Cuando averigüe cómo gestionar equipos internacionales, descubrirá que tener acceso a las herramientas tecnológicas adecuadas tiene un nuevo nivel de importancia. Por ejemplo, considere la diferencia entre la colaboración con compañeros de trabajo locales y los internacionales. Cuando sus compañeros de trabajo están justo al otro lado del escritorio o al final del pasillo, pueden trabajar en proyectos juntos en persona, incluso usando herramientas analógicas como pizarras o cuadernos en algunos casos. Cuando sus compañeros de trabajo viven a miles de millas de distancia, usted necesita una tecnología de colaboración internacional eficaz.
Las tecnologías de colaboración para equipos internacionales adoptan muchas formas y tienen como objetivo ayudar con diversos procesos comerciales. Algunas otras herramientas vitales están específicamente diseñadas para que los departamentos y la gerencia de RR. HH. supervisen y dirijan los procesos en toda la organización. Analizaremos algunos de los mejores tipos de tecnología que debe implementar para que pueda optimizar y mejorar la forma en que gestiona a su equipo y ayudarlos a conectarse en todo el mundo.
1. Software de videoconferencia
Las videollamadas han existido durante algún tiempo, pero el aumento del trabajo remoto ha llevado esta tecnología de novedosa a esencial. Una encuesta de abril de 2020 reveló que las empresas estaban aumentando su gasto en software de conferencias web más que cualquier otra solución de software. Incluso antes de que las videoconferencias realmente despegaran en medio de la pandemia global, el 62 por ciento de los ejecutivos 2017 coincidieron en que las videoconferencias fueron una mejora significativa en comparación con las videoconferencias cuando se trataba de la calidad de la comunicación.
No es de extrañar que las empresas se hayan inclinado hacia las videoconferencias en lugar de las llamadas de audioconferencia. Considere todas las señales visuales que obtiene cuando habla con personas cara a cara en comparación con el teléfono. Las videoconferencias facilitan saber quién está hablando en todo momento y reconocer cuándo una persona está a punto de hablar para evitar interrupciones involuntarias. También puede leer los rostros de las personas para obtener más información sobre sus intenciones y pensamientos. Estas señales visuales pueden ser especialmente útiles en las comunicaciones interculturales, donde los malentendidos ocurren más fácilmente.
Las aplicaciones gratuitas abundan para que las personas realicen llamadas de video a amigos y familiares, pero el software de videoconferencia profesional está diseñado pensando en las empresas para que muchos participantes puedan unirse a la llamada. Estos programas también incluyen funciones útiles como compartir pantalla y pizarra, donde uno o más usuarios pueden marcar una pantalla en blanco como lo harían con una pizarra física, para ayudar en presentaciones y colaboración.
2. Plataforma de gestión de proyectos
La gestión de proyectos y horarios suele ser una tarea lo suficientemente difícil, incluso para pequeñas empresas con empleados locales. Pero para las empresas globales, puede ser especialmente desafiante. Sin embargo, la plataforma de gestión de proyectos adecuada puede facilitarlo. El software de gestión de proyectos puede ayudar a su equipo a llevar un registro de las tareas diarias y de los objetivos más grandes. Para las empresas internacionales, la plataforma de gestión de proyectos adecuada puede ayudarlo a conectar a todo su equipo en un solo lugar.
Todas las plataformas deben ayudarlo a establecer plazos, crear horarios y asignar tareas. Algunos programas también vienen con otras funciones, como plantillas de proyectos, uso compartido de archivos y herramientas de comunicación. Por lo general, el punto de partida de una plataforma de gestión de proyectos es el panel donde puede obtener una descripción general rápida de los proyectos que están en curso. Los empleados deben tener sus propios tableros personalizados o listas de tareas pendientes donde puedan administrar sus propias tareas.
Hay muchas plataformas de gestión de proyectos para elegir. Algunos pueden ser más adecuados para su industria o permitir la personalización que necesita para adaptar la plataforma a sus necesidades. Business News Daily recomienda tener en cuenta los siguientes factores al elegir el mejor programa de gestión de proyectos para su equipo:
- El tamaño actual de su organización
- La escalabilidad de un programa, en caso de que crezca
- Desafíos de gestión de proyectos que desea que su software resuelva o mejore
- La facilidad de uso de un programa
El programa adecuado puede aumentar la productividad de su equipo global y ayudar a garantizar que ningún proyecto se caiga nunca. Es vital que las organizaciones sigan actualizando las herramientas que utilizan y aprendan sobre lo que hay allí, especialmente cuando el trabajo remoto se ha convertido en el nuevo jugador en el juego.
3. Servicios de almacenamiento y uso compartido de archivos
Independientemente de la industria en la que se encuentre, es probable que cree, consulte, intercambie y almacene archivos regularmente. En años, muchas empresas dependían del almacenamiento local para organizar sus archivos. Si quería compartir un archivo, probablemente lo acaba de enviar por correo electrónico, o tal vez accedió a él a través de una carpeta compartida y una conexión Ethernet. Es posible que también haya confiado en documentos impresos almacenados en archivadores. Estos métodos de almacenamiento y uso compartido de archivos se han obsoleto a medida que las soluciones basadas en la nube se han vuelto cada vez más populares.
Hoy en día, la mitad de todos los datos corporativos en todo el mundo se almacenan en la nube. Para las empresas internacionales, el almacenamiento en la nube es más que solo conveniente: es necesario para que todos los empleados puedan acceder fácilmente a los archivos que necesitan. Con el modelo en la nube, el proveedor de la nube almacena sus datos en servidores remotos y le permite acceder a los datos en línea, ya sea a través de una aplicación en su dispositivo o a través de su navegador web. En otras palabras, los empleados de todo el mundo pueden acceder a carpetas y archivos compartidos siempre que tengan las credenciales correctas y una conexión a Internet.
Muchos servicios están disponibles hoy en día para almacenar, sincronizar y compartir archivos. Es posible que esté familiarizado con algunas opciones gratuitas, pero estas soluciones limitan la cantidad de gigabytes (GB) que puede almacenar de forma gratuita, generalmente en el rango de 5-15 GB. Las empresas que necesitan una solución de almacenamiento más sólida pueden elegir versiones pagadas de estos proveedores conocidos o inscribirse con otros proveedores que puedan adaptarse mejor a sus necesidades.
4. Herramienta de colaboración de documentos
La capacidad de compartir y acceder a los archivos es clave, pero para muchos equipos, simplemente compartir los productos terminados no es suficiente. También es posible que deba colaborar durante la creación de documentos, ya sea un artículo para el blog de su empresa, una presentación de diapositivas para una próxima reunión con un cliente o una hoja de cálculo que contenga datos de ventas trimestrales. En años anteriores, habría tenido que turnarse para trabajar en un documento, enviar nuevas versiones o comentarios por correo electrónico de ida y vuelta hasta que se completara, un proceso desordenado e ineficiente.
Hoy en día, la nube ha resuelto este problema y puede aprovechar esa solución utilizando una herramienta de colaboración de documentos que se adapte a su equipo. Todas estas herramientas deben permitir que varios empleados accedan a un documento mientras está en curso para realizar cambios dentro del documento u ofrecer comentarios en forma de comentarios o ediciones sugeridas. Los usuarios deben poder revisar el historial de revisiones para poder restaurar versiones anteriores si es necesario o comprender qué cambios se realizaron y quién realizó.
Algunos servicios para compartir archivos también incluyen herramientas de edición en línea, pero esta no es una característica estándar para todos los servicios. Y, cuando se incluye, puede ser insuficiente para sus necesidades. Debe considerar el uso de herramientas de colaboración en línea, ya sea gratuitas o pagadas, cuando necesite crear y editar documentos en un grupo. Las investigaciones muestran que el trabajo colaborativo impulsa el compromiso y el desempeño de las personas.Por lo tanto, las empresas deben encontrar formas de facilitar esta dinámica sinérgica entre los empleados, incluso si una persona es principalmente responsable de un proyecto.
5. Aplicación de mensajería instantánea
Incluso cuando desee comunicarse con colegas en el mismo edificio, es probable que les dispare una nota en línea en lugar de ir a su oficina o llamarlos por teléfono. Cuando necesita comunicarse con colegas internacionales, la comunicación escrita es aún más esencial. El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo el valor predeterminado para la comunicación escrita en entornos comerciales, pero eso ha cambiado en los últimos años. Las aplicaciones de mensajería instantánea han ganado terreno dentro de muchas empresas, ya que pueden facilitar una comunicación más directa e inmediata que el correo electrónico.
Si actualmente no está usando una aplicación de mensajería instantánea y desea probar algo además del correo electrónico, considere integrar una de estas aplicaciones en sus comunicaciones comerciales diarias. Harvard Business Review recomienda elegir una aplicación con la que la mayoría de sus empleados ya estén familiarizados para que sea más probable que la adopten en el lugar de trabajo. Dado que las diferentes aplicaciones de mensajería son populares en diferentes partes del mundo, esto puede significar elegir una aplicación con la que sus empleados internacionales estén familiarizados, incluso si es nueva para usted.
Las aplicaciones de mensajería instantánea son valoradas por la forma en que fomentan la comunicación instantánea de ida y vuelta, pero es posible que no siempre funcionen de esta manera cuando se utilizan entre colegas internacionales. Especialmente cuando trabaja en zonas horarias muy diferentes, es posible que un compañero de trabajo no vea su mensaje de inmediato cuando lo envíe. Algunas aplicaciones le informarán cuando alguien esté en línea, para que sepa si la persona verá su mensaje instantáneo o si un correo electrónico que se leerá más adelante tendría más sentido.
6. Software de gestión del aprendizaje en línea
La industria del aprendizaje y el desarrollo vale más de mil370 millones de dólares en todo el mundo, lo que demuestra los importantes roles que desempeña la capacitación y la mejora de habilidades para las empresas de todo el mundo. Además de ofrecer capacitación a los nuevos empleados para iniciarlos en sus nuevos roles, muchas empresas también ofrecen oportunidades de aprendizaje continuo para ayudar a los empleados a perfeccionar sus habilidades o incluso desarrollar nuevos conjuntos de habilidades para satisfacer nuevos desafíos y demandas.
Las empresas internacionales pueden tener aún más motivos para enfocarse en la capacitación de los empleados, ya que contratar en nuevos mercados puede significar contratar a empleados con diferentes antecedentes educativos. La capacitación puede ser un medio eficaz para garantizar que todos sus empleados tengan las bases de conocimientos y los conjuntos de habilidades que necesitan para tener éxito. Las empresas pueden brindar capacitación de diversas maneras, incluidas las opciones en persona y en línea.
El aprendizaje en línea, también llamado aprendizaje electrónico, ha comenzado a reemplazar la capacitación presencial dirigida por un instructor, que solía ser más común. El Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo más reciente de LinkedIn muestra un cambio significativo en el aprendizaje en persona a favor de un mayor aprendizaje en línea, incluso solo en el último año. Para los equipos globales y remotos, las opciones de aprendizaje en línea generalmente tienen más sentido. El software de gestión del aprendizaje en línea puede permitirle compartir videos, artículos y más, y probar el aprendizaje de los empleados a través de cuestionarios y ejercicios. También permiten que los empleados trabajen de manera independiente a su propio ritmo.
7. Plataforma de expansión global
Los sistemas de información de Recursos Humanos (Human Resources Information Systems, HRIS) pueden ayudar a los departamentos de RR. HH. a llevar un registro y automatizar muchas funciones de RR. HH., pero estos programas no están necesariamente diseñados para empresas internacionales que manejan más complejidades de RR. HH. Por ejemplo, no puede colocar empleados internacionales en la misma nómina que sus empleados nacionales. Sus empleados internacionales también pueden tener derecho legal a diferentes beneficios. Afortunadamente, aún puede optimizar muchas funciones de gestión de recursos humanos (HRM) cuando utiliza una plataforma de expansión global como GoGlobal de Globalization Partners.
Nuestra plataforma de tecnología de extremo a extremo proporciona acceso a todas las herramientas que necesita para administrar una fuerza laboral global en un panel conveniente. Gestionar las funciones de RR. HH. directamente desde la plataforma, lo que incluye:
- Incorporación: desde el primer día de sus empleados en su empresa, la solución innovadora de Globalization Partners facilita el inicio de contratos de empleo que cumplen con la ley y otros procedimientos de incorporación.
- Nómina: Sus empleados internacionales se colocan en nuestra nómina que cumple con las normas locales, pero aún puede aprobar la nómina, agregar bonificaciones o realizar cambios cuando sea necesario.
- Beneficios: Administre planes de beneficios que cumplan con las leyes y normas locales para cualquier país donde contrate empleados.
- Tiempo y gastos: puede ver y aprobar fácilmente las solicitudes de tiempo y gastos de todos sus empleados en un solo lugar.
Con cualquier tecnología de RR. HH., la seguridad es clave. Globalization Partners mantiene seguros los datos de los empleados al permitirle implementar medidas de seguridad basadas en roles para que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos.
Cuando aproveche la experiencia de nuestra EOR global, puede conectarse con expertos a través del Centro de Ayuda y obtener más información sobre los mercados internacionales para que pueda planificar nuevas expansiones.
Equiparse con las herramientas correctas y la EOR correcta
Trabajar en equipos internacionales conlleva algunas recompensas únicas, así como algunos desafíos únicos. Es por eso que necesita las herramientas tecnológicas adecuadas a su disposición para unir a su equipo y ayudar a su productividad. Además de las herramientas adecuadas para los equipos internacionales, también necesita la asociación adecuada para ayudarlo a emplear a los mejores talentos en todo el mundo.
Trabajar con una EOR es una solución ideal para contratar y gestionar trabajadores internacionales, ya que le permite omitir o retrasar el establecimiento de sus propias subsidiarias en los países donde está contratando. También le evita tener que comprender todas las leyes laborales y comerciales locales. Una EOR agiliza el proceso de gestión de su equipo internacional.
Globalization Partners es una EOR en la que puede confiar para manejar funciones de RR. HH., legales y financieras para sus empleados internacionales y para ayudarlo a planificar y ejecutar expansiones internacionales con éxito en todo el mundo. Si desea obtener más información sobre los tipos de EOR, elegir la EOR correcta y la importancia de esta decisión, descargue nuestro libro electrónico gratuito, “La guía para elegir un modelo de empleador de registro”.
