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A medida que su empresa se expanda a nivel global, usted tendrá acceso a distintos beneficios si incorpora personas empleadas internacionales. La contratación de empleados globales ofrece muchas ventajas para su negocio, incluyendo conocimientos profundos sobre la cultura local y conexiones comerciales útiles dentro del país.
Su empresa deberá cumplir con varios criterios antes de emplear a empleados internacionales en el extranjero, y los requisitos a menudo pueden ser complejos. Es por eso que hemos creado esta guía para ayudarlo a obtener más información sobre cómo contratar empleados internacionales.
Subsidiarias frente a asociaciones EOR
Antes de que su empresa pueda contratar empleados en un nuevo país, debe establecer una entidad para hacer negocios o asociarse con un equipo que ofrezca alternativas legales prácticas.
Algunas empresas establecen una subsidiaria, una entidad dentro del país que es propiedad de la compañía matriz más grande o está controlada por esta. Sin embargo, la creación de una subsidiaria puede ser un proceso prohibitivamente complicado y que lleva mucho tiempo. Requiere hacer resmas de papeleo, saltar obstáculos legales y verificar los requisitos burocráticos. Elegir esta ruta a menudo significa que su empresa debe esperar semanas, incluso meses antes de que pueda comenzar a operar en el nuevo país.
Trabajar con un empleador registrado (Employer of Record, EOR) ofrece una alternativa atractiva. Cuando su empresa se asocia con una EOR, usted trabaja con un equipo con amplia experiencia en el reclutamiento de empleados en el país donde ha elegido expandirse. Puede comenzar a contratar en un plazo de días y contará con el apoyo de expertos que pueden manejar los requisitos legales y fiscales para contratar empleados en el extranjero por usted.
Los requisitos legales de configuración en los que nos enfocamos a continuación son generalmente necesarios si su empresa elige establecer una subsidiaria en otro país. Trabajar con una EOR, por otro lado, libera a una empresa de la carga de muchos de estos requisitos.
10 requisitos para contratar empleados internacionales
Estos son algunos de los requisitos que deberá cumplir mientras contrata para su expansión internacional.
1. Una estructura corporativa
Si su compañía establece una subsidiaria en un nuevo país, a menudo deberá incorporarla como un tipo específico de negocio y seguir las reglas aplicables. Por ejemplo, muchas empresas se incorporan como empresas de responsabilidad limitada. Esta opción presenta una estructura tradicional y ampliamente familiar, especialmente para una agencia que contrata empleados internacionales para los EE. UU. o países que utilizan modelos de negocios similares. En esta estructura, los fundadores invierten capital accionario, pero mantienen sus finanzas separadas de la estructura financiera de la compañía.
Otras opciones pueden incluir incorporarse como una pequeña compañía de acciones, una compañía de responsabilidad limitada empresarial, una sucursal o una empresa conjunta. Estas opciones varían según el país, por lo que deberá investigar las opciones locales y elegir la opción que mejor se adapte a sus objetivos comerciales.
2. Registro
En la mayoría de los países, su empresa debe registrarse ante las autoridades correspondientes antes de que pueda comenzar a hacer negocios. Por ejemplo, en Perú, debe registrar el nombre de su empresa en el Registro Público Peruano y luego obtener un Certificado de Registro. En Alemania, debe incorporarse con un notario y luego presentar la documentación de registro ante el registro comercial, la oficina fiscal y cualquier organismo comercial local relevante. Es probable que otros países tengan requisitos similares y estipulaciones únicas. España, por ejemplo, requiere declaraciones contra el lavado de dinero y el terrorismo junto con la documentación de registro.
Para registrar un negocio, es probable que deba presentar documentos oficiales como estos:
- Certificación del nombre de su empresa en el registro público
- Una descripción escrita de las actividades propuestas de la compañía
- Direcciones de oficinas registradas
- Lista de nombres de partes interesadas y directores
- Artículos de asociación
- Información de la cuenta bancaria
- Comprobante de pago de capital por el monto requerido
La lista de requisitos variará según la ubicación, por lo que su empresa debe consultar con las autoridades pertinentes de su nuevo país para obtener más información sobre sus obligaciones de registro.
3. Perspectivas del contrato
Uno de los requisitos legales más comunes para la contratación global es la redacción de contratos formales. Muchos países no tienen empleo a voluntad, por lo que es probable que su empresa deba familiarizarse con las estructuras y los requisitos contractuales en el país en el que planea expandirse.
Por ejemplo, en Alemania, la ley exige que desarrolle un contrato de empleo que cumpla con las normas locales para cada empleado. El contrato debe especificar la siguiente información:
- Compensación
- Prestaciones
- Requisitos para el despido
Su nuevo país también puede exigirle que escriba el contrato en el idioma local y especifique la información sobre salarios y beneficios en la moneda local. En Egipto, por ejemplo, las empresas deben copiar el contrato por triplicado, escribirlo en árabe e incluir montos de compensación en libras egipcias. Estos requisitos protegen a sus nuevos empleados y les ayudan a comprender los detalles críticos contenidos en sus contratos de empleo.
4. Familiaridad con los requisitos de despido e indemnización
Sin empleo a voluntad, las compañías no pueden despedir a los empleados cuando lo deseen. Mientras emplea a empleados internacionales en el extranjero, deberá mantener un conocimiento detallado de los requisitos de despido e indemnización para que pueda realizar cambios de personal según sea necesario sin violar la ley.
Muchas compañías exigen que los empleadores tengan motivos razonables para despedir a un empleado. En Perú, un empleador debe mostrar motivos objetivos o causa de despido con documentación. Las empresas también deben permitir al empleado al menos cinco días para elaborar una defensa por escrito y hasta 30 días si el empleado tiene la opción de renunciar o demostrar mejoras en el desempeño.
Un empleador que despida a un empleado sin los motivos adecuados podría estar sujeto a sanciones financieras. En algunos casos, el empleador podría tener la opción de pagar una compensación adicional para despedir al empleado legalmente.
Muchos países también exigen que los empleadores proporcionen períodos de notificación extendidos antes de despedir a los empleados. La duración de estos períodos de notificación obligatorios a menudo varía con el puesto o el tiempo del empleado en la compañía.
Por ejemplo, en Francia, después del período de prueba de un empleado, el período de notificación generalmente varía de uno a tres meses. Tres meses es particularmente común para los gerentes protegidos en virtud de los convenios colectivos de trabajo (Collective Bargaining Agreements, CBA). En Australia, los empleados que han trabajado para una compañía durante menos de un año obtienen derecho a recibir un aviso con una semana de anticipación. De uno a tres años de servicio les da a los empleados dos semanas de aviso, de tres a cinco años de servicio les da tres semanas de aviso, y más de cinco años de servicio les da derecho a los empleados a cuatro semanas de aviso.
5. Conocimiento de salarios, bonificaciones y beneficios típicos
Antes de comenzar a contratar, también necesitará un conocimiento integral de los salarios y beneficios típicos para los puestos que planea cubrir.
Conocer el salario mínimo en su nuevo país es un excelente lugar para comenzar. Incluso si principalmente emplea a empleados asalariados, también puede contratar a algunos empleados con salarios más bajos y no desea falsificarlos ni infringir la ley pagando menos en compensación de la que son elegibles para recibir.
En muchos países, los empleadores habitualmente proporcionan a sus empleados bonificaciones al 13.o mes. Algunos ofrecen 15th-month bonificaciones al 14.o mes o incluso cada año, por lo que deberá consultar con su nuevo país para determinar las normas. Alemania, por ejemplo, no exige dichas bonificaciones, aunque la ley de Filipinas exige bonificaciones al 13.o mes, y muchos empleadores eligen otorgar bonificaciones al 14.o mes en diciembre.
Los beneficios para empleados varían de un país a otro. En muchos países, los empleadores deben proporcionar licencia por enfermedad con goce de sueldo, licencia por maternidad y paternidad, feriados con goce de sueldo y vacaciones con goce de sueldo. En Israel, por ejemplo, los empleados deben recibir 10 a días de vacaciones 23 con goce de sueldo por año más cantidades variables de licencia por enfermedad con goce de sueldo, según la industria del empleador. También reciben de siete a 14 semanas de licencia por maternidad u ocho días de licencia por paternidad.
En algunos casos, es posible que deba proporcionar un seguro médico, aunque los empleados de ciertos países reciben su seguro médico de un programa nacional, por el cual es probable que su compañía pague. Incluso si existe un servicio de salud nacional, es posible que su compañía desee ofrecer un seguro complementario para garantizar una cobertura de salud integral para sus empleados.
6. Comprensión de las condiciones de trabajo estándar y los requisitos del CBA
Antes de contratar en un nuevo país, deberá familiarizarse con los aspectos estándar de los negocios, como las horas de trabajo, las horas extras y las políticas de licencia con goce de sueldo. En los Países Bajos, por ejemplo, las horas de trabajo estándar son 40 horas por semana, pero pueden durar entre y 48 horas por semana. La ley laboral limita las horas de trabajo a 60 horas por semana y 12 horas por turno.
En algunos países, ciertas industrias tienen CBA que regulan las horas de trabajo y las condiciones de manera más estricta que el gobierno. Asegúrese de verificar si su industria tiene requisitos de CBA y cómo afectarán las políticas de su lugar de trabajo.
7. Familiaridad con las retenciones y contribuciones de nómina requeridas
En muchos países, su empresa deberá aportar un porcentaje del salario de cada empleado a diversos fondos del seguro social, como los siguientes:
- Pensiones de jubilación
- Programas de atención médica
- Fondos de compensación para empleados
- Fondos de desempleo
- Beneficios por discapacidad
Las contribuciones varían significativamente según el país. Por ejemplo, en Indonesia, las contribuciones de nómina a los programas de atención médica del seguro social constituyen alrededor del 5 por ciento de las ganancias, y el empleador y el empleado dividen las contribuciones por igual. Sin embargo, en Francia, las contribuciones del empleador al seguro social pueden ser de hasta el 45 por ciento del salario del empleado.
8. Personal legal y de recursos humanos
Una vez que hayas cuidado de la documentación requerida y aprendido lo que necesitas proporcionar a tus nuevos empleados, puedes comenzar los procesos de reclutamiento y contratación. A medida que avance, es posible que descubra que necesita personal de recursos humanos capaz de navegar por los pormenores de atraer y gestionar a nuevos empleados.
Si trabaja con una EOR, su equipo dedicado puede hacer gran parte del trabajo de recursos humanos por usted. Estos expertos manejarán la selección de candidatos, la gestión de la nómina y la incorporación de nuevos empleados.
A medida que construya su equipo internacional, necesitará expertos legales dedicados y experimentados que lo ayuden a explorar las leyes laborales locales, los impuestos y otros requisitos. Sin expertos que lo ayuden, puede violar fácilmente la ley y correr el riesgo de multas y otras sanciones.
Es probable que su empresa deba aportar porcentajes significativos de su nómina a programas y servicios sociales. Estas podrían ser contribuciones de jubilación, seguridad social y atención médica, o podrían ser contribuciones más ampliadas, por ejemplo, para costos de vivienda y cuidado de niños. Un equipo legal capaz puede ayudarlo a agilizar y acelerar este proceso.
Es posible que su empresa no tenga un buen conocimiento de los pormenores legales de los requisitos de su nuevo país. Sin embargo, un equipo de profesionales experimentados puede navegar fácilmente por los matices y las complejidades de la ley. Los expertos legales también pueden informarle sobre los requisitos reglamentarios y evitar que su empresa viole inadvertidamente las leyes laborales.
Aquí también, un equipo de EOR es invaluable. Un buen equipo de EOR comprende los detalles de los requisitos impositivos de nómina de un país, por ejemplo, para garantizar que usted siga cumpliendo a medida que contrata nuevos empleados.
9. Una forma de atraer candidatos calificados
También necesitará estrategias comprobadas para el reclutamiento en su nuevo país. Las estrategias de publicidad laboral que llegan a una audiencia amplia en su país de origen podrían resultar menos eficaces en su nueva. Las personas que buscan empleo en su nuevo país podrían estar más acostumbradas a aprender sobre los puestos vacantes a través de sus conexiones sociales, mediante la búsqueda de sitios web específicos o al ir a ferias o convenciones laborales. Deberá trabajar estrechamente con sus contactos locales para determinar qué estrategias de publicidad y reclutamiento probablemente generen los postulantes más calificados.
Así como su empresa está buscando nuevos empleados con la combinación adecuada de talento, liderazgo, trabajo arduo y conocimiento local para ayudar a su empresa a crecer en su nueva ubicación, sus postulantes también buscan ver si su empresa es la adecuada para sus valores, objetivos profesionales y preferencias de cultura laboral. Trabajar estrechamente con expertos de EOR le permite hacer que su lugar de trabajo sea más atractivo para los empleados locales y, al mismo tiempo, satisfacer sus necesidades comerciales.
10. Un proceso de incorporación simplificado
Una vez que haya encontrado a las personas adecuadas, debe convertirlas en empleados legales y comenzar en sus nuevos puestos. Necesitará métodos confiables para actividades como estas:
- Recopilar y procesar la información legal necesaria
- Agregar los empleados a su nómina
- Determinar las retenciones requeridas
- Establecer los beneficios necesarios
- Orientación de los nuevos empleados a la cultura de su empresa
- Capacitar a los nuevos empleados sobre sus nuevas responsabilidades laborales
Trabajar con una EOR capaz es invaluable aquí: estos procesos son la especialidad de un equipo de EOR. Cuando se asocia con una EOR, es probable que su equipo tenga una solución de software integral que su empresa pueda utilizar para automatizar y acelerar estas tareas, para que pueda comenzar a construir relaciones laborales sólidas con sus nuevos empleados de inmediato.
5 pasos para contratar empleados internacionales
Antes de comenzar el proceso de contratación internacional, debe pasar por varias agencias gubernamentales, solicitudes y autorizaciones. Siga esta guía para contratar empleados internacionales para garantizar un proceso fluido y exitoso.
1. Adquirir la certificación necesaria
El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos protege los derechos y las oportunidades laborales de los ciudadanos estadounidenses. Para comenzar a contratar empleados internacionales, deberá presentar documentación que demuestre que hay una cantidad insuficiente de ciudadanos estadounidenses calificados dispuestos y capaces de trabajar para su empresa. Para hacerlo, debe completar estos pasos:
- Proporcione evidencia de que su empresa necesita contratar a un miembro del equipo de otro país para cubrir una vacante.
- Demostrar que el puesto cumple con los criterios del programa de certificación laboral extranjera.
- Complete el formulario correcto de Administración de Empleo y Capacitación (ETA).
- Demuestre que su empresa puede pagarle al candidato el salario predominante como mínimo.
- Envíe el formulario y todos los documentos adjuntos necesarios a la oficina designada.
2. Buscar y entrevistar candidatos
Después de recibir la aprobación del Departamento de Trabajo para contratar a un empleado internacional, puede comenzar su búsqueda de talento. Tenga en cuenta que los currículos internacionales pueden parecer diferentes e incluir información adicional más allá de lo estándar en los EE. UU. Si no desea que los solicitantes incluyan detalles específicos en sus currículos, como raza y estado civil, indíquelo en la descripción del puesto.
3. Obtener visas de trabajo
Los candidatos necesitarán tiempo para solicitar una visa antes de comenzar a trabajar para su empresa. Si ya se encuentran en los EE. UU., puede presentar el Formulario 1-9 para verificar su autorización de trabajo. Si su candidato está fuera del país, deberá patrocinar una visa, que puede llevar tiempo adicional.
Puede seguir estos pasos para patrocinar a un empleado para una visa de trabajo:
- Solicite una aplicación de condición laboral .
- Proporcionar declaraciones y otros documentos requeridos de la compañía.
- Presente la petición de una visa para su posible empleado.
4. Cumplir con las leyes fiscales
Todos los empleados internacionales que trabajen en los EE. UU. deberán solicitar un número de Seguro Social a través de la Administración del Seguro Social. Los empleados internacionales también están sujetos a los mismos impuestos de nómina que los ciudadanos estadounidenses.
Cualquier empleado internacional que trabaje fuera de los EE. UU. deberá completar el Formulario W-8 BEN . Los empleados globales también deben completar un W-2 formulario para que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (Immigration and Customs Enforcement, ICE) pueda verificar su formulario I-9. Si hay una discrepancia entre la información, recibirá una carta detallando cómo corregir el problema.
5. Asegúrese de que su empleado tenga la certificación laboral correcta
Según los requisitos ocupacionales del puesto, sus contrataciones internacionales deberán completar la documentación necesaria para una de las siguientes certificaciones:
- Certificación de mano de obra permanente
- H-1B H-1B1 y E-3 trabajadores especializados (profesionales)
- H-2A Certificación del programa agrícola temporal
- Certificación H-2B para trabajo no agrícola temporal
Simplificación del proceso de contratación internacional
Si bien la contratación internacional requiere mayor diligencia y un plazo más largo que la contratación a nivel nacional, puede agilizar el proceso al:
- Formar asociaciones estratégicas con aliados que tengan experiencia en la contratación de empleados internacionales
- Crear una estrategia de contratación eficaz para atraer candidatos cualificados
- Optimización de la orientación y la capacitación mediante la optimización de su proceso de incorporación
También puede mejorar la forma en que contrata empleados internacionales investigando su país de interés. Parte de la información que tal vez desee explorar incluye:
- Compensación
- Prestaciones
- Bonificaciones
- Condiciones de trabajo estándar
- Retenciones y aportaciones sobre nómina
- Requisitos de indemnización y despido
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Establecer la nómina, calcular las retenciones y garantizar el cumplimiento normativo durante los procesos de contratación e incorporación puede desviar su enfoque de asuntos comerciales más esenciales. Como EOR global, Globalization Partners asume estas responsabilidades para que pueda concentrarse en la creación de su equipo y mejorar sus prácticas comerciales principales.
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