El trabajo remoto se ha hecho cargo de la fuerza laboral global, y no va a ningún lugar. De hecho, se espera que el 25 por ciento de todos los empleos profesionales en América del Norte sean remotos para fines de este año, y se espera que las oportunidades remotas continúen aumentando en todo el mundo durante 2023.
El trabajo remoto abrió la oportunidad para que las empresas contrataran a los profesionales más calificados de cualquier parte del mundo, sin necesidad de trasladarlos a una oficina centralizada. Sin embargo, este modelo de trabajo viene con sus desafíos, uno de los cuales es la gestión remota de la nómina.
¿Por qué necesita optimizar la gestión de nómina para equipos remotos?
La gestión eficaz de la nómina implica el procesamiento de transacciones de nómina, la coordinación de sistemas de control de tiempo, el monitoreo de cambios de nómina (nuevos empleados, renuncias, etc.) y más, todo mientras se cumple con las leyes y reglamentaciones locales. Sin embargo, la mayoría de los equipos remotos se distribuyen en diferentes países y zonas horarias. Esto hace que la nómina sea complicada y un poco engorrosa cuando se trata de impuestos, reglas laborales, leyes de seguridad social y métodos de pago y monedas.
Las empresas deben revisar y optimizar regularmente su proceso de gestión de nómina para seguir cumpliendo con las regulaciones y los requisitos locales. No hacerlo podría dar lugar a multas o sanciones.
No es de extrañar que la gestión de nóminas también tenga un impacto en la retención de empleados. Según la investigación, el 43 por ciento de los empleados dice que dejaría a un empleador que les pagaba repetidamente tarde o incorrectamente.
En este artículo, compartimos algunas consideraciones clave para ayudarle a administrar la nómina de su equipo remoto.
Consideraciones clave para optimizar su gestión de nómina remota
1. Definir procedimientos y políticas
Dado que la administración remota de nóminas puede ser compleja, definir procedimientos y políticas le ayudará a evitar errores de nómina y a escalar de manera conforme a las normas.
Estos procedimientos y políticas deben definir cómo va a:
- Recopilar y verificar la información de los empleados.
- Almacene y registre documentos como contratos, formularios de impuestos o recibos de pago.
- Establecer la frecuencia de pago y la cantidad de pagos por año.
- Realice un seguimiento del tiempo y la asistencia.
- Determinar la moneda de acuerdo con la ubicación de cada empleado.
- Establecer un método de pago (depósito directo, transferencia, tarjetas de pago o cheques).
- Informar y actualizar registros.
2. Paga a contratistas y empleados de conformidad con las normas
Independientemente de si su empresa está contratando contratistas o empleados de tiempo completo, es crucial clasificarlos y pagarles en cumplimiento para evitar errores y malentendidos que podrían conducir a violaciones legales.
Los contratistas no forman parte de la nómina de una empresa y deben recibir un pago por separado y de manera diferente de los empleados de tiempo completo.
Los contratistas tienen un pago basado en proyectos de precio fijo. Son responsables de pagar sus propios impuestos y no participan en ningún programa de beneficios. Los empleados de tiempo completo reciben pagos basados en salarios, sus empleadores son responsables de pagar sus impuestos y cargos sociales, y tienen derecho a recibir beneficios, vacaciones y licencia con goce de sueldo.
Existen soluciones de nómina que le permiten contratar y pagar tanto a contratistas como a empleados en la misma plataforma. De esta manera, usted garantiza el cumplimiento cuando se trata de la clasificación y los pagos de los empleados.
3. Usar herramientas automatizadas
Cuando se trata de trabajo remoto, una de las tendencias más grandes es el uso de herramientas de automatización en todas las áreas, incluida la gestión de nóminas.
Los sistemas de nómina automatizados pueden ayudar a los equipos a simplificar y acelerar la configuración y administración de la nómina para aumentar la eficiencia y mejorar la productividad.
Los sistemas de nómina de calidad automatizarán:
- Programación de pagos
- Cálculos y presentaciones de impuestos
- Seguimiento del tiempo trabajado, las horas extras y la asistencia
- Mantenimiento de registros financieros
- Actualización de datos de nómina
- Cálculos de beneficios, bonificaciones y aumentos
4. Garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentaciones locales
Superar los desafíos de nómina y cumplimiento en la globalización puede ser difícil. Es crucial saber y comprender que las reglas, regulaciones y requisitos varían de un país a otro, e incluso de un estado a otro en países como los EE. UU.
- Estas reglas y regulaciones incluyen:
- Remuneración mínima
- Horas extras y horas de trabajo semanales máximas
- Asignación de licencia
- Frecuencia de pago
- Beneficios requeridos
- Impuestos
Asegúrese de estar bien informado sobre cómo configurar la nómina en cada ubicación en la que contrata para evitar sanciones y demandas. Monitoree las leyes locales para mantenerse actualizado sobre los cambios que podrían afectar la nómina para garantizar el cumplimiento.
5. Aprovechar la experiencia local
Administrar la nómina requiere tiempo, esfuerzo y recursos. Incluso con una plataforma de automatización de nómina de calidad implementada para agilizar el proceso, es importante tener acceso a la experiencia local. Los expertos legales y de RR. HH. del país lo ayudarán a asegurarse de que cumple con las leyes y reglamentaciones locales, especialmente a medida que evolucionan con el tiempo. Estos experimentados especialistas de tiempo completo pueden responder cualquier pregunta que pueda tener para que se sienta seguro sobre su proceso de administración de nómina.
A medida que el trabajo remoto evoluciona, es crucial que las empresas optimicen la nómina para garantizar que pagan a los empleados de acuerdo con los requisitos locales, a tiempo y sin errores. Aquí es donde entran en juego Globalization Partners.
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