En ocasiones, el mejor talento no vive en el mismo país en el que se encuentra su empresa. O bien, puede que su negocio esté buscando expandirse internacionalmente y desee contratar personas que viven en el extranjero. Una vez que haya encontrado a las personas empleadas ideales para su empresa, el próximo paso es determinar cómo pagarles. Pagarles a las personas empleadas en diferentes países puede ser difícil. Después de todo, su empresa no puede simplemente enviarles un cheque o depositarles directamente el dinero en sus cuentas bancarias. Al igual que con los miembros del equipo local, debe asegurarse de que cumple las reglas cuando se trata de la clasificación errónea, de la retención de impuestos y otros detalles.
Afortunadamente, descubrir cómo pagar a los empleados internacionales no es algo que su empresa necesite hacer por sí sola. Puede trabajar con un empleador registrado ( Employer of Record, EOR) para contratar e incorporar miembros del equipo en el extranjero. Una plataforma global de empleo (Employer of Record) alivia la carga de sus departamentos contables y le ayuda a evitar cualquier posible problema con las nóminas internacionales.
Cómo funciona la nómina internacional
La nómina internacional tiene muchas cosas en común con la nómina del país de origen de su empresa. Debe asegurarse de que el método de pago a los miembros del equipo cumpla con las leyes del país y de estar reteniendo y pagando bien los impuestos. Las consideraciones fiscales a la hora de pagar a las personas empleadas internacionales son las siguientes:
- Impuesto sobre la renta: Su empresa deberá retener el monto correspondiente del impuesto federal sobre la renta de los cheques de pago de los empleados, según dónde trabajen, y cualquier impuesto sobre la renta regional, local o estatal aplicable.
- Seguro Social: Muchos países, no solo los EE. UU., cobran alguna forma de impuesto del seguro social a los empleados y empleadores. El importe de la contribución de su empresa puede variar de un país a otro, al igual que el importe de la contribución de la persona empleada.
- Impuesto sobre la nómina: en muchos países, un empleador necesita contribuir a un impuesto sobre la nómina, como el impuesto al desempleo y la compensación de los trabajadores, para cada empleado. El importe del impuesto puede variar considerablemente. También cabe señalar que, en algunos lugares, el impuesto a la nómina puede ser un impuesto regional o local, además de un impuesto federal.
A la hora de pagarles a las personas empleadas internacionales, una empresa debe asegurarse de retener y pagar los tipos de impuestos adecuados y la cantidad correcta en impuestos. También tiene que asegurarse de pagar los impuestos en el plazo correcto. Por ejemplo, en los EE. UU., las declaraciones de impuestos vencen 15 de abril y los pagos de impuestos estimados vencen el 15th día de abril, junio, septiembre y enero. En el Reino Unido, las declaraciones de impuestos vencen un año después del final del periodo contable. En Francia, las declaraciones de impuestos vencen en abril para los ejercicios fiscales que terminan en diciembre. En Alemania, las devoluciones vencen el 31 de julio.
Además del cumplimiento impositivo, las nóminas internacionales tienen que seguir las normas sobre beneficios y sueldos de un país. Es posible que su empresa tenga que contribuir al plan de jubilación de las personas empleadas en algunas partes del mundo. También deberá seguir las normas sobre salario mínimo en cada país en el que contrate personal. En algunos países, también es habitual pagar a los empleados un 13th- salario de o 14 meses, que a menudo está exento de impuestos y se distribuye al final del año.
Algunas zonas también tienen normas sobre la cantidad de horas que una persona empleada puede trabajar a la semana. Por ejemplo, en la Unión Europea, los empleados no pueden trabajar más de 48 horas durante un período de siete días. También deben tener 11 horas de descanso cada 24 horas, lo que significa que no pueden trabajar más de 13 horas en un día. Las personas empleadas de la Unión Europea también tienen cuatro semanas de vacaciones anuales pagadas.
Dejando de lado el cumplimiento impositivo y salarial, la nómina internacional tiene muchas cosas en común con la nómina nacional. Su compañía decidirá con qué frecuencia se les paga a los empleados, como una vez al mes, quincenalmente, el 15th y 30th del mes, etc. También decidirá cómo distribuir el dinero a sus personas empleadas de manera remota, por ejemplo, mediante depósito directo o a través de cheques impresos.
Desafíos de la remuneración de las personas empleadas internacionales de manera remota
Antes de expandirse internacionalmente o de empezar a contratar trabajadores en otros países, es importante entender los desafíos asociados a la remuneración de su equipo remoto. Si su empresa no cumple las normas de un determinado país, puede verse obligada a pagar cargos y multas.
Cumplir con las normas y expectativas de ciertos países puede requerir un gran esfuerzo por parte de los departamentos de contabilidad y recursos humanos de su empresa. Puede ser útil analizar los problemas más comunes que surgen al pagarle a un equipo remoto para entender a qué hay que prestar atención y qué puede estar en juego.
- Problemas fiscales
- Costumbres locales
- Problemas legales
- Control de tiempo exacto
- Diferencias cambiarias
Problemas fiscales
La entidad empleadora debe retener los impuestos correspondientes de la nómina de una persona empleada extranjero, y la empresa debe pagar los impuestos al gobierno correspondiente en la fecha prevista. Una empresa también debe mantener registros de los impuestos pagados, ya que la autoridad fiscal del país extranjero puede auditar la empresa. Por ende, su empresa deberá conservar los documentos y recibos fiscales durante años o correrá el riesgo de tener que pagar fuertes multas si una auditoría revela que no retuvo o no pagó las cantidades correctas de impuestos.
Costumbres locales
Puede que encuentre muchas diferencias culturales a medida que su empresa se expande internacionalmente. Algunas diferencias culturales pueden reflejarse en las nóminas y afectar la forma de pagar a sus personas empleadas internacionales. Por ejemplo, el pago del decimotercer mes es una costumbre común en muchos países sudamericanos, europeos y asiáticos. Es posible que su equipo internacional empiece a trabajar para su empresa suponiendo que recibirá ese pago extra a final de año. Pero si usted no conoce la costumbre, corre el riesgo de decepcionar al equipo.
Problemas legales
También hay que tener en cuenta las diferencias legales a la hora de pagarle a un equipo internacional remoto. Por ejemplo, en el Reino Unido, los empleadores deben pagar a los empleados £94.25 por semana como pago por enfermedad legal si un empleado está enfermo y fuera del trabajo durante al menos cuatro días. La entidad empleadora tiene que pagar una licencia por enfermedad de hasta 28 semanas. En Estados Unidos, una entidad empleadora puede ofrecer tiempo libre pagado por enfermedad, pero no está obligada por ley a pagar a las personas empleadas que estén enfermas. La Ley de Licencia Familiar y Médica (Family and Medical Leave Act, FMLA) de los EE. UU. protege a las personas que necesitan ausentarse del trabajo debido a una enfermedad u otros problemas de salud, pero solo durante 12 semanas. La licencia FMLA puede ser no remunerada.
Otros aspectos legales que hay que tener en cuenta a la hora de contratar y pagar a las personas empleadas internacionales son la documentación que exige cada país. En Estados Unidos, por ejemplo, las personas empleadas tienen que proporcionar una prueba de ciudadanía o del derecho a trabajar en el país, como el pasaporte, cuando son contratados. En otros países, la persona empleada puede tener que presentar un número de seguro nacional antes de ser contratada.
Control de tiempo exacto
El control del tiempo puede ser una preocupación mayor cuando se paga a las personas empleadas internacionales en comparación con quienes viven y trabajan en Estados Unidos. En Estados Unidos, las personas empleadas no exentas reciben el pago de horas extra después de trabajar más de 40 horas a la semana, pero no hay un límite máximo de horas a la semana en el caso de las personas mayores de 16. No es el caso en otros países. En muchos países de la Unión Europea, por ejemplo, la semana laboral tiene un límite de 48 horas. En China, la ley laboral limita la semana de trabajo a 44 horas. Para no sobrepasar el límite, es esencial un sistema internacional de nóminas que incluya un método para registrar y comunicar el tiempo con precisión.
Diferencias cambiarias
Las personas empleadas que viven y trabajan en la Unión Europea quieren cobrar en euros, mientras que quienes viven y trabajan en el Reino Unido quieren cobrar en libras. Pagarle a su equipo internacional en la moneda de sus respectivos países los beneficia a ellos, pero puede ser complicado para usted. Por ejemplo, si una moneda extranjera aumenta en relación con el dólar, su empresa puede acabar pagando a sus personas empleadas internacionales bastante más de lo acordado inicialmente.
Una forma de manejar las dificultades creadas por las monedas fluctuantes es dejar la logística de nómina a una EOR. Su compañía puede pagar a sus empleados en su moneda local y la EOR puede emitir cheques de pago en la moneda del país de los empleados.
Cómo pagar a las personas empleadas internacionales
Si su empresa contrata a personas que viven y trabajan en un país que no es el suyo, las personas empleadas deberán recibir el pago según las leyes del país donde viven, con pocas excepciones. Por ejemplo, si una persona empleada se traslada temporalmente al exterior y sigue trabajando para la empresa mientras vive en otro país, podría seguir pagándole de la nómina de su país de origen.
Otra opción es que les paguen los clientes internacionales de su empresa. Por ejemplo, si contrata a alguien en Francia para que preste apoyo a un cliente francés de su empresa, esa persona puede ser contratada técnicamente como persona empleada del cliente francés. Usted pagará su salario haciéndole pagos a su cliente, pero el propio cliente se encargará de la nómina de la persona empleada.
De lo contrario, su empresa tendrá que tener una nómina por separado para cada país en el que opere. A la hora de configurar la nómina, tiene varias opciones. Puede crear una subsidiaria en el país para gestionar todo el negocio en esa zona y encargarse de la nómina. Si su empresa está pensando en expandirse permanentemente a nivel internacional, lo lógico sería establecer la empresa en el país. Pero si solo va a contratar a un puñado de personas de otro país o si va a contratar a personas de varios países diferentes, establecer una subsidiaria o sucursal en esos países puede implicar más tiempo y esfuerzo del que le gustaría invertir.
Una opción más rentable podría ser trabajar con una plataforma global de empleo (Employer of Record). Por ejemplo, una plataforma global de empleo (Employer of Record) como Globalization Partners se encarga de todos los detalles para asegurarse de que su equipo internacional cobre en tiempo y forma y según las leyes del país en el que viven y trabajan. Pagamos a sus personas empleadas en tiempo y forma y en su moneda local, y nos aseguramos de que también se paguen los beneficios y los impuestos requeridos.
¿Deben las personas empleadas internacionales ser contratistas independientes?
Contratar contratistas independientes en lugar de empleados es una opción para su empresa. Cuando trabaja con contratistas independientes, su empresa no es responsable de las retenciones de impuestos ni del pago de impuestos de seguridad social o desempleo. Tampoco es necesario que pague beneficios de empleados para contratistas independientes, y los contratistas no están sujetos a las mismas restricciones de horas que los empleados. Además, su empresa no tiene que estar registrada en el país en el que vive el contratista para pagarle a esa persona por el trabajo que realiza.
Sin embargo, los contratistas independientes no son simplemente la versión reducida de una persona empleada. Tienen una relación con la empresa que es distinta de la relación entidad empleadora-persona empleada. Cuando trabaja con contratistas independientes, no puede pretender ser su única fuente de ingresos o de empleo. La mayoría de los países tienen definiciones y normas bastante estrictas que deben cumplirse para que una persona pueda ser considerada contratista independiente y no empleada.
Por ejemplo, en el Reino Unido, las personas se consideran contratistas autónomos si presentan ofertas o cotizaciones para obtener un proyecto o encontrar trabajo, y si no trabajan bajo supervisión directa. Los contratistas independientes del Reino Unido también presentan facturas por el trabajo que realizan y los proyectos que finalizan. Los contratistas independientes en el Reino Unido pagan sus propios impuestos y el seguro nacional. Si ese es el caso de las personas que trabajan para su empresa, lo más probable es que pueda considerarlas contratistas independientes. Pero si se contrata a personas en el Reino Unido y se les dicta el alcance del trabajo que hacen o se les hace trabajar bajo las órdenes de un gerente o supervisor, se les describe más exactamente como personas empleadas y deben ser compensadas como tales.
Si su empresa clasifica erróneamente a las personas empleadas internacionales como contratistas independientes, está asumiendo algunos riesgos. Si el tribunal determina que su empresa clasificó erróneamente a un empleado, usted puede ser responsable de pagar los impuestos de esa persona, así como el pago retroactivo por la licencia por feriado, que actualmente son 5.6 semanas de tiempo remunerado por año para la mayoría de los empleados en el Reino Unido.
Aunque contratar a trabajadores internacionales como contratistas independientes puede ser lo más sensato para su empresa, si no cuenta con la orientación necesaria para asegurarse de que esos trabajadores no están mal clasificados, su empresa puede acabar con una factura elevada e importantes problemas legales. Una mejor opción es clasificar a su equipo correctamente desde el principio y trabajar con una plataforma global de empleo (Employer of Record) para asegurarse de cumplir con las leyes laborales locales a la vez que agiliza su proceso de nómina internacional.
Permita que Globalization Partners gestione sus necesidades de nóminas internacionales
Si desea expandirse internacionalmente y está preparado para empezar a contratar personas empleadas en otros países, Globalization Partners puede ayudarle. Actuamos como empleador registrado para su equipo internacional, garantizando que se cumplan los requisitos de nómina específicos del país y que sus empleados reciban el pago a tiempo y en la moneda de su país de origen. Para obtener más información sobre cómo nuestra solución puede ayudar a su empresa a medida que crece, comuníquese con nosotros hoy mismo.
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