-Beziehungen sowohl der PEO als auch das Kundenunternehmen die rechtliche Verantwortung für den Arbeitnehmer tragen.
2. Talentsucher und Einstellungsagenturen
Viele professionelle Arbeitgeberorganisationen suchen und stellen keine Mitarbeiter für Sie ein. Sie führen auch keine Datenbank mit „verfügbaren“ Talenten oder anderen Arten von Einstellungsnetzwerken, auf die Unternehmen zugreifen können.
Mit anderen Worten, ein PEO nimmt nicht automatisch an Rekrutierungs- oder Einstellungsverhandlungen teil. PEOs treten erst ein, nachdem Sie Ihren neuen Kandidaten ausgewählt haben. Von dort aus kümmert sich Ihr Partner-PEO um verschiedene Onboarding-Logistiken, insbesondere um die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen sowie Steuerunterlagen und -anmeldungen.
3. Ausbilder für berufliche Entwicklung
Bei erfolgreichen Co-Employment-Vereinbarungen legen der PEO und die Kundenorganisation klare vertragliche Grenzen zwischen ihren Interaktionen und dem Umgang mit den Mitarbeitern selbst fest.
Obwohl beide Parteien die rechtliche Verantwortung für diese Personen teilen, sollten sie nicht in die beschriebenen Funktionen der anderen Partei „doppelt eintauchen“. Beispielsweise ist der PEO nicht für Mitarbeiterzertifizierungen, Freigaben, Bildungskurse oder andere formelle oder informelle Anweisungen zur beruflichen Entwicklung verantwortlich. Auch wenn der PEO der eingetragene Arbeitgeber ist, übernimmt er keinen Überblick über die Karriereentwicklung der Mitarbeiter.
4. Gemeinsame Beschäftigung
Gemeinsame Beschäftigung und Mitbeschäftigung werden häufig synonym verwendet. In beiden Situationen teilen sich zwei getrennte Organisationen die rechtliche Aufsicht und Verantwortung für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern. Die beiden Konzepte haben jedoch einen entscheidenden Unterschied – das Maß an Input, das jedes einzelne auf das tägliche Umfeld der Mitarbeiter hat.
Bei der gemeinsamen Beschäftigung hat nur die Kundenorganisation die Leitung über die Arbeit und die Verantwortlichkeiten ihrer Einstellung, nicht der PEO. Bei der Definition einer gemeinsamen Beschäftigung können beide Unternehmen jedoch Orientierungshilfen für Arbeitsbelastungen, tägliche Aktivitäten und Mitarbeiterstunden geben sowie direkte, laufende Kontrolle über den breiteren Geschäftsbetrieb teilen. Zum Beispiel kann ein PEO in einem gemeinsamen Arbeitsvertrag seinem Partnerkunden vorschlagen, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, und dann den Kunden bei der Überprüfung, dem Vorstellungsgespräch und der Einstellung dieser neuen Mitarbeiter selbst unterstützen.
Eine Vereinbarung kann auch als gemeinsame Beschäftigung und nicht als Mitarbeit klassifiziert werden, wenn sie die meisten dieser Bedingungen erfüllt:
- Beide Parteien führen Mitarbeiterüberwachung durch
- Beide Parteien verfolgen die Leistung der Mitarbeiter
- Beide Parteien verhandeln über Arbeitnehmervergütung und Löhne
- Beide Parteien haben die Befugnis, Mitarbeiter zu disziplinieren und zu kündigen
Was sind die Risiken einer gemeinsamen Beschäftigung?
Wie bei jeder geschäftlichen Vereinbarung eröffnet die Mitbeschäftigung Unternehmen neue Fragen und Prozesse. Diese Vorgänge können jedoch schnell überwältigend werden – und sogar die Risiko-Compliance – wenn sie falsch verwaltet oder vernachlässigt werden.
Berücksichtigen Sie diese größten Risiken für die gemeinsame Beschäftigung, um die volle Art der Nutzung eines Dienstherrn zu verstehen.
1. Anpassung konformer interner Prozesse
Das Schöne an einer PEO-verwalteten Co-Employment-Vereinbarung ist die gemeinsame Aufteilung der Aufgaben des Mitarbeitermanagements. PEOs verwalten beispielsweise Lohn- und Beschäftigungssteuern, sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene. Ein PEO kann sogar internationale Steuern für Mitarbeiter verwalten, die im Ausland leben und arbeiten, sodass seine Partnerkunden dies nicht tun müssen.
Kundenorganisationen sind jedoch nicht davon befreit, ihre eigenen administrativen Prozesse und Unterlagen zu optimieren, um mit ihrem PEO-Partner konform zu bleiben – und zwar tangential –, insbesondere über interne HR- und Buchhaltungsfunktionen hinweg. Sie und Ihr PEO müssen ganzheitlich zusammenarbeiten, wobei Ihr Unternehmen das Ende des Compliance-Schnäppchens für das Ganze aufrechterhält, um konform zu bleiben.
2. Gemeinsame Strafen, wenn sie nicht konform gefunden werden
Wenn PEOs und Kundenunternehmen operativ nicht synchronisiert sind, können beide haftbar gemacht werden und mit Bußgeldern, Strafen und sogar rechtlichen Konsequenzen rechnen.
Die häufigsten Fälle, in denen Verstöße gegen das Arbeitsrecht zu Streiks führen – zum Beispiel, wenn ein eingestellter Mitarbeiter falsch kategorisiert wird und seine Steuern nicht korrekt einbehalten werden. Jedoch treten auch bei Vereinbarungen über die gemeinsame Beschäftigung gemeinsame Strafen auf, wenn der PEO nicht der dokumentierte Arbeitgeber ist. Ohne eine klare, schriftliche Definition des Arbeitgebers ist es für Kundenunternehmen einfacher, in Verfahren und Praktiken einzusteigen, die tatsächlich in der Verantwortung des PEO liegen und umgekehrt. Sowohl ein PEO als auch eine Kundenorganisation, die ihre Verantwortlichkeiten überschneidet, ist eine der schnellsten Möglichkeiten, um eine rechtliche Vereinbarung über gemeinsame Beschäftigung zu verunsichern und sich selbst für die Nichteinhaltung zu öffnen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, mit einem seriösen, gut vertrauenswürdigen PEO zusammenzuarbeiten und klare Formulierungen zu Verwaltungsaufgaben in der Co-Employment-Vereinbarung zu formulieren, beginnend mit einer ausdrücklichen Erklärung des Arbeitgebers.
3. Unsachgemäßes Onboarding
In einem Co-Beschäftigungsvertrag ist der PEO traditionell für das Onboarding und die administrative Orientierung des neuen Mitarbeiters verantwortlich. Während dieser Sitzungen füllt der neue Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen für reibungslose Personal- und Buchhaltungsaufgaben aus und stellt sicher, dass er innerhalb weniger Tage auf der Gehaltsabrechnung ist, nicht Wochen, wie es für einige inländische und internationale Mitarbeiter erforderlich ist.
Unsachgemäße Onboarding-Verfahren treten auf, wenn die Kundenorganisation diese administrative Einstellungslogistik anstelle des PEO durchführt. Die Vermischung dieser Rollen eröffnet Ihnen wiederum eine gemeinsame Arbeitshaftung, bei der beide Parteien als Arbeitgeber angesehen werden können und beide offen für Klagen sind.
4. Bezahlung und Leistungen
Inländische und globale PEOs legen das Gehalt eines neuen Mitarbeiters nicht fest. Sie bestimmen auch nicht die Leistungen eines neuen Mitarbeiters, obwohl sie Kunden unbedingt über ihre rechtlichen Verantwortlichkeiten beraten können, bestimmten Klassifizierungen von Mitarbeitern Leistungspakete bereitzustellen.
Insbesondere globale PEOs mit einer internationalen Employer of Record-Plattform sind maßgeblich an der Beratung von Kunden zu kulturell angemessenen Mitarbeitervergünstigungen und -bestimmungen beteiligt. Globale PEOs können Kunden dabei helfen, die Vorschriften eines neuen Landes in Bezug auf arbeitgeberseitige Leistungspakete, Gehaltserwartungen, bezahlte Urlaubsnormen und mehr zu navigieren. Diese Gehaltszahlen, Leistungen, Arbeitszeitpläne, Aufgaben und Leistungsbeurteilungen sind jedoch letztendlich die Bereiche der Kundenorganisation und Teil der Art und Weise, wie sie ihr Geschäft führen.
5. Verwirrung der Personalagentur im Inland
Co-Beschäftigung ist eine Art Geschäftsmodell. Als Geschäftsmodell wird es in verschiedenen Organisationstypen und Branchen verwendet, wobei eines der größten das wachsende Netzwerk von Personalagenturen von heute ist.
Laut der American Staffing Association sind Personalbeschaffungsfirmen und andere Personalagenturen für die Vermittlung von 17 Millionen Vertrags-, Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitern pro Jahr verantwortlich . Das sind 17 Millionen Personen, deren berufliches Leben unter gemeinsamer Beschäftigung steht, wobei ihre Personalvermittlungsagentur als „primärer Arbeitgeber“ und ihr Gastarbeitsplatz als „sekundärer Arbeitgeber“ fungiert.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Vereinbarung über die Mitbeschäftigung einer Personalagentur nicht mit einem eingetragenen Arbeitgeber übereinstimmt. Obwohl es einige Ähnlichkeiten gibt, suchen PEOs von Arbeitgebern nicht nach Talenten und dienen nicht als Talent-Kontaktperson für Kunden. Sie legen auch nicht das Gehalt eines Mitarbeiters fest, sobald er eingestellt wurde, was ein weiterer wichtiger Unterschied im Vergleich zur Einstellung von Personalvermittlungsagenturen ist. Kurz gesagt, ein PEO ist nicht dasselbe wie eine Personalvermittlungsagentur und wird daher nicht die gleiche Art von Mitbeschäftigungsverhältnis unterstützen.
Wie reduzieren PEOs die Risiken einer gemeinsamen Beschäftigung?
Überlegen Sie, wie die Partnerschaft mit einem PEO alle Vorteile ausgelagerter Verwaltungsfunktionen bietet – und gleichzeitig die Verbindlichkeiten und Lücken anderer Modelle zur gemeinsamen Beschäftigung reduziert.
1. Vermerken Sie den Arbeitgeber
PEOs bieten eine Vereinbarung über die Mitbeschäftigung mit einer der klarsten Aufgabenbereiche. Das liegt daran, dass die PEO-Beziehung darauf basiert, der eingetragene Arbeitgeber zu sein.
Als eingetragener Arbeitgeber ist der PEO verantwortlich für die Verwaltung von Mitarbeitersteuern, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen, die Pflege von Versicherungszertifikaten und das ordnungsgemäße Onboarding deiner Einstellung in seine eigene vorbestehende Gehaltsabrechnungsplattform. Sie sind nicht für diese Aktivitäten verantwortlich, da Sie nicht der eingetragene Arbeitgeber sind. In der Zwischenzeit wird Ihre Einstellung – diejenige, die Sie gesucht, überprüft und ausgewählt haben – der Vollzeitbeschäftigung für Ihr Unternehmen zugewiesen und erfüllt die Rollen und Aufgaben, für die Sie sie ausgewählt haben.
2. Ein erfahrener Geschäftspartner
Durch die Verwendung eines PEO kann sich Ihr Unternehmen auf die Kerngeschäftsfunktionen konzentrieren, anstatt sich dünn über erweiterte HR-, Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsvorgänge hinweg zu erstrecken. Outsourcing dieser komplexen und oft umständlichen Aktivitäten an Ihren Partner-PEO mit bereits vorhandenem, umfangreichem Fachwissen und einsatzbereiter administrativer Infrastruktur.
Von der internationalen Gehaltsabrechnung über die Entschlüsselung internationaler Arbeitsgesetze bis hin zur Verwaltung von wettbewerbsfähigen Leistungspaketen bedeutet die von PEOs angebotene Expertise Risikominderung und Komfort für Organisationen wie Ihres.
3. Sofortiges Gehaltsabrechnungssystem
PEO-Kunden haben Zugang zu einem Ökosystem von konformen, vorregistrierten Gehaltsabrechnungssystemen, die bereits in lokalen und sogar globalen Märkten eingerichtet sind. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter praktisch unabhängig vom Standort in das System integriert werden können, während die Einhaltung der Arbeitsgesetze der Mitarbeiter aufrechterhalten wird.
Der Zugang zu einer Plattform für sofortige Gehaltsabrechnung ist besonders vorteilhaft, wenn internationale Mitarbeiter eingestellt oder global expandiert werden. Die Partnerschaft mit einem PEO entlastet Sie von der Belastung durch die Einrichtung Ihrer eigenen ausländischen Tochtergesellschaft – und den Kosten, Zeitplänen, rechtlichen Manövern und finanziellen Vereinbarungen, die mit diesem Unternehmen verbunden sind.
4. Beschleunigtes Onboarding
Neueinstellungen müssen in alle deine bestehenden Finanz-, Gehaltsabrechnungs-, Leistungs- und Terminplanungssysteme integriert werden. Sie müssen auch alle erforderlichen HR-bezogenen Formulare und Unterlagen ausfüllen sowie ihren Arbeitsverträgen zustimmen und diese unterzeichnen.
Obwohl dies für lokale interne Mitarbeiter relativ einfach ist, was passiert, wenn Sie außerhalb des Staates oder außerhalb des Landes einstellen? Was ist, wenn Ihr Unternehmen seine Geschäftstätigkeit auf einen neuen internationalen Markt ausweiten möchte? Diese Onboarding-Vorgänge werden sofort komplex, mit neuen Arbeitsgesetzen, Vorschriften, Steuercodes und Vertragsarten, die vereinbart werden müssen. Mit einer PEO-Beziehung werden diese komplizierten und zeitaufwändigen Aktivitäten für Sie erledigt.
5. Kulturell wettbewerbsfähige Vorteile
Globale PEOs verfügen sowohl über die Expertise als auch über die bereits vorhandenen Plattformen, um Neueinstellungen wettbewerbsfähige, lokalisierte Leistungspakete anzubieten. Annehmlichkeiten von der Kranken-, Seh- und Zahnversicherung bis hin zu Pendlerrückerstattungen, bezahlten Feiertagen, Behinderungen, Kündigungszahlungen und mehr variieren je nach Bundesstaat und Land. Ein PEO formt Paketangebote genau nach dem Standort des Mitarbeiters und stellt sicher, dass Sie kulturell sensible Verträge unterstützen und gleichzeitig lokale Beschäftigungsstandards und Gesetze einhalten.
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Globalization Partners unterhält eine einsatzbereite Plattform für den Arbeitgeber von Aufzeichnungen, die in über 170 Ländern verfügbar ist. Sie können innerhalb weniger Tage – nicht Monate – international einstellen und expandieren, während Sie sich auf das konzentrieren, was Ihr Unternehmen ankurbelt, nicht auf den Lärm der internationalen Mitarbeiterverwaltung.
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